เรื่องนี้ผมเห็นว่าเป็นสิ่งที่ต้องเน้นมากเลยครับเพราะการอนุรักษ์ศิลปวัฒนธรรมไทยนั้นจำเป็นอย่างยิ่งต่อคนไทยทุกคน

การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (KM) คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ครั้งที่ 1

วันที่  21  มีนาคม 2554

ณ คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี

ด้านส่งเสริมศิลปวัฒนธรรมและสิ่งแวดล้อม

เทคนิคการจัดโครงการด้านการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรมและอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม อย่างมีประสิทธิภาพ

เทคนิคประชาสัมพันธ์โครงการ/กิจกรรม

1. ประชุมผู้บริหารและอาจารย์ที่ปรึกษาชี้แจงให้นักศึกษาเห็นความสำคัญของการเข้าร่วมโครงการ/กิจกรรม

2.  สอบถามเกี่ยวกับความต้องการของนักศึกษาจะได้รับจากโครงการ/กิจกรรมโดยประชุมตัวแทนแต่ละสาขา

3.  ประชาสัมพันธ์โครงการ/กิจกรรม โดยมีป้ายนิเทศ หรือนำข้อมูลลง website

4.  นำแบบประเมินผลปีที่แล้วมาปรับปรุงแก้ไข

5.  นำผลการดำเนินโครงการประชาสัมพันธ์ให้นักศึกษาและบุคลากรทราบ

จัดให้มีของที่ระลึกให้ผู้เข้าร่วมโครงการ/กิจกรรม

                ประชุมฝ่ายพัฒนานักศึกษาและสโมสรนักศึกษาเพื่อหาข้อสรุปของที่ระลึกในแต่ละโครงการ/กิจกรรม

ให้นักศึกษาและบุคลากรมีส่วนร่วมในการจัดโครงการ/กิจกรรม

        1.  ลงบันทึกในสมุดกิจกรรมสำหรับนักศึกษา

                2.  ลง website  วารสารสโมสรนักศึกษาและวารสาร Science News

กลุ่มของอาจารย์ หัวข้อจะกว้างมากครับ แต่ถ้าอาจารย์จะใช้หัวข้อนี้ สามารถเจาะลงไปที่ทำอย่างไร ที่จะประชาสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น

1. การเรียกประชุมประธานนักศึกษา หรือการเรียกประชุมหัวหน้าห้อง เพื่อให้ไปกระจายข่าว

2. การประชาสัมพันธ์ด้วยเสียงตามสาย ในช่วงเวลา.......................... (ช่วงใดที่นักศึกษามีจำนวนมาก หรือไม่มีการเรียนการสอน)

3. ป้ายประชาสัมพันธ์ ที่น่าสนใจ (ควรเป็นอย่างไร?)

เป็นต้น

ด้านส่งเสริมศิลปวัฒนธรรมและสิ่งแวดล้อม มีการแก้ไขหลังจาก การประชุม KM ครั้งล่าสุด ของคณะฯ .... ดังนี้ ครับ......

ด้านส่งเสริมศิลปวัฒนธรรมและสิ่งแวดล้อม

ประเด็นยุทธศาสตร์ที่ 4

ส่งเสริมศิลปวัฒนธรรมและสิ่งแวดล้อม

เป้าประสงค์                         

ปลูกฝังค่านิยมให้นักศึกษา บุคลากรและชุมชนในการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรมและอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม

ตัวชี้วัด/เป้าหมาย

                -  ร้อยละความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมโครงการต่อประโยชน์ของการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ร้อยละ 90

องค์ความรู้ที่จำเป็น : เทคนิคการจัดโครงการด้านการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรมและอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม   อย่างมีประสิทธิภาพ

