การวางแผนทรัพยากรบุคคลในองค์กร

Human Resource Planning การวางแผนทรัพยากรบุคคลในองค์กร

                                               การวางแผนทรัพยากรบุคคลในองค์กร
                                                     Human Resource  Planning
                                                                                                    Aree Paeosakulpun

 

        การวางแผนทรัพยากรบุคคลในองค์กร  Human Resource  Planning ประกอบด้วย  7 ขั้นตอน ได้แก่
        ขั้นที่ 1  การบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นกระบวนการที่จะทำให้ผู้บริหารแน่ใจว่าจะได้พนักงาน ในจำนวนที่เหมาะสมในเวลาและสถานที่ที่เหมาะสม มีความสามารถในการทำงานที่จะได้รับมอบหมาย การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วย 2 ขั้นตอน คือ
       1.1. การประเมินผลทรัพยากรมนุษย์ที่มีอยู่ในปัจจุบัน
       1.2. การประเมินผลความต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต

1.1. การประเมินทรัพยากรมนุษย์ที่มีอยู่ในปัจจุบัน ได้แก่ -การสำรวจพนักงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน ว่ามีจำนวนเท่าใด จำแนกเพศ วัย การศึกษา ทักษะ ความสามารถ - วิเคราะห์งาน(Job Analysis)** เพื่อให้ทราบว่าองค์กรมีงานอะไรบ้างที่จะต้องทำ และต้องทำอย่างไรจึงจะบรรลุผล - บรรยายลักษณะงาน (Job Description) คือ ข้อความที่ระบุว่าผู้ปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งจะต้องรับผิดชอบงานอะไรบ้าง และคุณสมบัติขั้นต่ำที่ผู้ปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งต้องมี (Job Specification) เพื่อจะได้สามารถปฏิบัติงานได้สำเร็จ เช่น วุฒิการศึกษา ทักษะ ประสบการณ์ และทัศนคติในการทำงาน เอกสารบรรยายลักษณะงาน (Job Description) และ คุณสมบัติของผู้ทำงาน (Job Specification) จะเป็นเอกสารสำคัญสำหรับผู้บริหารที่จะใช้ในกระบวนการสรรหา และการคัดเลือกต่อไป

1.2. การประเมินทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต เป็นความต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคตขององค์กรใด ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กรนั้น หากองค์กรมีเป้าหมายในการเพิ่มการผลิต เพิ่มยอดขาย เพิ่มรายได้ ความต้องการพนักงานก็จำเป็นต้องเพิ่มขึ้น เมื่อองค์กรทำการประเมินทรัพยากรมนุษย์ทั้งปัจจุบันและอนาคตแล้ว ผู้บริหารทรัพยากรมนุษย์จะทราบว่ายังขาดหรือต้องการคนเพิ่มขึ้นเท่าใด ต้องการคนที่มีคุณสมบัติแบบไหน หรือขณะนี้มีงานล้นคนคือคนล้นงาน

    ขั้นที่2 การสรรหา (Recruitment) หรือการลดกำลังคน (Decruitment) - การสรรหา  (Recruitment)  หากองค์กรมีความต้องการพนักงานเพิ่ม ก็อาจสรรหาคนได้จากแหล่งต่างๆ มากมาย รวมทั้งจากอินเตอร์เน็ตแต่ละแหล่งจะมีข้อดีและข้อเสียต่างๆ กัน -  การลดกำลังคน (Decruitment)  หากปริมาณพนักงานที่มีอยู่มากเกินความจำเป็น องค์กรนั้นอาจต้องลดกำลังคนลง หรือ ปรับลดขนาดองค์กรลง (Downsizing)  ซึ่งอาจเป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงสิ่งแวดล้อมภายนอกขององค์กรซึ่งนับเป็นสาเหตุสำคัญอย่างหนึ่งของการลดกำลังคน แม้การลดกำลังคนจะมิใช่งานที่ผู้บริหารจะทำอย่างมีความสุขนัก แต่ก็อาจจำเป็นต้องทำทั้งนี้เพื่อความอยู่รอดขององค์กร

     ขั้นที่ 3 การคัดเลือก (Select)
     จากขั้นตอนการสรรหา องค์กรจะได้ผู้สมัครจำนวนหนึ่ง ขั้นตอนต่อไปจึงเป็นการหาตัวผู้ที่มีคุณสมบัติดีที่สุดกับตำแหน่งงานที่มีอยู่ กระบวนการขั้นตอนนี้คือ การคัดเลือก การคัดเลือกจึงเสมือนเป็นการทำนายหรือคาดหมายในการหาผู้ที่เหมาะสมที่สุดกับตำแหน่งงาน เครื่องมือที่ใช้ในการคัดเลือกมี 3 ประเภท ได้แก่ การตรวจสอบภูมิหลังของบุคคล (Background Information) การสัมภาษณ์ (Interview)  และการทดสอบการจ้างงาน (Employment Test)

    ขั้นที่  4 การปฐมนิเทศ (Orientation)
    เช่นเดียวกับการปฐมนิเทศนักศึกษาใหม่ องค์กรทั้งหลายจะมีการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ แบ่งเป็น 2 ประเภท ได้แก่ - Work Unit Orientation เป็นการปฐมนิเทศของหน่วยงานที่พนักงานใหม่จะต้องไปสังกัดเป็นการปฐมนิเทศให้รู้จักงานที่จะต้องทำ หัวหน้างาน และเพื่อนร่วมงาน รวมทั้งเป้าหมาย วิธีการปฏิบัติ และบรรยากาศในหน่วยงาน -  Organization Orientation เป็นการปฐมนิเทศขององค์กร  เพื่อให้พนักงานใหม่ได้ทราบถึงพันธกิจ วัตถุประสงค์ ปรัชญา หรือวัฒนธรรมองค์กร กฏระเบียบต่างๆ ขององค์กร รวมถึงนโยบายการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ค่าตอบแทน ผลประโยชน์และสวัสดิการต่างๆ ของพนักงาน

