ต้องการจัดทำมาตรฐาน 5 ส.ในพื้นที่ทำงาน ขอคำแนะนำด้วยครับ

โก้

สวัสดีครับอาจารย์ยม

 

ผมเรียน ป.โท กับอาจารย์ที่ ลาดกระบังฯ หวังว่าอาจารย์ยม กับ ศ.ดร.จีระ คงสบายดี  สิ้นปีนี้ผมเคลียร์พื้นที่ ทำ 5 ส ครั้งใหญ่ในที่ทำงานครับ กำลังทำอยู่ และต้องการจัดให้เป็นมาตรฐานพื้นที่ทำงาน 

 

ตอนที่เรียนกับอาจารย์  อาจารย์เล่าให้ฟังว่าอาจารย์เคยอยู่กับญี่ปุ่นมา  คงจะมีประสบการณ์เรื่องการทำ 5 ส.  อย่างเป็นระบบ  ผมขอความอนุเคราะห์อาจารย์ช่วยแนะนำด้วยว่า ถ้าจะทำมาตรฐาน 5 ส.ในพื้นที่ต่าง ๆ เช่น ห้องประชุม ห้องทำงาน โต๊ะทำงาน ทางเดิน ห้องน้ำ ฯ ควรจะมีมาตรฐานอย่างไร ครับ  ขอคำแนะนำด้วย 

 

ขอให้อาจารย์มีความสุข ในโอกาสส่งท้ายปีเก่า ต้อนรับปีใหม่นี้ครับ

 

สวัสดีครับ

โก้

 

 

คำตอบ
  • ตัวอย่างมาตรฐานการปฏิบัติ  5  
สวัสดีคุณโก้ เรื่องมาตรฐาน 5 ส. ทำได้ด้วยการนำเอาผลการตรวจและการปรรับปรุงแต่ละพื้นที่มาเขียนเป็นมาตรฐาน โดยใช้หลักการ องค์กรแห่งการเรียนรู้ และ Knowledge Management จะได้เป็นมาตรฐาน 5 ส ที่เป็นธรรมชาติเหมาะกับพื้นที่และบุคลากรในพื้นที่  

อย่างไร ก็ตามผมเคยทำตรงนี้ มาและให้เป็นแนวทางไว้ ตามข้อมูลตอนท้ายนี้  แต่อย่าลืมว่าไม่ใช่สุตรสำเร็จ ตายตัว มาตรฐานต้องมีการพัฒนาปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง มาตรฐานวันนี้ อาจจะไม่ใช่มาตรฐานในอนาคต ขอให้ศึกษาเปรียบเทียบให้ดี และควรทำจากของจริงหน้างาน

ตัวอย่างมาตรฐานการปฏิบัติ  5 ส จำแนกตามพื้นที่ใช้งาน  มีดังนี้

 *      พนักงาน 

แต่งกาย ถูกต้อง   ติดบัตรประจำตัว ติดแถบสีบอกสถานะ สวมใส่อุปกรณ์ป้องกันภัยส่วนบุคคล

  • รักษาเวลาทำงาน   ตั้งใจทำงาน
  • มีกิริยาวาจา สุภาพ เรียบร้อย มีมารยาทการทักทาย
  • ปฏิบัติตามกฎฯ ประกาศ คำสั่ง วัฒนธรรม อันดีงาม ของบริษัทอย่างเคร่งครัด
 

*      ทางเดินในบริเวณที่ทำงาน

  • ใช้เส้นสีเหลืองหรือขาวกำหนดทางเดินในบริเวณที่ทำงานอย่างชัดเจน
  •  ห้ามวางสิ่งของต่าง ๆ บนบริเวณทางเดินโดยเด็ดขาด
  • หากไม่ได้รับอนุญาต ห้ามทำงานในบริเวณที่กำหนดให้เป็นทางเดิน
  • ควรทำความสะอาดเส้นแสดงทางเดินทุกเดือน
  • พนักงานควรจะเดินบนทางเดินที่กำหนดเสมอ
  • พนักงานควรจะเดินบนทางเดินที่กำหนดเสมอ
  •  บริเวณทำงานและทางเดินควรแยกกันให้ชัดเจน
  •  