1. การประชาสัมพันธ์โครงการ/กิจกรรม

1.1 ประชาสัมพันธ์โครงการ/กิจกรรม ผ่านสื่อต่างๆ

- มีป้ายนิเทศ

- ลง website

- ให้ตัวแทนนักศึกษาประชาสัมพันธ์

1.2  ประชุมตัวแทนนักศึกษาต้นภาคการศึกษา

1.3  ลงบันทึกในสมุดกิจกรรมสำหรับนักศึกษา

2. จัดให้มีของที่ระลึกให้ผู้เข้าร่วมโครงการ/กิจกรรม

 - ประชุมฝ่ายพัฒนานักศึกษาและสโมสรนักศึกษาเพื่อหาข้อสรุปของที่ระลึกในแต่ละ

   โครงการ/กิจกรรม เช่น การติดชื่อผู้ปลูกต้นไม้ในโครงการปลูกป่า

 3. เชิญวิทยากรที่มีชื่อเสียงและประสบการณ์

4. เตรียมสถานที่จัดโครงการ

4.1 เตรียมโสตทัศนูปกรณ์ให้พร้อม

 - จัดให้มีจอภาพตามความเหมาะสมกับขนาดห้อง

4.2 เตรียมอุปกรณ์ปฐมพยาบาล

5.  มอบใบประกาศนียบัตรให้ผู้เข้าร่วมโครงการ

จัดให้มีของที่ระลึกให้ผู้เข้าร่วมโครงการ/กิจกรรม

หัวข้อของที่ระลึก ตัวอย่างโครงการเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อม – ปลูกต้นไม้ ของที่ระลึก : กระถางกล้าไม้ ,ป้ายชื่อ,โปสการ์ดภาพกิจกรรมประทับใจ

      เชื่อแน่ว่าในแต่ละปี เราคงมีโอกาสเข้าร่วมงานประชุมสัมมนาที่จัดขึ้นทั้งภายในและภายนอกองค์กรหลายต่อหลายครั้ง แต่จะมีกี่คนที่เคยมองย้อนไปว่ากระทั่งวันนี้ เราได้รับของที่ระลึกจากงานประชุม สัมมนาทั้งหมดกี่ชิ้น มีกี่ชิ้นที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง และมีกี่ชิ้นที่ถูกวางทิ้งไว้จนลืมไปว่าได้มาตั้งแต่เมื่อไหร่ ผู้จัดงานควรพิจารณาว่าของที่ระลึกนั้นมีคุณสมบัติเหล่านี้หรือไม่ 1.เลือกกล้าไม้ให้เหมาะสมกับสถานที่จัดโครงการ เช่น โครงการปลูกป่าชายเลน กล้าไม้ที่เหมาะสมคือ กล้าไม้โกงกาง 2.ลดการใช้บรรจุภัณฑ์สำหรับของที่ระลึก เช่น เลือกกระถางสำหรับกล้าไม้ที่ทำจากวัสดุธรรมชาติ 3.มีการออกแบบที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม (Eco-Design) เลือกใช้ผลิตภัณฑ์หรือบรรจุภัณฑ์ทำจากวัสดุรีไซเคิลหรือวัสดุที่ผ่านการใช้งานแล้ว เช่น ดอกไม้ในกระป๋องรีไซเคิล ป้ายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการ สำหรับแขวนบนต้นไม้ที่นำไปปลูก ถึงแม้การให้ของที่ระลึกจะเป็นเหมือนธรรมเนียมปฏิบัติที่เราคุ้นเคยเมื่อไปงานต่างๆ อย่างไรก็ดี ในบางครั้งของที่ระลึกก็อาจไม่มีความจำเป็น เพียงแค่รูปภาพสักใบจากงานก็น่าจะเป็นสิ่งช่วยเตือนความประทับใจได้อย่างดีที่สุด และยังเป็นการช่วยลดการสร้างขยะที่ดีวิธีหนึ่งด้วย http://www.matichon.co.th/webmobile/readnews.php?newsid=1294296796&grpid=03&catid=09

โปสการ์ดภาพกิจกรรมประทับใจ – เพื่อเป็นการบันทึกภาพประทับใจของผู้เข้าร่วมโครงการ โดยที่ผู้เข้าร่วมสามารถเลือกรูปภาพสำหรับทำโปสการ์ดได้ด้วยตนเอง และส่งเสริมจินตนาการ เวลานึกย้อนไปถึงสถานที่จัดโครงการที่เราจากมา แล้วยังมีตราประทับวงเล็ก ๆ ขนาด เส้นผ่าศูนย์กลางประมาณ 1.2 นิ้ว วงกลมมหัศจรรย์นี้บรรจุข้อความและความทรงจำได้มากถึงสี่บรรทัด

• ด้านโค้งขอบบนแสดงชื่อโครงการที่เข้าร่วมเป็นภาษาไทย

• บรรทัดที่สองบรรจุ วันเดือนปี ที่จัดโครงการ

• แถวสามจะบรรจุด้วยรหัสไปรษณีย์ของสถานที่จัดโครงการ

• บรรทัดสุดท้าย แสดงชื่อหน่วยงานที่จัดทำโครงการเป็นภาษาไทย http://attractionsthai.com

ตัวอย่างโครงการเกี่ยวกับศิลปวัฒนธรรม – งานปีใหม่ ตัวย่างของที่ระลึก : สมุดบันทึก 2 in 1(Note and Planner) เสื้อยืด , ปากกา (ของที่ระลึกผู้เข้าร่วมกิจกรรมในงาน)

การจัดโครงการ ด้านส่งเสริมศิลปวัฒนธรรมและสิ่งแวดล้อม

   ส่วนใหญ่โครงการด้านนี้จะเป็นงานที่ทำเพื่อสังคม ดังนั้นต้องอาศัยความร่วมมือร่วมใจจากทั้งผู้เข้าร่วมโครงการ บุคลากร และนักศึกษา

   จากโครงการที่ได้เคยจัดทำผู้เข้าร่วมได้รับความรู้สึกที่ดีจากการได้เข้าร่วมโครงการ เนื่องจากได้ทำกิจกรรมที่จัดว่าเป็นการช่วยเหลือสังคม

   ดังนั้นโครงการด้านนี้เมื่อมีการจัดทำขึ้นย่อมได้รับความร่วมมือจากทุกฝ่ายค่ะ

ด้านส่งเสริมศิลปวัฒนธรรมและสิ่งแวดล้อม

ประเด็นยุทธศาสตร์ที่ 4

ส่งเสริมศิลปวัฒนธรรมและสิ่งแวดล้อม

เป้าประสงค์                         

                ปลูกฝังค่านิยมให้นักศึกษา บุคลากรและชุมชนในการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรมและอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม

ตัวชี้วัด/เป้าหมาย

                -  ร้อยละความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมโครงการต่อประโยชน์ของการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม ร้อยละ 90

รรมและอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม

                                        อย่างมีปรองค์ความรู้ที่จำเป็น : เทคนิคการจัดโครงการด้านการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธะสิทธิภาพ

1. การประชาสัมพันธ์โครงการ/กิจกรรม

1.1 ประชาสัมพันธ์โครงการ/หรือกิจกรรมผ่านสื่อต่างๆ

1.1.1 ป้ายนิเทศ 

     ก)  การเขียนข้อความที่ใช้ประกาศลงป้ายนิเทศ ควรมีลักษณะหรือองค์ประกอบดังนี้

         - สร้างหัวเรื่องให้น่าสนใจและให้คนดูมีส่วนร่วมในหัวข้อนั้น อาจจะมีวิธีง่าย เช่น  อาจจะสร้างหัวเรื่องเป็นลักษณะคำถาม เช่น "ท่านอยากเป็นแบบนี้หรือไม่"

        - สร้างข้อความที่น่าฉงนให้ชวนติดตาม เช่น "จริงหรือไม่ ท่านก็สามารถทำได้!!!"

