กว่าจะเป็นโครงร่างโครงสร้างใหม่ของงานด้านสื่อสาร


มีคนเคยเอ่ยถามว่า ระหว่าง “ตำแหน่ง และ ตำนาน” คุณอยากได้หรือเป็นสิ่งไหน? คำตอบอยู่ในใจลึกๆ แล้ว ฉันอยากเป็น “ตำนาน” เล็กๆ

ย้อนเวลากลับไปในระหว่างปี พ.ศ. 2554-2559 

พันธะสัญญาของฉันถูกจารึกไว้ถึงแผนงานการพัฒนาโครงสร้างการสื่อสารขององค์กร ให้กับงานประชาสัมพันธ์ กองกลาง โดยมีแผนการศึกษา ออกแบบโครงสร้างงาน 

ให้เกิดความคล่องตัวในการดำเนินภารกิจ ดำเนินการสร้างระบบการสื่อสารให้ทั่วถึงต่อประชาคมในมหาวิทยาลัย ในเรื่องสำคัญต่างๆ ของมหาวิทยาลัย

แม้ว่าสัญญาครั้งนั้น ทำให้เป้าหมายที่ฉันปักวาง ไม่เป็นไปตามความคาดหวังอยู่หลายปี เพราะหลังจากการสำรวจกรอบโครงสร้างงาน ภาระงานที่มีการมอบหมาย ฉันพบว่ายังมีเรื่องเร่งด่วนต้องทำอีกมาก ผลิตผลในครั้งนั้น ฉันได้กรอบ PRCMU Model ที่ประยุต์จากแนวคิด บริการเป็นเลิศและพิมพ์เขียวหน่วยงาน Service Blueprint องค์ความรู้ที่ผ่านเข้ามาขณะหนึ่ง พร้อมกันนั้น การศึกษาข้อมูลการพัฒนาปรับเปลี่ยนงานด้านประชาสัมพันธ์ ของมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ ซึ่งได้ออกนอกระบบในช่วงเวลาไล่เลี่ยกับมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ (7 มีนาคม 2551) อาทิ มหาวิทยาลัยมหิดล (17 ตุลาคม 2550) จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (7 กุมภาพันธ์ 2551) พบว่า ได้มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างเป็นงานสื่อสารองค์กร และศูนย์สื่อสารองค์กร ตามลำดับ โดยมีแนวคิดที่คล้ายคลึงกัน ด้านการบริหารจัดการเพื่อสนับสนุน การสื่อสารเพื่อการบริหาร การสื่อสารเพื่อการตลาด และการสื่อสารสาธารณะทั้งภายในและภายนอกองค์กร เปรียบเทียบข้อมูลโครงสร้างงานสื่อสารองค์กรของสองมหาวิทยาลัย  ทีมงานฝั่งเรา (มช.) ได้พิจารณาโครงร่างโครงสร้างงานใหม่ เพื่อสนับสนุนกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารองค์กรและการประชาสัมพันธ์เชิงรุกของมหาวิทยาลัย ซึ่งได้พิจารณาเข้าวาระการนำเสนอพิจารณาในระดับบริหารในเวลาถัดมา จึงนับเป็นการวางรากโครงร่างเพื่อสร้างงานใหม่ในชื่อใหม่ให้อนาคต พร้อมกับการคิดไกลขึ้นอีกนิด หากหมดวาระการดำรงหน้าที่หัวหน้างานแล้ว จะอยู่ในสังกัดงานไหนที่จะยังทำตัวเป็นประโยชน์ได้กับหน่วยงาน

แนวคิดการออกแบบร่างโครงสร้างงานในขณะนั้น ผู้บริหารที่กำกับดูแลเห็นชอบจัดวางเป็น 2 รูปแบบ 1. ยังคงมีงานสังกัดหน่วยงานแม่ (กองกลาง) 2. มีการบริหารจัดการ 2 ลักษณะ หากผู้ปฏิบัติงานถนัดทำงานเชิงรับ ก็จะอยู่ในกลุ่มภารกิจด้านประชาสัมพันธ์แบบเดิม ๆ แต่หากมีบุคลากรสายพันธุ์ใหม่ที่มีความสนุกกับงานท้าทาย ก็จะจัดวางในกลุ่มภารกิจด้านงานสื่อสารองค์กรเชิงรุก โดยการดำเนินงานขึ้นตรงต่อคณะผู้บริหาร ไม่ต้องเสนอเรื่องผ่านสายการบังคับบัญชากองกลาง

โครงสร้างเดิม งานประชาสัมพันธ์เป็นงานในสังกัดกองกลาง สำนักงานมหาวิทยาลัย

 

สู่ร่างโครงสร้างแบบที่ 1 เปลี่ยนงานประชาสัมพันธ์เป็นงานสื่อสารองค์กร และแบ่งหน่วยงานตามคามคาดหวังให้เป้นงานเชิงรุก งานเชิงรับ และงานสนับสนุนการทำงานรุก/รับ

 

ร่างโครงสร้างแบบที่ 2 ทำให้เติบโตแยกออกจากกองกลาง เป็นศูนย์สื่อสารองค์กร ที่ทำงานด้านสื่อสารเชิงรุก และเชิงรับ ซึ่งแนวคิดช่วงนั้นคือ การค้นหากำลังคนที่สมัครใจทำงานเชิงรุกเป็นคนรุ่นใหม่ๆ มาทำงาน ทั้งคนรุ่นเก่าที่อยู่ก่อนและคนรุ่นใหม่ อัตราใหม่ๆ

 

ร่างโครงสร้างนำเสนอพิจารณา  ปรับตามนโยบายผู้บริหารชุดใหม่ที่ส่งต่อนโยบายรวมภาระงานไว้ด้วยกัน โดยยึดโยงงานด้านการสื่อสารกับกลุ่มเป้าหมายสำคัญเป็นหลัก ประกอบกับเป็นกลุ่มงานที่มอบหมายผู้บริหารเดียวกันกำกับดูแล ทำให้ภาระงานด้านนักศึกษาเก่าเข้ามารวมในโครงร่างโครงสร้างนี้ ที่ที่ไม่เคยมีปรากฏในสถาบันใดๆ มาก่อน

สุดท้ายโครงสร้างที่ได้รับความเห็นชอบ คือการทำ 2 ภารกิจใหญ่ และรวมคนจากสองหน่วยงานมาทำงานร่วมกัน รวมเป็น 14 คน จากเดิมภารกิจด้านสื่อสารภาพลักษณ์ (11 คน) และภารกิจสร้างความสัมพันธ์อันดีกับนักศึกษาเก่า (3 คน)เป็นงานหลัก ซึ่งการนำคนมามัดรวมกัน ในระยะแรกมีความสลับสับสนพอสมควรว่าใครจะอยู่ภารกิจไหน

การปรับเปลี่ยนรูปแบบโครงสร้างแบบไม่คาดฝันมีที่มาที่ไปจากนโยบายมหาวิทยาลัยให้มีการทบทวนโครงสร้างองค์กรและการบริหารงานของสำนักงานมหาวิทยาลัย โดยมีการปรับโครงสร้างในหน่วยงานและการบริหารจัดการรูปแบบใหม่ ทดลองใช้ในลักษณะ Sandbox กับหน่วยงานนำร่องของสำนักงานมหาวิทยาลัย เพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงเพิ่มคุณภาพในการบริหารจัดการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้สามารถทำงานได้อย่างคล่องตัว ลดการใช้อัตรากำลังโดยใช้ทรัพยากรร่วมกัน และลดขั้นตอนความซ้ำซ้อนการทำงาน ยุบเลิก “งาน” ตามโครงสร้างเดิม กำหนดเป็น “ภารกิจ” และปรับภารกิจที่เกี่ยวข้องกับงานธุรการงานบริหารงานบุคคล การเงิน บัญชีพัสดุ ไปให้งานบริหารงานกลาง (Central Service Center) ซึ่งอยู่ภายใต้สังกัดกองแผนงาน ให้ทำหน้าที่ด้านบริหารธุรการให้แก่ศูนย์สื่อสารองค์กรฯ

