การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

ความหมายของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  (Results – Based Management : RBM)  เป็นการบริหารที่ให้ความสำคัญต่อผลการดำเนินงานและการตรวจวัดผลสำเร็จในการดำเนินงานขององค์กร  ทั้งในแง่ของปัจจัยนำเข้า  กระบวนการ  ผลผลิตและผลลัพธ์  ซึ่งจะต้องมีการกำหนด  ตัวบ่งชี้วัดผลการดำเนินงาน  (Key Performance Indicators : KPIs)  รวมทั้ง  การกำหนดเป้าหมาย  (Targets)  และวัตถุประสงค์  (Objectives) ไว้ล่วงหน้า  โดยอาศัยการมีส่วนร่วมระหว่างผู้บริหาร  สมาชิกขององค์กร  ตลอดถึงผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียกลุ่มต่าง ๆ  (Stakeholders)   ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานขององค์กร

  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  (Results – Based Management : RBM)  จึงเป็นการบริหารทรัพยากรอย่างประหยัด  (Economy)  เน้นการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ  (Efficiency)  และการได้ผลงานที่บรรลุเป้าหมายขององค์กร  (Effectiveness)

การบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์  (Results – Based Management : RBM)

 

 

ภาพที่  1  กระบวนกาบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์

  ผลผลิต  (OUTPUTS)  หมายถึง  งานบริการหรือกิจกรรมที่เน้นผลงาน  จากการดำเนินการของหน่วยงาน

  ผลลัพธ์  (OUTCOMES)  หมายถึง  ผลกระทบที่ตามมา  มีความสัมพันธ์กับผลผลิตหรือผลประโยชน์ที่ประชาชนกลุ่มเป้าหมาย  ชุมชน  ได้รับหลังจากเกิดผลผลิต

  ผลสัมฤทธิ์  (RESULTS)  หมายถึง  ผลรวมของผลผลิตและผลลัพธ์ 

  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  เป็นวิธีการบริหารจัดการที่เป็นระบบมุ่งเน้นที่ผลสัมฤทธิ์หรือผลการปฏิบัติงานเป็นหลัก โดยมีการวัดผลการปฏิบัติงานที่ชัดเจนเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

  การวัดผลการปฏิบัติงานเป็นกิจกรรมที่เกี่ยวกับการกำหนดเป้าหมาย ตัวบ่งชี้วัดผลสำเร็จของกิจกรรม  การจัดเก็บข้อมูลและเปรียบเทียบผลงานกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การวัดผลการปฏิบัติงานจะช่วยให้องค์กร / ผู้ปฏิบัติงานได้รับข้อมูลและสารสนเทศย้อนกลับ  ที่แสดงถึงผลสำเร็จของการดำเนินงาน  ปัญหาหรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้น  เพื่อนำไปสู่การปรับปรุง การบริหาร  การพัฒนาองค์กร  กระบวนการดำเนินงานขององค์กร  หรือทีมงานที่รับผิดชอบกิจกรรมการดำเนินงาน  รวมทั้งช่วยให้การจัดสรรทรัพยากรเพื่อการสนับสนุนการดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น  ดังนั้น  การวัดผลการปฏิบัติงานจึงต้องดำเนินการคู่ขนาน  หรือเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการผลงาน  กิจกรรมและกระบวนการที่สำคัญ  สรุปได้  ดังภาพที่  2  ดังนี้

  การกำหนดผลลัพธ์

  (ตัวบ่งชี้และมาตรฐาน)

  Define Results

  การรายงานผลลัพธ์  การวัดผลการปฏิบัติงาน

  Report Results  Measure Performance

   ภาพที่  2  กระบวนการวัดผลการปฏิบัติงาน

  การกำหนดผลลัพธ์  (ตัวบ่งชี้และมาตรฐาน)  ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกของการวัดผลการปฏิบัติงาน  ผู้ดำเนินการ/ องค์กรจะต้องระบุหรือคัดเลือกกิจกรรมหลักที่มีความสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์  และพันธกิจขององค์กร  พร้อมทั้งระบุหรือกำหนดตัวบ่งชี้และมาตรฐานที่ต้องการบรรลุถึงของแต่ละกิจกรรม  การกำหนดตัวบ่งชี้เพื่อดำเนินการวัดผลการปฏิบัติงานจะดำเนินการภายใต้กรอบของระบบการดำเนินงานทั่วไป

  กรอบแนวคิดเรื่อง  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์มาจากแนวคิดของการบริหารจัดการภาครัฐแนวใหม่(New Public Management : NPM)

  นอกจากนี้  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ยังมุ่งเน้น  3E  ประกอบด้วย

