๙๓๗. การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)


การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)

การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)

การวิเคราะห์งาน เป็นอีกกระบวนการหนึ่งของการเขียนภาระงานในหน้าที่ของรายตำแหน่ง เนื่องจากงานในแต่ละรายตำแหน่งนั้น จะมีบริบท หรือภาระงานที่แตกต่างกัน…จึงจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์งาน เพื่อให้เกิดความชัดเจน และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น…ทำไมส่วนราชการ หรือองค์กรต่าง ๆ จึงต้องมีการวิเคราะห์งาน...ความหมายของการวิเคราะห์งาน หมายถึง เป็นกระบวนการที่มีการจัดการเกี่ยวกับงานให้เป็นระบบซึ่งจะต้องนำมาใช้ในการศึกษา รวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวกับงาน เพื่อที่จะได้สารสนเทศของงานนั้นให้เพียงพอต่อการที่จะนำไปใช้ประโยชน์ในการทำกิจกรรมอื่นในอนาคต

แบบบรรยายลักษณะงาน (Job Description)

แบบบรรยายลักษณะงานถูกเขียนขึ้นโดยมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับอำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของงาน และกระบวนการปฏิบัติงาน ตลอดจนเหตุผลและความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานนั้น ซึ่งภาระงานของรายตำแหน่งอาจมีลักษณะงานที่ปฏิบัตินั้น มีความแตกต่างกันตามบริบทของแต่ละแห่ง…ปกติแบบบรรยายลักษณะงานจะมีลักษณะแตกต่างกันไปตามความเหมาะสมของแต่ละส่วนราชการ…แบบบรรยายลักษณะงาน ถือเป็น Subset ของมาตรฐานกำหนดตำแหน่งงาน (Job Specification) ซึ่งอาจมีหลากหลายภาระงานอยู่ในมาตรฐานกำหนดตำแหน่ง แต่โดยทั่วไปแล้วแบบบรรยายลักษณะงานจะประกอบด้วยข้อความที่สำคัญดังต่อไปนี้

๑. ตำแหน่งงาน (Job Title)

๒. หน้าที่ (Functions)

๓. ความรับผิดชอบ (Responsibilities)

๔. คุณลักษณะของงาน (Job Characteristics)

๕.  เงื่อนไขสภาวะแวดล้อม (Environmental Conditicns)

มาตรฐานกำหนดตำแหน่งงาน (Job Specification)

          มาตรฐานกำหนดตำแหน่งของงาน ถือเป็น Set ใหญ่ที่จะมี Subset ของภาระงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานต่าง ๆ ที่อยู่ในมาตรฐานกำหนดตำแหน่งนั้น ๆ จะประกอบไปด้วย

๑. ตำแหน่งประเภท

๒. สายงาน

๓. ชื่อตำแหน่งในสายงาน

๔. ระดับตำแหน่ง

๕. หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก

๖. คุณสมบัติเฉพาะสำหรับตำแหน่ง

๗. ความรู้ความสามารถ ทักษะ และสมรรถนะที่จำเป็นสำหรับตำแหน่ง ซึ่งให้เป็นไปตามที่สภามหาวิทยาลัยกำหนด

มาตรฐานกำหนดตำแหน่งของงานจะระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคุณสมบัติของผู้ที่จะเข้ามาปฏิบัติงานในหน้าที่นั้น โดยมาตรฐานกำหนดตำแหน่งของงานจะระบุข้อกำหนดของงาน หน้าที่ความรับผิดชอบที่จะต้องปฏิบัติ เพื่อเป็นข้อมูลสำคัญที่ใช้เป็นแนวทางในการสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมเพื่อเข้าปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งของส่วนราชการ โดยทั่วไปแล้วมาตรฐานกำหนดตำแหน่งของงานอาจมีส่วนประกอบที่สำคัญตามคุณสมบัติเฉพาะสำหรับตำแหน่ง ดังต่อไปนี้

๑.  การศึกษา (Education)

๒.  ประสบการณ์ (Experience)

๓.  ความรู้ (Knowledge)

๔.  ความสามารถ (Ability)

๕.  ความชำนาญ (Skill)

๖.  คุณสมบัติทางกายภาพ (Physical)

๗. ความพร้อมทางจิตใจ (Psychological Readiness)

         การวิเคราะห์งานเป็นรายตำแหน่งนั้น จะต้องจัดทำให้เป็นมาตรฐานการทำงานเพื่อใช้เป็นเกณฑ์สำหรับกำหนดเป็นแนวทางในการทำงานของแต่ละประเภท เพื่อเป็นประโยชน์ต่อบุคลากรและส่วนราชการ บุคลากรจะทราบถึงความต้องการของส่วนราชการที่มีต่อการปฏิบัติหน้าที่ของตน ในขณะเดียวกันส่วนราชการจะมีแนวทางให้บุคลากรแต่ละคนปฏิบัติ และไม่ก่อให้เกิดความสับสนในการทำงานขึ้น เพื่อส่งผลให้การดำเนินงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์ และมีประสิทธิภาพ

          เมื่อเขียนภาระงานแล้ว จะต้องมีการนำภาระงานนั้นให้มีคณะกรรมการเพื่อประเมินค่างานตามแบบที่ กพอ.กำหนดตามแบบประเมินค่างาน (ถ้าส่วนราชการนั้น เป็นมหาวิทยาลัยของรัฐ)

การประเมินค่างาน (Job Evaluation)

