สรุปงานในปีงบประมาณ 2559

สรุปการดำเนินงานประชาสัมพันธ์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ตลอดระยะเวลาในระหว่างปี พ.ศ. 2555 – 2559

 

 

 

จากจุดเริ่มต้นการเข้ารับตำแหน่งงาน พ.ศ. 2555 ผ่านไปได้ 5 ปี ซึ่งหากนับตามวาระงานก็เข้าสู่สมัยที่สองแล้ว

ฉันจึงทบทวนพันธะสัญญาที่นำเสนอไว้ในวันที่ให้สัมภาษณ์เข้าสู๋ตำแหน่งงานว่า สิ่งไหนยังไม่ได้ทำ หรือยังไม่เรียบร้อย ปีนี้มีความเปลี่ยนแปลงในนโยบายการบริหารงานหลายอย่าง นับตั้งแต่การกำหนดให้หัวหน้างานมีวาระการดำรงหน้าที่สี่ปี การกำหนดให้ค่าตอบแทนหัวหน้างานเพื่อเป็นกิจกรรมคัดกรองผู้มีความสามารถเหมาะสมที่จะดำรงคงอยู่ต่อไป หรือเพื่อเป็นการเกริ่นบอกโดยอ้อมว่าถึงเวลาพิจารณาทางออกให้ตัวเองแล้ว...นะ ปีนี้ฉันจึงดูเป็นคนขยันกว่าปีที่ผ่านมา เพื่อที่จะให้สิ่งที่ตั้งใจทำ ทำได้ตามสัญญาลูกผู้หญิงคนหนึ่งที่มาแล้ว และกำลังจะไปแล้วในไม่ช้า (เกษียณ/หมดวาระ/ปลดออก) ดังนั้นจึงมีผลสรุปงานที่ทำเพราะคำสัญญา 5 เรื่องใหญ่ ได้แก่ PRCMU Model การพัฒนาขยายช่องทางการสื่อสารใหม่ การสนับสนุนนำการจัดการความรู้ KM มาใช้ การบริหารจัดงานบุคลากร และการปรับปรุงโครงสร้างงาน โดยภาระงานสุดท้ายคือเป้าหมายที่ตั้งใจมั่นให้เป็นภาระงานสำคัญชิ้นสุดท้ายในชีวิตงานตำแหน่งที่สวมอยู่ ฉันให้เวลาตัวเองไม่เกินสามปี

PRCMU Model

ปัจจุบันงานประชาสัมพันธ์ได้พัฒนาพิมพ์เขียว (Service Blueprint) ของงานเป็นที่เรียบร้อย โดยใช้ชื่อ PRCMU Model (ใช้เวลาดำเนินการ 3 ปี) ซึ่งสามารถจัดแบ่งคนลงงานตำแหน่งหน้าที่และความถนัด สามารถกำหนด Data Owner ชัดเจนพร้อมมีความเชื่อมโยงการทำงาน และบุคลากรทุกคนสามารถถือปฏิบัติในการกรอกภาระงานที่ได้รับมอบหมาย

การพัฒนาขยายช่องทางการสื่อสารใหม่

จากการที่งานประชาสัมพันธ์ได้ปรับปรุงโครงสร้างงานประชาสัมพันธ์ และได้รับการสนับสนุนอัตรากำลังบุคลากร วัสดุครุภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพสูงเพื่อรองรับงาน และงบประมาณเพิ่มขึ้น เพื่อดำเนินภารกิจใหม่ ในปีนี้นับเป็นปีที่สองของการขยายเพิ่มภาระงาน จึงได้ส่งเสริมผลักดันให้เกิดกระบวนการทำงานด้านสื่อใหม่ (New Media) ขึ้น พร้อมกับให้มีการพัฒนาบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ให้สามารถใช้เทคโนโลยีและวางแผนออกแบบสื่อให้เหมาะสมกับสภาพการณ์ และเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้รวดเร็ว ทั่วถึง มีการพัฒนาขยายช่องทางดำเนินงานใหม่ ได้แก่

• การจัดทำ e-Newsletter รายสัปดาห์
• การสร้างระบบสื่อนิตยสารออนไลน์ Application CMU Bookshelf เพื่อเผยแพร่สิ่งพิมพ์ต่างๆ ของมหาวิทยาลัย โดยระยะแรกได้ให้บริการบนระบบปฏิบัติการ ios
• การใช้งาน Line เพื่อเผยแพร่องค์ความรู้ของคณะและส่วนงาน เพื่อการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้มหาวิทยาลัย
• ให้มีการทำงานข้ามสายงานระหว่างผู้ปฏิบัติงานจากกองพัฒนานักศึกษา และงานประชาสัมพันธ์ กองกลาง มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ โดยจัดตั้งทีมงานกลุ่มคนรุ่นใหม่ Young Generation และทำงานร่วมกันกับผู้นำองค์กรนักศึกษา

การสนับสนุนนำการจัดการความรู้ (KM)

งานมหกรรม CMU KM Day ขอมหาวิทยาลัยจัดขึ้นเป็นครั้งแรกในปีนี้ เพื่อสนับสนุนนโยบายด้านการจัดการความรู้ ฉันจึงได้นำพาภารกิจไปเข้าร่วมกิจกรรมโดยนำเสนอผลงานในรูปแบบโปสเตอร์ ภายใต้หัวข้อแนวทางและประสบการณ์การพัฒนาส่วนงานสู่มหาวิทยาลัยแห่งความสุข ผลงานโปสเตอร์ เรื่อง“ฟันเฟืองข่าวสาร มช. รอบสัปดาห์” มีสาระสรุปเกี่ยวกับวงจรชีวิตข่าวสาร มช.รอบสัปดาห์ ที่ไม่ได้มีเพียงการทำงานวันต่อวัน สัปดาห์ต่อสัปดาห์ ภายใต้กระบวนการผลิตงานข่าวสาร ผลิตภัณฑ์ชิ้นสำคัญของผู้ปฏิบัติงานประชาสัมพันธ์ ถูกผลิตป้อนให้กับกลุ่มเป้าหมายหลักของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ อันมีหลากหลายไลฟ์สไตล์ จึงได้มีกระบวนการออกแบบทางความคิดสร้างสรรค์และสัมพันธภาพที่ดีร่วมกันภายในเครือข่ายผู้ปฏิบัติหน้าที่ด้านประชาสัมพันธ์ภายในองค์กรมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ นอกจากการนำเสนอผลงานในรูปแบบโปสเตอร์แล้ว ยังได้บันทึกจัดเก็บคลังความรู้และประสบการณ์ดำเนินงานเพื่อเผยแพร่สู้สาธารณะผ่านเว็บไซต์เพื่อการจัดการความรู้ ดังนี้

• เล่าเร้าพลังถึงฟันเฟืองข่าวสาร มช.รอบสัปดาห์
• งานพิมพ์ข่าวสารมหาวิทยาลัยเชียงใหม่รายสัปดาห์

 

 

 

 

การบริหารงานบุคลากร

ดำเนินการพัฒนาบุคลากรในงาน เพื่อเตรียมความพร้อมบุคลากรในการก้าวสู่ตำแหน่งหัวหน้างาน หรือการจัดทำผลงานเพื่อขอตำแหน่งชำนาญการ อันสืบเนื่องจากมหาวิทยาลัยกำหนดวาระการดำรงตำแหน่งหัวหน้างาน 4 ปี แนวทางพัฒนากิจกรรมภาระงานของบุคลากรในสังกัด ดูด้านผลสัมฤทธิ์ของงาน ควบคู่กับพฤติกรรมการปฏิบัติงาน ประกอบด้วย

• งานประจำ หมายถึงงานที่ได้กำหนดไว้ให้เป็นภาระหน้าที่งานประจำ โดยกำหนดให้มีผู้รับผิดชอบงานหลัก (Key Person) และฝึกฝนให้เกิดสมรรถนะเฉพาะตามลักษณะงานที่ปฏิบัติ (Functionnal Competency) ด้านการคิดวิเคราะห์ การตรวจสอบความถูกต้องตามกระบวนการ การสืบเสาะหาข้อมูล และการดำเนินการเชิงรุก
• งานพิเศษที่ได้รับมอบหมาย จากผู้บังคับบัญชา อันจะเป็นภาระงานที่นำวิชาชีพมาใช้ให้เกิดประโยชน์ ภายในหน่วยงาน และองค์กร รวมทั้งเพื่อจัดเตรียมบุคลากรเข้าสู่ตำแหน่งหัวหน้างานใหม่ ฝึกฝนการมีสภาวะผู้นำ (Leadership) และการสร้างวิสัยทัศน์ (Visioning) อันเป็นพื้นฐานสมรรถนะทางการบริหาร เพื่อเตรียมตัวเข้าสู๋สถานภาพของผู้นำในอนาคต
• งานเชิงพัฒนา เน้นงานที่ทำเพื่อพัฒนาตนเอง พัฒนางาน พัฒนาองค์กร เพื่อการสนับสนุนสมรรถนะหลัก (Core Competency) ที่มหาวิทยาลัยกำหนด 5 ด้าน คือ การมุ่งผลสัมฤทธิ์ การบริการที่ดี การสั่งสมความเชี่ยวชายในงานอาชีพ การยึดมั่นในความถูกต้องชอบธรรม และจริยธรรม และการทำงานเป็นทีม ตัวอย่างงานในเชิงพัฒนา เช่น การศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม โดย วิธีการต่างๆ การจัดทำคู่มือเอกสารประกอบการดำเนินงานตามงานที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งช่วยให้เกิดความเข้าใจการดำเนินการมากขึ้น การปรับปรุงงาน/ขั้นตอน เมื่อดำเนินการไปสักระยะ ให้ดีขึ้น จะทำให้เกิดนวัตกรรมใหม่ สามารถมีผู้ทำงานแทนกันได้ และจะเป็นการนำตนเองและงานเข้าสู่ระบบการจัดองค์ความรู้ สามารถสอนงาน (Coaching) การเป็นผู้ให้คำปรึกษาในงานที่ตนเองเชี่ยวชาญต่อไป

 

การศึกษาโครงสร้างงานสื่อสารองค์กร

ตลอดระยะเวลา 4-5 ปีที่ผ่านมา (พ.ศ. 2555-2559) ในแผนงานการพัฒนาโครงสร้างการสื่อสารขององค์กรของงานประชาสัมพันธ์ ได้กำหนดแผนการศึกษาและดำเนินงานภายในงานประชาสัมพันธ์เพื่อการปรับปรุงโครงสร้างงาน ให้เกิดความคล่องตัวในการดำเนินภารกิจการสร้างระบบการสื่อสารให้ทั่วถึงต่อประชาคมในมหาวิทยาลัยในเรื่องสำคัญต่างๆ ของมหาวิทยาลัย

พ.ศ. 2557 งานประชาสัมพันธ์ได้รับอัตราจ้างพนักงานมหาวิทยาลัย 1 ตำแหน่ง เพื่อรองรับการขยายงาน สื่อใหม่ และได้รับอนุมัติการยืมตัวบุคลากรจากศูนย์บริหารงานวิจัยเพื่อเตรียมรองรับการเกษียณงานของบุคลากรในปีงบประมาณ 2560 โดยต่อมาได้มีการตัดโอนอัตรากำลังที่ได้ยืมนั้นมาสังกัดกองกลาง อัตรากำลังใหม่ทั้งสองอัตรานี้ ได้มอบหมายให้รับผิดชอบดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (New Media) อาทิ การออกแบบและบริหารจัดการเว็บไซต์มหาวิทยาลัย การบริหารจัดการข้อมูลข่าวสารผ่านสังคมออนไลน์ (Facebook/Fan page, YouTube, Twitter) การออกแบบและผลิตสื่อปฏิสัมพันธ์ (Interactive Media เช่น Banner, e-Magazine, e-Books, e-Radio)

และจากการศึกษาข้อมูลการพัฒนาปรับเปลี่ยนงานด้านประชาสัมพันธ์ ของมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ ซึ่งได้ออกนอกระบบในช่วงเวลาไล่เลี่ยกับมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ (7 มีนาคม 2551) ได้แก่ มหาวิทยาลัยมหิดล (17 ตุลาคม 2550) จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (7 กุมภาพันธ์ 2551) พบว่า ได้มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างเป็นงานสื่อสารองค์กร และศูนย์สื่อสารองค์กร โดยมีแนวคิดในการบริหารจัดการเพื่อสนับสนุน การสื่อสารเพื่อการบริหาร การสื่อสารเพื่อการตลาด และการสื่อสารสาธารณะทั้งภายในและภายนอกองค์กร เปรียบเทียบข้อมูลโครงสร้างงานสื่อสารองค์กรของสองมหาวิทยาลัย จึงได้พิจารณาโครงร่างโครงสร้างงานใหม่ เพื่อสนับสนุนกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารองค์กรและการประชาสัมพันธ์เชิงรุกของมหาวิทยาลัย ซึ่งจะได้พิจารณาเข้าวาระการนำเสนอพิจารณาในระดับบริหารต่อไป จึงนับเป็นการวางรากโครงร่างเพื่อสร้างงานใหม่ในชื่อใหม่ให้อนาคต พร้อมกับการคิดไกลขึ้นอีกนิด หากหมดวาระการดำรงหน้าที่หัวหน้างานแล้ว จะอยู่ในสังกัดงานไหนที่จะยังทำตัวเป็นประโยชน์ได้กับหน่วยงาน

 

 

 

 

 

 

สถานีปฏิบัติประชาสัมพันธ์บันทึกมาจนถึงสมัยปัจจุบันที่ผู้ถ่ายทอดข้อมูลนี้คงเหลือเวลาไม่เกินสามปี จากวันเดือนที่นี้ (มกราคม 2560) เรื่องราวที่จะนำถ่ายทอดถัดต่อจากนี้ไปจะเป็นเรื่องการลงลึกในรายละเอียดงานประชาสัมพันธ์ที่เป็นงานกิจกรรมหรืองานอีเว้นท์ เช่น เรื่องการจัดงานเฉลิมฉลอง 50 ปีของมหาวิทยาลัย อันเป็นเรื่องสนุกสนานที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของคนทำงาน ได้ทำงานที่ฝันไว้ว่าจะได้นำวิชาความรู้และประสบการณ์ในอาชีพที่สั่งสมเรื่อยๆ มาใช้ หรืองานที่มหาวิทยาลัยรับเป็นเจ้าภาพระดับประเทศและระดับโลก โดยไม่ได้คาดหวังว่าในอนาคตบันทึกเหล่านี้จะเป็นฐานงานให้คนรุ่นหลังต่อยอดการทำงานต่อไป เพราะ เทคโนโลยีไปเร็วมาก โอกาสของคนรุ่นใหม่มีมากมายเกินกว่าจะคิดได้เวลานี้.