บทที่ 4 Knowledge Codification and Coordination
การประมวลความรู้ และการร่วมมือ
การประมวลความรู้ในองค์กรคล้ายกับการเปลี่ยนรูปแบบความรู้ให้สามารถเข้าถึง และนำมาประยุกต์ใช้ได้ง่าย นอกจากนั้นเทคโนโลยีใหม่ๆ ก็เป็นส่วนสำคัญในการประมวลและกลั่นกรองความรู้และยังเป็นโอกาสที่ดีสำหรับกิจกรรมต่างๆ
หลักพื้นฐานของการประมวลและกลั่นกรองความรู้
การค้นหาแหล่งความรู้ที่คุณต้องการเพื่อจัดหมวดหมู่นั้นเป็นองค์ประกอบสำคัญอย่างเห็นได้ชัดถ้าคุณไม่รู้ว่าที่ไหนมีความรู้ คุณก็ไม่สามารถทำอะไรกับความรู้นั้นได้เลยและคุณก็ไม่น่าจะรู้ด้วยว่ามีความรู้เรื่องอะไร การทำแผนที่แหล่งความรู้ของบริษัท (ซึ่งจะถกกันต่อในหัวข้อข้างล่าง) นั้นเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการจัดหมวดหมู่
การประมวลความแตกต่างของประเภทความรู้
โดยส่วนมากนั้นไม่สามารถอธิบายเป็นโครงสร้างและเนื้อหาที่ชัดเจนได้ จากแผนผังดังกล่าวได้ปรับปรุงจากการทำงานของ Sidney Winter ซึ่งเป็นโครงร่างของกลยุทธ์การประมวลความรู้สำหรับความรู้ที่มีความแตกต่างกัน เป็นการเสนอเครื่องมือที่จะใช้ยึดระหว่างผลประโยชน์จากมูลค่าที่อาจเกิดขึ้นได้ และอุปสรรคจากการอธิบายความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การประมวลความรู้ที่ฝังลึก
การรวมความรู้เข้าด้วยกันจะทำให้ความรู้ฝังลึกและมีมากขึ้น ความรู้เงียบ, ความรู้ที่ซับซ้อน(ซึ่งพัฒนา และInterlized โดยผู้รู้ด้วยระยะเวลาที่ยาวนาน) แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะคัดลอกไว้ในเอกสารหรือในฐานข้อมูล ดังนั้นการรวมความรู้เข้าด้วยกันซึ่งทวีขึ้นมากและการเรียนรู้แบบฝั่งรากนั้น กฎเกณฑ์ของมันอาจจะเป็นไปไม่ได้ที่จะแยกจากความประพฤติส่วนตัว ลักษณะเด่นของนักดนตรีมืออาชีพนั้นเกือบจะไม่สามารถอธิบายเป็นคำพูดได้ นั่นคือยอมให้บางคนเล่นได้ในทางเดียวกัน
การทำแผนที่และสร้างแบบจำลองความรู้
ความรู้ที่ดีนั้นจะมีวิธีการเข้าถึงแหล่งความรู้ที่ยากหรือเป็นไปไม่ได้ในการค้นพบ โดยแผนที่นี้เปรียบเหมือนกับแผนที่เมืองที่สามารถหาได้ง่ายและมีวิธีที่จะไปถึงมัน ซึ่งแผนที่ความรู้ก็คือภาพของที่มีอยู่ในบริษัทว่าตั้งอยู่ที่ไหน สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินคลังความรู้ขององค์กร โดยเผยให้เห็นถึงจุดแข็งในด้านความสามารถและช่องว่างต่างๆ ที่จำเป็นต้องเติมเต็มอย่างน้อยที่สุดในขั้นต้นการทำแผนที่ความรู้ควรจะให้ความสนใจกับความต้องการเสียก่อน
รวบรวมแผนที่
ข้อมูลสารสนเทศมีความต้องการที่จะสร้างแผนที่องค์ความรู้ให้มักจะคงอยู่ในองค์กรอยู่แล้ว แต่โดยปกติแล้วจะอยู่ในรูปที่ไม่เป็นชิ้นเป็นอันและไม่มีเอกสารที่เป็นแบบฟอร์ม พนักงานทุกคนจะมีชิ้นส่วนเล็กๆ ของแผนที่อยู่ในหัว รู้เกี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญของเธอ และที่ใดๆ ที่เธอได้ไปหาคำตอบที่ชัดแจ้งของคำถาม การสร้างแผนที่ขององค์กรเป็นเรื่องของการรวบรวมแผนที่ขนาดจิ๋วของแต่ละบุคคลในองค์กร องค์กรที่พัฒนาแผนที่องค์ความรู้มักจะใช้วิธีการสำรวจ โดยถามจากพนักงานว่าพวกเขานั้นมีองค์ความรู้ใดและที่ไหนที่พวกเขาได้องค์ความรู้ที่ต้องการจะนำไปใช้ในงานของพวกเขา พวกเขาวิเคราะห์และนำคำตอบมาเย็บเข้าไว้ด้วยกัน รวบรวมแผนที่มหาชนให้ออกจากใครคนใดคนหนึ่ง
ผู้สร้างแผนที่อาจจะทำตามคำแนะนำ ทำในสิ่งที่นักสังคมวิทยาเรียกว่า " snowball sample " พูดคุยกับแหล่งองค์ความรู้ที่แนะนำโดยบุคคลเพียงลำพัง จากนั้นให้ติดตามบุคคลที่เขาได้กล่าวถึงและที่ใครต่อใครแนะนำในท้ายที่สุดสามารถชี้นำได้ในเรื่องที่เกี่ยวกับสารสนเทศใดๆ ก็ได้ที่เขาต้องการ ไม่มีเรื่องใดที่จะพิเศษหรือห่างไกลจากที่เป็น การขยายความต่อเนื่องของผู้ถูกอ้างถึงจะชี้นำอยู่ในทุกๆแห่งหน (จากบทละครของ John Guare, Six Degree of Separation กล่าวถึงความรู้สึกนึกคิดที่ไม่ได้มีมากเกินกว่า 6 ระดับ – จากคนทั้งหมดที่ฉันรู้จักถึงคนทั้งหมดที่เขารู้จัก ไปจนถึงคนทั้งหมดที่คนเหล่านั้นรู้จัก และดังนั้นเป็นลำดับที่ 4 – แยกใครก็ได้คนหนึ่งออกมาจากใครคนอื่นๆ บนโลก)
นี่คือตัวอย่างแผนที่องค์ความรู้ที่มีประสิทธิภาพในการทำงานทั้งภายในและภายนอกองค์กร แสดงให้เห็นถึงวิธีการติดตามความคิดเห็นร่วมกัน สามารถชี้นำสารสนเทศที่รู้เฉพาะในวงจำกัดได้มากที่สุด
A case in point: Microsoft’s knowledge Map
ดังที่ได้กล่าวไว้แล้ว องค์ความรู้สามารถหมายถึงเอกสารและโครงร่างความรู้, คน หรือทั้งสองอย่าง องค์ความรู้ที่เพิ่มขึ้นสำหรับคนแล้วค่อนข้างซับซ้อนเพาะร้างสร้างความรู้ซับซ้อน ความรู้เปลี่ยนตลอดเวลา เกี่ยวกับผู้ดูที่เข้ามาแสดง และขอความเห็น รวมถึง power. ตัวอย่างหนึ่งที่ดีของแผนพัฒนาจัดองค์ความรู้คนซึ่งสามารถหาได้ที่ Microsoft, ที่ซึ่งข้อมูลระบบพัฒนาจัดองค์ความรู้เป็นกลุ่ม ในปี1995 การศึกษาด้านการพัฒนาความรู้ประสบความสำเร็จ และนำมาส่งเสริมให้ปฏิบัติต่อไป
ระดับความสามารถขององค์ความรู้ทั้งสี่ได้แบ่งออกเป็นสองลักษณะความแตกต่าง ความสามารถที่แสดงออกมาให้เห็นก่อให้เป็นเครื่องมือพิเศษและวิธีในการหาความรู้บ่อยๆสม่ำเสมอในตลาดองค์ความรู้ ความสามารถที่ต้องการได้ถูกกำหนดในความคิดที่ลอยและทักษะที่มีเหตุผล จำนวน 137 ทักษะจากทักษะทั้งหมด 200 ทักษะของโครงสร้าง Microsoft ซึ่งความสามารถขององค์ความรู้แต่ละแบบ ได้ถูกกำหนดจำนวน 4 ทักษะ คือ ทักษะเบื้องต้น การปฏิบัติ หัวหน้าระดับความเชี่ยวชาญเป็นพิเศษ ทักษะแต่ละระดับขององค์ความรู้ได้ถูกพรรณนาในแต่ละจุดหลายๆครั้งและสามารถวัดทักษะได้
ผู้ปฏิบัติงาน Microsoft ในปัจจุบัน ถูกผู้จัดการวัดความเร็วในการปฏิบัติงานจากองค์ความรู้ตั้งแต่ 40 ถึง 60 ผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งในตอนแรกได้ถูกปฏิบัติตามกระแสอย่างสม่ำเสมอโดยลูกจ้าง และผู้อำนวยการอย่างมีส่วนร่วมตลอดมา
Microsoft ได้ผ่านกระบวนการจัดโดยลูกจ้างในการสร้างแผนผังความรู้ on line ที่จะพาให้บริษัทเป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวาง ผู้จัดการได้สร้างทีมสำหรับโครงการใหม่สำหรับการซักถามแบบ on line และคัดเลือก 1 ใน 5-ของผู้ที่จะได้รับตำแหน่งหัวหน้าที่มีทักษะองค์ความรู้ในระดับ 80%
การนำความรู้ด้าน เทคโนโลยี มาใช้ร่วมกันกับการจัดการองค์ความรู้
ร่วมกันพัฒนาวิธีทำงานในรูปแบบใหม่ ๆ ในการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ หรือวิธีทำงานใหม่ ๆ เข้าสู่องค์การ (ซึ่งก็คือ ส่วนหนึ่งของการจัดการความรู้) หลักการสำคัญคือ การจัดให้มีส่วนร่วมของ “ผู้ใช้” เทคโนโลยีหรือวิธีการใหม่นั้น ซึ่งก็ได้แก่ พนักงานขององค์การนั่นเอง ถ้ากระบวนการดังกล่าวอยู่ในสภาพที่พนักงานร่วมพัฒนา ก็จะเกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของวิธีการใหม่นั้น และมุ่งมั่นทุ่มเทที่จะทำให้เกิดความสำเร็จ
The politics Of Mapping Knowledge
แผนที่ส่วนใหญ่มีมิติของการเมือง แผนที่เป็นสิ่งที่ใช้แทนความเป็นจริง แต่ถ้าความจริงนั้นมีความคลุมเครือก็ต้องถกเถียงกัน ทุก ๆ แผนที่บ่งบอกถึงทัศนคติของคน ๆ นั้น แผนที่จะบอกที่มาที่จะพยายามโน้มน้าวที่จะอธิบายสนับสนุนความจริง คนเก่าแก่บอกว่า แผนที่ไม่ใช่อาณาเขต ที่แท้จริง แต่แผนที่มีอิทธิพลต่ออาณาเขตที่จะอธิบายได้อย่างชัดเจน
ความพยายามของนักเขียนที่อยู่ในสำนักพิมพ์ที่จะแบ่งปันความรู้กันไม่ประสบความสำเร็จ ซึ่งมีข้อความหนึ่งว่า “ถ้านโยบายที่ทำไม่มีความรู้เป็นส่วนหนึ่งในการเริ่มต้นการจัดการ มันก็ไม่ปลอดภัยต่อความไม่มีคุณค่ายองสิ่งพิมพ์ที่ตีพิมพ์ออกไป”
การเข้าถึงความรู้ฝังลึก
เป็นการยากที่จะเข้าถึงความรู้ฝังลึกที่อยู่ในคน คลังความรู้ที่อยู่ในองค์กรไม่มีใครสามารถรับประกันได้ว่ามันจะอยู่ต่อไปได้นานเท่าไร ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าเจ้าของความรู้มีเวลาที่จะแบ่งปันความรู้หรือไม่ หรือความรู้อาจจะหายไปถ้าเจ้าของความรู้ออกจากองค์กรไป เพราะฉะนั้นบริษัทควรที่จะหากลยุทธ์ในการป้องกันการสูญหายของความรู้เหล่านี้ และคำตอบหนึ่งคือเราจะต้องโอนถ่ายความรู้ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ให้แก่ใครก็ได้ในองค์กรโดยการเป็นพี่เลี้ยงหรือการฝึกหัดก็ได้ ความรู้ฝังลึกที่อยู่ในคนจะได้ไม่อยู่ในคนๆ นั้นคนเดียวตลอดไป
ความรู้ฝังลึก
บางองค์ความรู้ค่อนข้างมีความซับซ้อน ทั้งนี้องค์ความรู้จะมีอยู่ในตัวสินค้าและบริการของบริษัท ผู้รู้ใช้ความชำนาญของตนเองในการพัฒนากระบวนการหรือสินค้า ในภาคทฤษฎีองค์ความรู้ฝังลึกนั้นจะเป็นอิสระต่อผู้ที่พัฒนาความรู้นั้นขึ้นมา ซึ่งจะทำให้องค์กรมีความมั่นคง ส่วนในภาคปฏิบัติก็เป็นเรื่องยากที่จะแบ่ง Line ระหว่างความรู้ที่ฝังลึกในกระบวนการ ความรู้ของคนเราสามารถดำเนินไปอย่างเป็นกระบวนการ ซึ่งได้กล่าวในบทที่ 3
การจัดหมวดหมู่ความรู้ในระบบ
ระบบที่มีความชำนาญสูงจะแสดงให้เห็นถึงการพยายามทำตาม หรือสร้างองค์ความรู้ของมนุษย์โดยส่งผ่านองค์ความรู้ไปยัง rules-base system อย่างไรก็ตามระบบที่มีความชำนาญและระบบที่สร้างขึ้นมาสามารถกำหนดบทบาทหน้าที่ในการจัดหมวดหมู่องค์ความรู้ การเชื่อมโยงไม่คลุมเครือและ rules-base ขององค์ความรู้ง่ายกว่าสามารถฝังลึกในระบบที่มีความชำนาญ ยกตัวอย่างเช่น เกมหมากรุกในคอมพิวเตอร์ ของ IBMs Deep Blue สามารถแข่งกับผู้เล่นที่ดีที่สุด เกมหมากรุกแม้ว่าจะซับซ้อนแต่ก็เป็นระบบที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง และสามารถจัดหมวดหมู่ รวมทั้งประมวลผลข้อบังคับได้ ขนาดของกระดานก็ไม่เคยผันแปร กฎกติกาไม่คลุมเคลือ การเคลื่อนที่ของหมากแต่ละตัวชัดเจน ซึ่งสิ่งต่างๆเหล่านี้เป็นข้อตกลงที่สุด
การประเมินความรู้ที่ชัดเจน
ความรู้ที่ประจักษ์แจ้ง (Patented Knowledge) คือความรู้ที่สามารถถูกแสดงได้อย่างชัดเจน คำว่า ประจักษ์แจ้ง (Patent) คือ การไม่ปิดบังสิ่งใด ดังนั้นสิทธิบัตรจึงแสดงถึงความรู้ที่ถูกคุ้มกันจากการแสดงออกและการเกี่ยวข้องของสาธารณชนต่อเจ้าของ ในทำนองเดียวกับรายงานและเอกสารโครงสร้างอื่นๆก็คือตัวอย่างของความรู้ที่ถูกทำให้ชัดเจนแล้ว
โครงการแรกที่ถูกรับเอาจาก Petrash และกลุ่มของเขาคือประเมินสิทธิบัตรให้กำหนดว่าสามารถถูกนำไปใช้ได้ สามารถถูกนำไปขายได้ และควรจะถูกปล่อยได้ (คือคุ้มครองสิทธิบัตรที่ยังไม่ได้ใช้เพื่อผลของข้อความที่มีค่า) กระบวนการของการเอาสิทธิบัตรที่ไม่ต้องการออกที่มันแทบไม่มีค่าหรือไม่มีค่าเลย ซึ่งสามารถประหยัดได้ 1 ล้านเหรียญสหรัฐ สำหรับค่าธรรมเนียมใน 18 เดือนแรก และยังสามารถสร้างสรรค์ให้นำไปสู่การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ๆที่มีค่าได้อีกด้วย นอกจากนี้การทำธุรกิจที่มีประสิทธิภาพยังทำให้ได้รับผลตอบแทนที่สูงขึ้นและยั่งยืน จะเห็นได้ว่าจุดริเริ่มของ Petrash ในการอธิบายที่ชัดเจน การประเมินความรู้ที่ชัดเจน และทำให้ความรู้สามารถนำมาใช้ได้ นั่นก็คือการรวบรวมส่วนของกระบวนการประมวลอย่างแท้จริง
โครงการออกแบบการจัดการองค์ความรู้ของบริษัท Monsanto เป็นความทะเยอะทะยานในการรวบรวมกลุ่มองค์ความรู้ เป้าหมายคือการแบ่งปันองค์ความรู้และสารสนเทศจากพนักงานถึง 3000 คน จากการสร้างองค์ความรู้ภายในท้องถื่น จากการรวบรวมประโยชน์จากองค์ความรู้ของบริษัทใหญ่ๆ กับบริษัทเล็กๆ นั้น ลักษณะหลายๆ อย่างของ Monsanto ใกล้จะเป็นส่วนสำคัญชองบริษัทเสียแล้ว
ในการประเมินองค์ความรู้และสารสนเทศนั้น มีความแตกต่างระหว่างปริมาณและโครงสร้างของเนื้อหาและคุณภาพของข้อมูลและโครงสร้างข้อมูลที่ไม่เกี่ยวพัน โครงสร้างของการจัดการองค์ความรู้เตรียมการมาจากเครื่องมือที่แตกต่างเพื่อการเข้าถึงและการเป็นเจ้าของและการได้กลับคืนมาของลักษณะของวัตถุสองสิ่ง
โครงสร้างของเนื้อหาเป็นเหมือนบ้านในฐานข้อมูลที่เชื่อมโยงกันกับการเข้าถึงคอมพิวเตอร์โดยการจัดลำดับโดยซอฟท์แวร์ เนื้อหาที่ไม่มีโครงสร้างได้แสดงในหน้าเว็บเพจ การยืดหยุ่นของการเข้าหาหมายถึงการเชื่อมโยงสภาวะองค์ความรู้ไม่ได้ถูกทำลายโดยการทำให้เป็นโครงสร้างที่ตายตัว โครงสร้างของสาระเนื้อหานั้นทำให้เหมาะสมเพื่อฐานข้อมูล และทำให้ง่ายขึ้นและเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้นมากกว่าถ้าเก็บข้อมูลแบบไม่มีรูปแบบที่แน่นอน
การซื้อที่ต้นทุน ในทุกกระบวนการมันเป็นเหตุการณ์ที่ฝังติดระหว่างในความต้องการของท้องถิ่นกับความต้องการระดับโลก ระหว่างคุณค่าของความรู้ที่เจาะจงเฉพาะทางกับคุณค่าของการทำความเข้าใจได้ต่อความหลายหลายของบุคคล เว้นแต่ว่าปัจจัยในการแบ่งปันที่สำคัญเป็นมาตรฐาน และมีโอกาสเท่ากันพวกเหล่านั้นอาจจะไม่ใช่มาตรฐานที่สมบูรณ์ที่ Monsanto เป้าหมายคือการประสานองค์ความรู้ขององค์กร
Monsanto รับรองสิ่งที่สำคัญที่สุดของการวิเคราะห์ และการแสดงองค์ความรู้ ที่เก็บของวัตถุดิบทางปัญญาคือคุณค่าขององค์กร ผู้ใช้ต้องการเป็นผู้แนะนำวัตถุดิบที่สำคัญ และให้คำอธิบายเพื่อให้สามารถเข้าใจมันได้
การดำเนินต่อไปที่ท้าทายของหลักเกณฑ์
หลักเกณฑ์องค์ความรู้ทำให้ประสิทธิภาพสำหรับองค์ความรู้เพิ่มขึ้น มันเป็นตัวแทน หรือองค์ความรู้ที่สามารถแบ่งปัน สะสม รวมกัน และถูกจับต้องในทางที่หลากหลาย เราได้อภิปรายเรื่องราว และกลยุทธ์ศิลปะการพูดชวนเชื่อในการจัดหาทรัพย์ แต่สำหรับอนาคตที่คาด หลักเกณฑ์จะยังคงดำเนินต่อไปเป็นมากกว่าศิลปะมากกว่าเป็นวิทยาศาสตร์
ความเห็น (2)
ความรู้ฝังลึก
บางองค์ความรู้ค่อนข้างมีความซับซ้อน ทั้งนี้องค์ความรู้จะมีอยู่ในตัวสินค้าและบริการของบริษัท ผู้รู้ใช้ความชำนาญของตนเองในการพัฒนากระบวนการหรือสินค้า ในภาคทฤษฎีองค์ความรู้ฝังลึกนั้นจะเป็นอิสระต่อผู้ที่พัฒนาความรู้นั้นขึ้นมา ซึ่งจะทำให้องค์กรมีความมั่นคง
สวัสดีค่ะ
ที่G2Kนี้ มีคนที่มีความรู้ฝังลึกอยู่มากค่ะ
งั้นผมต้องเข้ามา G2K บ่อยๆ ซะแล้ว เริ่มรู้สึกสังคมการแบ่งปันความรู้นี่ ช่างมีประโยชน์มากเลยครับ ^_^