การจัดองค์การ (Organizing)

Organizing  -  STAFFING

การจัดองค์การ (Organizing)

  นักทฤษฎีองค์การทั้งหลายพยายามที่จะออกแบบองค์การ เพื่อรวบรวมเอาพนักงานทั้งหลายขององค์การที่จะต้องทำงานร่วมกัน  และมีความจำเป็นที่จะต้องประสานงาน  เพื่อให้งาน

ได้รับมอบหมายบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ ซึ่งการจัดองค์การถือว่าเป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการบริหารการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานบางอย่างไม่สามารถทำเพียงคนเดียวได้  หลาย ๆ คนจำต้องรวมตัวกันเป็นกลุ่มที่เรียกว่า  “  องค์การ  ”  ดังที่  CHESTER  I  BARNARD  กล่าวว่า  องค์การเป็นระบบของการร่วมมือร่วมใจของมนุษย์

  ดังนั้น  การจัดองค์การก็เพื่อให้โครงสร้างของกลุ่มคน  และกลุ่มตำแหน่งงานต่าง ๆ ที่จะไปรองรับกับแผนงานที่กำหนดไว้  และเป็นโครงสร้างที่จัดขึ้น  เพื่อประสานให้ทุกฝ่ายเข้าใจได้ดี  ช่วยลดความซ้ำซ้อนผู้บริหารจึงจำเป็นต้องจัดองค์การให้มีลักษณะที่สมดุลเพื่อประโยชน์ขององค์การ

ความหมายของการจัดองค์การ

การจัดองค์การ  (Organizing)  คือ  กระบวนการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าง

คนงานและกิจกรรมต่างๆขององค์การเพื่อที่จะก่อให้เกิด การใช้ทรัพยากรขององค์การให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

  การจัดองค์การ (Organizing) คือ  การจัดระเบียบกิจกรรมต่าง ๆ ในองค์การ และ

มอบหมายงานให้คนปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย  การจัดองค์การที่ดี จะช่วยให้การบริหารการจัดการมีประสิทธิภาพได้เนื่องจาก

1. ทำให้ทราบขอบเขต  ความรับผิดชอบ  และอำนาจหน้าที่ต่าง ๆ

2. ช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อน

3. ช่วยประสานงานในหน้าที่ต่าง ๆ ได้ดี

4. ช่วยลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานในองค์การได้

5. สามารถแสดงให้เห็นตัวภาระหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจน

6. ทำให้มีระบบการสื่อสารตามสายการบังคับบัญชาที่ดี

หลักของการจัดองค์การ

  หลักสำคัญของการจัดองค์การ  ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน,  อำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ , ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา ,  สายบังคับบัญชา ,  ช่วงการบังคับบัญชา ,  การประสานงาน ,  หลักของการทำงานเฉพาะอย่าง  และเอกภาพในการบังคับบัญชา

องค์ประกอบของการจัดองค์การจะประกอบไปด้วย  การแบ่งงานกันทำ  (Division 

of  work)  การจัดแผนกงาน  (Departmentalization)  การกระจายอำนาจหน้าที่  (Distribution  of  Authority)  และการประสานงาน  (Co-ordination)

การจัดองค์การจะปรากฏขึ้นในรูปแผนภูมิองค์การที่เกิดจากการลากเส้นต่าง ๆ 

เพื่อให้เห็นการแบ่งแยกกลุ่มงาน  ผู้รับผิดชอบ  ตามลำดับลดหลั่นกันไป

 

[img width="348" height="117" src="file:///C:/Users/user/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image002.gif" v:shapes="_x0000_s1027 _x0000_s1028 _x0000_s1029 _x0000_s1030 _x0000_s1031 _x0000_s1032 _x0000_s1033 _x0000_s1034 _x0000_s1035 _x0000_s1036 _x0000_s1037 _x0000_s1038 _x0000_s1039 _x0000_s1040 _x0000_s1041 _x0000_s1042 _x0000_s1043 _x0000_s1044 _x0000_s1045">

รูป แผนภูมิองค์การ

  รูปแผนภูมิองค์การนั้นก็คือ ความสัมพันธ์ที่เป็นทางการของสมาชิกในองค์การหรือที่เรียกว่า  องค์การที่เป็นทางการ (Formal  Organization)  แต่อย่างไรก็ตามองค์การมีการเปลี่ยนแปลงเสมอ  ดังนั้น  สายสัมพันธ์ในองค์การก็จะมีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน ซึ่งเราเรียกความสัมพันธ์ดังกล่าวว่าองค์การที่ไม่เป็นทางการ (Informal  Organization)  องค์การที่ไม่เป็นทางการมีอยู่ทุกแห่ง  ซึ่งเป็นองค์การที่เกิดจากความสัมพันธ์ส่วนตัว มีทั้งข้อดีและข้อเสีย

