เล่างานพีอาร์อีเว้นท์ 50 ปี มช. (3)


เมื่อ การจัดงานวาระครบรอบ 50 ปี แห่งการสถาปนามหาวิทยาลัยเชียงใหม่ “5 ทศวรรษ มช. รวมพลังเพื่อแผ่นดิน”   มีกิจกรรมจัดต่อเนื่อง 1 ปี และ 1 เดือน ในระหว่างวันที่ 22 มกราคม 2557 ถึงวันที่ 24 มกราคม 2558 การประชาสัมพันธ์งานนี้จึงมีระยะเวลาเตรียมการและดำเนินการมากกว่าระยะเวลาการจัดงานที่กำหนด ฉันได้เกริ่นเรื่องกลุ่มเป้าหมายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงช่องทางการสื่อสารที่เลือกใช้ไปแล้ว

ทีนี้มาฟังเรื่องราวกันต่อค่ะ

            คณะอนุกรรมการฝ่ายประชาสัมพันธ์ การจัดงานวาระครบรอบ 50 ปี แห่งการสถาปนามหาวิทยาลัยเชียงใหม่ “5 ทศวรรษ มช. รวมพลังเพื่อแผ่นดิน”  ซึ่ง มีรองอธิการบดีฝ่านแผนงานและพัฒนา เป็นประธาน มีคณะกรรมการและผู้รับผิดชอบปฏิบัติงาน ประกอบด้วยบุคลากรงานประชาสัมพันธ์ กองกลาง คณะการสื่อสารมวลชน วิทยาลัยศิลปะ สื่อและเทคโนโลยี และสำนักบริการเทคโนโลยีสารสนเทศ ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการด้านการประชาสัมพันธ์ในรูปแบบสื่อประชาสัมพันธ์ต่างๆ ได้ดำเนินการผลิตและเผยแพร่ประชาสัมพันธ์กิจกรรมที่จัดขึ้นทั้งในส่วนของมหาวิทยาลัย คณะและส่วนงานต่างๆ ผ่านช่องทางประชาสัมพันธ์ต่างๆ  โดยได้รับจัดสรรงบประมาณเพื่อดำเนินการจากงบประมาณเงินรายได้ประจำปี 2556 - 2557 ในงานประจำของงานประชาสัมพันธ์ และงบงาน 50 ปี ของงบประมาณ ปี 2558 โดยการนำเสนอแผนงานเป็นกรณีพิเศษ 

รายละเอียดการใช้งานสื่อและช่องทางการดำเนินงานประชาสัมพันธ์ ดังนี้

  1. ผลิตของที่ระลึกมีตราสัญลักษณ์งาน 50 ปี มช. (ใช้งบประมาณตั้งไว้ในงานประจำ งานประชาสัมพันธ์)เริ่มการผลิตในปีงบประมาณ 2556 (ปี 2556 – 2557)
  2. ผลิตข่าวเผยแพร่ผ่านสื่อต่างๆ ในงานประชาสัมพันธ์ (สิ่งพิมพ์ รายการวิทยุ เว็บไซต์ สื่อสังคมออนไลน์) 136 ข่าว(ตลอดปี)
  3. จัดแถลงข่าว การจัดงานฉลอง 50 ปี มช. ณ บริเวณลานสัก (กลุ่มเป้าหมายได้แก่ สื่อมวลชน คณะกรรมการจัดงานทุกชุด เครือข่ายผู้ปฏิบัติงานประชาสัมพันธ์ของ มช. บุคลากรธีมเมติก)สื่อมวลชนลงทะเบียน 38 ราย อื่นๆ (ผู้บริหารและเครือข่าย PRCMU) 50 ราย (13 มกราคม 2557)
  4. จัดทำและบริหารสื่ออิเล็กทรอนิกส์ออนไลน์ (Website 5decades.cmu.ac.th และ Application: ios/android) เปิดตัว 15 มกราคม 2557 (ตลอดปี เริ่มเดือนมกราคม 2557)
  5. ร่วมประสานงานต้อนรับสื่อมวลชนในงาน Exclusive Interview ที่กรุงเทพ ฯ (31 พฤษภาคม 2557)
  6. ร่วมประสานงานต้อนรับสื่อมวลชนไปทำข่าวประชาสัมพันธ์ที่เชียงใหม่ (Press Tour) ในโครงการ "พร้าวโมเดล" (2 กรกฎาคม 2557)
  7. ผลิตถุงกระดาษมีตราสัญลักษณ์ 50 ปี จำนวน 2 ขนาด มอบให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องใช้งาน (กรกฎาคม 2557)
  8. ผลิตสื่อป้ายไวนิลและโปสเตอร์ประชาสัมพันธ์กิจกรรมการจัดงานประกวด ภาพถ่าย/หนังสั้น/แต่งเพลงในวาระครบรอบ 50 ปี (สิงหาคม – ตุลาคม 2557)
  9. ผลิตสื่อวิดีทัศน์ 21 ชุดตามจำนวนคณะ วิทยาลัย จะเผยแพร่บนเว็บไซต์ 5decades.cmu.ac.th , Youtube , CMU Channel (กันยายน 2557 – มกราคม 2558)
  10. สื่อนิตยสาร Compass 4 หน้า 2 ภาษา ฉบับเดือนธันวาคม 2557 (ตุลาคม - ธันวาคม 2557)
  11. เรียบเรียงข้อมูล ออกแบบ Artwork และจัดส่งให้ธีมเมติกนำไปประสานเผยแพร่ในนิตยสารสวัสดี MBA และหนังสือพิมพ์เดลินิวส์ ไทยรัฐ (ตุลาคม 2557 - มกราคม 2558)
  12. สื่อเคลื่อนที่รถไฟฟ้า (40 คัน) (ตุลาคม 2557 - มกราคม 2558)
  13. สื่อเคลื่อนที่รถสองแถว ในเมือง/ ข้ามอำเภอ (ตุลาคม - มกราคม 2558)
  14. งานผลิตสื่อ indoor (Exhibition Board) (ตุลาคม 2557– มกราคม 2558)
  15. จัดทำบทความ/ข่าวพิมพ์ลงในนิตยสาร Chiang Mai Mag 32 หน้า ฉบับ เดือนมกราคม 2558 (เชียงใหม่นิวส์ สนับสนุนการจัดพิมพ์) (ธันวาคม 2557)
  16. จัดงานแถลงข่าวและขอบคุณสื่อมวลชนประจำปี 15 ธันวาคม 2557 (สื่อมวลชนลงทะเบียน 92 ราย) (15 ธันวาคม 2557)
  17. นำผู้บริหารเยี่ยมผู้บริหารสื่อมวลชนที่กรุงเทพฯ (5-6 มกราคม 2558)
  18. ประสานงานนำผู้บริหารออกรายการโทรทัศน์ ทั้งในจังหวัดเชียงใหม่และส่วนกลาง (จัดการข้อมูลและการบริหารประสานงาน) (มกราคม 2558)
  19. เผยแพร่รายการวิทยุ จำนวน 20 ตอน เดือนมกราคม 2558 (สัมภาษณ์ศิษย์เก่า ผลิตโดยธีมเมติก) (มกราคม 2558)
  20. ผลิตสปอตวิทยุ พร้อมการเผยแพร่ผ่านสถานีวิทยุทั้งส่วนราชการและเอกชน(4 commercial spots per day, Mon-Sun) (ดำเนินการภายในเดือนมกราคม 2558) (มกราคม 2558)
  21. ผลิตใบปลิวประชาสัมพันธ์ 20,000 ใบ (มกราคม 2558)
  22. งานผลิตสื่อ outdoor (มกราคม 2558) ได้แก่ ผลิตป้ายกองโจร (ในอาณาบริเวณจัดงาน) แจ้งข้อมูลโซนงาน สถานที่สำคัญ เช่น ห้องน้ำ ประชาสัมพันธ์ ผลิตป้ายคัทเอ้าท์หน้ามหาวิทยาลัย ผลิตป้าย Billboard (โครงเหล็ก หอศิลป์) ป้ายไวนิลติดตามทางเดินใน มช. ผลิตป้ายไวนิลขนาดต่างๆ ภายในจังหวัดเชียงใหม่ อย่างน้อย 60 จุด (รวมค่าติดตั้งและรื้อถอน)
  23. จัดงาน PR Meeting (ผู้บริหาร ผู้ปฏิบัติงานประชาสัมพันธ์ในและนอก มช. จากภาคราชการ รัฐวิสาหกิจ และเอกชนในเชียงใหม่ สื่อมวลชน) 13 มกราคม 2558 เวลา 16.30-18.30 น. ณ ศูนย์การค้า (ผู้ลงทะเบียน รวม 38สื่อมวลชน 21 ราย แขกรับเชิญ 17ราย) (13 มกราคม 2558)
  24. จัดรถแห่ประชาสัมพันธ์งาน CMU Festival วันที่ 24 มกราคม 2 คัน (23-24 มกราคม 2558)
  25. จัดงาน Press Tour (นิทรรศการ รอบสื่อมวลชน) เชิญสื่อมวลชนทุกแขนงจากกรุงเทพ และเชียงใหม่ สื่อมวลชนลงทะเบียน 40 ราย (วันที่ 19 มกราคม 2558)
  26. ผลิตสติ๊กเกอร์ติดรถยนต์บุคลากร (มกราคม 2558)
  27. ดูแลจัดการประชาสัมพันธ์ในระหว่างงานนิทรรศการ (19 – 24 มกราคม 2558)

             
          ภายหลังการนำเสนอโปรเจคใหญ่เพื่อขอจัดสรรงบประมาณ มหาวิทยาลัยให้นโยบายเพื่อการสื่อสารงานสำคัญนี้ โดยการอนุมัติให้จัดจ้างบริษัทเอกชน ดำเนินการงานสื่อสารเพื่อประชาสัมพันธ์รับผิดชอบในพื้นที่กรุงเทพมหานคร อาทิ การสื่อสารด้านการตลาดเพื่องานสื่อมวลชน การจัดกิจกรรมประชาสัมพันธ์ที่น่าสนใจ โดยมีการประสานงานทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด 


           เมื่อเสร็จสิ้นภารกิจ ได้มีการตรวจสอบการเผยแพร่ผ่านสื่อสารมวลชน หนังสือพิมพ์ ตลอดทั้งปี พ.ศ. 2557  เพื่อการคำนวณหา  PR Values  ตรวจสอบ  Return of Investment  (ROI)  พบว่า  มูลค่าประชาสัมพันธ์สื่อหนังสือพิมพ์ ทั้งหมดเป็นจำนวน  283,795,333 บาท  เทียบจากงบประมาณงานประจำจัดสรรปีละไม่ถึง 2 ล้านบาท เป็นผลงานกาประหยัดรายจ่ายตลอด 345 วัน ได้อย่างน่าภาคภูมิใจ โดยที่ทีมงานสามารถนำเสนอข่าวที่ไม่ใช่กิจกรรม 50 ปี มี  PR Value จำนวน  261,749,230  บาท ส่วนข่าวเกี่ยวข้องกับงาน 50 ปี มี  PR Value จำนวน  22,046,103  บาท             

กิจกรรมประชาสัมพันธ์ ที่เราจัดมีดังนี้

  1. ดำเนินการจัดทำ Exclusive Interview ที่กรุงเทพ ฯ จำนวน 1 ครั้ง
  2. พาสื่อมวลชนจากส่วนกลางไปทำข่าวประชาสัมพันธ์ที่เชียงใหม่ (Press Tour) ในโครงการ "พร้าวโมเดล" และ Open House งานนิทรรศการรอบสื่อมวลชน (เดือนมกราคม 2558)
  3. ประชาสัมพันธ์รายเดือนต่อเนื่องเป็นระยะเวลา 12 เดือน
  4. จัดการประกวดการแต่งเพลง “ 5 ทศวรรษ มช. รวมพลังเพื่อแผ่นดิน”
  5. จัดการประกวดหนังสั้น “กระซิบ...เหนือ”
  6. จัดการประกวดภาพถ่าย "เชียงใหม่...ใครก็รัก"
  7. ดำเนินการผลิตสปอตทีวี (TV Spot) ความยาว 30 Sec. และค่าผลิตสปอตวิทยุ (Radio Spot) ความยาว 30 Sec.
  8. ดำเนินการติดต่อประสานงานกับมหาวิทยาลัยในการนำเสนองานและประเมินผลตลอดโครงการ
  9. ซื้อสื่อและผลิตสารคดีสั้นทางวิทยุ (Radio Documentary) จำนวน 20 ตอน
  10. ประชาสัมพันธ์กิจกรรมของ มช. เนื่องในโอกาสครบรอบ 50 ปี ทางหนังสือพิมพ์เดลินิวส์ ขนาดเต็มหน้า/สี่สี จำนวน 1 ครั้ง
  11. ประชาสัมพันธ์กิจกรรมของ มช. เนื่องในโอกาสครบรอบ 50 ปี ทางนิตยสารสวัสดี (การบินไทย) ขนาด FP/FC จำนวน 1 ครั้ง เดือน ธันวาคม 2557
  12. ดำเนินการพาผู้บริหารของมหาวิทยาลัยไปพบสื่อมวลชน จำนวน 2 ครั้ง ในเดือน มกราคม 2557 และเดือน มกราคม 2558

         ผลจากการดำเนินงาน บริษัทฯ ได้นำสรุปรวมราคามูลค่าสื่อที่ได้จากการทำประชาสัมพันธ์ (PR Value) คิดเป็น 35,XXX,XXX บาท โดยได้ใช้งบประมาณประชาสัมพันธ์ จำนวน X,XXX,XXX บาท Return of Investment  (ROI)  ข่าวงาน “5 ทศวรรษ มช. รวมพลังเพื่อแผ่นดิน” คิดเป็นมูลค่า 31,XXX,XXX บาท

         ท้ายที่สุดของการดำเนินงาน ทีมงานได้ร่วมกันวิเคราะห์การดำเนินงานประชาสัมพันธ์การจัดงานฉลอง 50 ปี มช. พบว่า

จุดแข็ง
  1. ผู้บริหารเห็นความสำคัญของการจัดงานและให้นโยบายในการดำเนินงานที่ชัดเจน
  2. มีการนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในการปฏิบัติงานทุกกระบวนการ
  3. มีช่องทางการประชาสัมพันธ์หลากหลายครอบคลุมทุกสื่อ เช่นโทรทัศน์ วิทยุ สื่อสิ่งพิมพ์ สื่อออนไลน์
  4. ได้รับความร่วมมือจากเครือข่ายประชาสัมพันธ์ของแต่ละคณะหน่วยงานเป็นอย่างดี
  5. มีศิษย์เก่า มช. พร้อมที่จะให้ความร่วมมือเป็นอย่างดี ในการผลิตสื่อและเผยแพร่ประชาสัมพันธ์
จุดอ่อน
  1. การประสานกับทีมงานผู้รับผลิตแอปพลิเคชั่นและเว็บไซต์งาน 50 ปี มช. ค่อนข้างล่าช้าและไม่ค่อยมีการปรับข้อมูลให้เป็นปัจจุบันเท่าที่ควร
  2. การเผยแพร่ข่าวสารในภาษาต่างประเทศยังไม่ทั่วถึงเท่าที่ควร
โอกาส
  1. ผู้บริหารให้การสนับสนุนชี้แนะและให้คำปรึกษาได้เป็นอย่างดี
  2. ได้รับความร่วมมือจากสื่อมวลชนในการเผยแพร่ข่าวสารอย่างต่อเนื่อง
  3. ได้รับโอกาสในการทำงานร่วมกับบริษัทมืออาชีพที่มีชื่อเสียงระดับโลก
  4. มหาวิทยาลัยเชียงใหม่เป็นมหาวิทยาลัยที่อยู่คู่กับเชียงใหม่และภาคเหนือมายาวนานและเป็นมหาวิทยาลัยที่ได้รับความเชื่อมั่นมาโดยตลอด ทำให้การประชาสัมพันธ์สามารถเข้าถึงผู้คนง่ายขึ้น
อุปสรรค
  1. งบประมาณที่ได้รับจัดสรรยังไม่เพียงพอเท่าที่ควร เนื่องจากอาจต้องอาศัยการตลาดและการโฆษณาเข้ามามีส่วนร่วม แต่สื่อมีราคาสูง
  2. . ขาดวัสดุอุปกรณ์ในการผลิตสื่อเพื่อการประชาสัมพันธ์ด้านวีดิทัศน์


          เวลาที่ผ่านไป กับการโพสต์เผยแพร่บันทึกงานอีเว้นท์นี้ ห่างกันนาน 5 ปี ก็พอดีกับเวลาของการเตรียมการจัดกิจกรรมสื่อสารครั้งใหม่ เพื่อการประชาสัมพันธ์งานเฉลิมฉลอง 55 ปีแห่งการสถาปนา คงจะมีเรื่องราวดีๆ สิ่งดีดีสื่อสารเผยแพร่ออกมาเป็นระยะๆ ให้ติดตามกัน
 

         ผู้โดยสารทุกท่านคะ ได้เวลาที่จะขอนำทุกท่านออกจากชาลางานอีเว้นท์ใหญ่แล้วค่ะ ขอขอบคุณที่ติดตามอ่านกันมาอย่างต่อเนื่องถึง  3 บันทึก ชานชาลาสถานีปฏิบัติประชาสัมพันธ์ข้างหน้าจะเล่าเรื่องงานที่ดำเนินไปในปี 2560 -2561 อันเป็นสถานีก่อนสุดท้ายแล้วนะคะ ขอขอบคุณพื้นที่แลกเปลี่ยนเรียนรู้  Gotoknow.org และทีมงานบริหาร ที่ให้โอกาสการนำเสนองานและผลงานอันอาจเป็นประโยชน์แก่ผู้อยู่ในแวดวงของบันทึกการทำงานดังกล่าวนี้ค่ะ

หมายเลขบันทึก: 660645เขียนเมื่อ 22 มีนาคม 2019 15:25 น. ()แก้ไขเมื่อ 30 มิถุนายน 2021 15:23 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง


ความเห็น (0)

ไม่มีความเห็น

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี