การบริหารงานบุคคลในสถานประกอบการขนาดเล็กและขนาดกลาง
มองในเชิงปฏิบัติ
การบริหารงานบุคคลในสถานประกอบการขนาดเล็กและขนาดกลางควรมีรูปแบบของการผสมผสานกันระหว่างหลักวิชาการและแนวปฏิบัติที่เป็นจริงและเป็นไปได้
เมื่อมองจากจุดนี้ การจะตั้งจุดมุ่งหมายในการบริหารงานบุคคลหรือไม่ จึงเป็นเรื่องที่เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารจะต้องถามตัวเอง เพราะแม้จะไม่ตั้งไว้ ก็ไม่ถึงกับทำให้เสียหาย แต่การตั้งจุดมุ่งหมายไว้ อย่างน้อยก็เป็นเครื่องเตือนตัวเองว่า เป้าหมายต่างๆ ตั้งได้ถูกต้องหรือไม่
อย่างไรก็ตาม การบริหารงานบุคคลโดยมีเป้าหมายและแผนปฏิบัติที่ชัดเจนเป็นสิ่งที่ควรจะมี เพราะจะช่วยให้การบริหารงานบุคคลมีประสิทธิภาพและทิศทางที่ถูกต้องมากยิ่งขึ้น
ระเบียบข้อบังคับการทำงาน
การมีระเบียบข้อบังคับการทำงาน จะช่วยให้พนักงานได้ทราบเรื่องราวต่างๆ ขององค์การเช่น เวลาการทำงาน การจ่ายค่าจ้าง สวัสดิการ ระเบียบวินัยการลงโทษ มีข้อควรระวังคือ ระเบียบข้อบังคับการทำงานนี้ ควรจะกำหนดสิ่งต่างๆ ให้ถูกต้องตามกฎหมาย เพราะมิฉะนั้น จะก่อให้เกิดปัญหาแรงงานในภายหลัง ขณะเดียวกันควรกำหนดแนวปฏิบัติในแต่ละเรื่องว่ามีขั้นตอนอย่างไร ใครเป็นผู้อนุมัติการกำหนดแนวปฏิบัตินี้ จะทำให้การดำเนินการในแต่ละเรื่องได้เป็นไปในทำนอง หรือมีลักษณะใกล้เคียงกัน และจะต้องเป็นแนวปฏิบัติที่เปลี่ยนแปลงได้ตามความเหมาะสมและจำเป็น นอกจากนี้ควรจะได้พิจารณาจัดให้มีแบบฟอร์มต่างๆ เท่าที่จำเห็น
โครงสร้างขององค์การ (Organization Structure)
ควรจะต้องพิจารณาว่า ตำแหน่งในระดับสำคัญในองค์การมีอะไรบ้าง ขอบเขตความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ในแต่ละตำแหน่งควรเป็นอย่างไรแค่ไหน เช่น จะอนุมัติการจ่ายเงินในวงเงินสูงสุดเท่าไหร่ จะตัดสินใจเรื่องอะไรได้บ้าง จะให้ขึ้นตรงต่อใครและปกครองใคร ตามปกติจะมีตารางอำนาจดำเนินการ (Table of Authority) กำหนดสิ่งต่างๆ ข้างต้น
ขณะเดียวกันควรจะต้องกำหนดว่าผู้ที่จะดำรงตำแหน่งควรมีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง
เคยมีคำถามหรือข้อถกเถียงว่า ในองค์การขนาดเล็กและขนาดกลางควรมีการจัดทำเอกสารระบุลักษณะและขอบเขตความรับผิดชอบในแต่ละตำแหน่งหรือไม่ (Job Description)
คำตอบก็คืออาจจะมีหรือไม่มีก็ได้ เพราะเรื่องนี้เป็นสิ่งที่รอได้ เนื่องจากองค์การที่จัดตั้งใหม่หรือกำลังเติบโตนั้น การเปลี่ยนแปลงความรับผิดชอบและลักษณะงานในแต่ละตำแหน่งมักเกิดขึ้นได้เสมอ และบ่อยๆ