        - ข้อความที่ชักชวนให้ปฏิบัติตาม เช่น "มาช่วยกันลดโลกร้อนกันเถอะ"  

        - ใช้คำสั้นๆ ที่กระตุ้นผู้อ่านและช่วยดึงดูดความสนใจ เช่น "หยุด แล้วอ่านสักนิด"

        - หากข้อความมีภาษาอังกฤษ ควรเลือกใช้ตัวอักษรที่ไม่มีหาง

      ข) ใช้คำและข้อความที่อธิบายด้วยประโยคที่รัดกุม สำนวนง่ายๆ สั้นๆ ได้ใจความ หากมีข้อความภาษาอังกฤษ ตัวอักษรที่ใช้ควรจะเป็นแบบมีหางเพราะจะทำให้เกิดความต่อเนื่องในการอ่าน

      ค)  ขนาดของตัวอักษรควรมีขนาดใหญ่ และมีการลดหลั่นของขนาดลงตามความสำคัญ และควรเน้นข้อความที่สะดุดตา การวิจัยที่พบ ขนาดตัวอักษรที่เหมาะสมอยู่ที่ประมาณ 7.5 cm. ขึ้นไป                   

1.1.2 ลงในเว็บไซต์

     ก) การประชาสัมพันธ์ลงเว็บไซต์ ควรมีการสร้างเป็น Banner ขนาดที่เหมาะสมกับหน้าเว็บเพ็จ ใช้ข้อความที่กระชับ อ่านแล้วเกิดความสนใจอยากมีส่วนร่วม หรืออยาก คลิก เพื่ออ่านรายละเอียดต่อ ไม่ควรสร้าง Banner ที่มีความละเอียดและขนาดของไฟล์ใหญ่เกินไป เพราะจะทำให้ผู้อ่านรอนานเพื่อรอโหลดข้อมูล

     ข) การลง Social Network เช่น facebook เป็นต้น

1.1.3   ให้ตัวแทนนักศึกษาประชาสัมพันธ์

           มีการชักชวนเพื่อนๆ โดยอาจจะเริ่มต้นที่ผู้จัดโครงการ ชักชวนเพื่อนในห้อง หรือรุ่นน้อง แล้วมีการบอกต่อกันเรื่อยๆ

 1.2 ประชุมตัวแทนนักศึกษาต้นภาคการศึกษา

                มีการเรียกประชุมตัวแทนนักศึกษาทุกชั้นปี ตั้งแต่เปิดภาคการศึกษา เพื่อแจ้งแผนกิจกรรมตลอดทั้งปี อาจจะเป็นรูปแบบของปฏิทินกิจกรรม การประชุมตัวแทนอย่างน้อย Section ละ 2 คน

1.3 ลงบันทึกในสมุดกิจกรรมสำหรับนักศึกษา

                มีการสร้างสมุดกิจกรรมขึ้นมา โดยทำการกำหนดว่ากิจกรรมตลอดทั้งปี และมีการแบ่งกิจกรรมที่บังคับให้ทำ และกิจกรรมที่สามารถเลือกทำได้ โดยทุกครั้งที่ทำกิจกรรมก็จะมีลายเซ็นของรองฝ่ายพัฒนานักศึกษาหรืออาจารย์ในฝ่ายฯ

2. จัดให้มีของที่ระลึกให้ผู้เข้าร่วมโครงการ/กิจกรรม

                   ประชุมฝ่ายพัฒนานักศึกษาและสโมสรนักศึกษาเพื่อหาข้อสรุปของที่ระลึกในแต่ละ โครงการ/กิจกรรม เช่น การติดชื่อผู้ปลูกต้นไม้ในโครงการปลูกป่า

2.1 ตัวอย่างโครงการเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อม – ปลูกต้นไม้