*      ตู้เก็บของ

  • อย่าวางสิ่งต่าง ๆ เหนือตู้เก็บของ 
  • จัดวางสิ่งต่าง ๆ ในตู้เก็บของ  ของแต่ละบุคคลให้เป็นระเบียบเรียบร้อย
  • ทำความสะอาดตู้เก็บของ
  • อย่าเก็บอาหารไว้ในตู้เก็บของ
  • ควรจะรื้อตู้เก็บของทั้งหมดทำความสะอาด อย่างน้อยเดือนละครั้ง
*      ตู้เอกสาร
  • สะอาดปราศจากฝุ่น หรือคราบสกปรก
  • เอกสารจัดเป็นประเภท หมวดหมู่เรียงลำดับ มีดัชนีการจัดเก็บให้ครบถ้วน
  • แฟ้มเอกสารต้องไม่หนา จนเกิดการชำรุด ของแฟ้ม หากมีเอกสาร
 

*      สถานที่ทำงานในบริเวณหน่วยงาน

  • หมั่นรักษาความสะอาด และความเป็นระเบียบของสถานที่ทำงาน
  • อย่าทิ้งขยะไว้ตามจุดต่าง ๆ รอบบริเวณหน่วยงาน
  • ทำความสะอาดบริเวณที่ทำงานอย่างสม่ำเสมอ
  • อย่าวางเครื่องจักรหรือเอกสารที่ไม่ใช้ภายในบริวณที่ทำงานในบริเวณหน่วยงาน
  • ควรทำความสะอาดและจัดบริเวณที่ทำงานให้เป็นระเบียบตลอดเวลาเพื่อให้ลูกค้าและแขกประทับใจ     
  

*      อุปกรณ์ดับเพลิง

  •  เลือกสถานที่ตั้งอุปกรณ์ดับเพลิงอย่างระมัดระวัง

    ต้องมั่นใจว่า  อุปกรณ์ดับเพลิงทั้งหมดตั้งอยู่ในที่มองเห็นได้ง่าย

  • ห้ามวางสิ่งของใด ๆ ขวางทางอุปกรณ์ดับเพลิง

  • ต้องมั่นใจว่าทุกคนรู้วิธีการใช้อุปกรณ์ดับเพลิง

  • ต้องตรวจสอบอุปกรณ์ดับเพลิงอย่างสม่ำเสมอ

 

*      โต๊ะทำงาน

 
  • มีป้ายชี้บ่ง เห็นชัดเจน ว่าเป็นใคร ตำแหน่งอะไร
  • ไม่วางสิ่งของต่าง ๆ ใต้โต๊ะทำงาน
  • กำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นต่าง ๆ ในลิ้นชักโต๊ะทำงาน
  • จัดเก็บสิ่งของต่าง ๆ ในลิ้นชักโต๊ะทำงาน
  • ไม่ควรวางของใช้ส่วนตัวบนหรือในโต๊ะทำงาน
  • ไม่กองเอกสารบนโต๊ะทำงาน
  • ควรจัดเก็บโต๊ะทำงานของท่านให้สะอาดและเป็นระเบียบอยู่เสมอ
  • ซ่อมแซมโต๊ะทำงานของท่านหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น
  • ทำความสะอาดโต๊ะทุกเช้า
  • ก่อนกลับบ้านไม่ควรวางสิ่งใดบนโต๊ะทำงาน ยกเว้นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานในวันต่อไป
  • ไม่ควรใช้โต๊ะทำงานเป็นที่เก็บของ และควรทำความสะอาดโต๊ะทำงานทุกซอกทุกมุม อย่างน้อยปีละครั้ง
  • ใต้โต๊ะทำงานให้มีเฉพาะถังขยะ 1 ถัง และกระเป๋าเอการ จัดวางเป็นระเบียบเรียบร้อย

 

*           การจัดเก็บเอกสารโต๊ะทำงาน

  • โต๊ะทำงานที่มีลิ้นชักอยู่เพียงด้านขวามือ หรือซ้ายมืออย่างใด อย่างหนึ่ง
  • ชั้นบนเก็บเอกสารที่ใช้ทำงานและเครื่องใช้สำนักงานขนาดเล็ก
  • ชั้นล่างใช้เก็บของส่วนตัวได้
  • โต๊ะทำงานที่มีชั้นและลิ้นชักทั้งสองข้าง ทั้งด้านซ้ายและด้านขวา
  • ให้แยกการเก็บเอกสารที่ใช้ใน การทำงาน  เครื่องใช้สำนักงานและเก็บของส่วนตัวออกจากกัน โดยเก็บไว้ด้านใดด้านหนึ่ง ไม่ปะปนกัน
  • จัดเก็บให้เป็นระเบียบเรียบร้อย พร้อมที่จะรับการตรวจ
 

*      เก้าอี้

  • เก็บเก้าอี้ไว้ใต้โต๊ะก่อนออกจากที่ทำงาน
  • ไม่พาดเสื้อคลุมไว้บนพนักเก้าอี้
  • ทำความสะอาดเก้าอี้โดยใช้แปรงหรือผ้าอย่างสม่ำเสมอ
  • หากเก้าอี้มีเสียงดังหรือโยก ควรจะทำการซ่อมแซมเสีย
 

*      โทรศัพท์

  • ทำความสะอาดเครื่องโทรศัพท์และแป้นหมายเลขอย่างสม่ำเสมอ ด้วยน้ำยาล้างจานหรือสบู่อ่อน ๆ
  • ติดตั้งสายโทรศัพท์รอบโต๊ะของท่านอย่างมีระเบียบ
  • ติดตั้งเครื่องโทรศัพท์ในจุดที่สะดวกต่อการใช้
  • จัดวางโทรศัพท์อย่างมีระเบียบก่อนออกจากที่ทำงาน
 

*      อุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงาน

 
  • ทำความสะอาดเครื่องพิมพ์ดีด คอมพิวเตอร์ ฯลฯ อย่างสม่ำเสมอด้วยน้ำยาล้างจานหรือสบู่อ่อน ๆ
  • ติดตั้งสายไฟอย่างมีระเบียบเพื่อความปลอดภัย และสวยงาม
  • เตรียมอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงานให้พร้อมที่จะให้ผู้อื่นใช้ต่อจากเรา
  • จัดวางกระดาษตามชนิด และขนาดอย่างมีระเบียบในที่ที่กำหนด
  • ตรวจสอบอุปกรณ์เครื่องใช้ทุกชนิดอยู่เสมอและจัดการแก้ไขหรือซ่อมแซมทันทีหากมีสิ่งผิดปกติ
  • ควรจะกำหนดพนักงานดูแลอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานแต่ละชนิด

 

*      ตู้เอกสาร
  • ควรติดป้ายหน้าตู้เอกสารบอกรายละเอียดของสิ่งที่อยู่ในตู้
  • จัดแบ่งลิ้นชักภายในตู้เพื่อเก็บอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่มีขนาดเล็ก
  • ติดป้ายที่สันแฟ้มทุกแฟ้มเพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้และเก็บคืนที่
  • เพื่อความสวยงามอย่าวางสิ่งของใดใดบนหลังตู้
  • ควรจัดตู้เอกสารทุก ๆ 3 เดือน และต้องทำอย่างรอบคอบ ป้องกันการสูญหายของเอกสารที่สำคัญ
 

*      ห้องประชุม

  • ไม่อนุญาตนำสิ่งของหรืออุปกรณ์ที่ไม่ใช้สำหรับการประชุมไว้ในห้องประชุม
  • นำที่เขี่ยบุหรี่ วัสดุต่าง ๆ เครื่องใช้สำนักงาน วีดีโอ ฯลฯ เก็บเข้าที่ทุกครั้งหลังใช้งาน
  • เก็บโต๊ะและเก้าอี้ให้เข้าที่ภายหลังใช้งาน
  • ปิดไฟและเครื่องปรับอากาศทุกครั้งหลังจากใช้ห้องประชุม
  • เข้าประชุมให้ตรงเวลา
  • มอบหมายให้พนักงานทำหน้าที่รับผิดชอบเป็นเจ้าของห้องประชุมแต่ละห้อง
 

*      หน้าต่าง

  • ม่านหรือมู่ลี่บังแสงต้องสะอาดและใช้งานได้ดี
  • ขอบหน้าต่างที่เป็นไม้หรือวงกบต่าง ๆ ต้องสะอาด ไม่เลอะเทอะเปรอะเปื้อน
  • ไม่มีสิ่งของ เสื้อผ้า กระดาษปิดหรือแขวนตามหน้าต่าง
  • ไม่มีของวางเกะกะหรือปิดบังหน้าต่าง
  • หน้าต่างสามารถเปิดปิดได้โดยง่าย กระจกไม่แตกและสามารถป้องกันน้ำรั่วซึมตลอดจนฝุ่นและเสียงจากภายนอกได้ดี
  • ก่อนกลับบ้าน พนักงานได้ปิดหน้าต่างลงกลอนเรียบร้อย (ฝนอาจสาดเข้ามาหรือของอาจหายได้)

*      พื้นที่รับแขก

  • ภายหลังการใช้ทุกครั้งจะต้องนำแก้วกาแฟออกจากพื้นที่รับแขกทันทีที่แขกกลับแล้ว
  • ทำความสะอาดที่เขี่ยบุหรี่ภายหลังการใช้
  • ทำความสะอาดโต๊ะและพื้นทุกวัน
  • เก็บโต๊ะและเก้าอี้เข้าที่เดิม
  • เข้าประชุมให้ตรงเวลา

 

*      พื้นห้อง

  • ตะกร้าใส่เศษกระดาษถังผง หรือถังขยะต่าง ๆ ต้องวางในที่ ๆ กำหนด

  • ต้องไม่มีเศษขยะกองล้นออกมานอกตะกร้า / ถังขยะ
  • สายโทรศัพท์และสายไฟต่าง ๆ ต้องเดินไว้อย่างมีระเบียบ
  • มีการกำหนดตำแหน่งที่วางของต่าง ๆ อย่างแน่นอน
  • ไม่มีคราบน้ำมันหรือน้ำนองพื้น
  • ไม่มีของวางกองอยู่ที่พื้นเป็นเวลานานทำให้เปลืองพื้นที่
  • ไม่เป็นที่อยู่อาศัยของแมลงสาบ มด ปลวก หรือสัตว์ใด ๆ

 

*      ห้องอาหาร

  • ไม่ทิ้งสิ่งของที่ไม่จำเป็นใด ๆ บนโต๊ะอาหารหลังการใช้งาน
  • เก็บเก้าอี้ไว้ใต้โต๊ะอาหารหลังการใช้งาน
  • หากมีการดึงโต๊ะและเก้าอี้ออกไปใช้จะต้องนำไปเก็บที่เดิมทุกครั้ง
  • เก็บถ้วยชามทันที หลังรับประทานอาหารเสร็จทุกครั้ง
  • ทำความสะอาดโต๊ะอาหารทันทีที่รับประทานอาหารเสร็จ
 

*      ห้องน้ำ

  • กดชักโครกหลังใช้ห้องน้ำทุกครั้ง
  • ล้างมือทุกครั้ง
  • ทำความสะอาดห้องน้ำและอ่างล้างหน้าทุกวัน
  • หมั่นดูแลกระดาษชำระ สบู่ ผ้าเช็ดมือให้พร้อมอย่าให้ขาด
  • ผู้ใช้ห้องน้ำทุกคนควรจะพยายามรักษาห้องน้ำให้สะอาด และเป็นระเบียบเสมอ
  • ตรวจสอบการทำงานของพัดลมดูดอากาศ ให้มีประสิทธิภาพในการทำงานอยู่

*      ทางเดินห้องโถง

  • เช็ดรองเท้าก่อนเข้าไปในสำนักงาน
  • ห้ามสูบบุหรี่ขณะเดินอยู่ในทางเดิน
  • ห้ามวางสิ่งของใด ๆ บริเวณทางเดินโดยไม่ได้รับอนุญาต
  • เก็บและทิ้งขยะหรือเศษกระดาษในบริเวณทางเดิน
  • ไม่พูดหรือส่งเสียงดังตามทางเดิน
 

*      ขยะ

  • ตั้งในที่เหมาะสม สะดวกใช้และนำไปทิ้ง ควรแยกประเภทขยะเปียก แห้ง หรือ RECYCLE
  • มีป้ายบ่งบอกว่าให้ทิ้งขยะประเภทใด  กำหนดการเก็บขยะมีให้เห็นชัดเจน
 

*      กำแพง ฝาผนัง

  • นาฬิกาแขวนบอกเวลาถ้ามี ต้องใช้การได้ดี บอกเวลาถูกต้องและแขวนไว้ในตำแหน่งที่เหมาะสม มองเห็นได้ง่าย
  • แผ่นโปสเตอร์ ประกาศ รูปภาพ และอื่นๆ ที่ติดอยู่นั้น มีความเป็นระเบียบ เรียบร้อย และสวยงามไม่เอียง ไม่เฉแต่ได้ระดับ และอยู่ในแนวตั้งฉากกับพื้น
  • ไม่มีแผ่นประกาศที่หมดสภาพ คือ อ่านไม่ออก ชำรุด ฉีกขาด ล้าสมัย หรือไม่น่าดู
  • ไม่มีสกอตเทป หรือแผ่นเทปกาวหรือตะปูติดเหลืออยู่
  • สิ่งที่อยู่นั้นต้องมีประโยชน์ หรือมีความสำคัญที่ต้องการให้ทุกคนมองอยู่เสมอ
  • การติดหรือแขวนสิ่งต่าง ๆ ในข้อ 5  ควรติดไม่เกิน 20%  ของพื้นที่ทั้งหมด ทั้งนั้นต้องขึ้นอยู่กับสภาพของกิจการ ถ้าเป็นร้านขายรูปจะติดเกิน 50% ก็ได้
 

*      พื้นโรงงาน   

  • ไม่มีคราบน้ำมันหรือน้ำนองพื้น   เมื่อมีน้ำมันหรือน้ำอื่น ๆ หกเลอะเทอะ ต้องทำความสะอาดทันที
  • ไม่มีของวางกองอยู่ที่พื้นเป็นเวลานานทำให้เปลืองพื้นที่
  • ไม่มีวัสดุ เศษชื้นงานตกหล่นอยู่บนพื้น
  • มีการกำหนดตำแหน่งที่วางของต่าง ๆ อย่างแน่นอน และการจัดตำแหน่งการวางของต่าง ๆ ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยเป็นหลัก
  • ตะกร้าหรือถังใส่เศษกระดาษ  เศษผ้า  หรือถังขยะต่าง ๆ ต้องวางในที่ ๆ กำหนด

  • ต้องไม่มีเศษขยะกองล้นออกมานอกตะกร้า / ถังขยะ

  

 

 

catwalk
ขอบคุณสำหรับแนวทางค่ะ แต่ท่าทางว่าคงต้องปรับหรือตัดออกในหลายๆข้อ เพื่อที่จะให้เหมาะสมกับองค์กรที่หนูทำงานอยู่ค่ะ

แนะนำ 5 ส. ด้วยค่ะ