Computer & Network Usage Policy

Nida

ขอสอบถามอาจารย์ยม สำหรับการออกระเบียบเรื่องการใช้คอมพิวเตอร์ และ ระบบเนทเวิรค์ ( e-mail / internet / shared file ) ควรครอบคลุมถึงเรื่องอะไรบ้าง มีข้อแนะนำ ข้อห้าม ให้กับพนักงานอย่างไรบ้างคะ   ขอตัวอย่างจากอาจารย์ประกอบด้วยนะคะ

 

ขอบคุณคะ

นิดา

คำตอบ

การกำหนดกฎเกณฑ์

ที่ไม่มีอยู่ในระเบียบ

ข้อบังคับการทำงาน

มักจะเป็นการกำหนดหลักการ หรือคู่มือการทำงานขึ้นมาภายหลังจากข้อบังคับการทำงานดังกล่าว    เช่นการกำหนดจริยธรรม วัฒนธรรมองค์การ หรือพฤติกรรมอันพึงประสงค์ของพนักงาน การกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานฯ หรือวิธีการใช้อุปกรณ์การทำงานต่าง ๆ  

ในการกำหนดกฎเกณฑ์ วิธีการใช้อุปกรณ์การทำงาน มักจะมีอยู่สองเรื่องที่ให้ทำ (สิ่งที่พึงปฏิบัติ) กับ ข้อที่ห้ามทำ(สิ่งที่ห้ามปฏิบัติ) ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์การ สภาพปัญหาภายในองค์การ และศักยภาพของคนในองค์การ

การกำหนดกฎเกณฑ์ดังกล่าว จึงไม่มีสูตรสำเร็จมากนัก ยกเว้นว่าจะนำ เอาคู่มือการใช้อุปกรณ์ดังกล่าว มาเขียนไว้ ให้ชัดเจน  ซึ่งโดยปกติ อุปกรณ์ไฟฟ้า มักจะมีข้อห้าม  หรือข้อควรปฏิบัติในการใช้อยู่แล้ว  ขอให้พิจารณาตรงนี้ด้วยครับ

ส่วนรายละเอียดอื่น ๆ นั้น  หากต้องการเพิ่มเติมให้เหมาะสม ควรให้ผู้เกี่ยวข้องมีส่วนร่วมในการกำหนดด้วยการใช้หลัก ทำงานไปด้วยสร้างทีมงาน สร้างความสัมพันธ์ไปด้วย ยิ่งทำงานนานไป ยิ่งความสัมพันธ์ดี 

ให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น มีส่วนร่วมในการกำหนดกฎเกณฑ์ต่าง ๆ สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของให้เกิดขึ้นในทีมงาน  

บอกทีมงานว่า ช่วยแสดงความเห็นว่า การใช้คอมพิวเตอร์ มีข้อควรห้ามอะไรบ้าง  เสร็จแล้ว ถามต่อว่า มีข้อพึงปฏิบัติอย่างไรบ้าง  เสร็จแล้ว ถามต่อไปว่า การใช้ ระบบเนทเวิรค์ ( e-mail / internet / shared file ) มีข้อควรห้ามอะไรบ้าง  เสร็จแล้ว ถามต่อว่า มีข้อพึงปฏิบัติอย่างไรบ้าง  และหากผู้ใดฝ่าฝืนจะให้ทำโทษอย่างไร ตรงนี้สำคัญ ควรต้องให้ทีมงานเป็นผู้ร่วมกำหนด ครับ

อาจจะดูช้าหน่อย แต่ได้ใจ ของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง  รายการที่ทีมงานเขียนมาพยายามเป็นพี่เลี้ยงที่ดี โค๊ชเขาให้เขียนอยู่ในกรอบของการป้องกันและรักษาระบบ HARD WARE SOFT WARE และ รักษาความปลอดภัยของผู้ปฏิบัติงาน และสถานที่ทำงาน อะไรที่ทำแล้วเป็นภัยแก่ระบบและคนทำ ก็ให้ช่วยกันเขียนขึ้นมา แล้วนำมาเรียบเรียง ใหม่ จัดเป็นกลุ่ม ข้อห้าม ข้อให้ทำ

แล้วนำเสนอนาย อนุมัติ เมื่ออนุมัติแล้ว จัดอบรม ประกาศ สื่อสารให้ทุกคนทราบ และมีการตรวจติดตามผล และพัฒนาเป็นระยะ ๆ ครับ

 ตัวอย่าง ข้อกำหนดในการใช้คอมพิวเตอร์

สิ่งที่ควรปฏิบัติสิ่งที่ห้ามปฏิบัติ
ควรลบโปรแกรมที่ไม่ได้ใช้เลยออกห้ามนำโปรแกรมใด ๆ หรือโปรแกรมที่ไม่ได้รับจดลิขสิทธ์มาลงในคอมพิวเตอร์
ควรบันทึกข้อมูลที่สำคัญเก็บไว้ข้างนอกห้ามเก็บข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์
ก่อนใช้และหลังใช้งาน ให้ทำความสะอาดทุกครั้งห้ามรับประทานอาหารหรือนำเครื่องดื่มมาวางหน้าคอมพิวเตอร์
ใช้คอมฯ กับงานของบริษัทเท่านั้นห้ามใช้คอมฯ เล่นเกมส์ หรือไม่ใช่งานของบริษัท
ควรกำหนดเวลาที่แน่นอนในการใช้งานห้ามใช้คอมฯ นอกเวลาทำการโดยไม่ได้รับอนุญาต
ตรวจสอบไวรัส อุปกรณ์ควบก่อนนำมาใช้ห้ามนำอุปกรณ์ควบที่มีไวรัส มาใช้กับคอมฯ

ผมไม่ใช่ผู้ชำนาญด้าน IT ขอให้แนะนำเพียงเท่านี้ก่อน หวังว่าจะเป็นประโยชน์ น๊ะครับ 

สวัสดี