เรียนรู้จากการปฏิบัติ : ฝ่ายลงทะเบียนงาน วทท.33

ในระหว่างวันที่ 18-20 ตุลาคม 2550 มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์เป็นเจ้าภาพ การประชุมวิชาการวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งประเทศไทย ครั้งที่ 33 (วทท.33) สร้างความตื่นตัวและตื่นเต้นให้กับชาววลัยลักษณ์ที่เป็นเจ้าภาพในการจัดงานครั้งนี้

สำหรับการประชุมครั้งนี้ตนเองได้มีส่วนช่วยในฝ่ายลงทะเบียน ร่วมกับพี่ๆ และเพื่อนๆ จากสำนักวิชาสหเวชศาสตร์ ส่วนแผนงาน งานวิเทศสัมพันธ์และนักศึกษาสำนักวิชาสหเวชศาสตร์และสาธารณสุขศาสตร์

ช่วงเตรียมงาน

เนื่องจากงานนี้เราต้องทำงานร่วมกับ วทท. ทำให้ต้องมีการประสานงานกับ วทท. ตนเองในฐานะเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานไม่ค่อยจะทราบรายละเอียดอะไรมากนัก แต่รู้ว่าถึงอย่างไร หากทีมงานเดียวกัน มีอะไรให้ทำ ให้ช่วย ก็ยินดีทำทุกอย่างตามที่ประธาน เลขาหรือเพื่อนๆ จะขอช่วย ...เนื่องจากแม่งานใหญ่ในการลงทะเบียนครั้งนี้คือสำนักสหเวชศษสตร์ ทำให้ฐานทัพอยู่ที่นั้น ซึ่งห่างจากสถานที่ทำงานที่ทั้งเมและเพื่อนๆ คนอื่นทำงาน ตนเองรู้สึกว่า...

• การเพียงแค่ได้พูดว่ามีอะไรให้ช่วยก็บอกและก็มาช่วยเมื่อมีงานนั้น ทำให้ตนเองรู้สึกไม่ค่อยสบายใจนัก ในเมื่อเรารณรงค์ สนับสนุนให้ผู้อื่นทำงานเป็นทีม เราต้องเรียนรู้และเป็นตัวอย่างที่ดีที่จะทำงานเป็นทีม
• ...ทำให้ในช่วงก่อนวันจัดงาน 2 วัน ตนเองต้องวางงานที่รับผิดชอบและไปทำงานที่สำนักวิชาสหเวชศาสตร์
• เหมือนว่าไม่มีอะไร ...แต่เอาเข้าจริง ต้องช่วยตัดป้ายชื่อ จัดการคูปองอาหารว่าง ลำดับขั้นตอนการลงทะเบียน ไม่ใช่เล่น เตรียมกันจนดึกจนดื่น
• ทำให้ตนเองเรียนรู้ว่า ...การแสดงความเป็นทีมงานไม่ได้แสดงเพียงแค่การพูด เช่น ยินดีช่วย มีอะไรก็บอก ...แต่หมายถึงการลุกขึ้นมาช่วยกัน แบ่งเบา ร่วมทุกข์ร่วมสุข
• สิ่งที่ประทับใจเมื่อร่วมงานในครั้งนี้คือ ประทับใจท่านอาจารย์สุรสีห์ ประธานฝ่ายลงทะเบียน ที่อยู่ร่วมด้วยตลอด ทำทุกอย่างร่วมกับทีมงาน ประทับใจทีมงานของสำนักวิชาสหเวชฯ ถึงแม้จะงานประจำล้นมือ ก็ทำงานอย่างแข็งขัน เต็มที่ทุกคน

 

สิ่งที่ได้รับเกินความคาดหมายครั้งนี้ คือ

• ประสบการณ์ในการประสานกลุ่มมัดย้อม คีรีวง ในการทำป้ายชื่อห้อยคอ ทำให้การประสานงานครั้งนี้สะดวกและง่ายขึ้น
• การลงทะเบียนที่ดีนอกจากจะ run ตามอักษรนำหน้าชื่อภาษาอังกฤษแล้ว ยังสามารถ run จากรหัส ID ที่แจ้งตอบรับกลับให้ผู้เข้าร่วม
• เนื่องจากต้องชำระเงินค่าลงทะเบียน จำเป็นต้องมีหลักฐานที่ต้องใช้ในการลงทะเบียน รับกระเป๋าเอกสาร อาจจะใช้บัตรประชาชน หรือแบบตอบรับในการลงทะเบียน กรณีที่ลงทะเบียนแทน ก็ควรมีบัตรประชาชน หรือแบบตอบรับมายืนยันพร้อมเซ็นต์ชื่อรับแทน หรือถ้าไม่มีทั้ง 2 อย่าง ก็ต้องสามารถ key password ในการเปิดแบบตอบรับให้เจ้าหน้าที่ตรวจเช็ค
• กรณีที่สนใจ work in เพิ่มเติม ก็สามารถลงทะเบียนเพิ่มเติมได้ จึงต้องจัดเจ้าหน้าที่การเงินหน้างานและเอกสารสำรองไว้เพื่อจัดไว้ให้กับผู้ร่วมงานทันที
• ป้ายชื่อห้อยคอทำจากผลิตภัณฑ์ธรรมชาติ ซึ่งเป็นทั้งป้ายห้อยคอและกระเป๋าได้

• สามารถสอดใบเสร็จรับเงิน คูปองรับประทานอาหารว่างในป้ายชื่อของคนๆ นั้นได้
• กระเป๋าเอกสารไม่ควรมีหลายแบบควรมีแบบเดียว เพื่อให้ไม่ให้เกิดความล้าช้าในการลงทะเบียนและรับกระเป๋าเอกสาร
• อุปกรณ์ที่ต้องมี ณ จุดลงทะเบียน คือ คอมพิวเตอร์ที่สามารถต่อ internet ได้ เครื่อง Print
• ผู้ที่อยู่จุดลงทะเบียนทุกคนต้องรู้ทุกเรื่องเกี่ยวกับงาน เนื่องจากผู้เข้าร่วมจะสอบถามทุกเรื่องเมื่อสงสัยหรือมีฝ่ายประสานงานอยู่ที่จุดลองทะเบียนตลอด
• ควรจัดจุดบริการ Internet เครื่อง Scan เครื่อง Print บริเวณใกล้ๆ เพื่อบริการผู้เข้าร่วมงาน

ไว้แค่นี้ก่อนนะคะ ถ้าใครนึกอะไรออกหรือมีแนวทางที่ดีช่วยกันเติมเต็มด้วยนะคะ

[พี่ญ.อร]

ขอบคุณน้องเมมากมายเช่นกันค่ะ ยอมรับเลยว่า ถ้าฝ่ายลงทะเบียนงานนี้ไม่มีน้องเม มาช่วยเป็นแรงสำคัญ  เราชาวสหเวชฯ ก็ทำกันไปได้แบบทุกลักทุเลกันพอสมควร เพราะจะถึงงานอยู่แล้ว มีจุดเล็ก ๆ มากมายที่คิดไม่ถึง มองไม่รอบ...อยากขอบคุณงานนี้ที่ช่วยให้ชาวสหเวชฯ ทั้งคณบดี บุคลากร และนศ.เทคนิคการแพทย์ของสหเวชฯ ได้มีโอกาสทำงานร่วมกันกับหลาย ๆ คน รวมทั้งน้องเมด้วย 

 พี่อรได้เรียนรู้สิ่งดีดีจากทีมมากมาย ทั้งเรื่องงาน และเรื่องคน 

 พอเสร็จงานทุกคนก็หายเหนื่อย และพี่อรเองก็แอบขอบคุณ มวล. ที่เปิดโอกาสให้สหเวชฯ และทีมทุก ๆ คนโชว์ฝีมือ ..อิอิ

งานแบบนี้คราวต่อไป ...ก็คงให้ความร่วมมืออีกค่ะ

ขอบคุณทีมงานของพวกเราทุก ๆ คนจ้า