KPI การประชุม และการประสานงาน

สวัสดีครับ หัวหน้างาน จาก ม.ขอนแก่น

 

มีหัวหน้างาน จาก ม.ขอนแก่น ถามผมมา เกี่ยวกับ KPI การประชุม และการประสานงาน

 

ผมตอบแล้วกดปุ่มผิดไป ข้อมูล คำถามพร้อมรูปถ่ายของหัวหน้าจึงหายไป เรียกกลับมาไม่ได้ ต้องขออภัยอย่างมาก

 

อย่างไรก็ตาม ผมได้ตอบมาในช่องคำตอบ และขออภัยอย่างมากที่ผิดพลาดทำให้รูปและคำถามของท่านหายไป หากเป็นไปได้ช่วยถามมาอีกครั้ง เพื่อผมจะได้จัดเก็บไว้เป็นเกียรติใน Blog นี้

เชิญท่านติดตามคำตอบได้ในช่องคำถาม ครับ

 

คำตอบ

สวัสดี  

ต้องขออภัยด้วยที่ตอบคำถามช้า  เนื่องจากติดงานช่วงสิ้นปี และติดภารกิจเกี่ยวกับการเรียนการสอน
เกี่ยวกับคำถามที่ถามมา เป็นเรื่องของ หัวหน้างาน  ผมแชร์ไอเดียเกี่ยวกับเรื่องนี้ ว่า บทบาทของหัวหน้างานยุคใหม่ พอจะสรุปได้ดังนี้ ครับ
  • การวางแผน
  • การสื่อสารที่มีประสิทธิผล Communications Skill
  • การสั่งงานและมอบหมายงาน
  • การวิเคราะห์ผู้รับงาน
  • การสร้างแรงจูงใจในการทำงาน
  • การควบคุมงานและติดตามงาน
  • การให้ข้อมูลป้อนกลับเมื่องานมีปัญหาไม่เป็นไปตามที่สั่ง
  • การสอนงาน
  • การฝึกอบรม
  • การสร้างสัมพันธภาพที่ดีในงาน (Human Relations Skill) กับเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน และลูกน้อง
  • การประเมินผลทีมงาน เพื่อการพัฒนา
  • การพัฒนาตนเอง ทั้งด้านความรู้ สติ ปัญญา และบุคลิกภาพการเป็นผู้นำ
 

ส่วนที่ถามมาเกี่ยวกับเรื่องการประชุม น่าจะอยู่ในบทบาทเกี่ยวกับการสื่อสารทีมีประสิทธิผล  ผมขอนำเสนอตัวอย่างของการกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จอย่างเรียบง่าย ของการประชุมทบทวนฝ่ายบริหาร หรือ Management Review ขององค์การญี่ปุ่นแห่งหนึ่ง ซึ่งผมคิดว่าน่าจะนำไปประยุกต์ใช้กับการประชุมของหัวหน้างานได้

ตารางนโยบายคุณภาพ ว่าด้วยเรื่อง การประชุม Management Review

 

ภารกิจ

ตัวชี้วัดความสำเร็จผู้รับผิดชอบเอกสารที่เกี่ยวข้อง
Management Review Meetingประชุมทุกสามเดือนตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR)รายงานการประชุม
แจ้งคณะกรรมการผู้เข้าร่วมประชุมให้ทราบล่วงหน้าก่อนการประชุมล่วงหน้า 15 วันตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR)หนังสือเชิญประชุมพร้อมเอกสารเซ็นรับหนังสือเชิญ
คณะกรรมร่วมประชุมไม่น้อยกว่า 80%ประธานคณะกรรมการฯเอกสารลงชื่อเข้าร่วมประชุม
      ประชุมตามวาระที่กำหนดเรื่องที่ประธานแจ้งให้ทราบประธานฯรายงานการประชุม
รับรองรายงานการประชุมครั้งทีผ่านมาคณะกรรมการฯรายงานการประชุม
รายงานตัวชี้วัดความสำเร็จของเป้าหมายใหญ่ขององค์การเช่น ความพึงพอใจของลูกค้าความพึงพอใจของพนักงานผลประกอบการโดยรวม  ตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR)  รายงานการประชุม
การแก้ไขและป้องกันปัญหาที่เกิดขึ้น และ Action Plan รายงานให้คณะกรรมการทราบ เจ้าภาพในแต่ละโครงการ รายงานการประชุม
รายงานตัวชี้วัดความสำเร็จของผลการปฏิบัติงานของแต่ละฝ่าย ผู้จัดการแต่ละฝ่าย รายงานการประชุม
รายงานผลการตรวจติดตามระบบมาตรฐานบริหารคุณภาพตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR) รายงานการประชุม
ความต้องการทรัพยากรในการจัดการ และความพร้อมในการจัดการ ผู้จัดการแต่ละฝ่าย รายงานการประชุม
ปัญหาที่แต่ละฝ่ายพบ แนวทางแก้ไขและป้องกันประธานฯและผู้จัดการแต่ละฝ่ายรายงานการประชุม
ตอบข้อซักถามคณะกรรมการฯรายงานการประชุม
ทำรายงานการประชุมหลังจากประชุมภายใน 2 วันเลขาที่ประชุมรายงานการประชุม
ตรวจสอบรายงานการประชุมหลังจากได้รับรายงานการประชุม ตรวจและแก้ไขให้เสร็จภายใน 3 วันตัวแทนฝ่ายบริหาร (QMR)รายงานการประชุม
สื่อสารรายงานประชุมเวียนรายงานการประชุมให้คณะกรรมการทราบภายใน 7 วันหลังจากการประชุมเลขาที่ประชุมรายงานการประชุม พร้อมกับหลักฐานลงชื่อรับรายงานกาการประชุม
 