กำหนดโครงสร้างด้านต่างๆ
เงินเดือน องค์กรหลายแห่งมีปัญหาเรื่องการจ่ายเงินเดือนให้พนักงาน เพราะไม่ได้วางแนวทางที่ดีไว้เสียแต่ต้น หลายแห่งจ่ายเงินเดือนให้พนักงานสองคนที่จบจากที่เดียวกัน พร้อมกันทำงานเหมือนกัน ไม่เท่ากัน เพียงเพราะว่าคนหนึ่งขอเงินเดือนสูง อีกคนหนี่งขอเงินเดือนต่ำ เมื่อเริ่มต้นจ้าง จึงจ้างตามที่ผู้สมัครขอไว้
การกำหนดอัตราเงินเดือนเมื่อเริ่มต้นที่ถูกต้อง จะช่วยให้การหาคนเข้าทำงานในองค์การเป็นไปด้วยดีและเรียบร้อย
การวางโครงสร้างเงินเดือน จึงควรจะต้องคำนึงถึงการจ้างงานในระยะยาว โดยพิจารณาถึงอัตราที่จ้างกันในแต่ละตำแหน่งในตลาดแรงงาน รวมทั้งควรจะกำหนดแนวทางการเลื่อนตำแหน่งการพิจารณาความดีความชอบและการขึ้นเงินเดือนประจำปี การปรับเงินในกรณีพิเศษ หรือการพิจารณาให้เงินโบนัส เป็นต้น
หากไม่กำหนดโครงสร้างด้านนี้ จะทำให้ขาดหลักเกณฑ์ในการบริหารเงินเดือน พนักงานจะเกิดความรู้สึกว่าตนเองไม่ได้รับความเป็นธรรม และผลสุดท้ายอัตราการจ่ายเงินเดือนก็จะเป็นไปตามความรู้สึก ( ที่คิดว่าเหมาะสม) ของผู้มีอำนาจบริหารสูงสุดขององค์การ
โครงสร้างสวัสดิการ
ควรจะต้องตั้งเป้าหมายว่า จะมีสวัสดิการอะไรบ้างที่ควรจัดไว้ เพื่อประโยชน์ด้านสวัสดิการพนักงาน และควรจะมีกฎเกณฑ์การให้อย่างไร เช่น เครื่องแบบ การประกันชีวิต การจัดอาหาร- น้ำดื่ม การรักษาพยาบาล เงินกู้ เงินสะสม เงินบำเหน็จ เงินช่วยเหลือ เมื่อญาติพี่น้องพนักงานถึงแก่กรรม ฯลฯ
มีข้อน่าสังเกตคือ การจัดสวัสดิการพนักงานในหลายๆ หน่วยงาน เป็นไปโดยขาดจุดมุ่งหมายที่ดี แต่ที่จัดให้เพราะเห็นว่า ที่อื่นๆ ก็มีจึงควรจัดไว้บ้าง
ดังนั้น การจัดสวัสดิการสำหรับพนักงาน จึงควรพิจารณาว่า พนักงานส่วนใหญ่ในองค์การได้รับประโยชน์หรือไม่ และมีความจำเป็นเพียงใด
และที่สำคัญสวัสดิการที่จัดให้นั้น น่าจะมีประโยชน์อย่างแท้จริงต่อพนักงาน พร้อมกับที่ควรจะเป็นส่วนหนึ่งในการจูงใจหรือส่งเสริมให้พนักงานทำงานดีขึ้น
การจ้างคนในแต่ละตำแหน่งงาน
การจ้างคนเข้าทำงาน ควรจะคำนึงถึงแผนกำลังคนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ตำแหน่งสำคัญในระดับบริหารที่จะต้องเสริมสร้างและวางแผนงาน ควรจะจ้างก่อน ส่วนตำแหน่งรองๆ ลงไป ควรมอบให้เป็นหน้าที่ของ key man แต่ละคนเป็นผู้คัดเลือก และหากเจ้าของหรือผู้บริหารสูงสุดขององค์การจะมีส่วนร่วมด้วย ก็ไม่น่าจะผิดกติกาที่ตรงไหน เพียงแต่ต้องไม่ก้าวก่ายหรือกำหนดกฏเกณฑ์จนเกินไปเท่านั้น
ในบางองค์การ เมื่อแรกเริ่มของการดำเนินธุรกิจ จะจ้างพนักงานในทุกๆ ตำแหน่งงานทำให้ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนขึ้นสูง การจ้างคนจึงควรมองที่ความจำเป็น และการเติบโตของธุรกิจควบคู่กันไป
ระบบเบอร์หนึ่งเบอร์สองของแต่ละหน่วยงานในองค์การ
องค์การที่มองการบริหารงานบุคคลในระยะยาว จะมองถึงปัญหาการสร้างตัวตายตัวแทนในองค์การ (Successor) หรือคือการพยายามสร้างพนักงานในองค์การให้มีบุคคลหมายเลขหนึ่ง หมายเลขสอง เหตุผลก็คือเพื่อรับกับความเติบโตขององค์การและปัญหาการขาดแคลนบุคลากรในอนาคต
ผู้จัดการแผนกขายของบริษัทที่สั่งสินค้าจากต่างประเทศเข้ามาขายในประเทศไทย ไม่สามารถเลื่อนตำแหน่งให้สูงขึ้นได้ เพราะไม่มีใครที่จะรู้เรื่องในแผนกนั้นดีเท่ากับผู้จัดการคนนั้น แม้นจะจ้างบุคคลภายนอก ก็ไม่แน่ใจว่าบุคคลภายนอกที่จะจ้างเข้าไปนั้น มีความรู้และประสบการณ์เทียบเท่าคนปัจจุบันหรือไม่ ประจวบกับสินค้าในแผนกนั้นเป็นสินค้าสำคัญขององค์การ ดังนั้นผู้จัดการคนนั้นจึงต้องย่ำอยู่กับที่ ไปไหนไม่ได้ เพราะบริษัทแห่งนั้นไม่ได้สร้างบุคคลเบอร์สองเพื่อรองรับกับเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น
ผู้บริหารระดับสูงของอีกบริษัทหนึ่ง ต้องทนกล้ำกลืนเก็บความไม่เอาไหนของหัวหน้าช่างคนหนึ่ง เพราะทั้งบริษัทมีหัวหน้าช่างคนนั้นที่รู้เรื่องการซ่อมแซมแก้ไขบำรุงรักษา และติดตั้งเครื่องจักรที่ขายอยู่เพียงคนเดียว การลงโทษหรือตำหนิติเตียนจึงกระทำได้ไม่ง่ายนัก ฝ่ายบริหารต้องคอยประคับประคองความรู้สึกของหัวหน้าช่างคนนั้น และแม้แต่จะไปทะเลาะกับลูกค้า บริษัทก็ต้องตามไปขอโทษลูกค้า และสิ่งที่ฝ่ายบริหารมักจะได้ยินคำพูดของหัวหน้าช่างผ่านลูกน้องในแผนกของเขาก็คือ เขาเป็นคนที่ทำให้บริษัทขายสินค้าได้ และหากเขาไม่พอใจ เขาก็จะลาออก
ปัญหาเช่นนี้เกิดขึ้นได้เสมอในองค์การที่ไม่ได้จัดเตรียมคนรองรับไว้ ดังนั้นในแต่ละตำแหน่งงาน จึงควรจะได้สร้างบุคคลในระบบเบอร์หนึ่งและเบอร์สองไว้เสมอ บริษัทที่ประสบผลสำเร็จในเรื่องนี้เป็นอย่างดีคือ ปูนซีเมนต์ไทย ทำให้การขยายตัวของธุรกิจและความก้าวหน้าขององค์การเป็นไปด้วยดีและต่อเนื่อง
การจูงใจ
เมื่อรับคนเข้าทำงานแล้ว จะต้องจัดระบบการจูงใจให้พนักงานทำงานด้วยความรู้สึกเต็มใจและภาคภูมิใจ พร้อมกับที่ให้มีผลผลิตที่สูงและมีคุณภาพการจูงใจพนักงานมีสองแบบคือ การจูงใจในรูปของตัวเงินแบะไม่ใช่ตัวเงินในรูปของตัวเงินก็เช่น ค่าจ้างและสวัสดิการต่างๆ ซึ่งองค์การธุรกิจมักจะพิจารณาว่าเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นที่สุดในการจูงใจให้พนักงานทำงานแต่ในทางความเป็นจริงแล้ว การจูงใจในรูปที่ไม่ใช่ตัวเงินกลับมีความจำเป็นและสำคัญพอๆ กับการจูงใจในรูปของตัวเงิน และบางครั้งกลับมีความสำคัญกว่า
ความก้าวหน้าในงาน
พนักงานในองค์การ หลังจากทำงานไปได้ระยะหนึ่งจะเริ่มมองว่า ความก้าวหน้าของตนเองอยู่ที่ไหน อนาคตการทำงานของเขาจะอยู่ในตำแหน่งอะไร มีความรู้หรือประสบการณ์ที่เป็นประโยชน์เพิ่มขึ้นมากน้อยแค่ไหน
หากพนักงานมีความรู้สึกว่า เขามีโอกาสที่จะได้เรียนรู้เพิ่มเติม และมีโอกาสที่จะได้รับมอบหมายให้ทำงานที่มีความรับผิดชอบสูงขึ้น พร้อมกับที่มีตำแหน่งใหญ่กว่าเดิม พนักงานจะมีกำลังใจในการทำงานและจะพยายามพิสูจน์ตนเอง เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาเห็นความสามารถของตน
ระบบงานและการแบ่งแยกสายงาน
เมื่อพนักงานในองค์การทราบว่า ของเขตในความรับผิดชอบของตนมีแค่ไหน มีสายการบังคับบัญชาอย่างไร จะทำให้เกิดความสะดวกและรวดเร็วในการติดต่องาน และสามารถตัดสินใจ ภายในขอบเขตที่ตนรับผิดชอบ ทำให้การลื่นไหลของงานเป็นไปอย่างดีและต่อเนื่อง ตัวพนักงานก็มีผลงานเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
ความพอดีของงาน
การมอบหมายและความรับผิดชอบในแต่ละตำแหน่งงาน ควรจะมีปริมาณที่พอดี ไม่มากไม่น้อยจนเกินไป ข้อพลาดของธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางคือ จ้างคนน้อยแต่ให้ทำงานมากๆ
ลักษณะเช่นนี้อาจจะทำได้ในระยะแรกๆ ของการดำเนินธุรกิจ แต่ในระยะยาวจะเกิดปัญหา เพราะพนักงานจะเกิดความท้อแท้เพราะงานที่คั่งค้างมาก จนกระทั่งไม่ทราบว่าจะทำงานใดก่อนกัน
ในทางกลับกัน หากพนักงานมีงานทำน้อยเกินไป จะทำให้มีเวลาว่าง และเกิดความเซ็ง หรืออาจจะคิดว่าตนเองทำงานไม่ได้ ผู้บังคับบัญชาจึงไม่มอบหมายงานให้ทำ
สถานที่ทำงาน
ภาพพจน์ขององค์การและสภาพแวดล้อมในสถานที่ทำงานเป็นปัจจัยหนึ่งที่ทำให้พนักงานมีความรู้สึกอยากหรือไม่อยากทำงาน
หากพนักงานเกิดความรู้สึกภาคภูมิใจว่า บริษัทที่ตนทำงานอยู่นั้น เป็นบริษัทที่ดีมีชื่อเสียงหรือเป็นบริษัทที่ผลิตสินค้าที่มีคุณภาพ หรือมีส่วนช่วยเหลือสังคม พนักงานจะเกิดความรัก ภาคภูมิใจในองค์การของตน และจะปกป้ององค์การของตนจากการกล่าวหาของบุคคลอื่น พร้อมกันที่จะช่วยเผยแพร่สินค้าขององค์การของตน
แต่ถ้าพนักงานเกิดความรู้สึกในทางตรงกันข้าม จะทำงานไปวันๆ และเกิดความรู้สึกไม่สบายใจ เช่น พนักงานที่ทำงานในทรัสต์ที่มีข่าวว่าโกงประชาชน จะมีความรู้สึกว่าตนเองเป็นผู้มีส่วนทำให้ประชาชนถูกโกงด้วย
นอกจากภาพพจน์ขององค์การแล้ว สภาพแวดล้อมในสถานที่ทำงานก็มีส่วนสำคัญ เช่น ร้อน ทึบ เสียงดัง มีอุบัติเหตุบ่อยๆ การจัดระเบียบและผังในสำนักงาน สิ่งต่างๆ เหล่านี้ล้วนแล้วแต่มีผลต่อการส่งเสริมหรือฉุดรั้งกำลังใจในการทำงานของพนักงาน
การนันทนาการ
การจัดให้พนักงานได้มีโอกาสพักผ่อนหย่อนใจ หรือสังสรรค์กัน จะช่วยให้พนักงานมีสุขภาพจิตที่ดีขึ้น เช่น การจัดให้มีการสาธิตการใช้เครื่องมือเครื่องใช้ในการประกอบอาหารในเวลาเที่ยง การเชิญบุคคลกายนอกไปเล่าเหตุการณ์ที่น่าสนใจ การจัดฉายภาพยนตร์ใจเวลาหลังเลิกงาน การเล่นกีฬา ฯลฯ
การได้รับการยอมรับ
หลายบริษัทใช้ระบบนี้ในการจูงใจให้พนักงานทำงานด้วยความเต็มใจและภาคภูมิใจ
แขกยามของโรงแรมแห่งหนึ่งขอเงินเดือนขึ้นให้มากกว่าเดิมจากผู้บริหาร เพราะโรงแรมแห่งนั้นสภาพการดำเนินธุรกิจไม่ดีนัก สิ่งที่แขกยามคนนั้นได้รับในเวลาต่อมาคือ เครื่องแบบที่ออกแบบให้แลดูสวยงาม มีสง่าราศีเป็นที่ประทับใจแก่ผู้พบเห็นทำให้แขกยามคนนั้นภูมิอกภูมิใจกับเครื่องแบบของตนจนลืมเรื่องเงินเดือนที่ไม่ได้ขึ้นมากไปกว่าเดิม
การทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกว่าได้รับการยอมรับในความรู้ความสามารถของตนนั้น กระทำได้หลายอย่าง เช่น การให้ร่วมทำกิจกรรมต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์การและสังคม เช่น การให้ร่วมทำกิจกรรมภายในองค์การในด้านการจัดกีฬา บันเทิง หรือการเปิดโอกาสให้พนักงานร่วมกิจกรรมที่เป็นประโยชน์ต่อสังคม เช่น การจัดทอดผ้าป่า กฐิน
ในเรื่องของการได้รับการยอมรับจากสังคมนี้ มีข้อที่น่าพิจารณาก็คือ ในระดับของผู้บริหารควรจะได้รับการสนับสนุนให้เข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ ภายนอกองค์การ เช่น การเป็นกรรมการในสมาคมต่างๆ หรือเข้าร่วมทำกิจกรรมของชุมชน เป็นต้น
การเปิดโอกาสให้เจ้าหน้าที่ในระดับบริหารเข้าไปมีส่วนร่วมในกิจกรรมของสังคมนั้น จะทำให้เกิดความรู้สึกว่า ตนเองได้รับการยอมรับจากบุคคลภายนอก ในขณะเดียวกันก็เป็นการฝึกให้เจ้าหน้าที่เหล่านั้น เรียนรู้สิ่งต่างๆ มากขึ้น
การสร้างความรู้สึกร่วม
นอกจากการเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆ แล้ว แนวความคิดใหม่ทางการบริหารซึ่งเป็นที่นิยมทั้งในอเมริกาและญี่ปุ่นก็คือ การทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกร่วมในนโยบายและเรื่องราวต่างๆ ในองค์การ (Superordinate Goals) โดยการให้มีสาวนร่วมในการแก้ปัญหา แสดงความคิดเป็นในเรื่องต่างๆ รวมทั้งให้มีส่วนร่วมในการกำหนดแนวทางนโยบายหรือเป้าหมายบางอย่าง โดยผู้บังคัญบัญชาจะร่วมปรึกษาหารือกับพนักงานและกำหนดปัญหาที่จะแก้ไข หรือมีระบบให้พนักงานค้นหาปัญหาและหาทางแก้ไขปัญหาเหล่านั้นด้วยวิธีการที่พนักงานคิดค้นกันเอง
แนวความคิดในการสร้างความรู้สึกร่วมนี้ เริ่มใช้กันแพร่หลาย เพราะเป็นแนวทางที่จะส่งผลในระยะยาวทั่งทั้งองค์การ
ระบบการส่งเสริมความสัมพันธ์อันดีในองค์การ
การส่งเสริมและเสริมสร้างความสัมพันธ์อันดีในองค์การ เป็นเสมือนสายใยที่จะยึดเหนี่ยวพนักงานให้อยู่ร่วมกันด้วยความรักและความเข้าใจซึ่งกันและกัน เช่น ระบบการสื่อข้อความควรมีประสิทธิภาพในรูปของสองทาง จากฝ่ายบริหารสู่พนักงาน และจากพนักงานสู่ฝ่ายบริหาร ลักษณะการสื่อข้อความอาจกระทำทั้งในรูปของการออกประกาศ หรือประชุมชี้แจง
ผู้จัดการใหญ่ของบริษัทแห่งหนึ่ง เริ่มต้นงานโดยเชิญผู้จัดการฝ่ายต่างๆ และคณะกรรมการที่รับผิดชอบกิจกรรมพนักงาน เช่น คณะกรรมการนันทนาการ คณะกรรมการสวัสดิการโรงอาหาร คณะกรรมการรักษาส่งเสริมความปลอดภัยในการทำงาน คณะกรรมการจัดทำวารสาร ไปรับประทานอาหารที่บ้านทีละคณะพร้อมกับที่แลกเปลี่ยนทัศนะต่างๆ ซึ่งกันและกัน ในเวลาไม่นาน เขาสามารถรับทราบได้ว่าทัศนตติส่วนใหญ่ของพนักงานทั่วทั้งองค์การผ่านคณะกรรมการกิจกรรมพนักงาน ทำให้เขาได้รับการสนับสนุนเป็นอย่างมาก ปรากฏว่าเขาเป็นผู้จัดการทำให้ให้บริษัทที่เขาทำงานอยู่เป็นบริษัทใหญ่และดีที่สุดในบรรดาสาขาต่างๆ ทั่วโลก
ทุกวันนี้ บริษัทยักษ์ใหญ่บางแห่งในอเมริการเริ่มใช้ระบบการถ่ายทอดข่าวสารและแนวความรู้สึกนึกคิดจากประธานกรรมการบริหารสู่พนักงานฝ่านวารสารภายใน ในทุกๆ เดือนประธานกรรมการบริหารจะมีสารทักทายและเล่าเรื่องราวต่างๆ ของบริษัทให้พนักงานได้อ่านกัน ซึ่งเมื่อทำไปนานๆ ความรู้สึกเป็นกันเองระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับพนักงานก็จะติดตามมา ความเข้าใจในข่าวสารต่างๆ ขององค์การก็จะมีมากขึ้นและตามหลักของการบริหารแล้ว ยิ่งพนักงานมีความรู้ความเข้าใจในองค์การของเขามากเพียงใด ก็ยิ่งจะเป็นจุดให้เขาเข้าใจองค์การมากเพียงนั้น
