ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System: MIS)

คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการตอบสนองกับผู้บริหารได้ทันที เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นอนาคต MIS จะให้สารสนเทศภายในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนควบคุมและปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง ผู้บริหารที่ได้รับประโยชน์จากระบบ MIS คือ ผู้บริหารระดับกลาง สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้งสามระดับทั้งผู้บริหารระดับต้น

ผู้บริหารระดับกลางและผู้บริหารระดับสูง

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารหรือ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลและการสร้างสารสนเทศขึ้นมาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ การประสานงานและการควบคุม นอกจากนั้นยังช่วยผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ในการวิเคราะห์ปัญหา แก้ปัญหาและสร้างผลิตภัณฑ์หรือผลงานใหม่โดยใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ( Hardware ) และโปรแกรม ( Software ) รวมทั้ งผู้ใช้ (Peopleware) เพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในการได้มาซึ่งสารสนเทศที่มีประโยชน์ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารเป็นระบบซึ่งรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน การจัดการและการตัดสินใจในองค์กรมีลักษณะเป็นระบบบริหารที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศจากภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งที่คาดว่าจะเป็นอนาคต

นอกจากนี้ระบบเอ็มไฟเอสจะต้องให้สารสนเทศภายในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง แม้ว่าผู้บริหารที่ได้รับประโยชน์จากระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้ง 3 ระดับ คือ

1.ผู้บริหารระดับต้น

2.ผู้บริหารระดับกลาง

3.ผู้บริหารระดับสูง

โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้มและภาพรวมขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบผลงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงานจะขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศและจุดประสงค์ในการใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา รายงาตตามต้องการ หรือรายงานตามสภาวการณ์หรือเหตุปกติ ตัวอย่างรายงานที่ออกโดยระบบ MIS เช่น การวิเคราะห์การขายแยกตามพื้นที่ การวิเคราะห์ต้นทุน งบประมาณประจำปีการวิเคราะห์การลงทุน และตารางการผลิต

สารสนเทศสำนักงาน หมายถึง ข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการบริหารงาน หรือการดำเนินงานขององค์การหนึ่งและเก็บเป็นหลักฐานของกิจกรรม ที่อาจอยู่ในรูปจดหมายโต้ตอบ บันทึกข้อความ หนังสือ แผนที่ แผนผัง ภาพวาด แผนภูมิรูปภาพ กราฟิก ภาพถ่าย ฟิล์ม เทปบันทึกเสียง วีดิทัศน์ แผ่นดิสก์หรือวัสดุที่อ่านได้ด้วยคอมพิวเตอร์ เพื่อสื่อความหมายให้รู้เรื่องราว เนื้อหา สารสนเทศนั้นๆ ความสำคัญของสารสนเทศสำนักงาน

1.เป็นหลักฐานของการบริหารและดำเนินงาน เช่น คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ สัญญา บันทึกสั่งการ ใบสำคัญรับเงิน และเอกสารที่ใช้ในการเบิกจ่าย สามารถใช้เป็นพยานหลักฐานได้เมื่อมีการฟ้องร้องคดีความได้

2.เป็นเครื่องมือพื้นฐานในการดำเนินงาน เช่น บัญชีลงเวลามาปฏิบัติงาน ใบลาป่วย รายงานการประชุม หนังสือโต้ตอบ

3.เป็นสื่อกลาง เอกสารโต้ตอบเป็นสื่อบรรจุสารสนเทศเพื่อถ่ายทอดสั่งการ สื่อสารไปสู่ผู้อื่น เช่น หนังสือเวียน ประกาศ จดหมายข่าว เพื่อให้ผู้อื่นได้ทราบหรือรับรู้หรือปฏิบัติตาม

4.เป็นผลพลอยได้เมื่อมีการติดต่อสื่อสาร สารสนเทศเหล่านั้นจะถูกเก็บไว้เป็นหลักฐาน ที่สามารถบอกเล่าเรื่องราวความเป็นมาเป็นไป เหตุการณ์ สถานที่ สามารถกลายเป็นองค์ความรู้ ความทรงจำขององค์กรนั้นๆ

5.เป็นทรัพยากร หรือทรัพย์สินขององค์กร เช่นเดียวกับเงิน บุคคล วัสดุครุภัณฑ์ ทรัพยากรสารสนเทศสำนักงานจำเป็นต้องมีระบบการจัดเก็บมีผู้รับผิดชอบ

6.เป็นมรดกทางภูมิปัญญาของสังคม เช่น เอกสารการก่อตั้งองค์กรที่ได้ดำเนินการจัดตั้งขึ้น นับเป็นประวัติศาสตร์ของสังคม เป็นสารสนเทศที่สำคัญและเป็นมรดกแก่ชนรุ่นต่อๆไป

7.เป็นความสำคัญต่อบุคคล เช่น เพราะบุคคลถือเปนส่วนหนึ่งขององค์กร เช่น การลงนามในสัญญา ใบเสร็จ คำสั่งแต่งตั้ง หนังสือรับรอง โฉนดที่ดิน หนังสือเดินทาง บัตรประชาชน บัตรสมาชิก

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (MIS) เป็นระบบที่รวบรวมข้อมูลสำคัญ และจำเป็นสำหรับการวางแผน การบริหาร และการดำเนินการต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร คือการเก็บและรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ ลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บข้อมูล และสามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้วได้ โดยข้อมูลที่ถูกจัดเก็บสามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อให้ได้ข้อมูลอันเป็นประโยชน์ที่จะนำมาช่วยสนับสนุนในการวางแผน การตัดสินใจของผู้บริหารอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่จัดเก็บประกอบด้วย ข้อมูลบุคลากร ข้อมูลนักศึกษา ข้อมูลโปรแกรมการศึกษา ข้อมูลอาคารสถานที่ข้อมูลเทคโนโลยีการศึกษา ข้อมูลการเงิน และข้อมูลวิจัย ทั้งที่เป็นข้อมูลภายในและภายนอกที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัย ซึ่งสามารถปรับปรุง เรียกค้น และแสดงรายงานผลข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนด และตามเงื่อนไข รูปแบบที่แสดงผลมีทั้งรายงานผลข้อมูล รูปภาพ และแผนภูมิ

MIS คืออะไร

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

ลักษณะของระบบเอ็มไอเอสที่ดี

ระบบเอ็มไอเอส จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน

ระบบเอ็มไอเอส จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร

ระบบเอ็มไอเอส จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ

ระบบเอ็มไอเอส จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร

ระบบเอ็มไอเอส ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น