          การประเมินค่างานเป็นการนำข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งานมาใช้เปรียบเทียบความสัมพันธ์และหาความสำคัญของแต่ละคน ข้อมูลที่ได้จากการประเมินค่างานจะทำให้ส่วนราชการสามารถจัดทำระบบการจ่ายค่าจ้างและผลตอบแทนที่เป็นธรรมแก่บุคลากรได้ โดยการเปรียบเทียบข้อมูลกับทั้งภายในองค์การและเปรียบเทียบกับตลาดแรงงานทั่วไป การวิเคราะห์งานเป็นกิจกรรมที่มีความเกี่ยวข้องกับกิจกรรมอื่นทั้งด้านทรัพยากรมนุษย์และหน้าที่อื่นของส่วนราชการ จะเห็นว่าการวิเคราะห์งานเป็นเสมือนแหล่งต้นทางของข้อมูลที่จะนำไปใช้ในหัวข้ออื่น เช่น การสรรหาและการคัดเลือก การจ่ายค่าตอบแทน และการฝึกอบรม เป็นต้น ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของนักวิเคราะห์งานที่จะต้องทำการวิเคราะห์งานด้วยความรอบคอบและถูกหลักการเพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่งานอื่นอย่างเต็มที่

ประโยชน์ของการวิเคราะห์งาน

๑. การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Planning)

๒. การสรรหาและการคัดเลือกบุคลากร (Recruitment and Selection)

๓. การฝึกอบรมและการพัฒนาบุคลากร (Training and Development)

๔. การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Evaluation)

๕. การกำหนดค่าตอบแทน (Compensation)

๖. การส่งเสริมความปลอดภัยในการทำงาน (Safety Reinforcement)

๗. การออกแบบงาน (Job Design)

๘. ประโยชน์อื่นๆ (Other Benefits)

            ดังนั้น ส่วนราชการทุกแห่ง จึงจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์งาน เพื่อนำมาเขียนเป็นภาระงานรายตำแหน่ง เพื่อระบุเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบให้กับบุคลากรที่ส่วนราชการได้คัดเลือกเข้ามาปฏิบัติงานได้ต่อไป

            การวิเคราะห์งาน เมื่อเขียนเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของการปฏิบัติงานแล้ว จะเชื่อมโยงไปกับการได้มีการประเมินค่างานของส่วนราชการ เพราะในบางครั้งการเขียนหน้าที่ความรับผิดชอบ อาจไม่ได้เนื้องานซึ่งเป็นไปตามที่กำหนดรายละเอียดในการประเมินค่างานในแต่ละองค์ประกอบ…การที่จะทำให้ได้เนื้องานที่แท้จริง ควรเขียนเป็นเรื่อง ๆ ที่ตำแหน่งงานของหน่วยงานเป็นผู้เขียนและตรวจสอบแล้ว (ศึกษาได้จาก https://www.gotoknow.org/posts/693491 และ https://www.gotoknow.org/posts/693494 จะทำให้สามารถนำไปเขียนเป็นคู่มือปฏิบัติงานหลักได้อย่างมีคุณภาพ และประสิทธิภาพของภาระงาน ไม่ควรลอกตามมาตรฐานกำหนดตำแหน่ง เพราะจะทำให้มีเนื้องาน ที่เป็นภาระหน้าที่ที่รับผิดชอบและปฏิบัตินั้นไม่ชัดเจน และจะไม่สามารถตอบผู้อื่นได้ว่า ในอนาคตหากเขียนผลงานที่เข้าสู่ตำแหน่งระดับชำนาญการ ชำนาญการพิเศษ หรือเชี่ยวชาญ จะไม่สามารถบอกใคร ๆ ได้ว่า ตนเองมีความชำนาญงานในด้านใด

***หากเมื่อพบว่า…การเขียนงานนั้นไม่ชัดเจน ควรมีการวิเคราะห์งานใหม่ และเขียนหัวข้อเรื่องของงานให้ชัดเจน และควรมีการเพิ่มเติมงานในหน้าที่นั้นให้เพิ่มขึ้น เพื่อให้ได้ภาระงานที่เพิ่มมากขึ้น และคุ้มค่าต่อภาระงานในรายตำแหน่ง คุ้มค่ากับค่าจ้าง หรือค่าตอบแทนที่ส่วนราชการได้จ่ายไป ผู้บังคับบัญชาระดับต้นที่ใกล้ชิด ควรตรวจสอบตามที่ผู้ปฏิบัติได้มีการวิเคราะห์งานนั้นให้ชัดเจนอีกครั้งหนึ่ง หากสงสัยให้สอบถามกับผู้รับผิดชอบ คือ กองบริหารงานบุคคล

ที่มา : ศึกษาจาก Job Description การจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งานบนพื้นฐาน Competency, ดร.กฤติน กุลเพ็ง และหน้าที่ที่ผู้เขียนได้ทำการปฏิบัติงาน นำมาประยุกต์เพื่อใช้ในการทำงานของภาครัฐ

***********************************

ขอขอบคุณทุกท่านที่ให้เกียรติเข้ามาในบันทึกนี้ค่ะ

บุษยมาศ แสงเงิน

๒๓ พฤศจิกายน ๒๕๖๔

 

 

หมายเลขบันทึก: 693503เขียนเมื่อ 23 พฤศจิกายน 2021 14:40 น. ()แก้ไขเมื่อ 26 พฤศจิกายน 2021 14:33 น. ()สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ


ความเห็น (0)

ไม่มีความเห็น

อนุญาตให้แสดงความเห็นได้เฉพาะสมาชิก
พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี