หลายกลเม็ด เคล็ดลับของนักจัดการประชุมจากส่วนการเจ้าหน้าที่

นำเคล็ดลับจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หัวข้อ "ก้าวย่างอย่างมั่นใจ...สู่การเป็นนักจัดการประชุมมืออาชีพ" ของพี่หญิง ส่วนการเจ้าหน้าที่ นักจัดการประชุมคณะกรรมการนโยบายการบริหารงานบุคคล มาเล่าสู่กันฟัง คะ

 เคล็ดลับของการจัดการประชุมมีดังนี้

1. การจัดประชุมต้องมีแผนการทำงานล่วงหน้า
2. ยืนยันวันประชุมกับคณะกรรมการก่อน 1 สัปดาห์ และใช้วิธีการพูดเจรจาเพื่อให้การประชุมครบองค์ประชุม
3. รวบรวมวาระการประชุมก่อน 2 สัปดาห์
4. นัดท่านประธานในที่ประชุมปรึกษาหารือเรื่องวาระ
5. ส่งวาระการประชุมให้คณะกรรมการได้พิจารณาก่อน 3-5 วันทำการ
6. ใช้ระบบการสื่อสารสองทางในการประชุมร่วมกับคณะกรรมจากหน่วยประสานงานที่กรุงเทพฯ
7. หารือเวลาที่เหมาะสมสำหรับเวลาการประชุมที่เหมาะสมคือ เวลาบ่าย 13.30-16.00 น.
8. ต้องรู้ว่าคณะกรรมการแต่ละท่านชอบทานอะไร
9. เรื่องการประชุมเป็นความลับ ไม่สามารถบันทึกเทปได้ ทำให้ต้องตั้งใจฟังเก็บประเด็นให้ จึงใช้วิธีการให้มีคนช่วยจับประเด็น 2 คน
10. จับประเด็นมาแล้วต้องจัดหมวดหมู่ เรื่องหลักไว้ก่อน และใส่ข้อมูลที่ควรพิจารณา
11. เมื่อประชุมเสร็จนำมติผลการพิจารณา แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ ทำสรุปผลการประชุมให้เสร็จโดยเร็ว ควรจะ 3-5 วัน
12. ส่งรายงานให้คณะกรรมพิจารณารับรองภายใน 15 วัน หากเป็นเรื่องเร่งด่วนให้ท่านพิจารณารับรองภายใน 7 วัน
13. นำรายงานการประชุมให้ท่านคณะกรรมการที่เข้าและไม่เข้าประชุม ให้ท่านได้รับรู้และยืนยันการรับทราบข้อมูล
14. การประชุมได้มอบหมายให้รายผลรับทราบ ทำให้มีการจัดทำรายงานผลการดำเนินงานสืบเนื่องด้านท้ายด้วย เพื่อแจ้งให้ทราบ
15. หากประธานไม่สามารถเข้าประชุมได้ ก็ปรึกษาการมอบหมายการเป็นประธานการประชุม
16. การเตรียมความพร้อมก่อนการประชุมร่วมกันระหว่างประธานและเลขา
17. เอา file ข้อมูลวาระการประชุมมาดูก่อน ทวนดูคำผิด คำเชื่อมโยง เหมือนเป็นบรรณาธิการการจัดทำวาระการประชุม
18. มีการทบทวนเรื่องเก่า วาระสืบเนื่อง
19. การรับรองคณะกรรมการในกรุงเทพฯ ที่เราไม่สามารถไปดูแลได้ ให้เตรียมเบี้ยประชุมใส่ซอง ใบเซ็นชื่อ ฝากและประสานงานกับผู้ประสานงานที่กรุงเทพฯ (พี่ออมออม พี่ฉัตร น้องกาญจน์ เจ้าหน้าที่โสตฯ)
20. ประชุมเสร็จก็จะเก็บวาระการประชุมไว้ที่กรุงเทพฯ  1 ชุด เพื่อสามารถดูรายละเอียดได้ภายหลังเมื่อต้องการสืบค้นข้อมูลเดิม
21. เมื่อทำรายงานการประชุมเสร็จ หากมีคนช่วยดูจะทำให้รายงานการประชุมมีความถูกต้องและครบถ้วนยิ่งขึ้น
22. ประชุมเสร็จก็แจ้งผู้เกี่ยวข้องทราบเพื่อดำเนินการต่อได้เลย
23. เรื่องที่ต้องนำไปดำเนินการต่อ ต้องผ่านการรับรอง โดยเฉพาะเรื่องระเบียบคำสั่ง
24. การรับรองรายงานการประชุมผ่าน eOffice ควรเป็น file ที่สามารถแก้ได้อาจจะเป็นตัวแดง

หวังว่าเคล็บลับของพี่หญิงในการจัดการประชุมจะเป็นประโยชน์กับพี่ๆ ทุกคนนะคะ