บริษัทเล็กๆ แห่งหนึ่งในประเทศไทย มีพนักงานประมาณ 60 คน ใช้ระบบการสื่อข้อความโดยกรรมการผู้จัดการและผู้จัดการโรงงานจัดให้มีการประชุมพนักงานทั้งบริษัทร่วมกันเดือนละหน กรรมการผู้จัดการจะเล่าถึงเรื่องราวต่างๆ ของบริษัทที่ผ่านไปและที่กำลังจะมาถึง ส่วนผู้จักการโรงงานจะเล่าถึงผลผลิตและปัญหาต่างๆ ที่ผลิตได้หรือพบเห็นหรือที่ได้ช่วยกันแก้ไขไปแล้ว พร้อมกับที่ให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นหรือซักถามเรื่องราวต่างๆ บริษัทนี้มีบรรยากาศการทำงานที่ดี พนักงานรักและเข้าใจบริษัท
การรับฟังความทุกข์ร้อนพนักงาน
นอกจากการสื่อข้อความภายในองค์การแล้ว การส่งเสริมให้พนักงานได้มีโอกาสร้องทุกข์หรือระบายความในใจต่อผู้บังคับบัญชา ถ้าเป็นอีกจุดหนึ่งที่ควรจัดให้มีขึ้น การจัดให้มีระบบนี้ เป็นทางหนึ่งในการลดความตึงเครียดในการทำงานของพนักงาน บริษัทชั้นนำบางแห่งในประเทศไทย เคยจัดให้มีหมอซึ่งเชี่ยวชาญทางจิตวิทยาไปให้พนักงานเข้าพบ เพื่อระบายความในใจ บริษัทบางแห่งสร้างระบบ พี่และเพื่อนที่ดีในองค์การ โดยแสดงให้พนักงานเห็นว่า ผู้บังคับบัญชาในแต่ละระดับเป็นผู้เปิดเผย และพร้อมที่จะรับฟังความทุกข์ร้อนและให้ความช่วยเหลือเท่าที่จะช่วยได้
กรรมการผู้จัดการบริษัทแห่งหนึ่งได้แสดงนโยบายอย่างเปิดเผยว่า หากพนักงานได้ปรึกษาหารือกับผู้บังคับบัญชาตามสายงานแล้ว แต่ปัญหายังไม่ได้รับการแก้ไขให้พนักงานเข้าพบกับเขาได้
นักบริหารหลายต่อหลายคนมักจะมีข้อผิดพลาดในเรื่องนี้ เช่น การจะเข้าขอพบจะยากมาก ต้องผ่านเลขาหรือต้องนัดล่วงหน้าหรือไม่มีเวลาว่างให้เข้าพบ สิ่งต่างๆ เหล่านี้เป็นการถ่วงให้เกิดช่องว่างของความไม่เข้าใจให้เกิดขึ้นในองค์การ
การจัดให้มีระบบนี้ มีข้อควรระวังก็คือ การคาดหวังที่สูงจนเกินไปจากพนักงาน อย่างไรก็ตามหากมีระบบการสื่อข้อความและการจัดการที่ดีแล้ว ระบบนี้จะช่วยลดความตึงเครียดในการทำงาน พร้อมกับที่ช่วยลดปัญหาต่างๆ
อาจเป็นไปได้ว่า ปัญหาต่างๆ ที่พนักงานมาขอความข่วยเหลือหรือระบายความในใจให้ผู้บังคับบัญชาฟังนั้น บางครั้งเป็นเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับงาน หรือเป็นเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาให้ความช่วยเหลือไม่ได้ แต่การเปิดโอกาสให้พนักงานได้ระบายความในใจ ก็เป็นหนทางหนึ่งที่ผู้บังคับบัญชาจะได้หายความทุกข์ร้อนของพนักงานและอย่างน้อยก็เข้าใจพนักงานได้ดีว่า เขากำลังมีปัญหาอะไร