ในการประชุมหัวหน้างานที่ผมเคยใช้ นอกจากนำตารางนี้ไปประยุกต์ใช้แล้ว ยังได้กำหนดเวลาในการประชุม ไม่เกิน 1 หรือ 3 ชั่วโมง  และกำหนดให้มีวาระ ใหม่คือวาระความรู้ใหม่สำหรับทีมงาน โดยมอบหมายให้คณะกรรมการผู้เข้าร่วมประชุม แต่ละคนรับผิดชอบในการค้นหาความรู้ใหม่ ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์การ ต่อการทำงาน ต่อการพัฒนาตน มาเผยแพร่ 1 ท่าน ต่อ 1 การประชุม 1 ครั้ง และมีการวัดประเมินผล 6 เดือนต่อครั้งว่า ความรู้ใหม่เรื่องใด ที่เป็นที่สนใจต่อคณะกรรมการผู้เข้าร่วมประชุมมากที่สุดตามลำดับ 3 อันดับ

นอกจากนี้ อาจจะใช้ดัชนีชี้วัดความสุข ของผู้เข้าร่วมประชุม ที่กำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จของการเข้าร่วมประชุม ว่าควรมีไม่น้อยกว่า 60 % ก็ย่อมได้ ซึ่งจะต้องมีแบบสำรวจให้ผุ้เข้าร่วมประชุมกรอกทุกครั้ง และนำผลสรุปมาวิเคราะห์ เป็นต้น

ส่วน KPI เกี่ยวกับเรื่องการประสานงาน ตัวชี้วัดความสำเร็จ เช่น

  • ผู้ร่วมงานมีความพึงพอใจ ไม่น้อยกว่า 80 % 
  • ข้อผิดพลาดจากการประสานงานเป็น Zero
  • ประสานงานได้ทันเวลา
  • ประสานงานได้ทั่วถึงผู้เกี่ยวข้อง
  • ประสานงานด้วยความมีใจบริการ 

ใช้การประเมิน 360 องศา โดยนำ KPI ดังกล่าวมาออกแบบสอบถามความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ  ผมแนะนำให้เข้าไปศึกษาแบบฟอร์มเหล่านี้ ในเว็บที่เกี่ยวข้องกับระบบ ISO 9001:2000 จะมีแบบฟอร์มวัดความพึงพอใจของลูกค้า ลูกค้าก็คือผู้ที่เราประสานงานด้วยนั่นเอง พอจะบูรณาการกันได้ครับ

ผมตอบเพียงเท่านี้ก่อน ลองประยุกต์ บูรณาการใช้เอา  

ผมขออภัยอย่างมากมายังหัวหน้าที่ถามมา จำได้ว่า มาจาก ม.ขอนแก่น เมือผมไปโดนช่องลบ จึงทำพลาด  ทำให้รูปและคำถามของท่านหายไป หากเป็นไปได้ช่วยถามมาอีกครั้ง เพื่อผมจะได้จัดเก็บไว้เป็นเกียรติใน Blog นี้

ผมหวังว่าข้อมูลที่ให้ไปจะเกิดประโยชน์แก่ผู้ถามและผู้สนใจทุกท่าน ครับ

สวัสดี

คุณ นวลน้อย สังขมี
ขอสวัสดีปีใหม่อาจารย์ค่ะ ดิฉันเพิ่งจะกลับมาจากการไปปีใหม่ และจากการสัมมนา เพิ่งได้มาเปิดบล็อกค่ะ ขอบคุณสำหรับการตอบที่เป็นประโยชน์ เพราะที่ผ่านมากการประสานงานและการประชุมเป็นที่โต้เถียงกันเรื่อง KPI ด้านคุณภาพที่สามารถจับต้องได้ ในบางครั้งตัว KPI ในระดับหัวหน้าวัดเป็นรูปธรรมได้ยากค่ะหรือมิฉนั้นก็ต้องสร้างแบบประเมินเหมือนกับที่อาจารย์แนะนำ ขอบคุณนะคะสำหรับความรู้ที่อาจารย์ได้นำมาเผยแพร่ค่ะ