      2.1.1 ของที่ระลึก : กระถางกล้าไม้, ป้ายชื่อ,โปสการ์ดภาพกิจกรรมประทับใจ

                    เชื่อแน่ว่าในแต่ละปี เราคงมีโอกาสเข้าร่วมงานประชุมสัมมนาที่จัดขึ้นทั้งภายในและภายนอกองค์กรหลายต่อหลายครั้ง แต่จะมีกี่คนที่เคยมองย้อนไปว่ากระทั่งวันนี้ เราได้รับของที่ระลึกจากงานประชุม สัมมนาทั้งหมดกี่ชิ้น มีกี่ชิ้นที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง และมีกี่ชิ้นที่ถูกวางทิ้งไว้จนลืมไปว่าได้มาตั้งแต่เมื่อไหร่ ผู้จัดงานควรพิจารณาว่าของที่ระลึกนั้นมีคุณสมบัติเหล่านี้

                                ก) เลือกกล้าไม้ให้เหมาะสมกับสถานที่จัดโครงการ เช่น โครงการปลูกป่าชายเลน กล้าไม้ที่เหมาะสมคือ กล้าไม้โกงกาง

                                ข) ลดการใช้บรรจุภัณฑ์สำหรับของที่ระลึก  เช่น เลือกกระถางสำหรับกล้าไม้ที่ทำจากวัสดุธรรมชาติ

                                ค) มีการออกแบบที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม (Eco-Design) เลือกใช้ผลิตภัณฑ์หรือบรรจุภัณฑ์ทำจากวัสดุรีไซเคิลหรือวัสดุที่ผ่านการใช้งานแล้ว เช่น ดอกไม้ในกระป๋องรีไซเคิล  ป้ายชื่อผู้เข้าร่วมโครงการ สำหรับแขวนบนต้นไม้ที่นำไปปลูก

ถึงแม้การให้ของที่ระลึกจะเป็นเหมือนธรรมเนียมปฏิบัติที่เราคุ้นเคยเมื่อไปงานต่างๆ อย่างไรก็ดี ในบางครั้งของที่ระลึกก็อาจไม่มีความจำเป็น เพียงแค่รูปภาพสักใบจากงานก็น่าจะเป็นสิ่งช่วยเตือนความประทับใจได้อย่างดีที่สุด และยังเป็นการช่วยลดการสร้างขยะที่ดีวิธีหนึ่งด้วย

http://www.matichon.co.th/webmobile/readnews.php?newsid=1294296796&grpid=03&catid=09

2.1.2  ของที่ระลึก : โปสการ์ดภาพกิจกรรมประทับใจ

                .โปสการ์ดภาพกิจกรรมประทับใจ – เพื่อเป็นการบันทึกภาพประทับใจของผู้เข้าร่วมโครงการ โดยที่ผู้เข้าร่วมสามารถเลือกรูปภาพสำหรับทำโปสการ์ดได้ด้วยตนเอง และส่งเสริมจินตนาการ เวลานึกย้อนไปถึงสถานที่จัดโครงการที่เราจากมา แล้วยังมีตราประทับวงเล็ก ๆ ขนาด เส้นผ่าศูนย์กลางประมาณ 1.2 นิ้ว วงกลมมหัศจรรย์นี้บรรจุข้อความและความทรงจำได้มากถึงสี่บรรทัด

ก)       ด้านโค้งขอบบนแสดงชื่อโครงการที่เข้าร่วมเป็นภาษาไทย

ข)       บรรทัดที่สองบรรจุ วันเดือนปี ที่จัดโครงการ

ค)       แถวสามจะบรรจุด้วยรหัสไปรษณีย์ของสถานที่จัดโครงการ

ง)       บรรทัดสุดท้าย แสดงชื่อหน่วยงานที่จัดทำโครงการเป็นภาษาไทย

http://attractionsthai.com

2.2 ตัวอย่างโครงการเกี่ยวกับศิลปวัฒนธรรม – งานปีใหม่

                    2.2.1 ตัวอย่างของที่ระลึก : สมุดบันทึก 2 in 1 (Note and Planner) , เสื้อยืด , ปากกา (ของที่ระลึกผู้เข้าร่วมกิจกรรมในงาน)

