เขียนโครงการอย่างไร ถ้าจะสรุปเขียนปัจจัยแห่งความสำเร็จของของโครงการ มีแนวทางหรือกรอบความคิดอย่างไร

เสาวลักษณ์

สวัสดีค่ะคุณยม

 

ดิฉันค้นหาข้อมูลทางอินเตอร์เน็ต  ต้องการหาข้อมูลในการพัฒนาบริษัท และหน่วยงานที่ทำงานอยู่ ดิฉันทำหน้าที่บริหาร แต่ความรู้ไม่มาก ลูกน้องเขียนโครงการมาเสนอ รูปแบบไม่เหมือนกัน เวลาถามว่าปัจจัยอะไรบ้างที่จะมีผลต่อความสำเร็จหรือไม่สำเร็จ ลูกน้องก็เขียนมาแบบว่าไม่น่าเชื่อถือว่าจะเป็นไปได้  บางครั้งเขียนมาว่า ปัจจัยแห่งความสำเร็จขึ้นอยู่กับนาย ก. นาง ข.

 

ขอรบกวนเรียนถามว่า ถ้าจะเขียนโครงการ ควรมีกรอบแนวคิดอย่างไร  และปัจจัยแห่งความสำเร็จ ควรใชกรอบแนวคิดอย่างไร

 

สุดท้ายดิฉันขอชื่นชมในอุดมการณ์ และแนวคิดของคุณยม ที่มีให้สังคม  ดิฉันส่งรายละเอียดของดิฉันไปทางอีเมลล์ของคุณยม  

 

ขอบคุณค่ะ

คำตอบ

ไม่ได้ให้ชื่อมาด้วย ผมจึงทักทายไม่ถูก

อย่างไรก็ตาม ผมได้ตอบคำถามให้เรื่องการทำโครงการเป็นเรื่องสำคัญ เป็นที่สังเกตว่า การทำโครงการทำขึ้นมาด้วยวัตถุประสงค์ ใหญ่ ๆ 2 ประการ คือ หนึ่งทำโครงการขึ้นมาเพื่อแก้ไขปัญหา สองทำโครงการขึ้นมาเพื่อพัฒนา  โดยทั้งสองวัตถุประสงค์ก็เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายตามที่กำหนดไว้

 

การทำโครงการจึงเป็นเรื่องที่ผู้นำ นักบริหารควรให้ความเอาใจใส่และระมัดระวัง  ควรมอบหมายให้ผู้ที่มีความรู้ ความสามารถและมีประสบการณ์ ในการบริหารโครงการ เป็นผู้จัดทำ ผมขอย้ำว่า ต้องเป็นผู้ที่มีความรู้และประสบการณ์ในการบริหารโครงการ เป็นผู้ทำ มิฉะนั้นอาจเกิดความล้มเหลวมากกว่าความสำเร็จ

  

การทำโครงการเป็นทั้งศาสตร์และศิลป ทำแล้วต้องบริหารจัดการให้สำเร็จด้วย ต้องมีแผนกำกับ มีตัวชี้วัดที่ชัดเจน มีการตรวจติดตามผล และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

   

ส่วนที่ถามมาว่า ปัจจัยอะไรบ้างที่มีผลต่อความสำเร็จของโครงการ  ปัจจัยแห่งความสำเร็จของโครงการควรมีกรอบแนวความคิดเชิงบริหาร และบูรณาการ เข้ามาเป็นกรอบแนวความคิดในการกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จของโครงการ

 

ปัจจัยแห่งความสำเร็จของโครงการ อย่าปล่อยให้เขียนแบบมั่ว ๆ ไร้ทิศทาง ปราศจากการนำกรอบแนวความคิดทางการบริหารเข้ามาตอบ เพราะมันจะสะท้อนให้เห็นถึง ความรู้ ภาพลักษณ์ของหน่วยงานและคนที่ทำ  ผู้รับผิดชอบโครงการ ความเชื่อมั่นในโครงการและการอนุมัติหรือไม่อนุมัติโครงการ รวมทั้งปัญหาต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ถ้าการกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จของโครงการแบบปราศจากความรู้และประสบการณ์ด้านการบริหารจัดการ 