รูป องค์การที่เป็นทางการ และองค์การที่ไม่เป็นทางการ

  -  องค์การที่เป็นทางการ (Formal Organization)  คือ กลุ่มหรือองค์การที่ถูกกำหนดขึ้นโดยโครงสร้างขององค์การซึ่งมีกฎเกณฑ์  รวมทั้งระบบสายการบังคับบัญชาที่กำหนดขึ้น

  -  องค์การที่ไม่เป็นทางการ  (Informal  Organization)  คือกลุ่มหรือองค์การที่เกิดจากการ  รวมตัวของปัจเจกบุคคล  โดยอาศัยพื้นฐานทางด้านผลประโยชน์และสายสัมพันธ์ความเป็นเพื่อน  ลักษณะของความสัมพันธ์ภายในจึงไม่มีกฎเกณฑ์ข้อบังคับที่แน่นอน

องค์ประกอบของการจัดองค์การ

ขั้นตอนที่สำคัญ	องค์ประกอบของการ จัดองค์การ	เหตุผล
1. กำหนดงานต่างๆ  ชนิด   ที่จำเป็นจะต้องทำ	การแบ่งงาน (Division  of  Work)	จัดแบ่งงานทุกชนิดขององค์การให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่าง ๆ  โดยที่กลุ่มงานแต่ละกลุ่มนั้นจะใช้กำลังคนหนึ่งคนในการจัดทำ
2. จัดกลุ่มงานต่าง ๆ  ให้   เข้าอยู่ในหน่วยงานที่   เกี่ยวข้อง	การจัดแผนกงาน (Departmentalization)	รวมกลุ่มงานต่าง ๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้กิจกรรมต่าง ๆ สามารถดำเนินไปได้อย่างสอดคล้องและกลมกลืนกัน
3. กระจายและมอบหมาย   อำนาจหน้าที่ให้กับ    บุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง	การกระจายอำนาจหน้าที่ (Distribution of Authority)	กำหนดความรับผิดชอบสำหรับงานต่าง ๆ  พร้อมทั้งมอบหมายหน้าที่ที่ต้องใช้ในการทำงานดังกล่าวให้กับบุคคลที่รับผิดชอบ
4. เชื่อมหน่วยงานต่าง ๆ   เข้าด้วยกัน  เพื่อให้การ   ดำเนินการขององค์การ   เป็นไปอย่างมีประสิทธิ   ภาพบรรลุยังวัตถุ    ประสงค์ที่ต้องการ	การประสานงาน (Co-ordination)	เชื่อมบุคลากรและกิจกรรมต่าง ๆให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมที่จะส่งเสริมและสนับสนุนให้องค์การสามารถดำเนินงาน บรรลุยังวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

การแบ่งงาน  (Division  of  work)

นักวิชาการที่มีชื่อเสียงที่ให้มีการสนับสนุน  ให้คนทำงานเฉพาะอย่างตามความถนัด

ของแต่ละคน คือ  Frederick  W. Taylor บิดาของการบริหารการจัดการเชิงวิทยาศาสตร์  กล่าวว่า  การแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ  แล้วให้คนงานแต่ละคนรับผิดชอบงานที่ตนเองถนัด จะทำให้เกิดความชำนาญในหน้าที่งาน  ซึ่งเรียกว่า  ความชำนาญเฉพาะอย่าง ( Specialization ) และจะทำให้เกิดประสิทธิภาพในการผลิต ( Productivity ) ดังนั้น การแบ่งงานในองค์การจึงเป็นการแบ่งงานทุกชนิดขององค์การให้อยู่ในรูปของกลุ่มงานต่างๆ เพื่อให้เกิดความชำนาญเฉพาะอย่าง และเกิดประสิทธิภาพแต่อย่างไรก็ตามการแบ่งงานยังต้องพิจารณาถึงปัจจัยของงานที่เกี่ยวข้องคือ

1. ขอบข่ายของงาน ( Job Scope )  หมายถึงจำนวนงานที่ได้รับมอบหมายและต้อง

รับผิดชอบมากน้อยแค่ไหน

2.ความลึกของงาน ( Job Depth )  เป็นการจัดระดับของการควบคุมที่ผู้ปฏิบัติมีอยู่

หนืองานที่ตนรับผิดชอบ ไม่ว่าจะเป็นความอิสระความรวดเร็วตลอดจนการประสานงานกับหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง

3. ลักษณะงาน  (Task  Characteristics)  การจัดคนให้เข้าลักษณะงานที่ทำย่อมทำ

ให้เกิดประสิทธิภาพ และเกิดความพึงพอใจในการทำงานสูง การลาออก  การขาดงานจะต่ำ

การจัดแผนกงาน ( Departmentalization) 

  การจัดแผนกงานหมายถึง  การจัดรวบรวมงานชนิดต่าง ๆ หรือขั้นตอนของงานต่าง ๆ หรือกระบวนการทำงานต่าง ๆ  ให้เข้ามาอยู่ในหน่วยงานใหญ่เดียวกัน  เพื่อให้งานมีความสัมพันธ์กันมากขึ้น

การกระจายอำนาจหน้าที่ ( Distribution of Authority )

  อำนาจหน้าที่หมายถึง  อำนาจอย่างถูกต้องที่ได้รับจากหน้าที่งานหรือองค์การ ซึ่งอำนาจหน้าที่นี้จะมีความสัมพันธ์กับตำแหน่งงานที่ได้รับอำนาจหน้าที่ส่วนมากมักจะเกี่ยวข้องกับการบังคับบัญชาการตัดสินใจการจัดการต่าง ๆ ขององค์การ  ส่วนการกระจายอำนาจขององค์การก็คือ

การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบสำหรับงานนั้น ๆ พร้อมทั้งมอบหมายหน้าที่ และการตัดสินใจในการบริหาร

ประเภทของอำนาจหน้าที่ ( Types of Authority )

  อำนาจหน้าที่ในองค์การแต่ละแห่งจะมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่หลากหลาย เพราะฉะนั้นอำนาจหน้าที่จึงจำเป็นที่จะต้องหลากหลายด้วยเช่นกัน ซึ่งโดยทั่วไปแล้วอำนาจหน้าที่ที่พบเห็นมีอยู่ 3 ประเภท ดังนี้

1. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Line ( Line Authority )  เป็นอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการ

ตัดสินใจ การมอบอำนาจงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา  รวมไปถึงการควบคุมดูแล เพื่อให้งานที่ปฏิบัติบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ  การมอบหมายงานของอำนาจหน้าที่นี้เรียกว่า   เป็นการมอบหมายงานตามสายการบังคับบัญชา

2. อำนาจหน้าที่ที่เป็น Staff  ( Staff Authority )  เป็นหน่วยงานที่ช่วยเหลืองานที่เป็น

Line เป็นหน่วยงานที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาขององค์การ  แต่จะมีความสำคัญพอ ๆ กับงานที่ Line  ปฏิบัติ  คนทำงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ไม่ได้  ถ้าไม่ได้รับการช่วยเหลือจากหน่วยงานที่เป็น Stafเช่น ฝ่ายคอมพิวเตอร์ ฝ่ายตรวจสอบคุณภาพ เป็นต้น

3.  อำนาจหน้าที่ที่เป็น Functional ( Function Authority )   เป็นอำนาจพิเศษที่ให้กับ

หน่วยงานที่เป็น Line  หรือ  Staff  เพื่อที่จะให้งานหรือโครงการพิเศษบางประเภทสามารถดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ที่ได้รับมอบอำนาจหน้าที่นี้จะสามารถบังคับบัญชาบุคคลอื่น ๆ ที่อยู่นอกสายการบังคับบัญชาของตนได้

 

การมอบหมายงาน  (Delegation  Process)

  เกิดจากแนวคิดจากเหตุผลที่คนหนึ่งคนใดไม่สามารถที่จะทำงานทั้งหมดให้สำเร็จ

ได้  จะต้องอาศัยคนหลาย ๆ คนช่วยกันทำ  ปกติแล้วผู้บริหารจะมอบหมายงาน  และอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา ที่อยู่ในความรับผิดชอบของตนรับไปดำเนินการ  การมอบหมายงานสามารถกำหนดการมอบได้ ดังนี้คือ

1. การกำหนดความรับผิดชอบให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน  ( Responsibility )

ความรับผิดชอบก็คือ  หน้าที่  งานหรือภาระกิจอย่างหนึ่งอย่างใด  ที่ผู้บริหารหรือสมาชิกอื่น ๆ  ในองค์การจะต้องทำให้แล้วเสร็จ

    2.  การมอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของตน (Authority) จะได้สามารถทำงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ให้สำเร็จลุล่วงไปได้  โดยมีสิทธิที่จะสั่งการ  บังคับบัญชา  ตัดสินใจ  เพื่อที่จะทำให้งานที่อยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของตนสามารถบรรลุความสำเร็จ  อนึ่ง  อำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบเป็นหัวใจที่สำคัญของการมอบหมายงาน ที่จะต้องมีความสมดุลมิฉะนั้นแล้วงานจะดำเนินไปอย่างล่าช้า

