แนวทางการจับภาพKM ภาคเอกชน

มีหลายท่านถามว่ากิจกรรมการจับภาพการจัดการความรู้ของสคส. มีเทคนิคอย่างไร

จึงนำตัวอย่างคำถามที่ถามไปยังบริษัทเอกชนแห่งหนึ่ง ซึ่งให้ความร่วมมือเป็นอย่างดี กรุณาตอบคำถามเรามาก่อนล่วงหน้า (เนื่องจากเราไม่รู้จักบริษัทนี้มากนัก) ซึ่งทีมจับภาพมีคุณธวัชหมัด เต๊ะ ,คุณศศิธร อบกลิ่น และข้าพเจ้า กำลังจะไปพบเพื่อจับภาพเพิ่มเติมในบ่ายวันนี้ให้ดูเป็นตัวอย่าง
 
1.     เป้าหมายสูงสุดของการทำเรื่องการจัดการความรู้
เพื่อให้พนักงานในบริษัทได้มีการนำเอาความรู้หรือข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หรือ ที่ได้ทำการรวบรวมไว้แล้ว นำไปใช้  เพื่อประหยัดเวลาในการทำใหม่  และ เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับ พนักงานทั้งใหม่ และเก่า  เพื่อการเรียนรู้ทั้งที่เกี่ยวกับองค์การ นโยบาย  และ หลักในการปฏิบัติงาน  ขั้นตอนในการทำงานของแต่ละสายงาน  ทำให้พนักงานใหม่ สามารถเริ่มงานได้เร็ว และลดเวลาในการสอนงาน  หรือพนักงานที่เปลี่ยนสายงานได้มีหลักในการปฎิบัติงานที่ถูกต้อง    และ เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับใช้ในการพัฒนาบุคลากร  โดยการ  การนำข้อมูลจากการอบรมใน class ต่างๆมาเก็บรวบรวมไว้   
2.     นำการจัดการความรู้เริ่มเข้ามาใช้เมื่อไหร่ ในงานใด
การทำการจัดการความรู้  ได้ทำการเริ่มใช้เมื่อเดือน พฤศจิการยน 2004  โดยเป็นการเริ่มต้นจากส่วนงานที่มีความพร้อมก่อน ทั้งในด้านข้อมูล และการจัดการก่อน และทำการขยายไปยังส่วนงานอื่นๆ ต่อไป  โดยกำหนด milestone ไว้  เพื่อให้ครบทุกฝ่ายงานในองค์กรในอนาคต
3.     ความหมายของคำว่า " การจัดการความรู้" ในบริบทของ บริษัทไอเอ็นจีประกันชีวิต จำกัด คืออะไร
คือการนำความรู้ที่จำเป็นและขั ้นตอนในการทำงานของแต่ละสายงาน   ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับองค์กร  สิ่งที่ควรทราบสำหรับพนักงานใหม่  โดยนำจัดเก็บรวบรวมไว้ให้หาได้ง่าย และสะดวกเมื่อต้องการใช้งาน  เพื่อให้เพื่อนๆพนักงานสามารถเข้ามาอ่าน หรือทำความเข้าใจได้ง่าย และเร็ว
 
4.     กระบวนการจัดการความรู้ ดำเนินการอยู่ในรูปแบบใดบ้าง
- soft file ที่รวบรวมเป็นระเบียบ มีหมวดหมู่  จะอยู่ใน intranet ขององค์กร 
- เอกสาร จัดใส่แฟ้ม
- Soft file ที่ยังไม่เป็นระบบ หรือ ยังไม่จัดหมวดหมู่ จะอยู่ในรูปแบบของ Share Drive
 
5.     ให้ความสำคัญกับการจัดการความรู้มากน้อยแค่ไหนอย่างไร
- ระดับองค์กร ให้ความสำคัญ และทาง IT ได้ตั้งเป็น project โดยมีแผนงาน และ milestone   และในระดับฝ่ายงาน ทุกฝ่ายงานต้องการและอยากได้  แต่เนื่องจากการจัดทำและรวบรวมต้องใช้เวลา  และแรงงาน  จึงให้เป็น priority หลังๆ   ทำให้การจัดการความรู้นั้น นำไปเก็บใน intranet นั้น ทำได้ช้า และ ไม่ค่อยเป็นไปตามแผน
6.     พัฒนาการของรูปแบบการจัดการความรู้ ของบริษัท
เปลี่ยนจาก hard copy  สู่ soft copy   แต่เนื่องจากแต่ละเรื่องมีหลาย version และข้อมูลบางอย่างไม่เคยได้ถูกเก็บรวบรวมไว้ แยกๆกันอยู่ ทำให้ค่อนข้างลำบากในการรวบรวมให้ได้ในเวลาอันสั้น 
7.     ขุมความรู้ของบริษัทท่าน อยู่ในรูปแบบใด
เราต้องการให้ความรู้ขององค์กรอยู่ในรูปแบบของ soft file.   และเก็บรวมรวมให้อยู่ในที่ที่ๆจัดไว้ ซึ่งสามารถค้นหาได้ง่ายซึ่งปัจจุบันคือจัดเก็บใน intranet    แต่ปัจจุบันยังอยู่ในหลายรูปแบบ  ทั้งที่เป็น knowledge ส่วนบุคคล , รูปแบบของ e-mail  ที่แต่ละฝ่ายได้ทำการพูดคุยกัน  และอยู่ใน soft file  ที่ต่างฝ่ายต่างเก็บของตัวเองไว้
8.     สร้างความรู้ขึ้นใช้เองจากกิจกรรมใด
การสร้างความรู้เริ่มจากง่ายๆ ตัวอย่างเช่น ฝ่ายงาน ITEB  ให้รวบรวม procedure เกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานต่างๆ ของแต่ละแผนก ที่ได้เคยจัดทำไว้ หรือ ที่ได้จัดทำขึ้นใหม่  นำไปเก็บไว้เป็น KM ของฝ่ายงาน  หรือ  ข่าวประกาศสำคัญต่างๆ ที่เกี่ยวกับการทำงานเช่นเมื่อมี product ออกมาใหม่ และ มีการแจ้งถึงรายละเอียดของแต่ละ product  ก็นำมาเก็บไว้เป็นข้อมูลให้กับฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้เข้ามาใช้  หรือ   การนำ presentation ที่ใช้สำหรับการ orientation พนักงานใหม่ มาเก็บเป็น knowledge  เป็นต้น
 
9.     มีวิธีการดึงความรู้จากตัวคนออกมาอย่างไร
โดยการให้มีการอบรมหรือการสอนงานเมื่อมีพนักงานใหม่ภายในฝ่าย  ก็จะทำให้ผู้ที่รับผิดชอบเป็นผู้สอนต้องทำการเขียนความรู้ที่จะถ่ายทอดออกมา   
10. เอาความรู้จากภายนอกมาใช้อย่างไร
เมื่อมีพนักงานไปรับการอบรมจากหน่วยงาน หรือ องค์กรภายนอก ก็นำความรู้มาถ่ายทอดต่อ หรือ การนำเอกสารมาเก็บรวบรวม ไว้ เพื่อให้พนักงานคนอื่นสามารถนำไปอ่านต่อ   หรือ การเอาข้อมูลจากภายนอกที่คิดว่ามีประโยชน์ และเป็นความรู้ที่จะช่วยทำให้องค์กรพัฒนาให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ก็จะมีการนำกระจายให้แต่ละฝ่ายได้ทราบโดยการนำขึ้น  intranet  
11. นำความรู้จากภายนอกมาปรับใช้กับองค์กรอย่างไร
    หากมีประเด็นที่จะช่วยทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ก็จะมีการนำมาใช้ให้เหมาะสม    
12. ให้ความสำคัญกับความรู้ส่วนใดมากกว่ากันระหว่างความรู้ในตัวคนและความรู้จากตำรา
ให้ความสำคัญกับความรู้ในตำรามากกว่า เห็นได้จากปัจจุบันบริษัทมีการให้  reward จากการสอบผ่าน Loma ในหลักสูตรต่างๆของทางด้านประกันชีวิต  แต่ความรู้ในตัวคนนั้น มันเป็นความรู้ที่แต่ละคนต้องมีหรือขวนขวายหาเพื่อให้การทำงานของตนเองบรรลุและสำเร็จก่อน  ซึ่งขณะนี้ ยังไม่มีแรงจูงใจให้กับพนักงานแต่อย่างใด   นอกจากการประเมินผลในแต่ละปี
 
  13. นวัตกรรมที่เกิดจากการจัดการความรู้ขององค์กร
ยังไม่เกิด เพราะว่ายังเป็นขั้นตอนแรกๆ ของการจัดเก็บความรู้ปัจจุบันของคนในองค์กร ให้ทำเกิดการเก็บกันทุกท่าน  สำหรับการนำความรู้นั้นมาประยุกต์ยังเป็นขั้นตอนต่อไปที่จะเกิดจากการเก็บความรู้ทั้งหมดเป็นที่เรียบร้อยแล้ว

 ++++++++++++++++++++++

ก่อนไป อ.ประพนธ์ ผาสุขยืด ยังฝากคำถามเพิ่มเติมอีก 5 ข้อสำหรับการจับภาพKM ภาคเอกชนด้วยดังนี้

1.ให้อธิบายKV หรือเป้าหมายขององค์กรว่าคืออะไร โยงไปถึงตัวชี้วัด ต่างๆ อย่างไร
2.ลองให้เขาอธิบายว่า process ของเขาที่จะบรรลุเป้าหมายเขาทำอย่างไร เขามี KS และ KA หรือเปล่า โพเสดพวกนี้ใครรับผิดชอบ ฝ่ายไหนรับผิดชอบ
3. ให้อธิบายว่าการพัฒนาบุคคลากรให้มี ขีดความสามาถทางด้านKM ทั้งในระดับปัจเจก ระดับกลุ่มมีหรือไม่ ทำอย่างไร
4. อธิบายการใช้ระบบและการใช้เทคโนฯ เพื่อการทำKM มีบ้างไหม
5.ที่เขาทำเห็นผลที่เกิดขึ้น บ้างหรือยัง แล้วเปรียบเทียบกับตัวชี้วัดได้ตามนั้นหรือไม่ 

หลังจากไปจับภาพเพิ่มเติมแล้ววันนี้จะมาเล่าให้ฟังอย่างละเอียดค่ะว่า บริษัทแห่งนี้คือที่ไหน (ถ้าเปิดเผยได้) แล้วดำเนินการจัดการความรู้อย่างไร

[น้ำ]

รูปแบบการจัดการความรู้ ของบริษัทนี้ ยังไม่สามารถเปิดเผยรายละเอียดได้ค่ะ เพราะอาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจขององค์กรได้ (รักษาจรรยาบรรณ)