 และที่สำคัญคือ คนที่เกี่ยวข้องกับโครงการ คณะทำงาน ต้องให้เกียรติเขา อย่าทำโดยไร้สติ ใส่ชื่อเขาไปโดยไม่ได้ให้เขามีส่วนร่วมพิจารณา ต้องให้เกียรติคณะกรรมการ ทีมงานของโครงการอย่างเท่าเทียมกันทุกคน ต้องให้เขามีส่วนร่วม ตรวจสอบ เห็นชอบและ ให้ลงชื่อไว้เป็นหลักฐาน ก่อนนำไปเสนอหรือเผยแพร่

ต้องใช้หลักธรรมาภิบาลในการบริหารโครงการ จะทำให้เกิดการทำงานเป็นทีมครับ  

 

 ผมส่งแบบโครงการ ที่ผมเคยใช้อยู่มาให้อยู่ตอนท้ายนี้ ครับ ปัจจัยที่คาดว่าจะทำให้โครงการสำเร็จหรือไม่สำเร็จ อยู่ในแบบฟอร์มอยู่แล้ว เพียงแต่อธิบายเพิ่มเติมตามความเป็นจริง  ปัจจัยดังกล่าวอาจจะใช้กรอบแนวความคิดทฤษฎีการบริหารจัดการอื่น ๆ เข้ามาใช้ก็ย่อมได้ครับ

 

*****************************************************

แบบฟอร์มโครงการ  

1.  ชื่อโครงการ……………………………………

   2.  องค์กรที่เสนอโครงการชื่อองค์กร……………………………………………………..

ชื่อหัวหน้าองค์กร………………………………………

ตำแหน่ง………………………………

ที่อยู่……………………………………………………...

รหัสไปรษณีย์………………โทรศัพท์………..โทรสาร……

   3.  ผู้รับผิดชอบโครงการ(ไม่จำเป็นต้องเป็นหัวหน้าองค์กร) 

ชื่อ…………………………ตำแหน่ง…………………

ที่อยู่…………………………………………………………………...

รหัสไปรษณีย์………โทรศัพท์………………..โทรสาร…………… 

E mail : ………………………………………………………

กรณีติดต่อผู้รับผิดชอบโครงการไม่ได้ ขอให้ติดต่อ

ชื่อ……………………………………………ตำแหน่ง……………………………...

ที่อยู่………………………………………………………...

รหัสไปรษณีย์…………โทรศัพท์………..โทรสาร……………

E mail : ………………………………………………

   4.  หลักการและเหตุผล       (คำอธิบาย : โครงการควรแสดงข้อมูลสภาพปัญหา หรือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น  และระบุให้ชัดเจนว่า เหตุใดจึงจัดทำโครงการนี้ อ้างอิงถึงหลักการหรือเหตุผลให้ชัดเจนกระชับ)………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………. 

5.  วัตถุประสงค์ (คำอธิบาย : โครงการมีวัตถุประสงค์เพื่อทำอะไร เพื่อใคร บอกให้ชัดเจนที่สุด)………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….

    

6.  กลุ่มเป้าหมาย     (คำอธิบาย : ระบุกลุ่มเป้าหมายและจำนวนให้ชัดเจนว่าใครคือผู้ที่จะได้รับผลดีจากโครงการนี้จำนวนผู้ที่ได้รับผลดีจากโครงการนี้)………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….

7.  พื้นที่ดำเนินงาน     (คำอธิบาย : ระบุพื้นที่ ที่จะทำโครงการ กรม กอง หน่วยงาน หมู่บ้าน ตำบล อำเภอ จังหวัด)………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….    

8. ระยะเวลาดำเนินโครงการ.……………………………

9.  วิธีการดำเนินงาน(คำอธิบาย : วิธีการดำเนินการ  ควรแสดงถึงกิจกรรมและกระบวนการปฏิบัติงานที่สอดรับกับวัตถุประสงค์ แสดงรายละเอียดกิจกรรมเพียงพอ  และมีกำหนดระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมที่ สมเหตุสมผล และควรมีกิจกรรมต่อเนื่อง  หากเป็นโครงการที่มีการฝึกอบรม  ดูงาน  จะต้องมี  กิจกรรมต่อเนื่องที่จะส่งผลต่อการคุ้มครอง  การส่งเสริม  และการสนับสนุนผู้สูงอายุ) การเขียนวิธีการดำเนินการ  ให้แจกแจงดังนี้

  • ขั้นเตรียมการ.........................
  • ขั้นดำเนินงาน.........................
  • กิจกรรมที่จะดำเนินงานตามโครงการ .........................

10.    ปฏิทินกิจกรรมหรือปฏิทินงานในโครงการ  แสดงแผนการดำเนินงาน/ปฏิทินงานในแต่ละเดือนมีกำหนดระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมที่สมเหตุสมผล

กิจกรรม

จำทำอะไร
กับใครที่ไหนระบุเวลา กี่วัน  เมื่อไรผลที่คาดว่าจะได้รับงบประมาณที่เสนองบประมาณจากแหล่งอื่น
      
      

11.    งบประมาณ(คำอธิบาย : ควรแจกแจงงบประมาณในรายละเอียด  ที่สอดคล้องกับกิจกรรม  โดยคำนึงถึงหลักประหยัด  และสมเหตุสมผล)งบประมาณรวม .......................บาทจำนวนงบที่ต้องการสนับสนุนจากกอง  กรมฯ   ............บาทงบประมาณสมทบจากองค์กรที่เสนอโครงการ................บาท 

แผนการใช้เงิน   (ระบุประเภทหมวดรายจ่ายและจำนวนเงินที่ได้รับจัดสรร)

หมวดรายจ่าย

งบประมาณที่ได้รับการจัดสรรแผนการใช้เงินหมายเหตุ
งวดที่ 1งวดที่ 2งวดที่ 3งวดที่ 4
(ตัวอย่าง)      
1. หมวดค่าตอบแทน      
ใช้สอยและวัสดุ      
2. หมวดค่าครุภัณฑ์      
       

 

12 การประเมินผล………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….   

13. ปัจจัยแห่งความสำเร็จของโครงการ

Ø    ปัจจัยภายนอก (PEST framwork)ได้แก่

  1. ด้านสถานการณ์การเมือง.. ได้แก่.............................
  2. ด้านเศรษฐกิจ.. .ได้แก่..............................................
  3. ด้านสังคม... .ได้แก่....................................................
  4.  ด้านเทคโนโลยีฯ... .ได้แก่...........................

Ø    ปัจจัยภายใน (7's framwork)ได้แก่

  1. วิสัยทัศน์........ได้แก่........................
  2.  ยุทธ์ศาสตร์การจัดการ........ .ได้แก่........................
  3. โครงสร้างการจัดการที่เหมาะสม.ได้แก่........................
  4. ระบบที่เอื้อต่อการทำงาน.. .ได้แก่.............................
  5.  คน/ทีมงาน/ผู้บริหาร/ผู้นำ..... .ได้แก่...........................
  6. ทักษะ ประสบการณ์ของทีม .ได้แก่........................
  7.   รูปแบบการทำงาน/รูปแบบการจัดการ ที่ทันสมัย ทันเหตุการณ์ ได้แก่........................ 

14.  ผลที่คาดว่าจะได้รับ(คำอธิบาย : แสดงผลที่จะเกิดขึ้นอย่างเป็นรูปธรรม  หลังเสร็จสิ้นโครงการ)………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….   

15. คำรับรอง/ผู้รับผิดชอบโครงการข้าพเจ้ารับรองว่า ข้อมูลที่แนบโครงการนี้ได้ผ่านการพิจารณา ศึกษา อย่างรอบคอบแล้วและได้หารือคณะทำงาน นักวิชาการที่เกี่ยวข้องแล้ว และได้ลงชื่อไว้เป็นหลักฐาน 

ชื่อหัวหน้าโครงการ…………………………………….          

ตำแหน่ง……………………

ลายมือชื่อ………………………………………

วันที่…………………………………… 

ผู้รับผิดชอบโครงการ………………………………….. 

ตำแหน่ง……………………………….

ลายมือชื่อ………………………       

วันที่……………………………………

 

ฝ่ายวิชาการรับรอง…………………………………..            

ตำแหน่ง……………………………….

ลายมือชื่อ……………………………………………….        

วันที่……………………………………

 พยาน……………………………………………………         

ตำแหน่ง……………………………….

ลายมือชื่อ……………………………………………….

วันที่…………………………………… 

พยาน……………………………………………………         

ตำแหน่ง……………………………….

ลายมือชื่อ………………………………………………..       

วันที่……………………………………