ทักษะของที่ปรึกษากับการร่างจดหมาย

เทคนิค การเป็นที่ปรึกษากับการร่างจดหมาย
         ตัวเองมีปัญหากับการร่างจดหมายเอามากๆ ร่างทีไร คนอ่านไม่เข้าใจ ได้รับคำแนะนำ  ข้อเสนอแนะ และโอกาสพัฒนาที่เป็นประโยชน์มากๆ จากท่านผู้อำนวยการสถาบันฯ และท่านรองผู้อำนวยการ จึงได้นำมาทบทวนทักษะที่เราหายไป ซึ่งอาจสามารถ(ใช้คำทันสมัย) เปรียบได้กับทักษะของการเยี่ยมให้คำปรึกษาโรงพยาบาล โดยเริ่มจากการอ่านและจับประเด็นของจดหมายก่อน โดยอ่านและจับประเด็นให้ได้ว่าเขาต้องการอะไร เป้าหมายของจดหมายอยู่ที่ไหน เป้าหมายคืออะไร ใช้มุมมองเชิงระบบ (System Approach) เข้ามาช่วยนะเนี่ย หากเปรียบกับการเข้าเยี่ยมรพ. หน่วยงาน ที่ปรึกษาต้องมีการอ่านแบบประเมินตนเอง หรือรับฟังการนำเสนอผลงาน เราต้องจับประเด็นสำคัญหน่วยงานนั้นให้ได้ อะไรเป็น Critical point ที่ต้องดู เมื่อร่างจดหมายตอบเราก็ต้องดูเป้าหมายอีก เขียนเป้าหมายให้ชัดเจน กระชับและค่อยๆ มาเขียนถึงที่มาที่ไปของเรื่องนั้น โดยต้องมีความเข้าใจในงานของตัวเองเป็นพื้นฐาน ก็เปรียบกับว่าต้องมีความรู้เรื่องคุณภาพน่ะค่ะ สิ่งที่เป็นของเราแท้ๆ ต้องรู้ก่อน และทางที่ดีต้องมีการฝึกเขียนประโยคให้มีประธาน กริยา กรรม หัดใช้ จุด full stop และ comma ในการเขียนประโยค  หากต้องการข้อมูลสนับสนุน ก็คงเปรียบเทียบกับการเขียนรายงานต้องมีหลักฐานเชิงประจักษ์นั่นเองจะช่วยให้รายงานสมบูรณ์ขึ้น เราจะต้องรู้ว่าเราต้องการข้อมูลอะไร มีข้อมูลอะไรที่หายไป  และแล้วจดหมายก็จะสมบูรณ์เช่นเดียวกับรายงานด้วย
เห็นไหมคะ คุณภาพเชื่อมโยงได้ทุกเรื่องจริงๆ ด้วย

[อนุวัฒน์]

คุณ Paula เป็นผู้มีทักษะในการตั้งคำถาม  คือรู้ว่าตัวเองมีปัญหาอะไร และกล้าที่จะถามคำถาม  เมื่อขยันถามก็จะได้รับคำตอบ 

เมื่อคืนนี้ประมาณสี่ทุ่ม ผม chat ไปแนะนำงานบางอย่างให้ Paula เธอก็เลยถือโอกาสตั้งคำถาม  ผมก็เลยได้มีโอกาสทบทวนความคิดและประสบการณ์ของตัวเอง  ซึ่งถ้าไม่ถูกถามก็คงไม่ได้ทบทวน 

มาช่วยกันตั้งคำถามกระตุ้นซึ่งกันและกันเถอะครับ

[mind]

เวลาเขียนจดหมายด้านธุรกิจหรือออกเอกสารให้บุคคลลูกค้าจะมีปัญหาการใช้คำมากไม่สละสลวยเลยจะแก้ไขยังไงได้บ้าง  เนื่องจากเป็นคนตรงไปตรงมาภาษาเขียนจึงดูอ้วนๆ