ประสานงาน ไม่ใช่ ประสานงา

ประสานงานทางโรศัพท์

ตั้งแต่มาทำงานอยู่ที่ศูนย์บริการวิชาการมาหลายปี ไม่ว่าจะย้ายงานทำด้านไหนก็จำเป็นต้องประสานงานกับอาจารย์ บุคลากร รวมทั้งหน่วยงานต่าง ๆ ที่ติดต่อเข้ามา  โดยเฉพาะช่วงนี้มีการจัดสอบต้องประสานกับหน่วยงานทั้งภายนอกและภายใน 

สิ่งที่ใช้ในการติดต่อบ่อย คือการสื่อสารทางโทรศัพท์ ค่ะ เพราะรวดเร็ว  ประหยัดเวลา   

การประสานงานทางโทรศัพท์ต้องประสานทั้งคนที่เรารู้จักและไม่รู้จัก  เนื่องจากไม่เห็นหน้าที่ท่าทางซึ่งกันและกัน "คำพูด" และ "น้ำเสียง" จึงสำคัญมากในการติดต่อสื่อสาร

นอกจากนี้ยังมีเรื่องอื่น ๆ ที่ต้องคำนึงอยู่มาก   โดยเฉพาะเมื่อโทรศัพท์ไปหาคนที่เราไม่รู้จักหรือไม่คุ้นเคย จากประสบการณ์ตัวเองเมื่อต้องประสานงานทางโทรศัพท์จะเตรียมตัวก่อนทุกครั้ง ประมาณว่า ...

• เริ่มแรกคิดก่อนว่า  เราจะประสานใคร ตำแหน่งหรืออาชีพอะไร หน่วยงานไหน
• ถ้าไม่มีเบอร์โทรศัพท์หากเป็นบุคลากรภายในใช้ระบบการค้นหาของมหาวิทยาลัย  แต่ถ้าหน่วยงานภายนอกหากรู้ว่าเป็นหน่วยงานไหนก็จะค้นหาในอินเตอร์เน็ตค่ะ ไม่เจอจริงๆ โทรถาม 1133
• ทำบัญชีโทรศัพท์ของบุคคลและหน่วยที่เกี่ยวข้องไว้เป็นส่วนตัว โดยเฉพาะบุคคลที่ใช้บ่อยๆค่ะ หรือ บางครั้งทำเป็นบัญชีใน file คอมพิวเตอร์แยกเป็นแฟ้มเรื่องนั้น ๆ ค่ะ 
• เมื่อโทรศัพท์เริ่มต้นแนะนำตัวเองสั้น ๆ ค่ะว่าเป็นใคร หน่วยงานไหน มาถึงตรงนี้สำหรับคนที่ไม่รู้จักส่วนใหญ่จะรับด้วยน้ำเสียง งง งง ว่า "ค่ะ มีอะไรไหมคะ" ก็แจ้งวัตถุประสงค์สั้น ๆ แบบได้ใจความ มาถึงตอนนี้ผู้ที่เราติดต่อก็จะเริ่มปรับคลื่นมาตรงกับเราบ้างแล้ว เราก็พูดคุยในรายละเอียดได้  แต่ทั้งนี่ทั้งนั้นต้องกระชับและได้ใจความค่ะและใช้คำพูดสุภาพ 
• การใช้คำพูดต้องชัดถ้อยชัดคำ ไม่พูดเร็ว (ปกติเป็นคนพูดเร็วค่ะจึงต้องพูดช้าลงกว่าปกติ)   
• หากเป็นคนที่เรารู้จักกันมาก่อน บางครั้งจะทักทายหรือซักถามก่อนค่ะว่า ..ช่วงนี้เป็นอย่างไรบ้างคะ สบายดีหรือเปล่า ก่อนประสานเรื่องงาน
• เมื่อพูดคุยเสร็จกล่าวคำขอบคุณทุกครั้งแม้ว่าการประสานงานนั้นจะประสบความสำเร็จหรือไม่ก็ตาม

 

[นาย สนิท เกตุแก้ว]

ขอบคุณมากครับที่ให้ความรู้เพิ่มในการติดต่อโทรศัพท์จากเดิมที่มีความรู้อย่างบ้างพอประมาณ

[พชรวรัตถ์ แสงทองชนาพงศ์]

เอาดอกไม้มาฝาก น้อง..หน้าหวานเย็น ก่อนนอน

ราตรีสวัสดิ์นะคะ..

[พิชชา]

สวัสดีค่ะ

• บางคนอาจเห็นเป็นเรื่องง่ายๆที่ทำอยู่แล้ว  แต่เริ่มแรกตนเองก็คิดว่าการติดต่อก็แค่ประสานงานกับเรื่องที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น แต่ความจริงแล้วเราประสานเรื่องอะไร จำเป็นต้องศึกษาข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยค่ะ และถ้าไม่มีข้อมูลก็กล่าวคำขอโทษและรีบหาข้อมูลแจ้งกลับไปโดยเร็วที่สุดเท่าที่ทำได้ค่ะ
• ขอบคุณค่ะ

[นาย สมพงศ์ ตันติวงศ์ไพศาล]

สวัสดีครับ......คุณพิชชา ครับ....อ่านแล้วได้ความรู้ดีครับ 

ส่วนตัวผมมักจะคิดอยู่ว่า ถ้าจะประสานกับใคร เริ่มต้นที่ คิดจะเอางาน  หรือเอางาไป   ถ้าจะทะเลาะให้เอางาไป   แต่ถ้าจะทำงานให้เอางานไปประสานครับ ...เมื่อคิดได้อย่างนี้แล้วคุณหล่ะครับ  จะเอา งาน ไปประสาน หรือ เอางา ไปประสานครับ