อนุมัติ อนุญาต อนุเคราะห์

                ปัญหาอย่างหนึ่งของเจ้าหน้าที่ในการบันทึกเสนอคือ  ไม่รู้จะบันทึกเสนอว่าอย่างไร  จึงใช้วิธีบันทึกกว้างๆ  คือ  “จึงเรียนมาเพื่อพิจารณา”  หมายความว่า  จะทำอะไร  หรือสั่งอย่างไรก็แล้วแต่  ให้บอกมา  ข้าพเจ้าได้เสนอท่านแล้ว  ซึ่งบางครั้งก็จะได้คำตอบบันทึกกลับมาว่า “พิจารณาแล้ว”  เพราะผู้บริหารก็ไม่รู้จะทำอะไร
                ปัญหาข้างต้นดูจะเป็นโจ๊กนะครับ  เพราะผู้บริหารก็ไม่รู้ว่าจะให้ทำอะไรเหมือนกัน  แท้ที่จริงแล้วการบันทึกเสนอที่ดีควรมีการสรุปสาระสำคัญ  และลงท้ายได้หลายลักษณะ  เช่น
                “จึงเรียนมาเพื่อสั่งการ”  กรณีนี้ต้องการคำตอบว่าจะให้ทำอย่างไร  หรือให้ใครทำ  ก็สั่งมาเถิด  จะได้ทำได้ถูกหรือแจ้งผู้ได้รับคำสั่งได้ถูก  ซึ่งก็ยังเป็นการเสนอที่กว้างอยู่
                “จึงเรียนมาเพื่อแจ้ง......”, “จึงเรียนมาเพื่อมอบ.....”  กรณีนี้ช่วยประหยัดเวลาของผู้บริหารได้มากขึ้น  เพราะรู้ว่าเรื่องนั้นๆ มีใครที่เกี่ยวข้องบ้าง  แต่ก็อย่าเพิ่งวางใจเพราะบางเรื่องก็ไม่จำเป็นต้องแจ้ง  หรือต้องมอบเหมือนๆ กัน
                บันทึกที่มักสับสนที่สุด  คือ  การขออนุมัติ  ขออนุญาต  และขอความอนุเคราะห์  ผมลองเปิดพจนานุกรมดูทั้ง 3 คำ  มีความหมายดังนี้
                “อนุมัติ  ก.  ให้อำนาจกระทำการตามระเบียบที่กำหนดไว้”  กรณีการอนุมัตินี้จึงมักใช้กับการดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวกับการเงิน  เช่น  การอนุมัติโครงการ  การอนุมัติไปราชการ  แปลว่าการอนุมัตินั้น  ผู้ได้รับอนุมัติต้องทำตามระเบียบ  จะทำผิดระเบียบมิได้
                “อนุญาต  ก.  ยินยอม  ยอมให้  ตกลง”  กรณีการขออนุญาตจึงมักใช้ตามระเบียบปฏิบัติ  และไม่เกี่ยวกับการเงิน  แต่การทำกิจกรรมนั้นต้องได้รับการยินยอมจากผู้บริหารด้วย  เช่น การลา
                “อนุเคราะห์  ก.  เอื้อเฟื้อ  ช่วยเหลือ”  กรณีการขอความอนุเคราะห์  จึงไม่ใช่การปฏิบัติตามระเบียบ  ข้อบังคับโดยตรง  แต่เป็นการขอความช่วยเหลือ  หรือการขอให้อำนวยความสะดวกในลักษณะต่างๆ  ซึ่งอาจมีระเบียบปฏิบัติ  หรือไม่มีระเบียบปฏิบัติก็ได้  เช่น  ขอให้ประชาสัมพันธ์  ขอยืมวัสดุ  สิ่งของ  อุปกรณ์
                ดังนั้น  การอนุมัติ  อนุญาต  และอนุเคราะห์  ทั้งผู้เสนอและผู้บริหาร  จึงต้องมีความเข้าใจตรงกันด้วย  ทั้งในการเสนอและการสั่งการ
                มีเรื่องเล่าว่า  มีผู้บริหารเกษียณอายุราชการแล้ว  แต่ยังทำใจไม่ได้  จึงกำหนดให้ภรรยาต้องบันทึกรายการปฏิบัติงานประจำวัน  เสนอใส่แฟ้มให้พิจารณาสั่งการ  อาทิเช่น
                1.  บันทึกเสนอ  รายการอาหารเช้าวันพรุ่งนี้  ได้แก่  น้ำส้ม  กาแฟ  ขนมปัง  ไข่ดาว  เห็นสมควรประการใดโปรดสั่งการ
                     บันทึกสั่งการ  1. เห็นชอบ  2. ให้เพิ่มมะละกอสุก  3. ต่อไปให้เลือกน้ำส้ม  หรือกาแฟ  อย่างใดอย่างหนึ่ง  เพราะเป็นการสิ้นเปลือง
                2.  บันทึกเสนอ  เนื่องจากของใช้ประจำวัน  อาทิ  ผงซักฟอก  น้ำมันพืช  กระดาษทิชชู่  หมด  จึงขออนุมัติซื้อเพิ่มเติมในวงเงิน 1,000 บาท
                     บันทึกสั่งการ  1. อนุมัติในหลักการ  2. การขออนุมัติครั้งต่อไปให้ใส่รายละเอียดของรายการวัสดุ  และราคากลาง  มาประกอบการพิจารณาด้วย
                เป็นไงครับ  ผู้บริหารตลอดชีพ 
                การบริหารไม่ยากอย่างที่คิด  จริงๆ

 

 

 

[JR_NUQA]

ขอบพระคุณท่านอาจารย์สมบัติมากนะคะ  เรื่องนี้เป็นเรื่องที่หน่วยประกันฯ เจอปัญหาอยู่บ่อยๆ สร้างความลำบากให้อาจารย์วิบูลย์หลายครั้ง  ต่อไปนี้คงจะทำให้การบันทึกเสนอเป็นเรื่องง่ายขึ้นทั้งสำหรับเจ้าหน้าที่  และผู้บริหารค่ะ

[kim]

โดน..ค่ะ โดนใจ เพราะตอนนี้ใช้ "จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา" ทุกคราวไป และ.ต่อไปนี้..รูปแบบการเสนอผู้บริหารของข้าพเจ้าจะต้องเปลี่ยนไป..(ให้สัญญากับตัวเอง)

[p.porn]

ติดตามบทความใน blog ของอาจารย์เกือบทุกเรื่องเลยค่ะ เนิ้อหาของเรื่องที่เขียนสนุก โดยเฉพาะเรื่องนี้ เป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการทำงานปัจจุบันค่ะ

[sombatn]

     ขอบคุณทั้ง 3 ท่าน ที่ได้รับประโยชน์จากการอ่าน blog ของผม  ขอแถมดังนี้ครับ

     1. กรณีที่ไม่แน่ใจว่าจะบันทึกสรุปได้ถูกต้อง ควรใช้ปากกาเน้นข้อความ (Marker) ขีดทับข้อความสำคัญอีกทางหนึ่งด้วย

     2. กรณีเรื่องที่บันทึกเสนอ เป็นเรื่องที่เคยสั่งการไว้แล้ว หรือเป็นเรื่องที่มีลักษณะคล้ายกับเรื่องที่เคยสั่งการไว้แล้ว ควรแนบเรื่องเดิมดังกล่าว เสียบคลิปไว้ด้านซ้ายของแฟ้มในหน้าเดียวกันด้วย

     3. กรณีเรื่องที่บันทึกเสนอมีระเบียบ ข้อบังคับ แนวปฏิบัติ หรือบันทึกให้ปฏิบัติ ให้กระทำเช่นเดียวกับข้อ 2

     หวังว่าคงได้ประโยชน์เพิ่มนะครับ

[JR_NUQA]

ขอบพระคุณสำหรับความรู้เพิ่มเติมอีกครั้งนะคะ 

[มาลินี ธนารุณ]

ดิฉันก็เป็นแฟนคลับของท่านอาจารย์มาโดยตลอดค่ะ จะว่าไปแล้ว ทั้งแบบ F2F (Face to Face)  และ B2B (Blog to Blog) ด้วยซ้ำ

เรื่องนี้ก็โดนใจดิฉันมาก  เพราะอาจารย์ช่างเข้าใจหยิบเรื่องใกล้ตัวที่ประสบอยู่ทุกวันออกมาแชร์  ทำให้ได้เคลียร์ใจซักที  หงุดหงิดกับเรื่องนี้มานาน  แต่ไม่เคยนึกรู้ที่จะนำมาแลกเปลี่ยนใน Blog เหมือนเส้นผมบังภูเขา

ดิฉันขอถือโอกาสแลกเปลี่ยนเพิ่มเติม อีกนิ๊ดนะค่ะ คือ บันทึกข้อความบางฉบับ  มีการเสนอความเห็น และเกษียน ต่อๆ กัน ยาวเกินไป  จนไม่รู้ว่าใครเริ่มเรื่องก่อน เพราะเขียนกันจนเต็มหน้ากระดาษ  บางทีข้ามไปด้านหลังอีก

ยกตัวอย่างเช่น
เริ่มด้วย อาจารย์คณะ ก. เขียนบันทึกเรียนหัวหน้าภาควิชา ข. ผ่านคณบดี เพื่อขอยืมของจากคณะ ค. ซึ่งเป็นของของภาควิชา ง.

ภายในบันทึกนั้นฉบับเดียว จึงมี

1. หัวหน้าภาค ข.เสนอความเห็นต่อคณบดีคณะ ก.>>
2. คณบดีคณะ ก. เกษียนถึงคณะ ค.>>
3. งานสารบรรณคณะ ค. เสนอความเห็นต่อเลขานุการคณะ ค. >>
4. เลขานุการคณะ ค. เสนอความเห็นต่อคณบดีคณะ ค.>>
5. คณบดีคณะ ค. เกษียนถึงหัวหน้าภาควิชา ง.>>
6. หัวหน้าภาควิชา ง. เสนอความเห็นแก่คณบดี ค.>>
7. คณบดีคณะ ค. เกษียนตอบไปยังคณบดีคณะ ก. >>
8. งานสารบรรณคณะ ก. เสนอความเห็นแก่เลขานุการคณะ ก. >>
9. เลขานุการคณะ ก. >>เสนอความเห็นต่อคณบดีคณะ ก. >>
10. คณบดีคณะ ก. เกษียนถึงหัวหน้าภาควิชา ข.>>
11. หัวหน้าภาควิชา ข. เสนอผลการพิจารณาแก่อาจารย์ผู้ขอ

การสื่อสารด้วยบันทึกแผ่นเดียวเช่นนี้  นับว่าเป็นการประหยัดกระดาษดีแท้  แต่ไม่ทราบว่าจะบรรลุเป้าหมายของการสื่อสารหรือปล่าว ท่าจะงงกันเสียก่อน 

งานสารบัญบางแห่งจะใส่หมายเลขแสดงลำดับของความเห็นให้ด้วย ซึ่งก็ช่วยให้ติดตามได้ระดับหนึ่ง

แต่กระนั้นก็ตามในกรณีที่ขั้นตอนยาวอย่างนี้  น่าจะมีวิธีที่ดีกว่า ไม่ทราบว่าจะทำอย่างไรดีค่ะ

[GOOD]

ดีมาก