ดังนั้น “ศูนย์สื่อสารองค์กรและนักศึกษาเก่าสัมพันธ์” จึงเป็น 1 ใน 5 หน่วยงานนำร่องสังกัดภายใต้สำนักงานมหาวิทยาลัย ที่เกิดขึ้นจากการโยกย้ายงานประชาสัมพันธ์ สังกัดกองกลาง มาเป็น 1 ใน 2 ของกลุ่มภารกิจ คือ ภารกิจสื่อสารภาพลักษณ์  และอีกภารกิจ 1 คือ ภารกิจนักศึกษาเก่าและมวลชนสัมพันธ์ ส่วนอีก 1 ภารกิจที่นำเสนอนั้นไม่ผ่านการพิจารณา เนื่องด้วยนโยบายการบริหารจัดการรูปแบบไปมหาวิทยาลัยได้กำหนดให้มีงานบริหารงานกลาง (Central Service Center) เข้ามาช่วยเหลือดูแลการดำเนินงานให้  ขณะเดียวกันนโยบายมหาวิทยาลัยเปิดโอกาสให้บุคลากรมีความก้าวหน้าในหน้าที่การทำงาน นอกจากการมีผู้บริหารระดับกลางและระดับต้น คือ ผู้อำนวยการ และหัวหน้ากลุ่มภารกิจ ยังมีตำแหน่งพนักงานปฏิบัติงานอาวุโส ซึ่งเป็นผู้ที่มีทักษะความรอบรู้ มีประสบการณ์การทำงานและความชำนาญในภารกิจของหน่วยงานมาดูแลรับผิดชอบในแต่ละภารกิจ หรือคร่อมได้หลายภารกิจตามความเหมาะสม

อย่างไรก็ตาม จากวันเริ่มต้นสร้างฐาน เปลี่ยนงานประชาสัมพันธ์เป็นกลุ่มภารกิจสื่อสารภาพลักษณ์  เราก็ยังไม่มีผู้สวมบทบาทหัวหน้ากลุ่มภารกิจ แต่เมื่อถึงเวลาเหมาะสม วันนั้นคงจะมาถึงในสักวัน

ด้วยความที่ฉันได้ผูกพันกับงานภารกิจด้านการสื่อสารมาโดยตลอด และใน Blog “สถานีปฏิบัติประชาสัมพันธ์” นี้ ฉันเล่าเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงาน “กลุ่มภารกิจสื่อสารภาพลักษณ์” เป็นส่วนใหญ่ เมื่อเป้าหมายของการสร้างตำนานเข้ามายึดครองพื้นที่สมองและหัวใจของฉันเช่นนี้แล้ว ฉันก็จะเล่าในเรื่องราวด้านงานสื่อสารเป็นหลักค่ะ

และนี่คือทิศทางของการทำงาน 5 ปีข้างหน้า (พ.ศ. 2561 – 2565) นับจากวันถือกำเนิดโครงการจัดตั้งศูนย์สื่อสารองค์กรฯ  อย่างเป็นทางการ วันที่ 16 ตุลาคม 2561 แนวคิดนี้เกิดจากการร่วมด้วยช่วยคิด ระดมสมองของผู้ปฏิบัติงานโดยตรง ภายใต้การนำทางโดยผู้นำที่มีประสบการณ์สูงทางด้านบริหารการศึกษา เทคโนโลยีดิจิทัล และบริหารการจัดการ ที่พร้อมทุ่มเทให้กับภารกิจสื่อสาร ซึ่งผลงานและระยะเวลาผ่านมาได้พิสูจน์ให้เห็นเป็นที่ประจักษ์

เมื่อเป้าหมายได้รับการปักวางอีกครั้ง การเดินทางครั้งใหม่ได้เริ่มขึ้น ทำให้พบว่ามีเรื่องราวสนุก สุขใจ ให้เกี่ยวเก็บประสบการณ์ ผ่านสิ่งท้าทายใหม่ระหว่างทาง ผ่านมา ผ่านไป และรอที่จะพบเจออีกมากมาย รอการบันทึกเล่าค่ะ

หมายเลขบันทึก: 691417เขียนเมื่อ 8 กรกฎาคม 2021 12:57 น. ()แก้ไขเมื่อ 8 กรกฎาคม 2021 13:47 น. ()สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ


ความเห็น (0)

ไม่มีความเห็น

อนุญาตให้แสดงความเห็นได้เฉพาะสมาชิก
พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี