Mobile Office โดยใช้หลักการของ KM ในญี่ปุ่น


Km ในองค์กรต่างประเทศ
Mobile Office แนวคิดของ Mr. Kunio Ushioda ตำแหน่งรองผู้อำนวยการสำนักงาน Corporate Marketing Headquarters (CMH) บริษัท NTT DoCoMo ซึ่งเป็นบริษัทโทรคมนาคมที่ยิ่งใหญ่อยู่ในระดับแนวหน้าของประเทศญี่ปุ่น
 รูปแบบของ Mobile Office

               Mobile office ของคุณ Ushioda ที่อาศัยหลักการ KM เป็นแนวคิดนั้นจะมีรูปลักษณ์ที่แตกต่างจากสำนักงานทั่ว ๆ ไปในปัจจุบันนี้ ที่จัดโต๊ะทำงานให้พนักงานนั่งครอบครองเป็นเจ้าของคนละตัว และบางแห่ง ก็จะแบ่งเขตแดนของแต่ละบุคคลด้วยผนังถาวร หรือผนังที่เคลื่อนย้ายได้ (Partition) หรืออาจจะจัดเป็นห้องทำงานมีประตูเปิดปิดอย่างมิดชิดสำหรับบุคลากรระดับผู้บริหาร ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะไม่พบเห็นในรูปแบบของ Mobile Office และรูปแบบของสำนักงานตามแนวคิดใหม่นี้ จะมีรูปแบบโดยทั่วไปสรุปได้ดังนี้

