KPI การประชุม และการประสานงาน
สวัสดีครับ หัวหน้างาน จาก ม.ขอนแก่น
มีหัวหน้างาน จาก ม.ขอนแก่น ถามผมมา เกี่ยวกับ KPI การประชุม และการประสานงาน
ผมตอบแล้วกดปุ่มผิดไป ข้อมูล คำถามพร้อมรูปถ่ายของหัวหน้าจึงหายไป เรียกกลับมาไม่ได้ ต้องขออภัยอย่างมาก
อย่างไรก็ตาม ผมได้ตอบมาในช่องคำตอบ และขออภัยอย่างมากที่ผิดพลาดทำให้รูปและคำถามของท่านหายไป หากเป็นไปได้ช่วยถามมาอีกครั้ง เพื่อผมจะได้จัดเก็บไว้เป็นเกียรติใน Blog นี้
เชิญท่านติดตามคำตอบได้ในช่องคำถาม ครับ
ความเห็น (1)
ไม่มีความเห็น
คำตอบ (1)
อาจารย์ยม
เขียนเมื่อสวัสดี
ต้องขออภัยด้วยที่ตอบคำถามช้า เนื่องจากติดงานช่วงสิ้นปี และติดภารกิจเกี่ยวกับการเรียนการสอน เกี่ยวกับคำถามที่ถามมา เป็นเรื่องของ “หัวหน้างาน” ผมแชร์ไอเดียเกี่ยวกับเรื่องนี้ ว่า “บทบาทของหัวหน้างานยุคใหม่” พอจะสรุปได้ดังนี้ ครับ
- การวางแผน
- การสื่อสารที่มีประสิทธิผล Communications Skill
- การสั่งงานและมอบหมายงาน
- การวิเคราะห์ผู้รับงาน
- การสร้างแรงจูงใจในการทำงาน
- การควบคุมงานและติดตามงาน
- การให้ข้อมูลป้อนกลับเมื่องานมีปัญหาไม่เป็นไปตามที่สั่ง
- การสอนงาน
- การฝึกอบรม
- การสร้างสัมพันธภาพที่ดีในงาน (Human Relations Skill) กับเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน และลูกน้อง
- การประเมินผลทีมงาน เพื่อการพัฒนา
- การพัฒนาตนเอง ทั้งด้านความรู้ สติ ปัญญา และบุคลิกภาพการเป็นผู้นำ
ส่วนที่ถามมาเกี่ยวกับเรื่องการประชุม น่าจะอยู่ในบทบาทเกี่ยวกับการสื่อสารทีมีประสิทธิผล ผมขอนำเสนอตัวอย่างของการกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จอย่างเรียบง่าย ของการประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร หรือ Management Review ขององค์การญี่ปุ่นแห่งหนึ่ง ซึ่งผมคิดว่าน่าจะนำไปประยุกต์ใช้กับการประชุมของหัวหน้างานได้
ตารางนโยบายคุณภาพ ว่าด้วยเรื่อง การประชุม Management Review
ภารกิจ |
ตัวชี้วัดความสำเร็จ | ผู้รับผิดชอบ | เอกสารที่เกี่ยวข้อง |
| Management Review Meeting | ประชุมทุกสามเดือน | ตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR) | รายงานการประชุม |
| แจ้งคณะกรรมการผู้เข้าร่วมประชุมให้ทราบล่วงหน้า | ก่อนการประชุมล่วงหน้า 15 วัน | ตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR) | หนังสือเชิญประชุมพร้อมเอกสารเซ็นรับหนังสือเชิญ |
| คณะกรรมร่วมประชุม | ไม่น้อยกว่า 80% | ประธานคณะกรรมการฯ | เอกสารลงชื่อเข้าร่วมประชุม |
| ประชุมตามวาระที่กำหนด | เรื่องที่ประธานแจ้งให้ทราบ | ประธานฯ | รายงานการประชุม |
| รับรองรายงานการประชุมครั้งทีผ่านมา | คณะกรรมการฯ | รายงานการประชุม | |
| รายงานตัวชี้วัดความสำเร็จของเป้าหมายใหญ่ขององค์การเช่น ความพึงพอใจของลูกค้าความพึงพอใจของพนักงานผลประกอบการโดยรวม | ตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR) | รายงานการประชุม | |
| การแก้ไขและป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้น และ Action Plan รายงานให้คณะกรรมการทราบ | เจ้าภาพในแต่ละโครงการ | รายงานการประชุม | |
| รายงานตัวชี้วัดความสำเร็จของผลการปฏิบัติงานของแต่ละฝ่าย | ผู้จัดการแต่ละฝ่าย | รายงานการประชุม | |
| รายงานผลการตรวจติดตามระบบมาตรฐานบริหารคุณภาพ | ตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR) | รายงานการประชุม | |
| ความต้องการทรัพยากรในการจัดการ และความพร้อมในการจัดการ | ผู้จัดการแต่ละฝ่าย | รายงานการประชุม | |
| ปัญหาที่แต่ละฝ่ายพบ แนวทางแก้ไขและป้องกัน | ประธานฯและผู้จัดการแต่ละฝ่าย | รายงานการประชุม | |
| ตอบข้อซักถาม | คณะกรรมการฯ | รายงานการประชุม | |
| ทำรายงานการประชุม | หลังจากประชุมภายใน 2 วัน | เลขาที่ประชุม | รายงานการประชุม |
| ตรวจสอบรายงานการประชุม | หลังจากได้รับรายงานการประชุม ตรวจและแก้ไขให้เสร็จภายใน 3 วัน | ตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR) | รายงานการประชุม |
| สื่อสารรายงานประชุม | เวียนรายงานการประชุมให้คณะกรรมการทราบภายใน 7 วันหลังจากการประชุม | เลขาที่ประชุม | รายงานการประชุม พร้อมกับหลักฐานลงชื่อรับรายงานกาการประชุม |
ในการประชุมหัวหน้างานที่ผมเคยใช้ นอกจากนำตารางนี้ไปประยุกต์ใช้แล้ว ยังได้กำหนดเวลาในการประชุม ไม่เกิน 1 หรือ 3 ชั่วโมง และกำหนดให้มีวาระ ใหม่คือวาระความรู้ใหม่สำหรับทีมงาน โดยมอบหมายให้คณะกรรมการผู้เข้าร่วมประชุม แต่ละคนรับผิดชอบในการค้นหาความรู้ใหม่ ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์การ ต่อการทำงาน ต่อการพัฒนาตน มาเผยแพร่ 1 ท่าน ต่อ 1 การประชุม 1 ครั้ง และมีการวัดประเมินผล 6 เดือนต่อครั้งว่า ความรู้ใหม่เรื่องใด ที่เป็นที่สนใจต่อคณะกรรมการผู้เข้าร่วมประชุมมากที่สุดตามลำดับ 3 อันดับ
นอกจากนี้ อาจจะใช้ดัชนีชี้วัดความสุข ของผู้เข้าร่วมประชุม ที่กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จของการเข้าร่วมประชุม ว่าควรมีไม่น้อยกว่า 60 % ก็ย่อมได้ ซึ่งจะต้องมีแบบสำรวจให้ผุ้เข้าร่วมประชุมกรอกทุกครั้ง และนำผลสรุปมาวิเคราะห์ เป็นต้น
ส่วน KPI เกี่ยวกับเรื่องการประสานงาน ตัวชี้วัดความสำเร็จ เช่น
- ผู้ร่วมงานมีความพึงพอใจ ไม่น้อยกว่า 80 %
- ข้อผิดพลาดจากการประสานงานเป็น Zero
- ประสานงานได้ทันเวลา
- ประสานงานได้ทั่วถึงผู้เกี่ยวข้อง
- ประสานงานด้วยความมีใจบริการ
ใช้การประเมิน 360 องศา โดยนำ KPI ดังกล่าวมาออกแบบสอบถามความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ ผมแนะนำให้เข้าไปศึกษาแบบฟอร์มเหล่านี้ ในเว็บที่เกี่ยวข้องกับระบบ ISO 9001:2000 จะมีแบบฟอร์มวัดความพึงพอใจของลูกค้า ลูกค้าก็คือผู้ที่เราประสานงานด้วยนั่นเอง พอจะบูรณาการกันได้ครับ
ผมตอบเพียงเท่านี้ก่อน ลองประยุกต์ บูรณาการใช้เอา
ผมขออภัยอย่างมากมายังหัวหน้าที่ถามมา จำได้ว่า มาจาก ม.ขอนแก่น เมือผมไปโดนช่องลบ จึงทำพลาด ทำให้รูปและคำถามของท่านหายไป หากเป็นไปได้ช่วยถามมาอีกครั้ง เพื่อผมจะได้จัดเก็บไว้เป็นเกียรติใน Blog นี้
ผมหวังว่าข้อมูลที่ให้ไปจะเกิดประโยชน์แก่ผู้ถามและผู้สนใจทุกท่าน ครับ
สวัสดี