  1.  ความประหยัด  (Economy)  การใช้ต้นทุนหรือทรัพยากรการผลิตอย่างเหมาะสม  และมีความคุ้มค่าที่สุด

  2.  ประสิทธิภาพ (Efficiency)  ประสิทธิภาพการปฏิบัติงานให้ได้ผลงานในระดับที่สูงกว่าปัจจัยนำเข้า

  3.  ประสิทธิผล  (Effectiveness)  ประสิทธิผลการปฏิบัติงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

  ผลสัมฤทธิ์ 

ผลลัพธ์

Outcomes

 

ผลผลิต

(Outputs)

 

กิจกรรม

(Activities)

 

ปัจจัยนำเข้า

(Inputs)

 

   

    ------------------------------------------------ 

  ความประหยัด  ประสิทธิภาพ  ประสิทธิผล

ภาพที่  3  แผนภาพกรอบแนวคิดเรื่อง การบริหารมุ่งผลสัมฤทธิ์

  การบริหารงานโดยมุ่งผลสัมฤทธิ์นั้นต้องใช้หลักการบริหารกิจการบ้านเมืองและสังคมที่ดีด้วย  (ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการสร้างระบบบริหารกิจการบ้านเมืองและสังคมที่ดี  พ.ศ. 2542)  โดยมีหลักปฏิบัติ  6  ประการ  แต่การบริหารงานโดยมุ่งผลสัมฤทธิ์นั้นนำมาใช้เพียง   4  หลักปฏิบัติตั้งแต่ข้อ  3  ถึงข้อ  6

  1.  หลักนิติธรรม  (Rule of Law)  หมายถึง  การตรากฎหมายที่ถูกต้องเป็นธรรมการบังคับการให้เป็นไปตามกฎหมาย  การกำหนดกฎ  กติกาและการปฏิบัติตามกฎ  กติกาที่ตกลงกันไว้อย่างเคร่งครัดโดยคำนึงสิทธิ  เสรีภาพ  ความยุติธรรมของสมาชิก

  2.  หลักคุณธรรม (Ethics)  หมายถึง  การยึดมั่นในความถูกต้องดีงาม  การส่งเสริมสนับสนุนให้ประชาชนพัฒนาตนเองไปพร้อมๆกัน  เพื่อให้คนไทยมีความซื่อสัตย์  จริงใจ  ขยัน  อดทน  มีระเบียบวินัย  ประกอบอาชีพสุจริตจนเป็นนิสัยประจำชาติ

  3.  หลักความโปร่งใส  (Transparency)  หมายถึง  การสร้างความไว้วางใจซึ่งกันและกันของคนในชาติโดยปรับปรุงกลไกการทำงานขององค์กรทุกวงการให้มีความโปร่งใส

  4.  หลักการมีส่วนร่วม  (Participation)  หมายถึง  การเปิดโอกาสให้ประชาชนมีส่วนร่วมรับรู้และเสนอความเห็นในการตัดสินปัญหาของประเทศ  ไม่ว่าด้วยการแจ้งความเห็น  การไต่สวน สาธารณะ  การประชาพิจารณ์  การแสดงประชามติ  หรืออื่น ๆ

  5.  หลักความรับผิดชอบ  (Accountability) หมายถึง  การตระหนักในสิทธิหน้าที่ความสำนึกในหน้าที่รับผิดชอบ  ตลอดจนการเคารพในความคิดเห็นที่แตกต่าง  และความกล้าที่จะยอมรับผลดีและผลเสียจากการกระทำของตน  เช่น  รับผิดชอบต่อลูกค้า  ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องยอมรับผลการดำเนินการ

  6.  หลักความคุ้มค่า  (Utility)  หมายถึง  การบริหารจัดการและใช้ทรัพยากรที่มีจำกัดเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ส่วนรวม  โดยรณรงค์ให้คนไทยมีความประหยัด  ใช้อย่างคุ้มค่า  สร้างสรรค์สินค้าและบริการที่มีคุณภาพ  สามารถแข่งขันได้ในเวทีโลก  และรักษาพัฒนาทรัพยากรธรรมชาติให้สมบูรณ์ยั่งยืน

กระบวนการของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์จะประกอบด้วย  4  ขั้นตอน  ดังนี้

[img width="499" height="268" src="file:///C:/Users/user/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image014.gif" v:shapes="_x0000_s1027 _x0000_s1028 _x0000_s1029 _x0000_s1030 _x0000_s1031 _x0000_s1032 _x0000_s1033 _x0000_s1034 _x0000_s1035">