  1.  ห้องทำงานจะเปิดโล่ง ไม่มีผนังกั้นเป็นห้องเล็กห้องน้อย ผู้บริหารสำนักงานสามารถมองเห็นได้ทุกซอกทุกมุมในสำนักงาน
  2. โต๊ะทำงานของพนักงานจะเป็นโต๊ะขนาดใหญ่ 4 ที่นั่ง พนักงานจะมานั่งทำงานร่วมกันในโต๊ะเดียวกัน ไม่มีใครเป็นเจ้าของโต๊ะโดยถาวร และพนักงานสามารถเปลี่ยนที่นั่ง โดยจะเลือกไปนั่งกับใครก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับภาระงานแต่ละวันที่จะต้องไปทำงานประสานกับเพื่อนร่วมงาน คนใดคนหนึ่งในช่วงเวลานั้น
  3. พนักงานทุกคนจะมี Notebook และโทรศัพท์มือถือ ใช้เป็นเครื่องมือ ในการปฎิบัติงานที่โต๊ะทำงาน และบนโต๊ะจะมีเอกสารเฉพาะ เท่าที่จำเป็นต้องใช้งานในขณะนั้น ๆ เอกสารส่วนใหญ่ได้จัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เก็บไว้ในเครื่องแม่ข่าย (Server) พนักงานสามารถ เรียกใช้งานได้ตลอดเวลา และสำนักงานนี้จะลดการใช้กระดาษให้มีการใช้น้อยที่สุด (Paperless office)
  4. ทางบริษัทได้เตรียมตู้เก็บของ (Locker) ให้พนักงานได้เก็บงานและทรัพย์สินส่วนตัว และสำนักงานได้จัดวางตู้ locker ให้เป็นแนวตรง เพื่อกั้นขอบเขตของสำนักงาน กับทางเดินรอบนอกของสำนักงานด้วย
  5. ภายในบริเวณของสำนักงานจะมีต้นไม้กระถางประดับตามมุมห้อง ทางเดิน หรืออาจจะวางเรียงกั้นเป็นส่วนของห้องประชุมขนาดเล็ก ๆ ได้
 ที่กล่าวมาข้างต้นนี้เป็นรูปแบบโดยรวมของ Mobile office ที่คุณ Ushioda ได้จัดขึ้นเพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีการปรึกษาหารือเรื่องงาน และประสานงานร่วมกันได้อย่างใกล้ชิดอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งพนักงาน จะไม่มีที่นั่ง ประจำ หรือนั่งชิดติดกับผู้ร่วมงานคนใดคนหนึ่งตลอดเวลา หรือทุก ๆ วันแต่พนักงานจะสามารถย้ายที่นั่งไปนั่งกับเพื่อนร่วมงานที่ต้องการประสานงาน หรือปฏิบัติงานร่วมกันเฉพาะช่วงเวลาที่ต้องติดต่อประสานงานเท่านั้น และเมื่อเสร็จภาระกิจก็จะย้ายไปนั่งกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นที่จะต้องประสานงานในเรื่องอื่นๆต่อไป สำนักงานนี้จะมีระบบโครงสร้างพื้นฐาน ที่อำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารทั้งในระยะใก้ล และไกล นอกจากนั้นได้มีการ วางกระถางไม้ประดับตกแต่งทั่วสำนักงานทำให้เกิดความร่มรื่น และสำนักงานในแต่ละชั้นของตึกทำงานได้มีการจัดแบ่งส่วนของสำนักงานตามภาระการใช้งานเป็น 4 ส่วนดังนี้
  1.  Base Zone ซึ่งเป็นเนื้อที่ส่วนใหญ่ของห้องทำงานที่พนักงานจะหมุนเวียนกันมานั่งทำงานเป้นกลุ่มๆตามโต๊ะทำงานที่จัดไว้โต๊ะละ4คน งานส่วนใหญ่จะเป็นการประสานงานปรึกษางาน รวมถึงการวางแผน การปฏิบัติงานร่วมกันซึ่งกิจกรรมดังกล่าว จะก่อให้เกิดกระบวนการ แลกเปลี่ยนทักษะประสบการณ์ซึ่งกันและกันระหว่างพนักงาน
  2. Creative Zone เป็นส่วนของสำนักงานที่มักจะจัดให้อยู่ริมหน้าต่าง มีจอพลาสม่า(plasma)ขนาด42นิ้วไว้สำหรับแสดง หรือนำเสนอข้อมูล พื้นที่ในส่วนนี้จะจัดไว้สำหรับการประชุม อย่างเป็นทางการของคณะทำงานกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อระดมสมองหาแนวคิดใหม ่ๆ ส่วนเครื่องคอมพิวเตอ ร์ที่ใช้งานจะเชื่อมต่อกับระบบอินทราเน็ต (Intranet) แบบไร้สาย เพื่ออำนวยความสะดวก ในการสืบค้นข้อมูล และนำเสนอบนจอพลาสม่า ประกอบการประชุมของคณะทำงาน นอกจากนั้นได้มีการใช้ต้นไม้กระถาง วางเรียงเป็นแนว เพื่อกั้นให้เป็นสัดส่วน สำหรับการเป็นห้องประชุมขนาดเล็ก ในลักษณะนี้ และสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบของห้อง ให้เหมาะกับการใช้งาน ได้อย่างรวดเร็ว ตาม ความต้องการ
  3. Concentration Zone เป็นส่วนของสำนักงานที่จัดไว้สำหรับการทำงานที่ต้องการ สมาธิในการทำงานมาก เช่น การวางระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ของวิศวกร(system engineers) หรืองานร่างแผนงานโครงการต่างๆ ซึ่งงานเหล่านี้ มักจะเป็นงานที่ต่อเนื่องจากการประชุมระดมสมองในส่วนของ Creative Zone ดังนั้นสำนักงานในส่วนนี้ จะถูกจัดให้เป็นสัดส่วน เฉพาะด้วยผนังแบบเคลื่อนย้ายได้ (Partitions) ไม่สูงมากนัก และมีโต๊ะทำงานเล็กๆ เฉพาะบุคคลพร้อมปลั๊กไฟฟ้า และปลั๊กต่อเข้ากับเครือข่ายคอมพิวเตอร์
  4. Refresh Zone เป็นส่วนที่จัดไว้สำหรับเป็นที่พักผ่อนของพนักงาน ซึ่งจะมีที่สูบบุหรี่ พัดลมดูดอากาศ ตู้แช่เครื่องดื่มแบบหยอดเหรียญ และที่อ่านหนังสือพิมพ์ สำนักงาน ในส่วนนี้นอกจากเป็นที่พักผ่อนของพนักงาน แล้วยังเป็นสถานที่ให้พนักงานทุกแผนก ได้พูดคุยทำความรู้จักเพื่อนใหม ่ๆ อย่างไม่เป็นทางการ
ที่มา : http://www.moe.go.th/main2/mobile_office/mobileoffice_index.htm
หมายเลขบันทึก: 62747เขียนเมื่อ 24 พฤศจิกายน 2006 11:57 น. ()แก้ไขเมื่อ 11 กุมภาพันธ์ 2012 16:29 น. ()สัญญาอนุญาต:


ความเห็น (0)

ไม่มีความเห็น

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี