ผลึกความคิดเรื่อง "การจัดทำแผน KM"

     เมื่อเช้านี้ สคส. ได้จัดประชุม "ภาคีจัดการความรู้ภาคราชการ" ครั้งที่ 2  ครั้งนี้โรงพยาบาลศิริราชให้เกียรติเป็นเจ้าภาพ รับเป็นธุระเรื่องอาหารและสถานที่ ทุกอย่างออกมาดีเยี่ยม สมกับเป็นผู้นำด้านคุณภาพการบริการจริงๆ ครับ

     ในช่วงแรกของการประชุม ท่านอาจารย์ ดร. ยุวดี เกตสัมพันธ์ ผู้ช่วยคณบดีฝ่ายพัฒนาคุณภาพ คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล ได้เล่าให้พวกเราฟังเกี่ยวกับประสบการณ์ "การจัดการความรู้ในองค์กร" ที่ทางศิริราชได้เข้าโครงการนำร่อง ช่วงกุมภาพันธ์ 2546 ถึง สิงหาคม 2547 ว่าหลังจากที่ทำโครงการนี้ ได้เริ่มมีความสงสัยในเรื่องวัฒนธรรมองค์กร จึงได้ตั้งทีมวิจัยศึกษาหาความสัมพันธ์ระหว่างวัฒนธรรมองค์กร กับกระบวนการจัดการความรู้ตาม Xerox Model ซึ่งผลการวิจัยผมไม่ได้เอามาใส่ไว้ที่ตรงนี้ เชื่อว่าอีกไม่นานพวกเราจะสามารถอ่านได้จาก blog ของ ดร.ยุวดี ได้โดยตรง

     พอถึงช่วงที่สอง ผมรับทำหน้าที่เป็น Facilitator กระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในเรื่อง "การจัดทำแผน KM ตามขั้นตอนของ กพร. และสถาบันเพิ่มฯ" โดยผมเน้นว่าให้ share สิ่งดีๆที่เกิดขึ้น . . . ให้เล่าว่าได้อะไรจากกระบวนการนี้บ้าง ซึ่งก็มีหลายหน่วยงานได้แบ่งปันประสบการณ์ (ดีๆ) เหล่านี้ อาทิเช่น กรมส่งเสริมการเกษตร กรมอนามัย กรมสุขภาพจิต จังหวัดชุมพร โรงพยาบาลศิริราช คุณสมชาย ไตรรัตนภิรมย์ (จาก TRIS) และอาจารย์จิรัชฌา วิเชียรปัญญา (จากม.รังสิต) สำหรับรายละเอียดของเนื้อหา สคส. คงจะได้จัดทำออกมาเป็นรายงานการประชุมต่อไป (เสร็จเมื่อไรแล้วจะแจ้งให้ทราบครับ)

     สำหรับวันนี้ ผมเพียงแต่ต้องการจะขอสรุปสิ่งที่เป็น "ผลึกความคิด" ของผมไว้ ดังนี้

            (1) จากการนำเสนอผลงานวิจัยของดร. ยุวดี และจากการวิจัยในที่อื่นๆ ทำให้เห็นได้ชัดว่าวัฒนธรรรม (Culture) นั้นมีผลต่อการบริหารคุณภาพ และการจัดการความรู้ในองค์กรอย่างแน่นอน แต่คำถามที่มีอยู่เสมอมาก็คือ "เราจะสร้าง Culture ที่ส่งเสริมเรื่องเหล่านี้ได้อย่างไร?" ซึ่งผมเชื่อว่าไม่มี "คำตอบสุดท้าย" ในเรื่องนี้อย่างแน่นอน (ลองอ่าน blog ของผมในวันพรุ่งนี้ด้วยนะครับ จะเขียนเรื่อง KM Culture)

            (2) ทำอย่างไรเราจึงจะไม่ตก "Planning Trap" คือ ตก "กับดัก" ที่เราตั้งใจสร้างมันขึ้นมาเพื่อหลอกคนอื่น  "คนอื่น" ที่ว่านี้ อาจหมายถึง หัวหน้าของเรา หน่วยงานต้นสังกัด กพร. หรือว่า TRIS ก็ตาม เพราะการจัดทำแผนเพียงเพื่อต้องการคะแนน (ให้ผ่านการประเมิน) นั้น อาจทำให้เราได้แผนที่ง่ายๆ แต่เป็นแผนที่ไม่มีความหมายอะไรมากนัก เมื่อแผนไม่มีน้ำหนัก งบประมาณที่ตั้งไว้ก็ไม่มีน้ำหนัก   สิ่งที่ทำต่อมา (ทำตามแผน) ก็พลอยไม่มีน้ำหนักไปด้วย เรียกได้ว่า "Being Busy" แต่ไม่มี "ประสิทธิผล" ใดๆ   แทนที่แผนจะเป็นเครื่องมือเพื่อใช้ในการทำงาน (พัฒนางาน) กลายเป็นว่าแผนเป็นตัว "อุปสรรค" ที่จะพัฒนางาน ทำให้ได้เห็นว่า สิ่งที่ทำไปเพื่อหลอกคนอื่นๆ นั้น ในที่สุดได้ย้อนกลับมา "หลอกตัวเราเอง"

            (3) กระบวนการจัดทำแผน KM ของ กพร. ถึงแม้จะเป็น Process ที่ทำให้หลายหน่วยงานเคร่งเครียด แต่จากการ Share ประสบการณ์ (ทางบวก) ก็พบว่า เป็นกระบวนการเรียนรู้ที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มีความเข้าใจในเรื่อง KM เป็นทุนเดิมอยู่แล้ว ข้อสำคัญทีมงานที่จัดทำแผนจะต้องเป็นผู้ที่เปิดกว้าง มีใจที่ไม่อคติ รับได้ไม่ว่าจะเป็น Model อะไรก็ตาม และที่สำคัญก็คือจะต้องมีสติตั้งมั่น ไม่สั่นคลอนได้ง่าย  เวลาเจอแบบฟอร์มมากมาย ต้องตั้งสติให้ได้ พูดง่ายๆ ก็คือ สำหรับผู้ที่มี "สัมมาทิฏฐิ" แล้ว ทุกอย่างต่างก็เป็นประโยชน์ต่อพวกเขาได้ทั้งสิ้น เพราะพวกเขาสามารถเรียนรู้ได้จากในทุกสถานการณ์

            (4) การที่ "หน่วยกลาง" ตั้งสติได้นี้เป็นสิ่งที่สำคัญมาก เหมือนกับที่ทางกรมๆ หนึ่งได้ Share ให้ฟังว่า "ถ้าเป็นแต่ก่อน เจอเรื่องในทำนองนี้ ทางกรมก็อาจจะส่งแบบฟอร์มไปให้หน่วยงานใต้สังกัดกรอก เมื่อหน่วยย่อยทั้งหลายกรอกกลับมาเรียบร้อย ทางกรมก็จับเอามารวมกันเป็น ' มัดข้าวต้ม ' (คงจะเหมือนกับ "ข้าวต้มมัด") เพื่อจะได้นำส่งหน่วยเหนือต่อไป" วิธีการในทำนองนี้นอกจากจะสร้างความสับสน วุ่นวาย ให้กับหน่วยงานใต้สังกัดแล้ว สิ่งที่รวบรวมมาได้นี้ก็เป็นสิ่งที่ไม่มีคุณค่าใดๆ อีกด้วย

            (5) มีผู้เตือนว่าให้ทุกหน่วยเตรียมตัวเตรียมใจให้ดี เพราะอีกไม่นาน กพร. (และสถาบันเพิ่มฯ) ก็คงจะออก Template ในเรื่อง  TQA (Thailand Quality Award) ที่ใช้กับหน่วยราชการมาให้ทำ ซึ่งได้ยินมาว่ามีตั้งหลายร้อยหน้า เพราะฉะนั้นอย่าลืมตั้สติให้ดี . . ให้หาเวลาสำหรับศึกษาสิ่งนี้ให้มากๆ หน่อย จะได้ไม่ต้องเครียดเหมือนตอนทำแผน KM

     วันนี้ผม "ตกผลึก" ได้เพียงเท่านี้ สำหรับเรื่องอื่นๆ ที่พูดคุยกันในที่ประชุม ติดตามจากรายงานการประชุมก็แล้วกันนะครับ