Track Changes ใช้ให้เป็นแล้วจะสนุก

เคยไหมครับที่ต้องตรวจงานคนอื่น ? รู้สึกเบื่อไหม? ... ผมมีวิธีแก้ครับ ...

 

เคยไหมครับที่ต้องตรวจงานคนอื่น ? รู้สึกเบื่อไหม? เวลาเจอต้นฉบับสิบๆ หน้า ต้องมาไล่ทีละตัวอักษร อันไหนที่แก้ก็ต้องทำเครื่องหมายสีแดงหรือไม่ก็ขีดเส้นใต้ให้เขา ถ้าเป็นต้นฉบับแบบกระดาษก็ว่าไปอย่างแค่เอาปากกาสีแดงมาขีดๆ ตรงนู้นตรงนี้ แต่แก้ในคอมฯนี่ยุ่งยากกว่าใช่ไหมครับ ต้องคอยกดปุ่มขีดเส้นใต้ หรือไม่ก็ทำสีแดงทุกครั้งที่พิมพ์แก้ไขให้เขา ผมเองก็รู้สึกอย่างนี้เป๊ะเลย เมื่อใดที่ได้รับไฟล์เอกสารมาให้ตรวจ

ไม่น่าเชื่อก็ต้องเชื่อแล้วล่ะครับ เดี๋ยวนี้ผมไม่รู้สึกเช่นนั้นอีกแล้ว หลังจากได้รับคำแนะนำให้ใช้ Track Changes จากเพื่อนร่วมงานคนหนึ่ง ของใกล้ตัวที่ไม่เคยรู้จัก(ใช้) หนำซ้ำมันใช้งานง่ายยิ่งกว่าเอาปากกาสีแดงมาขีดๆ อีกนะครับเนี่ย

Track Changes คือบริการ "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" ในเอกสาร สมมุติว่า คุณได้รับเอกสารมาฉบับหนึ่งและต้องตรวจ จากนั้นก็ส่งฉบับที่ตรวจเสร็จแล้วคืนกลับไปให้เจ้าของเดิม หรือส่งไปให้คนตรวจคนต่อไปก็ว่ากันไป ถ้าคุณไม่ใช้ Track Changes คุณก็จำเป็นต้องนั่งทำเครื่องหมายขีดเส้นใต้หรือเน้นตัวอักษรส่วนที่คุณแก้ให้เป็นสีอื่น เจ้าของเดิมเขาจะได้รู้ว่าคุณแก้ตรงไหนจริงไหมครับ ? แล้ววิธีเดิมๆ แบบนี้เสียเวลามากถึงมากที่สุดเลยทีเดียว

เพียงแค่คุณคลิกไปที่เมนู Tools > Track Changes แค่นั้นแหล่ะ อะไรก็ตามที่คุณแก้ ไม่ว่าจะพิมพ์เพิ่ม ลบทิ้ง จัดหน้าใหม่ จัดวรรคใหม่ ฯลฯ โปรแกรมเวิร์ดก็จะทำเครื่องหมายให้คุณโดยอัติโนมัติ คลิกแค่สองครั้งเองครับ

หรือถ้าจะเอาให้เร็วกว่านั้นก็ลองใช้ชอร์ตคัต Ctrl+Shift+E ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะเหมือนกันเด๊ะ

สังเกตให้ดีหลังจากที่คลิกใช้งาน Track Changes แล้ว จะมีทูลบาร์อันใหม่สำหรับการทำงานนี้โดยเฉพาะ ทูลบาร์นี้มีชื่อว่า Reviewing ถ้ามันไม่ปรากฏลองไปที่เมนู View > Toolbars > Reviewing ดูนะครับ

ทูลบาร์นี้จะมีประโยชน์มากสำหรับเจ้าของที่เราส่งต้นฉบับคืนไปให้เขา หรือคนที่จะตรวจต่อหลังจากเราต่อไป ใช้ยังไงบ้างนั้น เอามาพูดกันคราวหน้านะครับ ...

อย่าลืมใช้ Track Changes นะครับ ..