ในยุคที่มีการแข่งขันทางธุรกิจที่สูงขึ้น
เจ้าของธุรกิจหลายรายต้องดิ้นรนเพื่อสร้างความแตกต่างให้กับสินค้าและผลิตภัณฑ์ของตน
ตลอดจนการสร้างคุณค่า และลดต้นทุนการผลิต การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้
เพื่อช่วยบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กรให้เป็นไปอย่างประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งที่บริษัทหลายบริษัทให้ความสำคัญด้วยเช่นกัน
หนึ่งในเทคโนโลยีที่สำคัญนั่นก็คือ ระบบบริหารทรัพยากรองค์กร หรือ
ERP
ERP (Enterprise
resource planning) คือ ระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร
เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร
โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน
ตั้งแต่ระบบงานทางด้านบัญชี และการเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล
ระบบบริหารการผลิต รวมถึงระบบการกระจายสินค้า
เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรของอค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานได้อีกด้วย
ERP
ได้แสดงถึงคุณค่าของมันเองได้เป็นอย่างดีในการเพิ่มประสิทธิภาพบริษัทของคุณในระบบการรับคำสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้าจนถึงการออกใบสั่งซื้อ
เก็บเงิน และขั้นตอนอื่นๆ ที่ช่วยเติมเต็มระบบการสั่งซื้อนี้
นี่คือเหตุผลว่าทำไม
ERP
ถึงเป็นผู้ช่วยที่คอยหนุนหลังการทำงานขององค์กรได้อย่างดี
ถึงแม้ว่าจะไม่ได้ช่วยการขายหน้าร้านหรือติดต่อกับลูกค้าโดยตรง แต่
ERP
ได้จัดการกระบวนการการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้ามาทำกระบวนการต่อๆ
ไปตามลำดับได้อย่างสมบูรณ์
เมื่อตัวแทนขายได้ส่งคำสั่งซื้อจากลูกค้าเข้ามาในระบบ
ERP
ซึ่งตัวแทนคนนั้นจะมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อปิดการสั่งซื้อให้เสร็จได้
ยกตัวอย่างเช่น สามารถดูยอดลูกหนี้การค้าหรือเครดิตของลูกค้า
และยอดการสั่งซื้อที่ผ่านมาจากฝ่ายการเงินโดยเช็คจากโมดูลการเงิน
ตรวจสอบสถานะของสินค้าคงคลังจากโมดูลคลังสินค้าและสามารถดูตารางรถขนส่งได้จากโมดูลลอจิสติกได้
นอกจากนี้
ERP
ยังสามารถใช้กับงานอื่นของบริษัทได้อีก อาทิ
ด้านสวัสดิการของพนักงานหรือแม้กระทั่งรายงานฐานะทางการเงินของบริษัท
ERP
จะช่วยแก้ไขและปรับปรุงบริษัทคุณได้อย่างไร
มีเหตุผลอยู่
5
ประการที่บริษัทจะต้องอาศัย
ERP เข้ามาช่วย
1. ช่วยรวบรวมข้อมูลทางการเงินของบริษัท
เพื่อให้ประธานกรรมการบริหารเข้าใจถึงภาพรวมของฐานะทางการเงินและการดำเนินงานของบริษัท
ซึ่งจะส่งผลต่อการตัดสินใจของผู้บริหารได้ โดย
ERP
จะเข้ามาช่วยรวบรวมข้อมูลชุดเดียวซึ่งจะตอบคำถามและข้อสงสัยทุกคนได้เพราะว่าทุกคนได้ใช้ระบบเดียวกัน
2. ERP ยังรวบรวมข้อมูลการสั่งสินค้าของลูกค้า
ตั้งแต่การสั่งซื้อของลูกค้าผ่านตัวแทนขายจนกระทั่งถึงขั้นตอนของการส่งสินค้าและเก็บเงิน
โดยจะทำให้บริษัทดำเนินการต่างๆ
ได้ง่ายรวมถึงการสื่อสารกันระหว่างภายในได้ง่ายขึ้น
และยังสามารถตรวจสอบสถานะการดำเนินงานได้ง่ายขึ้น
ซึ่งจะเป็นการประสานกันระหว่างกระบวนการตั้งแต่
การผลิตการเก็บรักษาสินค้า
จนถึงการขนส่งสินค้าให้ลูกค้าไปยังที่หมายปลายทางที่ต่างกันในเวลาเดียวกันได้
3.
สร้างมาตรฐานและเพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการผลิต
ซึ่งบริษัทผู้ผลิตที่ใช้ระบบต่างๆ
กันสามารถเชื่อมโยงข้อมูลและสื่อสารกันได้ โดยที่
ERP
ได้เข้ามาช่วยสร้างมาตรฐานดังกล่าวในกระบวนการผลิตแต่ละขั้นตอนโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดียว
ทำให้ประหยัดเวลา
เพิ่มผลิตภาพการผลิตและลดต้นทุนต่อหน่วยได้เป็นอย่างดี
4. ลดภาระด้านสินค้าคงคลัง
ERP
จะช่วยให้กระบวนการผลิตเป็นไปอย่างราบรื่นและยังเพิ่มประสิทธิภาพของการผลิต
ด้วยยอดการสั่งซื้อที่เป็นจริง ทำให้ช่วยลดสินค้าคงคลังได้
และยังช่วยในการวางแผนในการขนส่งสินค้าไปยังลูกค้าซึ่งจะช่วยลดสินค้าขั้นสุดท้ายในระบบคงคลังของการขนส่งได้เป็นอย่างดี
5.
ช่วยจัดและสร้างระบบมาตรฐานในเรื่องข้อมูลทางด้านบุคลากร
บทสรุป หากไม่มี
ERP
ท่านจะไม่สามารถที่จะแข่งขันได้อีกในอนาคตอันใกล้ การตัดสินใจเลือก
ERP ของผู้บริหารควรเลือกระบบ
ERP ที่เป็นระบบเปิด (
Open
Source) ใช้งานง่าย
มีฟังก์ชั่นรองรับกับเทคนิคการบริหารการผลิตทั้งแบบ
Push และแบบ
Pull เช่นระบบ
PowerCerv JIT (Just in Time) และคัมบัง
(
Kanban)
ตลอดจนจะต้องหาบุคลากรได้อย่างไม่ลำบากเพื่อองค์กรจะได้ไม่มีปัญหาต่อการหาเจ้าหน้าที่
ERP ในปัจจุบันถูกนิยามใหม่เป็น
ERP Plus ดังนั้นจะต้องรองรับระบบ
CRM
(Customer Relationship Management) การใช้ระบบ
ERP
ให้มีประสบความสำเร็จนั้นมิใช่เพียงติดตั้งคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์
หากแต่ต้องนำความสามารถของ
ERP
นั้นปรับปรุงการทำงานขององค์กรของคุณให้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง
เจ้าหน้าที่ผู้ขายตลอดจนบริษัทที่ติดตั้ง
ERP
จะต้องมีความรู้เชี่ยวชาญในธุรกิจของคุณอย่างแท้จริง
ช่วยให้คุณและองค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าวด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด
หากผู้บริหารนำปัจจัยที่กล่าวมาทั้งหมดมาพิจารณาอย่างรอบคอบจะสามารถตัดสินใจเลือกระบบ
ERP ได้อย่างถูกต้องสำหรับองค์กรของคุณ