3. เชิญวิทยากรที่มีชื่อเสียงและประสบการณ์

3.1 เลือกวิทยากรโดยกำหนดคุณสมบัติของวิทยากรให้ตรงกับประเภทของโครงการ ตัวอย่างเช่น  โครงการด้านวิชาการ อาจเชิญอาจารย์จากมหาวิทยาลัย หรือผู้บริหารองค์กร โครงการอบรม คุณธรรมจริยธรรม อาจนิมนต์พระนักเทศน์ที่มีความสามารถในการโน้มน้าวผู้ฟัง เทศน์อย่าง มีสาระและความสนุกสนาน ไม่น่าเบื่อ ดังภาพตัวอย่าง

3.2 หารายชื่อวิทยากรที่ตรงตามคุณสมบัติที่ต้องการจากการสอบถาม การค้นหาทางเว็บไซต์ หรือสื่อต่างๆ

3.3 ศึกษาประวัติการศึกษา ความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์การทำงานของวิทยากร

3.4 ขอรายละเอียดเนื้อหาหลักสูตรทั้งหมดของวิทยากรมาศึกษาก่อน

3.5 เชิญวิทยากรมาพูดคุย หรือไปพบวิทยากรก่อน หรือหาโอกาสเข้าไปสังเกตการในการบรรยายของวิทยากรก่อน                               

3.7 เชิญวิทยากรอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการมาพบผู้บริหารก่อน

3.8 พิจารณาค่าตอบแทนของวิทยากรให้เหมาะสมกับเวลาในการบรรยายและงบประมาณที่ได้รับ

3.9 หากวิทยากรมีชื่อเสียงควรติดต่อล่วงหน้าก่อนจัดโครงการ

3.10 เลือกวิทยากรที่ผ่านหลักสูตรการอบรมการเป็นวิทยากรมืออาชีพ

4. เตรียมสถานที่จัดโครงการ

4.1 เตรียมโสตทัศนูปกรณ์ให้พร้อม

4.1.1จัดให้มีจอภาพตามความเหมาะสมกับขนาดห้อง

4.2 เตรียมอุปกรณ์ปฐมพยาบาล

4.3 การเตรียมสถานที่

            สถานที่สัมมนานับเป็นส่วนสำคัญยิ่งต่อความสำเร็จ หรือล้มเหลวของการสัมมนา การสัมมนาเป็นการใช้สมองทำงาน ห้องสัมมนาจึงต้องเอื้อต่อการคิดต่อการอภิปราย ซึ่งนับว่าเป็นเหตุผลทางจิตวิทยา บรรยากาศของสถานที่มีอิทธิพลต่อความรู้สึกของสมาชิก

      4.3.1 การเลือกห้องสัมมนาควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

             ก) สถานที่ตั้งอยู่ ณ จุดที่การเดินทางไปมาสะดวก

             ข ) ขนาดของห้องสัมมนาเหมาะสมกับจำนวนผู้เข้าร่วมสัมมนาไม่ใหญ่ หรือเล็กไป

             ค ) สะอาด เรียบร้อย มีแสงสว่างเพียงพอ การถ่ายเทอากาศดี

              ง ) ไม่มีสิ่งรบกวน เช่น เสียง กลิ่น แสง เป็นต้น

              จ ) มีลักษณะเป็นเอกเทศ ไม่มีคนผ่านไปมาตลอดเวลา

              ฉ ) มีสิ่งอำนวยความสะดวกครบถ้วน เช่น ที่นั่งประธานและสมาชิก กระดาน โต๊ะ เครื่องฉายต่างๆ ที่จำเป็น

              ช ) สามารถตั้งโต๊ะของเลขานุการ หรือผู้ดำเนินการประชุมให้อยู่ในที่ ที่สามารถมองเห็นผู้เข้าประชุมทั้งหมด