การวางตัวของผู้บริหารในระดับสูง
การสร้างบรรยากาศของการอยู่ร่วมกันที่ดีอีกอย่างหนึ่งที่ผู้บริหารใระดับสูงมองข้ามคือการเข้าร่วมในกิจกรรมต่างๆ ของพนักงาน เพราะโดยความเป็นคนไทยแล้วนั้น เคารพนับถือผู้ใหญ่และคนไทยชอบการแสดงออกซึ่งความเป็นคนมีน้ำใจ
ผู้จัดการใหญ่ของบริษัทค้าขายระหว่างประเทศแห่งหนึ่งไปร่วมงานฌาปนกิจศพแม่พนักงานรับโทรศัพท์ ซึ่งเป็นพนักงานระดับเกือบจะล่างสุดขององค์การ โดยที่งานเผาศพนั้นจัดไกลมาก พนักงานทุกคนเห็นและซึ้งต่อการแสดงออกซึ่งน้ำใจของผู้จัดการใหญ่คนนั้น หรือการไปร่วมงานแต่งงานของผู้ใต้บังคับบัญชากระดับล่างๆ การแสดงออกของผู้บริหารในระดับสูงเช่นนี้ ทำให้พนักงานเกิดความรัก ความผูกพันต่อผู้บริหารและบริษัท
นอกจากนี้ การเข้าร่วมกิจกรรมกีฬาเป็นครั้งคราว การไต่ถามสารทุกข์สุกดิบ การทักทายพนักงานในทุกๆ ระดับ ล้วนเป็นสิ่งที่ดีที่จะส่งเสริมบรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกันในองค์การได้ทั้งนั้น
การพัฒนาพนักงาน
เป็นสิ่งจูงใจอีกสิ่งหนึ่งที่จะทำให้พนักงานในองค์การทำงานด้วยความตั้งใจ องค์การขนาดเล็กและขนาดกลางมักจะละเลยในเรื่องนี้ เพราะมองดูว่าเป็นสิ่งสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุ องค์การบางแห่งมีเหมือนกัน แต่ไม่มีหลักเกณฑ์ที่แน่นอน
การพัฒนาพนักงานเป็นการลงทุนอย่างหนึ่งในตัวคนซึ่งอาจไม่จำเป็นต้องเสียค่าใช้จ่ายมากมายแต่อย่างไร เช่นการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติ (on the job training) การสอนงาน (coaching) ล้วนเป็นการพัฒนาพนักงานที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม มีความจำเป็นเหมือนกันที่จะต้องเสียค่าใช้จ่ายบ้าง แต่หากมองให้ดีแล้ว ความรู้ที่ให้กับพนักงานเป็นการสร้างให้พนักงานรู้มากกว่าเดิม และทำงานได้ดีและมากกว่าเดิมด้วย
พนักงานจะเกิดความรู้สึกว่า เขามีความรู้มากขึ้นนอกเหนือจากงานประจำที่ทำอยู่ ขณะเดียวกันเขาจะรู้สึกว่าเขาได้รับความเอาใจใส่จากบริษัท ทำให้เกิดความรู้สึกในทางที่ดีต่องานและองค์การที่ทำอยู่ ลองคิดดูว่าพนักงานจะมีความรู้สึกอย่างไร ที่ทำงานในตำแหน่งเสมียนมา 15 ปี โดยไม่มีการพัฒนาความรู้ใดๆ แก่เขาเลย โดยเฉพาะพนักงานสมัยนี้ มีความรู้สูงกว่าเดิม ดังนั้นหากพนักงานคิดว่ายิ่งทำงานไปเขาก็จะยิ่งรู้น้อยลง โอกาสที่จะหางานใหม่ก็จะติดตามา