การสอนงาน

การสอนงาน (coaching workshop)

                                                                                         ประชุม โพธิกุล

การสอนงานกลายเป็นการเพิ่มความสำคัญ เพราะเป็นวิถีทางการพัฒนาทักษะของบุคลากร                                                                                                  

                      การปฏิบัติงานที่เป็นจริง _____________การปฏิบัติงานที่คาดหวัง

การสอนงาน เป็นกระบวนการสองทางของผู้บริหารโดยผ่านการอภิปรายโดยตรงกิจกรรมการให้คำแนะนำ สร้างทักษะต่างๆ การสร้างความสัมพันธ์เพื่อธำรงรักษาและปรับปรุงการปฏิบัติงาน การสอนงานที่มีคุณภาพมุ่งเน้นที่พฤติกรรมมิใช่ผลงานโดยทั่วไปเช่นองค์ประกอบการปฏิบัติงาน

          คำนิยามการสอนงาน

       การสอนงานเกิดขึ้นเมื่อผู้บริหาร

       _ให้ข้อมูลย้อนกลับเพื่อเสริมแรงพฤติกรรมการปฏิบัติงานที่ดี

       _ฟังผู้อื่นด้วยความห่วงใย

       _ให้ข้อมูลย้อนกลับที่ถูกต้องชี้ให้เห็นถึงความห่วงใยในพฤติกรรมการทำงานที่ไม่ดี

       _จัดการแก้ปัญหาก่อนปัญหาจะรุนแรงขึ้น ขาดการติดต่อสื่อสาร ผลผลิตหยุดชะงัก รวมถึงความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารและบุคลากรลดน้อยลง

       _ช่วยเพื่อนร่วมงานปฏิบัติงานใหม่ พัฒนาทักษะ แก้ปัญหาและสร้างความมั่นใจ

           หลักการพื้นฐานการสอนงาน

      _มุ่งพฤติกรรม มิใช่ตัวบุคคล

      _มุ่งพรรณาพฤติกรรมมิใช่การประเมิน

      _รับฟังตั้ง คำถาม “คุณคิดอะไร”

      _เป็นรูปธรรม แต่ต้องเป็นความพึงพอใจของท่าน

      _มีความชัดเจนตรงไปตรงมาใช้ข้อความว่า “ผม/ข้าพเจ้า”

      _ให้ข้อมูลย้อนกลับเชิงบวกหรือแสดงความห่วงใย

จัดการปัญหาทีละเรื่องทีละคราวอย่ามากเกิน

      _เน้นความรับผิดชอบร่วมกัน คุณมีส่วนเกี่ยวข้องกับปัญหานั้นหรือไม่

     _เน้นการสร้างจุดแข็งมากกว่าการปรับปรุงจุดอ่อน

     _ดึงการประเมินตนเองของแต่ละคนด้านจุดแข็งเพื่อการพัฒนา

             ประโยชน์การสอนงาน

    _ ช่วยในการปรับปรุงการปฏิบัติงานและการพัฒนาบุคคลากร

    _เป็นการลงทุนระยะสั้นเพื่อผลประโยชน์ระยะยาว

    _ทำให้การมอบหมายงานมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้นจากการเพิ่มสมรรถนะ มีความมั่นใจและมีความไว้เนื้อเชื่อใจ

   _มีเวลาเพิ่มขึ้นเพื่อทำหน้าที่ในบทบาทการบริหาร

   _การตัดสินใจและความรับผิดชอบดีขึ้น เพราะความรับผิดชอบและความสำนึกในความรับผิดชอบได้มอบหมายให้บุคลากรตามสายงานหลัก

   _ทำให้งานมีสิ่งท้าทาย มีความหมายมากขึ้น

              อุปสรรคการสอนงาน

  _ไม่มีเวลา แรงกดดันด้านเวลา มีเวลาน้อย

 _ขาดแคลนทรัพยากร หรือความสามารถไม่เพียงพอ

_ ความกลัว กลัวเสียงานและการควบคุม (ในส่วนของผู้บริหารเขาอาจกังวลกับการสูญเสียการควบคุมงานและความรับผิดชอบ)

 _ลังเล ไม่มีความเต็มใจที่จะเผชิญปัญหา

 _ขาดทักษะ ไม่รู้วิธีจัดการหรือโอกาสการสอนงาน

               ทักษะการสอนงาน

_กำหนดโครงสร้างการสอนงาน

_มีทักษะการฟังอย่างตั้งใจ

_การซักถามปัญหา

_การให้คำแนะนำ

_การให้ข้อมูลย้อนกลับ

              การจัดโครงสร้าง

_นัดประชุม

_กำหนดวาระการประชุม หนึ่งต่อหนึ่ง

_สรุปผลการประชุมและตกลงร่วมกันในขั้นตอนต่อไป

               

              ทักษะการฟังอย่างตั้งใจ

_เงียบแล้วฟัง

_ใช้วิธีการหยุดพูด

_สรุปใจความ

              

                ทักษะการตั้งคำถาม

_คำถามปลายเปิด

_คำถามติดตาม

_คำถามปลายปิด

               การให้คำแนะนำ

_อย่ายัดเยียดความคิดของคุณ

_ไม่เป็นการพิฆาตความคิดของบุคลากร ก่อนที่เขาจะนำเสนอ

_ส่งเสริมให้บุคลากรสร้างข้อแนะนำก่อน ก่อนที่เขาจะเลิกการนำเสนอ

_ช่วยให้เขาเกิดความคิดสร้างสรรค์ “คุณมีอะไรจะเพิ่มเติมไหม”

_ข้อแนะนำของท่านควรเป็นการเสริมเติมความคิด

              

               การให้ข้อมูลย้อนกลับ

ข้อมูลย้อนกลับควรอธิบายหรือบรรยายพฤติกรรม มิใช่ตัดสินพฤติกรรม

ข้อมูลย้อนกลับควรสร้างสรรค์มิใช่การทำลาย

ข้อมูลย้อนกลับมีข้อเท็จจริงเฉพาะเจาะจงเป็นความจริง

ข้อมูลย้อนกลับควรเป็นพฤติกรรมที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ไม่เป็นสถานการณ์ภายนอก ที่บุคคลนั้นคุมไม่ได้

ข้อมูลย้อนกลับควรทำทันที แต่ต้องเป็นการส่วนตัว

ข้อมูลย้อนกลับอธิบายผลของพฤติกรรมตามวัตถุประสงค์ มิใช่เป็นสิ่งที่เป็นปฏิกิริยา

 

               การให้คำปรึกษาแตกต่างจากการสอนงานอย่างไร

            

              สิ่งที่คล้ายกัน                                                           สิ่งที่แตกต่างกัน

ข้อมูลย้อนกลับ ซื่อตรง เป็นจริง                                      เป็นเรื่องสมัครใจ 

ไว้เนื้อเชื่อใจ                                                                 ความสำเร็จขึ้นอยู่กับบุคคล

ดำเนินการโดยการสนทนา                                             ข้อมูลย้อนกลับสำคัญน้อย

เพิ่มพูนจุดแข็ง                                                               ใช้ทักษะการฟัง

วิธีการแลกเปลี่ยนกัน รับผิดชอบร่วมกัน                            เรื่องทั่วๆไป ขั้นเริ่มต้นมี            

                                                                                     ความสำคัญ

ดึงจากสถานการณ์ในปัจจุบัน                                          มีความประหลาดใจเพิ่มขึ้น

                                                                                    ต้องจัดการโดยตรงและ

                                                                                     ตรงไปตรงมา

                                                                                     ควบคุมผลลัพธ์ได้น้อยมาก

                      การให้คำปรึกษาอาชีพ

การให้คำปรึกษาอาชีพ เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายในอนาคตของแต่ละคนและสิ่งต่างๆเหล่านี้สามารถเห็นได้อย่างเป็นจริงโดยการจัดการ บทบาทของผู้บริหารก็คือการรับฟัง การขยายความ การสำรวจ และโดยทั่วไปเป็นการช่วยให้บุคลากรได้คิดถึงเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว การให้คำปรึกษาที่ดีคล้ายการสอนงานการปฏิบัติงานโดยพัฒนาขึ้นจากความสัมพันธ์ ความไว้เนื้อเชื่อใจและการสื่อสารแบบเปิดใจ อันเป็นความรับผิดชอบหลักของผู้บริหาร

บทบาทของผู้บริหารในการให้คำปรึกษาอาชีพ

 1.การรับฟัง

 2.จัดเตรียมให้ข้อมูล

 3.กำหนดโครงสร้างในการให้คำแนะนำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายอาชีพ

 4.ให้ข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับสภาพอาชีพ

 5.ให้คำแนะนำและความคิดเพื่อพัฒนากิจกรรมการพัฒนา

 6.ทำงานกับแต่ละคนด้วยกิจกรรมเหล่านี้

การพัฒนาอาชีพ

 _จุดแข็ง/จุดอ่อนของแต่ละคน

 _ความคาดหวังในอาชีพส่วนบุคคล

       ระยะสั้น

        ระยะยาว

_สภาพจริงในปัจจุบันและข้อจำกัด

        สภาพแวดล้อมภายนอก

        สภาพแวดล้อมภายใน

_วัตถุประสงค์ในอาชีพที่เป็นจริงและกลยุทธ์

_หลักการเอาชนะอุปสรรคต่างๆ

_สิ่งสนับสนุนที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์

_แนวทางสู่ความก้าวหน้า 

                                     _____________________________________