  การวางแผนกลยุทธ์

  ขององค์กร

  การให้รางวัล  การกำหนดรายละเอียด

  ผลตอบแทน  ของตัวบ่งชี้วัด

  การวัดและตรวจสอบ

  ผลการดำเนินงาน

ภาพที่  4  กระบวนการของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

  1.  การวางแผนกลยุทธ์ขององค์กร  วิเคราะห์เพื่อวางแผนยุทธศาสตร์ร่วมกันของผู้บริหาร  คณะครูและผู้เกี่ยวข้อง  กำหนดทิศทางของโรงเรียนว่าจะไปทางใด  จะต้องพัฒนาหรือปรับปรุงในด้านใด  ซึ่งองค์กรจะต้องทำการกำหนดทิศทางโดยรวม  ว่าต้องการที่จะทำอะไรอย่างไร  ซึ่งเป็นเรื่องของการวางยุทธศาสตร์หรือวางแผนกลยุทธ์  เพื่อทำการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมทั้งภายนอกและภายในองค์กร  (SWOT Analysis)  และให้ได้มาซึ่งเป้าประสงค์สุดท้ายที่ต้องการขององค์กรหรือวิสัยทัศน์  (Vision)  อันจะนำไปสู่การกำหนดพันธกิจ  (Mission)  วัตถุประสงค์  (Objective) เป้าหมาย  (Target)  และกลยุทธ์  (Strategy)  การดำเนินงาน  รวมทั้งพิจารณาถึงปัจจัยสำคัญแห่งความสำเร็จขององค์กร  (Critical Success Factors) และสร้างตัวบ่งชี้วัดผลการดำเนินงาน  (Key Performance Indicators)   ในด้านต่าง ๆ

  จากรายละเอียดของการวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรสามารถสรุปเป็นภาพเพื่อเพิ่มความเข้าใจได้ดังนี้

  ผลสำเร็จของงาน

7.  กำหนดวิธีประเมินผล และตัวบ่งชี้

ความสำเร็จ( Key Performance Indicators)

 

 

6.  กำหนดกลยุทธ์ดำเนินงาน  (Strategy)

 

 

5.  กำหนดเป้าหมาย (Target)

 

4.  วัตถุประสงค์ (Objective)

 

 

3.  กำหนดพันธกิจ (Mission)

 

 

2.  กำหนดวิสัยทัศน์ (Vision)

 

 

1.  วิเคราะห์สภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก (SWOT Analysis)

ภาพที่  5  กระบวนการวางแผนกลยุทธ์ขององค์กร

  2.  การกำหนดรายละเอียดของตัวบ่งชี้ผลการดำเนินงาน  เมื่อผู้บริหารสถานศึกษาได้ทำการตกลงร่วมกันกับบุคลากรของสถานศึกษาเกี่ยวกับตัวบ่งชี้ผลการดำเนินงานแล้ว  จะเริ่มดำเนินการสำรวจหาข้อมูลหลักฐานเกี่ยวกับการดำเนินงานในสภาพปัจจุบัน (Baseline Data)  เพื่อนำมาช่วยในการกำหนดความชัดเจนของตัวบ่งชี้  ทั้งในเชิงปริมาณ  (Quantity)  คุณภาพ  (Quality)  เวลา  (Time)  และสถานที่หรือความครอบคลุม  (Place)  อันเป็นเป้าหมายที่ต้องการของแต่ละตัวบ่งชี้

  3.  การวัดและการตรวจสอบผลการดำเนินงาน  ผู้บริหารจะต้องจัดให้มีการตรวจสอบและรายงานผลการดำเนินงานของแต่ละตัวบ่งชี้ตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้  เช่น  รายเดือน  รายไตรมาส  รายปี  เป็นต้น  เพื่อแสดงความก้าวหน้าและสัมฤทธิผลของการดำเนินงานว่าเป็นไปตามเป้าหมาย  ที่ต้องการหรือไม่

  4.  การให้รางวัลตอบแทน  หลังจากที่ได้พิจารณาผลการดำเนินงานแล้ว  ผู้บริหารจะต้องมีการให้รางวัลตอบแทนตามระดับของผลงานที่ได้ตกลงกันไว้  นอกจากนี้อาจจะมีการให้ข้อเสนอแนะหรือกำหนดมาตรการบางประการเพื่อปรับปรุงผลงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

  จากแนวคิดดังกล่าว  จะเห็นว่ากระบวนการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  จะให้ความสำคัญในเรื่องของการวางแผนกลยุทธ์  การกำหนดตัวชี้วัดการดำเนินงาน  และการทำงานที่โปร่งใสตรวจสอบได้  โดยใช้หลักการบริหารวงจรเดมมิ่ง  ดังนี้

 

  RBM :   Results  เกี่ยวข้องกับทุกกระบวนการของการบริหาร  ได้แก่

  Plan  ต้องกำหนดวัตถุประสงค์ / เป้าหมายชัดเจน  (ต้องการผลสัมฤทธิ์อะไร)

    Do  ปฏิบัติมุ่งให้เกิดผลสัมฤทธิ์ตามที่วางแผนไว้

  Check  วัดว่าปฏิบัติได้ผลสัมฤทธิ์ตามที่วางแผนหรือไม่  (KPI  ชัดเจน)

  Act  ปรับปรุงแก้ไขให้ได้ผลสัมฤทธิ์ตามที่วางแผนไว้

ภาพที่  6  หลักการบริหารวงจรเดมมิ่ง 

ปัจจัยที่ส่งผลต่อความสำเร็จของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

 

  ปัจจัยสำคัญที่จะทำให้การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ประสบความสำเร็จอยู่ที่ความเข้าใจแนวคิด  วิธีการและประโยชน์ของวิธีการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ของบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน รวมถึง  ความรู้ความสามารถของบุคลากรทุกระดับที่จะสามารถปรับตัวและสามารถทำงานภายใต้ระบบงานที่จะต้องรับผิดชอบต่อผลการปฏิบัติงาน  ทั้งนี้  เงื่อนไขความสำเร็จที่สำคัญ  มีดังต่อไปนี้

  1.  ผู้บริหารมีความเข้าใจและสนับสนุน  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  จะประสบความสำเร็จก็ต่อเมื่อผู้บริหารมีความเข้าใจและให้การสนับสนุนอย่างเต็มที่  คือ  สนับสนุนในการจัดทำระบบวัดผลการปฏิบัติงาน  การใช้ข้อมูลผลการวัดผลการปฏิบัติงาน  การจัดสรรงบประมาณ  การสร้างสิ่งจูงใจเพื่อให้บุคลากรทำงานโดยมุ่งผลสัมฤทธิ์  รวมถึง การมอบอำนาจในการตัดสินใจ  เพื่อแลกเปลี่ยนกับความรับผิดชอบต่อผลการปฏิบัติงาน

  1.1  การกำหนดพันธกิจและแผนกลยุทธ์ที่ชัดเจน  ผู้บริหารขององค์กรจะต้องให้ความสำคัญและเข้าไปมีส่วนร่วมในกระบวนการกำหนดพันธกิจและแผนกลยุทธ์  วัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการเพื่อให้เกิดผล

  1.2  การใช้ข้อมูลผลการปฏิบัติงานในการบริหาร  ผู้บริหารจะต้องระลึกเสมอว่าการวัดผลไม่ได้ทำให้ผลการปฏิบัติงานดีขึ้นโดยอัตโนมัติ  แต่ข้อมูลจากการวัดผลการปฏิบัติงานจะเป็นข้อมูลที่จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถปรับปรุงเกณฑ์มาตรฐานในการทำงานให้ดียิ่งขึ้นแก้ปัญหาได้ถูกต้องมากขึ้น  ดังนั้น  ผู้บริหารจึงต้องนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์อย่างรอบคอบ เพื่อกำหนดมาตรการที่จะปรับปรุงผลการปฏิบัติงานให้ดีขึ้นต่อไป

  2.  การจัดระบบข้อมูลผลการปฏิบัติงาน  การจัดทำระบบข้อมูลผลการปฏิบัติงานจะต้องคำนึงเสมอว่าระบบข้อมูลสามารถแสดงถึงระดับการเปลี่ยนแปลงของผลลัพธ์สู่เป้าหมายขององค์กรได้  ซึ่งจะต้องจัดทำเพิ่มเติมขึ้นจากระบบข้อมูลเดิม  ที่เน้นปัจจัยนำเข้าและกิจกรรมเพื่อให้ผู้บริหารมีข้อมูลในการตัดสินใจได้ดีขึ้น

  2.1  การพัฒนาตัวบ่งชี้  การเลือกตัวบ่งชี้ที่จำเป็นต่อการให้บริการและการตัดสินใจนั้น  จะต้องเลือกตัวบ่งชี้ให้ครอบคลุมความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง  ซึ่งจะต้องพัฒนาโดยผู้ที่มีประสบการณ์ในงานด้านนั้น ๆ  กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับงานนั้น ๆ  ด้วย โดยตัวบ่งชี้จะมีทั้งส่วนของปัจจัยนำเข้า  กิจกรรม  ผลผลิต  และผลลัพธ์  รวมถึงตัวบ่งชี้ที่แสดงความพึงพอใจของผู้รับบริการ

  2.2  การวางระบบสารสนเทศเพื่อเก็บรวมรวมและประมวลผลข้อมูล  ผู้พัฒนาระบบจะต้องมีความเข้าใจในเนื้อหาสาระของโครงการหรืองานที่จะวัดผลการปฏิบัติงาน  โดยต้องคำนึงถึงการจัดทำรายงานผล  ซึ่งจะแยกเป็น  2  ส่วน  คือ  ส่วนที่จะรายงานเป็นช่วงเวลาตามกำหนดทุกครึ่งปีหรือหนึ่งปี  เพื่อประโยชน์ในการกำหนดนโยบายและวางแผนหรือการจัดทำงบประมาณประจำปี 

และส่วนที่เป็นการรายงานเฉพาะกิจที่สามารถเรียกดูข้อมูลตัวบ่งชี้ได้ทัน ในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้น 

ซึ่งความสำเร็จในการจัดทำระบบข้อมูลผลการปฏิบัติงานที่ใช้ประโยชน์ได้  จึงอยู่ที่การจัดทำข้อมูล

ที่สะท้อนผลงานจริง  ทันเวลา  และมีปริมาณข้อมูลที่เหมาะสมโดยมีค่าใช้จ่ายที่ประหยัด

  3.  การพัฒนาบุคลากรและองค์กร  ผู้บริหารทุกระดับถือได้ว่ามีบทบาทสำคัญในการดำเนินงานโครงการต่าง ๆ  ให้บรรลุเป้าหมายภายใต้ระบบการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  ดังนั้น  จึงจำเป็นที่จะต้องให้การพัฒนาผู้บริหารไว้ล่วงหน้าให้สามารถปฏิบัติงานที่ต้องรับผิดชอบต่อผลสัมฤทธิ์ของงาน  ภายใต้สภาวะที่มีความคล่องตัวและมีอำนาจในการบริหารเพิ่มขึ้น  ผู้บริหาร  ทุกคนจะต้องมีความรู้ในการวางแผนกลยุทธ์  การวัดผลการปฏิบัติงาน  รวมถึงการใช้ข้อมูลผลการปฏิบัติงานเพื่อการตัดสินใจในการทำงานประจำวัน  ในขณะเดียวกันจะต้องมีระบบการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากรที่ผู้ปฏิบัติงานให้มีความชำนาญที่หลากหลายมากขึ้น  เพื่อให้มีศักยภาพที่จะสับเปลี่ยนบทบาทหน้าที่ได้ในยุคที่มีความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและเข้าใจเรื่องการวัดผลและการใช้ข้อมูลผลสัมฤทธิ์ในการปฏิบัติงานประจำวันด้วย

  ดังนั้น  การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องวางแผนอย่างรอบคอบเพราะถือได้ว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงานของบุคลากรและวัฒนธรรมการทำงานขององค์กร  จากการทำงานที่ต้องระวังไม่ให้ผิดกฎระเบียบ  มาเป็นการทำงานที่คำนึงถึงผลสัมฤทธิ์ของงาน  ความคุ้มค่าเงินที่ลงทุน  และการตอบสนองความต้องการของผู้รับบริการ เนื้อหาของการอบรมควรเริ่มตั้งแต่หลักการ  วิธีดำเนินการของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  ความเข้าใจในการปฏิบัติงานตามบทบาทหน้าที่ใหม่  ซึ่งบุคลากรทุกระดับจะต้องตอบคำถามว่า  ผลงานในแต่ละวันของตนนั้นสนับสนุนการบรรลุสู่เป้าหมายโครงการหรือองค์กรอย่างไร  และเรียนรู้การทำงาน  เป็นทีมร่วมกับผู้บังคับบัญชา  เพื่อนร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชา  สู่เป้าหมายเดียวกัน  งบประมาณการฝึกอบรมบุคลากรนั้น  องค์กรไม่ควรถือเป็นค่าใช้จ่ายแต่จะต้องถือว่าเป็นการลงทุนเพื่อให้บุคลากรซึ่งรู้งานขององค์กรเป็นอย่างดีอยู่แล้วสามารถปรับตัวเข้ากับการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์ได้  และเพื่อสะดวกต่อการปรับเปลี่ยนงานและสามารถใช้เครื่องมือที่ทันสมัยอย่างมีประสิทธิภาพ

  สิ่งจูงใจที่จะกระตุ้นให้ผู้บริหารองค์กรมีความรับผิดชอบตามผลการปฏิบัติงาน  คือ การมอบอำนาจและความคล่องตัวในการทำงานเพื่อบรรลุผลสัมฤทธิ์ที่กำหนดไว้  ในขณะที่ผู้ปฏิบัติงานจะมีกำลังใจในการทำงานมากขึ้นถ้าได้รับการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างเป็นธรรม

  เมื่อได้มีการใช้ระบบบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์อย่างต่อเนื่อง  องค์กรนั้น ๆ  ก็จะพัฒนาเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้  (Learning Organization)  โดยมีการนำข้อมูลผลการปฏิบัติงานมาวิเคราะห์ เพื่อการปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้นกว่าเดิม  และจะสามารถปรับตัวได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของโลกและความต้องการของผู้รับบริการได้อย่างเหมาะสม  รวมทั้งสามารถปรับตัวในการใช้เทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นใหม่ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ  สรุปได้ดังภาพที่  7  ดังนี้

ให้รางวัลตามผลงาน

 

[img width="208" height="46" src="file:///C:/Users/user/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image019.gif" alt="แผนผังลำดับงาน: บัตร: งานบรรลุเป้าหมาย" v:shapes="_x0000_s1080">

[img width="208" height="47" src="file:///C:/Users/user/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image025.gif" alt="แผนผังลำดับงาน: บัตร: แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น" v:shapes="_x0000_s1078">

ดำเนินการตามแผน

 

ภาพที่  7  กระบวนการเรียนรู้ภายใต้การบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

 

  ข้อควรคำนึง

  1.  การวัดผลการปฏิบัติงานจะบอกได้ว่าประวัติผลการปฏิบัติงานที่ผ่านมาเป็นอย่างไร

  2.  การวางแผน  การบริหารและการวัดผลงานของบุคลากรคนหนึ่งจะทำได้ดีเพียงไร ผลลัพธ์ของงานส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับความกระตือรือร้นของบุคลากรต่องานนั้น ๆเสมอ

  3.  ผลการปฏิบัติงานดีเด่นจะต้องได้รับการยอมรับมากกว่าผลงานปกติ  เพราะถ้าทุกคนได้รับการปฏิบัติอย่างเดียวกันจะไม่มีใครอยากทำงานให้ดีเด่นอีกต่อไป

  4.  การบริหารที่ประสบความสำเร็จประกอบด้วยการทำงานที่เสร็จทันเวลาภายในกรอบงบประมาณ  การสร้างและเสริมการทำงานเป็นทีม  การพัฒนาความรู้ความสามารถของบุคลากรแต่ละคน  และการสนับสนุนการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง

ลักษณะขององค์กรที่บริหารงานแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์

  องค์กรที่ใช้ระบบการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์จะมีลักษณะทั่ว ๆ  ไปดังต่อไปนี้

  1.  มีพันธกิจ  วัตถุประสงค์ขององค์กรที่ชัดเจน  และมีเป้าหมายที่เป็นรูปธรรม โดยเน้นที่ผลผลิตและผลลัพธ์  ไม่เน้นกิจกรรมหรือการทำงานตามกฎระเบียบ

  2.  ผู้บริหารทุกระดับในองค์กรต่างมีเป้าหมายของการทำงานที่ชัดเจน  และเป้าหมาย  เหล่านั้น  สั้นกระชับ  ไม่คลุมเครือและเป็นเป้าหมายที่มีฐานมาจากพันธกิจขององค์กรนั้น

  3.  เป้าหมายจะวัดได้อย่างเป็นรูปธรรมโดยมีตัวบ่งชี้ที่ชัดเจน  เพื่อให้สามารถติดตามผลการปฏิบัติงานและสามารถเปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานกับองค์กรอื่นที่มีลักษณะงานที่เทียบเคียงกันได้

  4.  การตัดสินใจในการจัดสรรงบประมาณให้หน่วยงานหรือโครงการต่าง ๆ จะพิจารณาจากผลสัมฤทธิ์ของงานเป็นหลัก  ซึ่งจะสอดคล้องกับการให้ค่าตอบแทน  สวัสดิการและรางวัลแก่บุคลากรที่จะประเมินจากผลการปฏิบัติงานเป็นหลัก

  5.  บุคลากรทุกคนรู้ว่างานที่องค์กรคาดหวังคืออะไร  ทุกคนในองค์กรจะคิดเสมอว่างานที่ตนทำนั้นเพื่อให้เกิดผลอย่างไร  ผลที่เกิดขึ้นจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายของโครงการและองค์กรอย่างไร  และทุกคนรู้สึกรับผิดชอบต่อผลงานที่ได้กำหนดไว้อย่างเหมาะสมกับกำลังความสามารถของแต่ละคน

  6.  มีการกระจายอำนาจการตัดสินใจ  การบริหารเงิน  บริหารคนสู่หน่วยงานระดับล่างเพื่อให้สามารถทำงานบรรลุผลได้อย่างเหมาะสม  เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้บริหารระดับต้นและระดับกลาง  ซึ่งเข้าใจปัญหาเป็นอย่างดีได้เป็นผู้แก้ปัญหาและสะสมประสบการณ์  เพื่อก้าวสู่ผู้บริหารระดับที่สูงขึ้นต่อไป  ซึ่งนอกจากจะช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน  แก้ปัญหาการทำงานที่ล่าช้าแล้ว  

ยังเป็นการเพิ่มความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย

  7.  มีวัฒนธรรมและอุดมการณ์ร่วมกัน  เพื่อการทำงานที่สร้างสรรค์  เป็นองค์กรที่มุ่งมั่นจะทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้  เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ที่เปิดกว้างต่อความคิดและความรู้ใหม่ ๆ  สามารถปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ต่าง ๆได้ดี

  8.  บุคลากรมีขวัญและกำลังใจดี  เนื่องจากมีโอกาสปรับปรุงงานและใช้ดุลยพินิจในการทำงานที่กว้างขวางขึ้น  ทำให้ผู้รับบริการได้รับความพึงพอใจ  ส่วนบุคลากรผู้ปฏิบัติงานเองก็จะได้รับการตอบแทนตามผลการประเมินจากผลสัมฤทธิ์ของงาน

การติดตามผลการปฏิบัติงาน

  การติดตามผลการปฏิบัติงาน  (Performance Monitoring)  เป็นส่วนประกอบสำคัญของการบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  เนื่องจากเป็นกระบวนการวัดผลอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่องเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานของหน่วยงานว่าเป็นไปตามพันธกิจ  เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของงาน โครงการที่ริเริ่มหรือ บทบาทของบุคลากรที่ได้กำหนดไว้มากน้อยเพียงไร  หากไม่มีการติดตาม  การปฏิบัติงานหรือโครงการที่ดำเนินการอยู่  จะไม่เป็นไปตามพันธกิจเป้าหมายและวัตถุประสงค์  ที่กำหนดไว้  และการติดตามผลการปฏิบัติงานยังเป็นการกำกับ  ตรวจสอบให้การใช้ทรัพยากร  ในการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างคุ้มค่าด้วยข้อมูลเกี่ยวกับผลสัมฤทธิ์ของโครงการ  และประสิทธิภาพในการได้บริการ  เมื่อจัดเก็บอย่างสม่ำเสมอ  มีความน่าเชื่อถือแล้ว  จะเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพของผู้บริหารในการจัดการทรัพยากรและการตัดสินใจบริหารงานขององค์กร

  การติดตามผลการปฏิบัติงาน  สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับโครงการของรัฐได้เกือบทุกโครงการ  การเก็บรวบรวมและการวิเคราะห์ข้อมูลผลสัมฤทธิ์ของงานและคุณภาพของบริการเป็นประจำจะช่วยให้ผู้บริหารโครงการเน้นการทำงานเพื่อผลสัมฤทธิ์  ที่ให้ความสำคัญ  ต่อผู้รับบริการและจะเป็นแรงจูงใจบุคลากรให้สนใจทำงานมากขึ้น

  การจัดให้มีข้อมูลป้อนกลับในเวลาที่เหมาะสมจะเป็นประโยชน์ในการกำหนดลำดับความสำคัญ  เช่น  การจัดสรรทรัพยากรและการแก้ปัญหาต่าง ๆ  และที่สำคัญคือกระบวนการที่ใช้

เพื่อการติดตามผลการปฏิบัติงานมีค่าใช้จ่ายไม่แพงนักและไม่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญสูงเหมือนกับการประเมินโครงการ  เช่น  การสำรวจจำนวนผู้ใช้บริการหรือการสังเกตผลการให้บริการและความรู้สึกของผู้รับบริการโดยผู้ประเมินที่ผ่านการอบรมแล้ว  เป็นต้น

ขั้นตอนที่สำคัญในการจัดทำระบบติดตามผลการปฏิบัติงาน

  ขั้นตอนที่สำคัญในการจัดทำระบบติดตามผลการปฏิบัติงานภายในส่วนราชการหรือโครงการ  มีดังต่อไปนี้

  1.  กำหนดผลสัมฤทธิ์ที่ต้องการ

  2.  กำหนดตัวชี้วัดผลสำเร็จของงาน

  3.  เลือกวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล

  4.  กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน

  5.  รายงานผลสัมฤทธิ์

  1.  กำหนดผลสัมฤทธิ์ที่ต้องการ  ในการดำเนินกิจกรรมใด ๆ  จะต้องเริ่มต้นที่วัตถุประสงค์ว่าต้องการให้เกิดผลอะไร  การกำหนดวัตถุประสงค์  คือ  การแสดงทิศทางของการดำเนินงานของโครงการนั้น  โดยมีเป้าหมายของผลที่ต้องการจะได้รับ  วัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการเปรียบได้กับเข็มทิศช่วยชี้นำการทำงานและยังใช้ในการกำหนดตัวชี้วัดเพื่อตรวจสอบความสำเร็จของโครงการและประเมินผลโครงการในภายหลังด้วย

  องค์กรที่ทันสมัยทุกแห่ง  จะจัดทำแผนกลยุทธ์ขององค์กรหรือโครงการเพื่อกำหนดพันธกิจ  (Mission)  วัตถุประสงค์  (Objective)  และเป้าหมาย  (Target)  ซึ่งกระบวนการทำแผนกลยุทธ์นี้บุคลากร ทุกระดับรวมทั้งผู้รับบริการจะต้องมีส่วนร่วมกันในการดำเนินการดังกล่าว บุคลากรประจำโครงการก็จะสามารถกำหนดตัวผลลัพธ์ที่ต้องการจากโครงการต่าง ๆ  ที่กำหนดจะทำ  เช่น  ผลลัพธ์ในด้านการ ศึกษาที่สำคัญคือการเปลี่ยนแปลงของชีวิต  ความเป็นอยู่ของประชาชน ให้มีคุณภาพในระดับโครงการที่ตั้งไว้  ซึ่งการเปลี่ยนแปลงนี้จะรวมถึงการเปลี่ยนแปลงความรู้ ความชำนาญการ  ความสามารถ  ทัศนคติ  พฤติกรรมและสิ่งแวดล้อม  ตัวอย่างของผลลัพธ์ ที่ต้องการของโครงการการศึกษาระดับมัธยมศึกษา  คือ  ผู้สำเร็จการศึกษามีความรู้  ความชำนาญในวิชาต่าง ๆ  มีความสามารถเพียงพอที่จะเรียนรู้ในระดับสูงขึ้นได้อย่างต่อเนื่อง เป็นต้น

    แผนกลยุทธ์  ถือได้ว่าเป็นจุดเริ่มต้นของแต่ละหน่วยงานที่จะเริ่มใช้การบริหารแบบ  มุ่งผลสัมฤทธิ์  แผนกลยุทธ์จะประกอบด้วยถ้อยแถลงพันธกิจ  (Mission Statement)  ที่ชัดเจนเข้าใจง่าย  มีวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์เชื่อมโยงกับผลลัพธ์ที่ต้องการ  และมีวิธีการที่หน่วยงานนี้ จะดำเนินการเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์เหล่านี้  วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์จะมีขึ้นได้ก็ต่อเมื่อหน่วยงานมีพันธกิจที่ชัดเจน  มีคำอธิบายเป้าหมายและผลสัมฤทธิ์ที่โครงการนั้นมุ่งหวังได้

  อย่างไรก็ตามองค์กรต่าง ๆ  ไม่สามารถตั้งอยู่หรือดำเนินการเองได้โดยไม่พึ่งพาใครเพราะทุกองค์กรจะต้องมีเจ้าของหรือผู้ให้การสนับสนุน  (Stakeholders)  มีผู้รับบริการ  ผู้ให้งบประมาณ  และผู้มีผลประโยชน์เกี่ยวข้องอยู่ด้วย  ดังนั้น  องค์กรจะต้องให้ความสนใจต่อสิ่งแวดล้อมรอบตัวและค้นให้พบว่ามีองค์ประกอบจากภายนอกอะไรบ้างที่จะมีผลต่อเป้าหมายและความสำเร็จขององค์กร

  องค์กรที่ใช้ระบบบริหารแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  จะออกแบบงานที่ทำอยู่ในแต่ละวันให้สนับสนุนพันธกิจขององค์กร  และพยายามผลักดันให้ผลงานที่เกิดขึ้นเคลื่อนเข้าไปใกล้วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ที่ตั้งไว้  ในทางปฏิบัติองค์กรเหล่านี้จะใช้แผนกลยุทธ์เป็นส่วนประกอบหนึ่งของกระบวนการวางแผน  ทั้งนี้เพราะการวางแผนกลยุทธ์จะไม่หยุดนิ่ง  แต่เป็นกระบวนการ  ที่มีความเคลื่อนไหวปรับเปลี่ยนอยู่เสมอ  แผนกลยุทธ์จึงต้องมีเนื้อหาที่ครอบคลุมวัตถุประสงค์หลักขององค์กรและเป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินการทุกอย่างในงานประจำวันขององค์กร

  2.  กำหนดตัวชี้วัดผลสำเร็จของงาน  หลักในการกำหนดตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน  (Key Performance Indicators)  ที่เหมาะสม  คือ  จะต้องเป็นตัวชี้วัดที่แสดงเป้าหมายของกิจกรรมของหน่วยงานที่เกี่ยวโยงกับพันธกิจองค์กร  การวัดผลปฏิบัติงานควรให้สอดคล้องกับลำดับชั้น&nbs