5 ปีแล้ว ถึงเวลา "เปลี่ยน"

รายงานการดำเนินงานตลอด 5 ปี นำมาซึ่งการศึกษาตนเอง งาน และประเมินการทำงานใหม่

เมื่อประเทศไทยจะเป็นประเทศไทย 4.0 หน่วยงานทุกภาคส่วนต่างขานรับ แม้งานประชาสัมพันธ์เป็นหน่วยงานเล็กๆ ก็จะต้องขยับพาตัวให้เข้าใกล้ความเป็นผู้สนับสนุนนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์กับการทำงาน และก้าวให้พ้นจนถึงสภาวะ “ความมั่นคง มั่งคั่ง ยั่งยืน”

 

 

 

กับดักคือ...

การวิเคราะห์ตนเอง ค้นหาจุดอ่อนของงานและของตัวเราเอง เพื่อทำภารกิจที่เหลืออีกสามปีให้เสร็จสิ้นสำเร็จ ตามการสืบเนื่องจากนโยบายการบริหารงานใหม่ขององค์กร ที่กำหนดให้ตำแหน่ง “หัวหน้างาน” มีวาระการดำรง 4 ปี เช่นเดียวกับตำแหน่งงานการบริหารจัดการระดับที่สูงถัดขึ้นไป ประกอบกับการกำหนดให้มี “ค่าตอบแทน” เป็นขวัญกำลังใจแก่ผู้เสียสละอุทิศหรือยอมตัวเองขึ้นไปรับ “ความผิดชอบ” ในฐานะผู้นำคนในทีมงาน และการทำงานผ่านคนในทีม น่าจะทำให้ตำแหน่งหน้าที่การงานนี้เป็นหนึ่งแรงบันดาลใจในผู้ใฝ่ฝันความก้าวหน้า

การเดินหน้าพัฒนางานในงานประชาสัมพันธ์ด้วยการบริหารและจัดการ พร้อมการลงมือทำงานร่วมไปกับทีมงานตามข้อกำหนดภาระงานขั้นต่ำ 35 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ หัวหน้างานมีสัดส่วนการบริหารจัดการ 14 ชั่วโมง ปฏิบัติงานประจำเช่นเดียวกับทีมงาน 10 ชั่วโมง ทำงานเชิงพัฒนา 7 ชั่วโมง และงานพิเศษอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมายอีก 4 ชั่วโมง ทำให้ฉันได้มองย้อนไปในปีที่ผ่านพ้นมา

 

 

 

มองมุมงบประมาณ ประสบการณ์ความรู้การทำ Balance Scorecard บอกฉันว่าอย่าละเลยการบริหารจัดการเงินทั้งงบประมาณ ครุภัณฑ์ อัตรากำลัง เป็นอันดับต้น เพื่อให้งานและทีมงานเกิดความ “พร้อม” การทำงาน ทำให้ตลอดเวลาบริหารงาน เงินไม่ขาดมือและผลงานเดินหน้า แต่ความหลวมบางเรื่องยังมีอยู่ ที่จะต้องแก้ไขต่อไป

มองมุมกลุ่มเป้าหมาย ฉันให้ความสำคัญกับกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องในงานประชาสัมพันธ์ จากผู้รับบริการ ผู้ให้ข้อมูล ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของงาน การดูแลช่วยเหลือและการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับกลุ่มสื่อมวลชน ซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมายหลักสำคัญของงานประชาสัมพันธ์ ตลอดจนเครือข่ายผู้ปฏิบัติหน้าที่ประชาสัมพันธ์ในคณะและส่วนงานอย่างเต็มที่ แต่อุสรรคคือการสร้างความพึงพอใจให้ทุกคนทุกฝ่ายเป็นเรื่องยากที่จะกำกับดูแลให้อยู่คงที่

มองมุมกระบวนการภายใน ในการประชุมโต้ะกลมบุคลากรทุกวันแรกเริ่มต้นสัปดาห์การทำงาน ฉันได้ดำเนินหน้าที่นำคนในทีม ซักซ้อมความเข้าใจภาระงานประจำ ดูแลบริหารงาน Content และจัดการแผนงานที่ได้รับมอบหมายพิเศษ ถกประเด็นงานที่มีอุปสรรคปัญหา ระดมคิดแนวการแก้ไข และพัฒนาแนวทางในการทำงานที่สามารถลดขั้นตอน เวลา และได้งานที่มีคุณภาพยิ่งขึ้น แต่ผลงานยังไปไม่ถึงความคาดหวังที่ตั้งไว้

มองมุมการเรียนรู้ฉันได้ผลักดันให้ทีมงานแสวงหาความรู้เพิ่ม โดยการชี้แนะ จัดส่งให้เข้าอบรมต่างๆ เพิ่มเติม เพื่อพัฒนางานและได้มีการส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้และการถ่ายทอดประสบการณ์การทำงานภายในผู้ปฏิบัติงาน โดยมุ่งหวังให้สามารถทำงานแทนกันได้เมื่อมีเหตุจำเป็น แต่ผลงานก็ยังไปไม่ถึงความคาดหวังที่ตั้งไว้เช่นกัน

ขณะเดียวกันการค้นหาจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค ฉันได้พยายามวิเคราะห์จับคู่ความสำคัญ เพื่อค้นหากลไกในการปรับปรุงแก้ไขงาน โดยใช้หลักการ SWOT Analysis และ Tows Matric

จุดแข็ง (Strength = S) ได้รับอัตรากำลังบุคลากรเพื่อรองรับภารงานใหม่ในระยะ 1-2 ปีที่ผ่านมา มีงบประมาณและครุภัณฑ์ต่างๆที่เสนอขอได้รับการจัดสรรอย่างเต็มที่

จุดอ่อน (Weakness = W)   ความคิดเห็นจากผู้บริหารและผู้ใช้บริการด้านการเป็นผู้ให้บริการที่ดี ได้แก่ มุมมองของผู้บริหาร ในการทำงานเชิงรุกด้านประชาสัมพันธ์ ยังไม่เป็นการประชาสัมพันธ์เชิงรุกเท่าที่ควร มุมมองผู้ใช้บริการพบว่า มีการเกี่ยงงานกันทำ บุคลากรยังขาดความพร้อมในการเรียนรู้เพิ่มเติม เพื่อการพัฒนาก้าวสู่ตำแหน่งงานที่สูงขึ้น หรือการทำตำแหน่งชำนาญการ ไม่มีแผนปฏิบัติงานประจำปีของงานที่ชัดเจน ขาดการตรวจสอบข้อมูลโดยละเอียดก่อนการเผยแพร่

โอกาส (Opportunities = O) นโยบายการกระจายอำนาจและการบริหารจัดการอย่างมีส่วนร่วม หัวหน้างานมีวาระการดำรงตำแหน่งชัดเจน (4 ปี) และมีกำหนดค่าตอบแทนหัวหน้างาน ทำให้บุคลากรมีโอกาสเติบโตในตำแหน่งที่สูงขึ้น และมีกำลังใจทำงาน นโยบายปรับเปลี่ยนการทำงานภายในกองกลางอย่างเป็นระบบมากขึ้น ผู้บริหารให้ความสำคัญในการปรับปรุงจุดอ่อนทางการสื่อสาร (สรุปแนวทางเมื่อวันที่ 7 เมษายน 2558) นโยบายการประเมินคุณธรรมและความโปร่งใสในการดำเนินงานของหน่วยงานภาครัฐ ที่เริ่มในปี พ.ศ. 2559 มีตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกับงานประชาสัมพันธ์ที่เอื้อให้เกิดการพัฒนาปรับปรุงงาน

อุปสรรค (Threats = T) ข้อมูลทาง Social media ที่ส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์และชื่อเสียงของมหาวิทยาลัยย ได้รับการกำหนดเป็นความเสี่ยงระดับมหาวิทยาลัยด้านปฏิบัติการ ไม่สามารถควบคุมปัญหาการเข้าถึงข้อมูลทางคอมพิวเตอร์โดยมิชอบ ขาดอัตรากำลังทดแทนงานที่มีผู้เกษียณงาน

 

เปลี่ยน ทำมากได้น้อย เป็น ทำน้อยได้มาก

จากจุดอ่อนที่ค้นเจอ และนโยบายใหม่ของประเทศและองค์กรต้นสังกัด ทำให้เราต้องกลับมาคิดทบทวน ลงมือปรับปรุง แล้วทบทวนอีก แต่เหมือนติดกับดัก หาทางออกไม่เจอ การล้มกระดานแล้วคิดใหม่ทำให้พบว่าจะต้องเปลี่ยนความคิด และทัศนคติของทีมทำงาน มาให้ความสำคัญกับคำว่าบทบาทหน้าที่และภาวะผู้นำของแต่ละคนด้วยตนเอง (ทำงานให้สำเร็จและนำตนเอง) และในตำแหน่งหัวหน้างานทั้งคนปัจจุบันและในอนาคต (ทำงานผ่านคนในทีม และนำคนในทีม) ทำให้เกิดกรอบการปรับปรุงงานใหม่ ด้านบุคลากรและกระบวนการทำงาน

ด้านบุคลากร เน้นให้เกิดการพัฒนาตนเองในการคิดสร้างสรรค์ สร้างนวัตกรรมงานวิจัยและพัฒนา โดยใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ในการลดภาระงานลง

 

• ลดสัดส่วนเวลาการบริหารงานเป็นกลุ่มลง เพิ่มในรายบุคคล คือ ลดการประชุมบุคลากรจากสัปดาห์ละ1 ครั้ง เป็นเดือนละครั้ง และเพิ่มเวลาสำหรับการพูดคุยปรึกษาหารือรายบุคคล อย่างน้อยสัปดาห์ละ 30 นาที – 1 ชั่วโมง พร้อมปรับแนวทางการบริหารงานเน้นนโยบายการกระจายอำนาจสู่ผู้ปฏิบัติงานมากขึ้น ภายใต้การกำกับดูแล ให้คำปรึกษาแนะแนวทางของหัวหน้างาน
• สนับสนุนให้บุคลากรมีการแสดงออกสมรรถนะเฉพาะตามลักษณะงานที่ปฏิบัติ (Functionnal Competency) ภายใต้กระบวนการร่วมปรึกษาหารือในรายกลุ่มงานตามความเหมาะสม ของผู้ได้รับมอบหมายเป็น Data Owner ในงานต่างๆ และปรับปรุงให้เกิดสถิตงานสำคัญเชิงคุณภาพมากขึ้น รวมถึงเกิดมีนวัตกรรมในงานหรือบริการ
• พัฒนาให้บุคลากรวางแผนการดำเนินงานตลอดปี เพื่อให้สามารถส่งต่องานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานด้านการเงิน การจัดซื้อจัดจ้างอย่างเหมาะสม ทันเวลา นำเทคโนโลยีการสื่อสารมาใช้ให้เกิดประโยชน์ในงาน และพัฒนาบุคลากรโดยให้ได้เข้าสัมมนา/อบรม เรื่องที่เกี่ยวข้องกับวิชาชีพงานประชาสัมพันธ์
• นำระบบเพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) มาใช้งาน เพื่อร่วมกันตรวจทานภาระงานก่อนนำออกเผยแพร่ รวมทั้งใช้ระบบการตรวจสอบงานที่เผยแพร่แล้ว (Check List) เพื่อลดจำนวน Feedback ข้อมูลผิดพลาดคลาดเคลื่อนอันส่งผลกระทบภาพรวมความพึงพอใจงานประชาสัมพันธ์
• ปรับกลยุทธ์การทำงานในเนื้องานที่กำกับดูแลเพื่อให้ทีมงานเกิดประสบการณ์และมีบทเรียนการทำงานเมื่อเกิดความผิดพลาดในงาน (Lesson Learn) ซึ่งจะเป็นแรงผลักดันให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคต

ด้านกระบวนการทำงาน โดยยึดแนวทางการปฏิบัติงานเพื่อรับการประเมินคุณธรรมและความโปร่งใสในการดำเนินงานของหน่วยงานภาครัฐของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่

 

• การจัดทำกระบวนการงาน Work Flow ของงานในการให้และเปิดเผยข้อมูลบทบาทและภารกิจของมหาวิทยาลัย ที่สนับสนุนบทบาทผู้นำหน่วยงานที่ได้มีการดำเนินงานอย่างมีคุณธรรมและความโปร่งใส
• ให้ความสำคัญกับการจัดทำกระบวนงานการจัดการเรื่องร้องเรียน โดยมีช่องทาง ขั้นตอน/กระบวนการ และมีระบบการสื่อสารตอบสนองหรือรายงานผลการดำเนินการให้ผู้ร้องเรียนทราบชัดเจน เผยแพร่ให้สาธารณชนรับทราบ โดยความร่วมมือกับกองกฎหมาย
• ดำเนินงานให้เกิดมีคุณธรรมการทำงานในงานประชาสัมพันธ์ เพื่อให้มีงานหลักฐานเชิงประจักษ์ และเพื่อให้บุคลากรสามารถตอบโจทย์ตามเครื่องมือการประเมินโดยแบบสำรวจความคิดเห็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอก ซึ่งจะดำเนินการโดยหน่วยงานภายนอกที่ สกอ. จัดจ้าง มาประเมินคุณธรรมและความโปร่งใสในการดำเนินงานของหน่วยงานภาครัฐของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ หัวข้อ ดัชนีคุณธรรมการทำงานในหน่วยงาน (Work Integrity Index) มี 2 ตัวชี้วัดย่อย มาตรฐานการปฏิบัติงาน, ความเป็นธรรมในการปฏิบัติงาน

 

 

 

ภารกิจในงานประชาสัมพันธ์ที่มีกำลังคนจากเดิม 9 เพิ่มเป็น 11 และลดลงเพราะการเกษียณ เหลือเพียง 10 จะยังดำเนินต่อไปภายใต้การปรับเปลี่ยนแนวทางบริหารงานของหัวหน้างานระดับต้นในแนวคิดใหม่ การบริหารจัดการ "ระบบการเรียนรู้ถ่ายทอดตัวต่อตัว" “ทำงานผ่านคนในทีมให้สำเร็จ" บริหาร "content" เพื่อให้คนในงานได้ฝึก "บริหารงานทีม" และการดำเนินงานกระบวนการต่างๆที่ต้องตอบโจทย์ให้ได้ในเรื่องคุณธรรมและความโปร่งใสในการดำเนินงานของหน่วยงานภาครัฐ จะเป็นงานท้าทายที่ต้องรอการพิสูจน์ต่อไป