  3. ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความสำนึกถึงภาระหน้าที่  (Accountability)  ที่ตนจะต้องปฏิบัติ และผู้ใต้บังคับบัญชาจะได้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยความเต็มใจ

การรวมอำนาจและการกระจายอำนาจ  (Centralization  and  Decentralization)

  การรวมอำนาจเป็นการที่ผู้บริหารระดับสูง  เก็บรักษาอำนาจหน้าที่ไว้กับตนเอง  โดยไม่ยอมให้ผู้ใต้บังคับบัญชาในระดับล่าง  มีสิทธิในการตัดสินใจหรือดำเนินการใด ๆ ในเรื่องที่สำคัญ แต่ผู้บริหารระดับสูงอาจจะให้ผู้บริหารระดับล่างมีสิทธิในการตัดสินใจได้ในเรื่องเล็กๆ น้อย ๆ บางเรื่องภายใต้กฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้อย่างละเอียดรัดกุมและชัดเจน

  ส่วนการกระจายอำนาจนั้น  ผู้บริหารระดับสูงกระจายอำนาจหน้าที่ลงไปให้กับผู้บริหารและพนักงานในระดับล่าง  โดยที่ผู้บริหารและพนักงานในระดับล่าง สามารถที่จะตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ได้ค่อนข้างมากขอบเขตและกฎเกณฑ์ที่ใช้เป็นกรอบสำหรับการตัดสินใจเป็นไปอย่างกว้าง ๆ

  การจะกำหนดระดับการกระจายอำนาจ หรือรวมอำนาจมากน้อยแค่ไหน  ต้อง

พิจารณาปัจจัยที่เกี่ยวข้องอื่นๆด้วยคือ   

1.  ขอบเขตภูมิประเทศที่ครอบคลุม  องค์การที่มีสาขาอยู่ภูมิภาคต่าง ๆ มาก  จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจ  เพราะสำนักงานใหญ่แห่งเดียวไม่สามารถที่จะดูแลงานที่มีกว้างขวางได้อย่างทั่วถึง  เช่น  สถาบันการเงิน  หรือธนาคารพาณิชย์เป็นต้น

2. ขนาดขององค์การ ถ้าองค์การที่มีขนาดใหญ่จำเป็นต้องกระจายอำนาจ  เพราะ

  งานที่ปฏิบัติอยู่จะล่าช้าและไม่สามารถสู้กับคู่แข่งขันได้

3. ความไม่แน่นอนของสภาวะแวดล้อม  ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา 

  องค์การควรจะต้องใช้ระบบการกระจายอำนาจหน้าที่  เพื่อให้การปฏิบัติของ

  องค์การมีความยืดหยุ่น  จึงจะสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงตามสภาวะ 

  แวดล้อมได้

4. ความซับซ้อนของเทคโนโลยี  องค์การที่มีการใช้เทคโนโลยีชั้นสูง  มีความ

  สลับซับซ้อนมาก จำเป็นต้องมีการมอบหมายอำนาจแก่ผู้บริหาร  เพื่อ

  รับผิดชอบและเพื่อการควบคุมในแต่ละระดับ

การประสานงาน  (Co-ordination) 

หมายถึง  การเชื่อมโยงกิจกรรมหรือการประสานงานต่าง ๆ  ของคนในหน่วยงานหรือ

องค์การ ให้นำมารวมเข้าด้วยกัน  เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด  และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การ  การประสานจะมีประสิทธิภาพหรือไม่เพียงไร  ก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการด้วยกันคือ  สายการบังคับบัญชา  เอกภาพในการบังคับบัญชา  และขนาดของการควบคุม

การจัดโครงสร้างขององค์การ

  หมายถึง  การกำหนดหน่วยงานในแต่ละระดับให้เชื่อมโยงงานเข้าด้วยกัน  โดยอาจจะ

เชื่อมโยงงานในลักษณะแนวดิ่ง  หรือแนวนอนก็ตาม  ให้มีการประสานกิจกรรมต่าง ๆ  ในแต่

ละระดับเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ

การออกแบบโครงสร้างองค์การตามหน้าที่  (Functional  Organization)

  เป็นวิธีการจัดองค์การ  โดยแบ่งตามหน้าที่  หรือลักษณะงานที่ต้องทำโดยอาศัยความถนัดของแต่ละบุคคล  เพื่อประโยชน์สูงสุดขององค์การ

รูป องค์การตามหน้าที่

ข้อดี	ข้อเสีย
1. มีการแบ่งงานกันทำตามความชำนาญแต่ละ    บุคคล  ทำให้เกิดประสิทธิภาพ 2. เป็นการจัดการตามหน้าที่หลักของงาน 3. เหมาะสมกับธุรกิจขนาดเล็ก 4. ผู้บริหารประสานงานได้ง่าย   ควบคุมง่าย	1. แต่ละแผนกเห็นแก่หน้าที่ของตนเองไม่    คำนึงถึงส่วนรวม 2. การประสานงานติดต่อระหว่างหน่วยงาน   ต่าง ๆ ยาก 3 ธุรกิจมีการขยายตัวไม่เหมาะสม 4. ไม่เปิดโอกาสให้ฝึกฝนเรียนรู้งาน

การออกแบบโครงสร้างองค์การโดยพิจารณาถึงพื้นที่

(Territorial or Geographic  departmentation)

  เป็นการจัดรูปแบบองค์การโดยอาศัยออกเป็นกลุ่ม ๆ   โดยคำนึงถึงสภาพทางภูมิศาสตร์หรือแบ่งตามพื้นที่  ซึ่งจะช่วยให้เกิดความสะดวกในการขยายธุรกิจ  หรือการกระจาย

สินค้าหรือบริหารได้ครอบคลุมทั่วทุกพื้นที่

รูป องค์การแบบพื้นที่

ข้อดี	ข้อเสีย
1. เรียนรู้และปรับตัวเกี่ยวกับความต้องการของ   คนในพื้นที่ได้ง่าย 2. ประหยัดค่าใช้จ่ายในด้านการขนส่ง 3. ลดปัญหาในเรื่องการติดต่อสื่อสารภายใน   องค์การ	1. ควบคุมดูแลจากส่วนกลางได้ยาก 2. หน่วยงานในพื้นที่อาจได้อำนาจมากเกินไป 3. ขาดโอกาสในการพัฒนาความชำนาญเฉพาะ   ด้าน

การออกแบบโครงสร้างองค์การตามแบบลูกค้า

  เป็นการจัดกลุ่มงานโดยแยกตามความแตกต่างของลูกค้า  เพื่อตอบสนองได้รวดเร็ว  และชัดเจนมากยิ่งขึ้น

รูป องค์การตามแบบงานของลูกค้า

ข้อดี	ข้อเสีย
1. สามารถตอบสนองกลุ่มเป้าหมาย   ได้เร็วกว่า	1. พนักงานต้องคุ้นเคยกับลูกค้า 2. การพัฒนาแต่ละแผนกอาจไม่   เท่าเทียมกัน 3. เศรษฐกิจเปลี่ยนแปลง  กลุ่มลูกค้าบางกลุ่ม   อาจทำให้งานบางแผนกน้อยไปได้

การออกแบบโครงสร้างองค์การแบบตามผลิตภัณฑ์  (Departmentation  by  product)

  คือ  การจัดองค์การโดยยึดหลักตามผลิตภัณฑ์ขององค์การที่ผลิตได้  หรือแยกตามบริการขององค์การ

   

 

รูป องค์การแบบตามผลิตภัณฑ์

ข้อดี	ข้อเสีย
1. ทำให้สินค้าหรือบริการประเภทต่าง ๆ ได้รับ   ความสนใจ 2. เหมาะสมกับองค์การขนาดใหญ่ 3. มีการมอบหมายงานให้หน่วยงานอื่น ๆ	1. อาจเป็นปัญหาในการประสานงาน 2. หน่วยงานที่แยกออกไปมีอำนาจมาก

การออกแบบโครงสร้างองค์การแบบแมททริกซ์  (Matrix  organization)

เป็นการจัดองค์การในลักษณะแผนก  แต่ขึ้นกับหน้าที่องค์การ  โดยมีสายการบังคับ

บัญชา 2 สายพร้อมกันคือ สายบังคับบัญชาที่เป็นงานประจำ และสายบังคับบัญชาที่เป็นงานโครงการ  ทั้งที่เป็นแนวดิ่งและแนวนอน ซึ่งมีอำนาจหน้าที่เท่ากัน

   

รูป องค์การแบบแมททริกซ์

ข้อดี	ข้อเสีย
1. สามารถนำพนักงานที่มีความรู้และ   เหมาะสมมาช่วยงานได้ 2. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้าง   ผู้เชี่ยวชาญ 3. ไม่จำเป็นต้องเพิ่มพนักงานในกรณี   มีโครงการ	1. ทำให้เกิดความสับสนในสายบังคับบัญชา   ได้ 2.  ทำให้กำหนดความสำคัญไม่ถูก(งานประจำ   หรืองานโครงการ) 3.  เมื่อโครงการเสร็จมีการเปลี่ยนแปลง   ผู้บังคับบัญชาบ่อย

ความสำคัญของการออกแบบโครงสร้างองค์การ

เป็นส่วนประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของการจัดการที่มีประสิทธิภาพ  เนื่องจาก

เหตุผล 4 ประการคือ

1. เพื่อให้องค์การมีความคล่องตัว  เมื่อองค์การมีขนาดใหญ่ขึ้นรูปแบบขององค์การ

จึงต้องปรับเปลี่ยนไปทำให้มีการกระจายอำนาจไปสู่ผู้บริหารระดับล่างมากขึ้น

  2. รูปแบบขององค์การจะต้องสอดคล้องกับลักษณะของแผนกลยุทธ์ที่องค์การเลือกใช้  เมื่อองค์การมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบแผนกลยุทธ์ที่ใช้ ก็จะต้องมีการปรับเปลี่ยนองค์การ เพื่อให้การดำเนินการตามแผนกลยุทธ์มีประสิทธิภาพ

3. รูปแบบขององค์การจะแตกต่างไปตามประเภทของงานที่ทำหากมีก

เปลี่ยนแปลงขอบข่ายของงานหรือลักษณะงานที่ทำ  องค์การจึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์การ  เพื่อให้สอดคล้องกับขอบข่ายหรือลักษณะของงานที่ทำเช่นกัน

4.เมื่อองค์การมีการพัฒนาเทคโนโลยีแผนกงานบางแผนกอาจจะต้องยุบ  หรือ

เปลี่ยนลักษณะงานใหม่  จึงจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบขององค์การใหม่  ให้สอดคล้องกับวิวัฒนาการทางด้านเทคโนโลยี

การจัดบุคคลเข้าทำงาน  (STAFFING)

  นักบริหารทราบดีว่าทรัพยากรมนุษย์เป็นปัจจัยส่วนหนึ่งขององค์การ  และทรัพยากรมนุษย์ยังเป็นหัวใจสำคัญขององค์การอีกด้วย  ไม่ว่าองค์การขนาดใดก็ตาม จะเป็นธุรกิจประเภทใดก็ตาม  งานขององค์การเหล่านี้ต้องเกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์เป็นพื้นฐาน เพราะฉะนั้นนักบริหารขององค์การจึงจำเป็นต้องเอาใจใส่ และรับผิดชอบทรัพยากรมนุษย์ในองค์การ จึงมีคำกล่าวที่ว่า องค์การจะประสบความสำเร็จหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับการบริหารการจัดการทรัพยากรมนุษย์นั่นเอง

  ดังนั้นการจัดการบุคคลเข้าทำงาน ( Staffing )ในองค์การ และเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารการจัดการองค์การ  ซึ่งจะต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องจากบทที่แล้ว ๆ มาโดยเฉพาะอย่างยิ่ง  นักบริหารจะต้องจัดหาคนให้อย่างเหมาะสมกับตำแหน่งงาน  พร้อมทั้งฝึกอบรม เพิ่มพูนความรู้  ความสามารถ และทักษะอื่น ๆ อีกด้วย

การจัดหาบุคคล

  การจัดหาบุคคล( Staffing)   หมายถึง  การสรรหา การคัดเลือก การบรรจุตำแหน่งงานต่าง ๆ เพื่อให้เหมาะสมกับโครงสร้างขององค์การ

  การจัดหาบุคคล ( Staffing )  หมายถึง  การจัดหาบุคคลเข้าทำงาน  ตามกระบวน

การที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ แต่ให้ความมั่นใจว่าจะได้พนักงานที่มีความรู้ ความสามารถให้กับองค์การ

ระบบการจัดหาบุคคลในองค์การ

  ระบบการจัดบุคคลในองค์การ  จำต้องพิจารณาไตร่ตรองอย่างรอบคอบ  โดยมีการจัดทำแผนขององค์การ และพิจารณาจำนวนผู้บริหารในแต่ละแผนกขององค์การ  และยังต้องวิเคราะห์ถึง  ความต้องการบุคลากรขององค์การ  ทั้งในปัจจุบันและอนาคตนอกจากนี้ องค์การยังต้องพิจารณาแหล่งที่มาของบุคลากรว่า  ควรจะเป็นแหล่งภายในหรือจากแหล่งภายนอก  ตลอดจนการสมัคร การคัดเลือก การเลื่อนตำแหน่ง การประเมิน การฝึกอบรมและการพัฒนา  รวมถึงการพิจารณาสภาวะความเป็นผู้นำ และการควบคุม   ซึ่งปัจจัยต่าง ๆ  ที่กล่าวมานี้ล้วนเกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอก ตลอดจนนโยบายการบริหารงานบุคคล และการจูงใจขององค์การอีกด้วย

ระบบของการสรรหาบุคคล ( Recruitment System )

  ระบบของการสรรหาบุคคลในองค์การ สามารถที่จะสรรหาได้ 2 ระบบ  คือ

    1. ระบบคุณธรรม  ( Merit System )  สำหรับการสรรหาบุคคลในระบบนี้เป็นการพิจารณาถึงความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ต่าง ๆ  ประกอบการพิจารณารับคนเข้าทำงาน  ซึ่งแนวคิดของระบบคุณธรรมคือ 

  หลักความสามารถ

      หลักความเสมอภาค

  หลักความมั่นคง

  หลักความเป็นกลางทางการเมือง

  2. ระบบอุปถัมภ์ ( Patronage System )  สำหรับการสรรหาบุคคลในระบบนี้ ไม่ได้ให้ความสำคัญต่อ  ความรู้  ความสามารถของผู้สมัคร  ว่าจะเหมาะสมกับงานหรือไม่เพียงแต่การตัดสินใจรับคนเข้าทำงานเป็นการชักชวน  แนะนำ หรือการฝากจากพรรคพวก  ซึ่งระบบนี้จะตรงกันข้ามกับระบบคุณธรรม

รูป ระบบการจัดการทรัพยากรมนุษย์

    กระบวนการจัดหาบุคคล  หรือกิจกรรมต่าง ๆ  ที่จัดเป็นหน้าที่ทางการบริหาร

ทรัพยากรมนุษย์ในความหมายของ Staffing ประกอบด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้

       1. กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

  2. การสรรหาบุคคล

  3. การคัดเลือกบุคคล

  4. การบรรจุแต่งตั้ง

  5. การฝึกอบรมและการพัฒนา

  6. การประเมินผลการปฏิบัติงาน

  7. การเปลี่ยนแปลงตำแหน่งงาน

รูป กระบวนการจัดหาทรัพยากรมนุษย์

กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Planning )

  การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึงกระบวนการวิเคราะห์คาดการณ์ ควาต้องการ

ทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตขององค์การ  โดยให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์การ  ตลอดจนการกำหนดลักษณะของบุคลากรที่เหมาะสมกับงานแต่ละอย่างและเพียงพอ  ที่จะปฏิบัติงานในเวลาหนึ่งเวลาใดอย่างเหมาะสม ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึงการคาดคะเนอย่างเป็นระบบในเรื่องของ

อุปสงค์ อุปทานของพนักงานขององค์การหรือกระบวนการตัดสินใจ  โดยใช้ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าองค์การสามารถหาคนที่มีความรู้ความสามารถ เข้ามาทำงานตามระยะเวลาที่องค์การต้องการ

การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง  กระบวนการคาดการณ์ความต้องการ

ทรัพยากรบุคคลขององค์การเป็นการล่วงหน้าว่า  ต้องการบุคคลประเภทใดระดับใดจำนวนเท่าใดและต้องการเมื่อใด

ความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ 

    สาเหตุความจำเป็นในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ มีดังนี้คือ

    1.  สภาวะต่าง ๆ  ในการดำเนินงานมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมออย่างรวดเร็ว  หาก

องค์การไม่มีการวางแผนกำลังคน  เพื่อการรองรับการเปลี่ยนแปลง ย่อมก่อให้เกิดปัญหาขึ้นได้  เช่นการขาดอัตรากำลังคนในองค์การ  เป็นต้น

    2.  ปัจจุบันนี้องค์การมีความสลับซับซ้อนมากขึ้น องค์การจำเป็นต้องใช้บุคลากร  ที่มีความรู้ความสามารถ  จึงทำให้ต้องมีการวางแผนกำลังคนเพราะกว่าจะได้บุคลากรที่มีความรู้  ความสามรารถ  ต้องพัฒนาฝึกอบรม ซึ่งใช้เวลาค่อนข้างมาก

    3.  ข้อกำหนดและกฎหมายของรัฐ มีอิทธิพลต่อการดำเนินการบริหารงานบุคคล เช่น  กฎหมายแรงงานสัมพันธ์  กฎหมายคุ้มครองด้านแรงงาน  จึงทำให้นักบริหารต้องวางแผนกำลังคนให้เหมาะสม

    4.  ต้องการให้เกิดความสมดุล  ระหว่างทรัพยากรบุคคลในตำแหน่งงานต่าง ๆ  กับปริมาณงานที่จะต้องทำในอนาคต 

    5.  ใช้ข้อมูลที่ได้จาก  การวางแผนทรัพยากรมนุษย์  เป็นประโยชน์ในการบริหาร  การจัดการบุคคลในด้านอื่น ๆ เช่น  การว่าจ้าง  การบรรจุแต่งตั้ง  การฝึกอบรม  การเลื่อนตำแหน่ง  และการจ่ายค่าตอบแทน เป็นต้น

    6.  ช่วยให้การจ้างอัตรากำลังคนใหม่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

    7.  เป็นแนวทางในการสร้างกำลังคน  ให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์การ

    8.  ช่วยให้กิจกรรมต่างในด้านอัตรากำลังคนเป็นไปอย่างมีระบบ

กระบวนการในการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ 

   การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ควรพิจารณาขั้นตอนต่าง ๆ ไว้ดังนี้

  ขั้นที่ 1  การพิจารณาเป้าหมายและแผนขององค์การ คือ  การศึกษาและพิจารณา  แผนงานที่องค์การได้กำหนดไว้  เพื่อจะนำผลของการศึกษามาจัดวางข้อมูลด้านบุคลากรในอนาคต

  ขั้นที่ 2  การพิจารณาสถานการณ์ทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน คือ การสำรวจ และการจำแนกตามประเภทต่าง ๆ  เช่น  ตามลักษณะงาน  เพศ  อายุ  และการศึกษา  เป็นต้น

  ขั้นที่ 3  การคาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์  เป็นการพิจารณาถึงความต้องการจำนวน ประเภทของพนักงานที่องค์การต้องการ  ซึ่งต้องพิจารณาโดยละเอียดถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้อง  เช่น  การโยกย้าย  การลาออก  การเลื่อน  ตำแหน่ง  การเกษียณอายุ  เป็นต้น

   ขั้นที่ 4  การกำหนดแผนการปฏิบัติ  เมื่อได้คาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์แล้ว จึงกำหนดออกมาเป็นแผนงานเพื่อปฏิบัติเช่นแผนการสรรหา แผนการคัดเลือก แผนการบรรจุ แผนการฝึกอบรมเป็นต้น

  ขั้นที่ 5  การตรวจสอบและการปรับปรุง ขั้นตอนนี้เป็นการตรวจสอบเปรียบเทียบและปรับปรุงแก้ไข  เพื่อให้กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

รูป กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

การสรรหาบุคลากร Recruitment 

  การสรรหาบุคลากร เป็นงานขั้นแรกและเป็นงานที่มีความสำคัญในกระบวนการจัดคนเข้าทำงาน (Staffing) เป้าหมายก็คือ ให้ได้คนที่มีความรู้ความสามารถมาทำงานในองค์การนั่นเอง  เพราะความสำเร็จขององค์การก็ขึ้นอยู่กับคุณภาพของบุคลากร ดังนั้น การสรรหาคัดเลือกย่อมต้องรอบคอบ  เช่นเดียวกัน

  การสรรหา คือ กระบวนการในการแสวงหา เสาะหาและจูงใจผู้สมัครงานที่มีความรู้ความสามารถให้มาทำงานในองค์การ

  การสรรหา คือ  กระบวนการในการพยายามเสาะแสวงและจูงใจ  ให้บุคคลที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสม ตามที่องค์การกำหนดไว้ ให้เข้ามาสมัครงานในองค์การ

  การบวนการในการสรรหา ( Recruitment Process ) คือ

  1. การวางแผนทรัพยากรมนุษย์

  2. ความต้องการหรือการร้องของผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ

3. การระบุตำแหน่งงานที่จะรับบุคคลใหม่

  4.  การรวบรวมสารสนเทศที่ได้จากการวิเคราะห์งาน

  5.  ข้อคิดเห็นของผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ

  6.  กำหนดคุณสมบัติบุคลากรที่ตรงกับงาน

7.  กำหนดวิธีการสรรหา

8.  ความพึงพอใจที่ได้ผู้สมัคร

รูป กระบวนการสรรหา

แหล่งในการสรรหา

  ในการสรรหาบุคลากรเข้าทำงาน  จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงความเหมาะสม

ของคนกับลักษณะงานที่จะทำ ดังนั้น แหล่งในการสรรหามีที่มาได้ 2 แหล่งคือ

  1. แหล่งจากภายองค์การ  ในวิธีนี้สามารถที่จะสรรหาได้โดย

  1.1  ผู้บังคับบัญชาทำหน้าสอบคัดเลือก

  1.2  ประกาศรับสมัครภายใน โดยเปิดเผยตำแหน่งหน้าที่ และคุณสมบัติ

พร้อมทั้งวิธีการคัดเลือกให้ชัดเจน 

 

    ผลดีและผลเสียของการคัดเลือกจากแหล่งภายในองค์การ

ผลดี	ผลเสีย
1.  เป็นการสร้างขวัญกำลังใจ	1.  ความคิดคับแคบ/ขาดความคิดริเริ่มใหม่