      4.3.2 สิ่งที่เจ้าหน้าที่ต้องเตรียมเกี่ยวกับสถานที่มีดังนี้

             ก) ดูแลห้องสัมมนาให้สะอาด

             ข) ตรวจดูความเรียบร้อยของโต๊ะ เก้าอี้ ให้เพียงพอ

             ค) ตรวจดูความเรียบร้อยของระบบไฟฟ้า

             ง) เตรียมอุปกรณ์อำนวยความสะดวกต่างๆ ให้พร้อม เช่น ไมโครโฟน เครื่องฉาย แผ่นใส ฯลฯ

            จ)  ถ้ามีเครื่องไฟฟ้าต้องทดสอบว่าเรียบร้อยพร้อมใช้งานได้

4.4 การเตรียมอุปกรณ์และเครื่องอำนวยความสะดวกต่างๆ

ในการสัมมนาทุกครั้งบรรยากาศของการสัมมนาจะดีและดำเนินไปด้วยความเรียบร้อยบรรลุเป้าหมายจะต้องมีเครื่องสนับสนุนการสัมมนาหรือสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ เลขานุการของที่สัมมนาจะต้องประสานงานให้มีอุปกรณ์ต่างๆ เหล่านี้ให้เรียบร้อย

4.4.1 อุปกรณ์และเครื่องอำนวยความสะดวกในการสัมมนาที่ควรทราบมีดังนี้

ก ) เครื่องขยายเสียง 1 ชุด (พร้อมไมโครโฟนและลำโพง)

ข ) กระดานดำหรือกระดานขาวพร้อมเครื่องเขียนกระดาษ

ค ) เครื่องฉายแผ่นใสพร้อมแผ่นใส และปากกาเขียนแผ่นใส

ง ) เครื่องบันทึกเทป (วิทยุเทป)

จ ) กระดาษจดคำบรรยาย

ฉ ) เครื่องเย็บกระดาษ เครื่องเจาะกระดาษ กรรไก

ช ) สีกระดาษเขียนแผนภูมิ

ซ ) เครื่องฉายสไลด์

ฌ ) เครื่องเล่นวีดีโอพร้อมเครื่องรับโทรทัศน์

ญ) กล้องถ่ายรูป

ฎ) พาหนะ

 4.4.2 องค์ประกอบการจัดประชุมที่ควรมี

                                 ก) ป้ายประชุมบนเวที ต้องระบุชื่อการประชุม  หน่วยงานที่จัด  วัน เวลา หากหน่วยงานมีตราสัญลักษณ์  ต้องแจ้งให้กับผู้จัดสถานที่ให้ใส่ตราไว้ด้วย ข้อสังเกตคือ หากเป็นห้องประชุมขนาดใหญ่ตราของหน่วยงานควรจะให้ใหญ่และคมชัด มองเห็นได้ในระยะไกล และใช้ตราสัญลักษณ์ สีให้ถูกต้อง

                                 ข) ป้ายต้อนรับ การจัดประชุม  ถ้าสถานที่เป็นโรงแรม การจัดเตรียมป้ายผ้าต้อนรับจะเป็นหน้าที่ของทางโรงแรมจัดทำให้  ฉะนั้นจะต้องเตรียมข้อความให้กับทางโรงแรมว่า จะใช้ประโยคหรือให้เขียนต้อนรับใคร

                                 ค) การจัดห้องประชุม หากมีผังให้กับทางโรงแรมที่จัดจะทำให้ง่ายขึ้น ในการเทริน์ห้อง (ภาษาของทางโรงแรม)  โดยระบุว่า ช่วงเวลาใด จะจัดห้อง

                                 ง) อุปกรณ์เครื่องโสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ เช่น  จอภาพนำเสนอ   เครื่องโปรเจ็คเตอร์  เครื่องคอมพิวเตอร์ Notebook   ต้องเตรียมให้พร้อม คุยรายละเอียดกับทางโรงแรมสำหรับ จำนวนที่ทางโรงแรมจะจัดเตรียมให้ หากขาดเหลือจะได้เตรียมความพร้อมต่อไป  และต้องตรวจสอบการใช้งานเพราะอาจจะพบปัญหาเครื่องคอมพิวเตอร์กับเครื่องโปรเจ็คเตอร์ไม่สามารถเชื่อมต่อกันได้ และต้องมีช่างเทคนิคของทางโรงแรมดูแลและสามารถเรียกหาได้ทันทีเมื่อมีปัญหาขัดข้อง

                                 จ) โต๊ะลงทะเบียนสำหรับผู้เข้าประชุมและเจ้าหน้าที่ ควรอยู่หน้าห้องและเห็นเด่นชัด และให้ทางโรงแรมติดป้ายชื่อการประชุมหรือหน่วยงานที่จัดติดไว้ด้วย เพราะบางครั้งในโรงแรมที่จัด มีการจัดประชุมจากหลากหลายหน่วยงาน

                                 ฉ) โต๊ะของคณะทำงานหรือคณะผู้จัด ควรอยู่มุมด้านหลัง ซ้ายหรือขวา ตามสภาพของห้องประชุมที่จะเอื้อพื้นที่ให้   เท่ากับเป็นสำนักงานย่อยของคณะทำงานที่สามารถจะติดต่อขอข้อมูลหรือรายละเอียดเพิ่มเติม หากสงสัย  และโต๊ะนี้ต้องเตรียมวัสดุสำนักงานต่าง ๆ ให้พร้อมสำหรับการทำงาน เช่น  ที่เย็บกระดาษ ลวดเสียบกระดาษ  กาว ปากกา น้ำยาคำผิด  กระดาษ ฯลฯ

                        4.4.3 ตัวอย่างผังงานในการจัดการประชุม

                                        ก) ผังการจัดนิทรรศการและพิธีเปิดประชุม 

                                    ข) ผังหลังพิธีเปิดประชุม

                                        ค) ผังช่วงจัดประกวดบนเวทีใหญ่

                                        ง) เปรียบเทียบผังกับการจัดงานจริง

5. มอบใบประกาศนียบัตรให้ผู้เข้าร่วมโครงการ

5.1 ส่วนประกอบของใบประกาศนียบัตร ควรจะประกอบด้วย ส่วนประกอบต่างๆ ดังนี้

                    5.1.1 ข้อมูลในใบประกาศนียบัตรประกอบด้วย

                                    ก) ชื่อโครงการ

                                    ข) ชื่อและตราสัญลักษณ์ของผู้จัดโครงการ

                                    ค) ชื่อผู้ที่รับใบประกาศนียบัตร

                                    ง) วันเวลาในการจัดโครงการ

                                   จ) ลายมือชื่อบุคคลที่สำคัญในการจัดโครงการ เช่น

                                                - ประธานโครงการ

                                               - ผู้บัญชาการระดับสูงของสถานที่จัดโครงการ

                                    ฉ) ตราสัญลักษณ์ (Logo) ของผู้ให้การสนับสนุนโครงการ

                    5.1.2 กระดาษที่ใช้ทำใบประกาศนียบัตร

                                    ก) เป็นวัสดุที่ทนทาน มีอายุการเก็บรักษาได้ยาวนาน

                                    ข) กระดาษควรมีสีสันน่าสนใจ สะดุดตา

                    5.1.3 ขนาดของกระดาษควรจะอยู่ในรูปแบบมาตรฐานทั่วๆไปและเลือกให้เหมาะสมกับโครงการ

                    5.1.4 อื่นๆ

                                    ก) ควรมีการออกแบบด้านศิลปะเพิ่มเติมเพื่อให้ดูมีคุณค่ามากยิ่งขึ้น

                                    ข) อาจจะมีวัสดุห่อหุ้มเพิ่มเติม เช่น ปกนอก ซอง

                    5.1.5 การตรวจสอบความถูกต้องของใบประกาศนียบัตร

5.2 ตัวอย่างลักษณะใบประกาศนียบัตร         

รูปที่ 1 ตัวอย่างแบบฟอร์มประกาศนียบัตร ที่มี สัญลักษณ์ (Logo) ของผู้ให้การสนับสนุนโครงการ

รูปที่ 2 ซองใส่ใบประกาศนียบัตร

รูปที่ 3 ซองใส่ใบประกาศนียบัตร