    ขั้นที่  5 การฝึกอบรม (Employee Training)
    นอกจากการฝึกอบรมเพื่อความปลอดภัยในการทำงานแล้ว การฝึกอบรมทักษะ (Skill Training) มีความสำคัญและความจำเป็นมากขึ้น โดยเฉพาะในงานที่มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อพัฒนาแนวคิดหรือเทคโนโลยีใหม่ๆ เพื่อให้พนักงานมีทักษะที่ทันสมัยเสมอ การฝึกอบรมในเรื่องทักษะของพนักงานอาจแบ่งเป็น 3 ด้าน - Technical skill ได้แก่ทักษะพื้นฐานต่างๆ เช่น การอ่าน การเขียน ทักษะพื้นฐานของงานที่ต้องปฏิบัติ -  Interpersonal Skill คือ ทักษะที่จะเพิ่มความสามารถของพนักงานในการทำงานร่วมกับผู้บังคับบัญชา และเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ - Problem Solving Skills คือ การฝึกอบรมให้พนักงานรู้จักการแก้ไขปัญหาต่างๆฝึกให้รู้จักหลักตรรถหรือรู้จักเหตุผล รู้จักวิเคราะห์ปัญหาทักษะในการค้นหาปัญหาต่างๆ ทางเลือกในการแก้ปัญหา วิเคราะห์หาทางเลือกที่ดีทีสุด
    ส่วนวิธีการฝึกอบรมอาจแบ่งเป็นการ  อบรมขณะทำงาน  (On-the Job Training)   และ  การฝึกอบรมนอกเวลาทำงาน  (Off-the Job Training)  องค์กรส่วนใหญ่นิยมใช้วิธี ฝึกอบรมขณะทำงานเพราะเป็นวิธีที่ประหยัดที่สุด แต่ข้อเสียคือรบกวนการู้ทำงานของผู้อื่น หรืออาจทำให้งานที่ฝึกอบรมพนักงานใหม่นั้นผิดพลาดได้

      ขั้นที่  6 การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Employee Performance Management)
      การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของระบบการจัดการประเมินผล ซึ่งเป็นกระบวนการกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานและการประเมินหรือวัดผลการปฏิบัติงานกับมาตรฐาน รวมทั้งวิธีการควบคุมการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน การประเมินผลมี 2 ประเภท ได้แก่ - การประเมินผลที่สามารถวัดได้ชัดเจน คือ การประเมินที่ตั้งอยู่บนข้อเท็จจริงและส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปของตัวเลข เช่น จากยอดขายในแต่ละเดือน คำร้องทุกข์ของลูกค้าที่มีต่อพนักงาน ข้อดีของการประเมินแบบนี้คือ สามารถวัดได้เป็นผลที่ชัดเจนเพราะอยู่ในรูปตัวเลข - การประเมินผลโดยการแสดงความคิดเห็น เป็นการประเมินที่ขึ้นกับความคิดเห็น หรือการรับรู้ของหัวหน้างานที่มีต่อการปฏิบัติงานของพนักงาน เช่น ทัศนคติ ความเป็นผู้นำ ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ หรืออาจเน้นทางด้านพฤติกรรมของพนักงาน เช่น ความตรงต่อเวลา ความช่างสังเกต เป็นต้น    การประเมินผลแบบ 360 องศา (360-Degree Assessment)     เทคนิคการประเมินผลลักษณะนี้จะทำโดยเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา ลูกค้า และตัวพนักงานเอง ไม่ใช่เฉพาะแต่ผู้บังคับบัญชาเท่านั้น ซึ่งจะทำให้ได้ความคิดเห็นทุกมุมมอง มีความหลากหลายมากยิ่งขึ้น

    ขั้นที่ 7 การจ่ายค่าตอบแทน และสิทธิประโยชน์ (Compenstion and Benefits)
    การพัฒนาระบบการจ่ายค่าตอบแทนที่เหมาะสมนับเป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการจัดการทรัพยากรมนุษย์ ทั้งนี้เพราะระบบการจ่ายค่าตอบแทนที่ดีจะดึงดูดจูงใจและรักษาพนักงานให้ปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรได้ ค่าตอบแทนที่จะให้พนักงานอาจอยู่ในหลายรูปแบบ เช่น เงินเดือน ค่าจ้าง ค่าตอบแทนในรูปแบบจูงใจต่างๆ และสิทธิประโยชน์ รวมทั้งบริการต่างๆ ที่ให้กับพนักงาน หรือ กล่าวสรุปได้ว่ามี 3 ส่วน ได้แก่ - ค่าจ้างและเงินเดือน (Wages and Salaries) เป็นค่าตอบแทนพื้นฐานหรือค่าจ้าง เงินเดือนที่จะให้แก่พนักงานในการตอบแทนการทำงาน - ส่วนเพิ่ม (Incentived) เพื่อ ช่วยจูงใจให้พนักงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เป็นค่าตอบแทนพิเศษ เช่น ค่านายหน้า โบนัส เป็นต้น - ผลประโยชน์ตอบแทนอื่นๆ (Benefits) ซึ่งไม่ได้อยู่ในรูปตัวเงิน เช่น การประกันสุขภาพ ประกันชีวิต วันหยุด วันลากิจ วันลาป่วย เป็นต้น




                                                *********************************