​วัดตัวตัดเย็บโครงสร้างงาน


ปรับปรุงโครงสร้างงานก่อนแล้วจึงลงรายละเอียดที่คนทำงาน ฝันอยากโตไปเป็นศูนย์สื่อสารองค์กร.

ในช่วงที่เข้ามารับหน้าที่บังคับบัญชาการทำงานในงานประชาสัมพันธ์ ฉันศึกษาโครงสร้างงาน การทำงาน เชิญบุคลากรแต่ละคนมาพูดคุยเล่าเรื่องงานให้ฟังอยู่ประมาณเดือนหนึ่ง ตามลักษณะของโครงสร้างการแบ่งงานที่มีอยู่เดิม ทำให้รู้ว่าสิ่งที่ควรทำก่อนคือการปรับปรุงโครงสร้างของงานให้ชัดเจน และพยายามจัดสรรคนที่มีอยู่ลงงานให้เหมาะสม สมดุลในการทำหน้าที่ และฉันยังคิดไกลไปถึงการสร้างโมเดลเฉพาะของงาน ที่ตั้งชื่อว่า "PRCMU Model" (จะนำเสนอต่อไป) (ขอบคุณความรู้เพิ่มเติมที่ได้ในหลายบันทึก อาทิ การสร้างพิมพ์เขียวหน่วยงาน)
 

 

 

ในปีแรกฉันไม่ทำอะไรมาก เพราะรู้ว่าทุกคนกลัวการเปลี่ยนแปลง ทุกคนไม่ประสงค์รับภาระงานเพิ่ม แต่คนที่มีภาระงานโหลดก็อยากจะหาผู้สามารถแบ่งเบา โครงสร้างงานประชาสัมพันธ์จึงมีรูปแบบการแบ่งส่วนงานออกเป็น 4 หน่วย ประกอบด้วย หน่วยสื่อสารภาพลักษณ์องค์กรและเครือข่ายประชาสัมพันธ์ภายใน มช. , หน่วยผลิตสื่อและเผยแพร่ , หน่วยมวลชนสัมพันธ์ และหน่วยบริหารธุรการทั่วไป พร้อมกับการพยายามหาช่องทางขออัตรากำลังเพิ่ม

 

 

 

ในปีต่อมา ผลงานที่ปรับเปลี่ยนหลายด้าน โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี และการสร้างผลงานเป็นรูปธรรม แม้งานเราจะเล่นในเชิงปริมาณไว้ก่อน ก็ทำให้ได้รับรู้ว่าผู้บริหารเริ่มให้ความสำคัญในงานประชาสัมพันธ์ ฉันเริ่มฮึกเหิม คิดแผนใหญ่ ตั้งเป้าความหวังไว้ให้งานประชาสัมพันธ์เติบโตไปเป็น “ศูนย์สื่อสารองค์กร” แต่ไม่ได้หวังให้เกิดในระยะเวลาอันใกล้ 5-10 ปี เพราะเมื่อวิเคราะห์ความพร้อมหลายอย่างของงานยังมีสิ่งที่ต้องพัฒนาอีกมาก ผลงานยังไม่มากนัก ผลลัพธ์ไม่เป็นที่ประจักษ์ ผลพลอยได้ยิ่งมิต้องเอ่ยถึง และที่สำคัญมากคือการจะต้องปรับทัศนคติของคนทำงานให้ทุ่มเท เป็นเชิงรุกให้ได้

เมื่อผู้ใหญ่ให้โอกาส เราจึงนำเสนอปรับเปลี่ยนชื่อตำแหน่งผู้บริหารที่กำกับดูแลงานประชาสัมพันธ์ เป็นอันดับแรก เผื่อเป็นใบเบิกทางสู่ความฝันที่วาดไว้ จาก ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายมวลชนและนักศึกษาเก่าสัมพันธ์ มาเป็น ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายสื่อสารองค์กรและนักศึกษาเก่าสัมพันธ์ และร่างโครงสร้างใหม่ของงานประชาสัมพันธ์ ถ้าโตไปเป็นศูนย์สื่อสารองค์กรได้ ในสักวันหนึ่ง พร้อมขออัตรากำลังเพิ่มเพื่อการขยายงาน ซึ่ง ณ ปัจจุบัน บุคลากรของงานเติบโตเพิ่มจาก 9 เป็น 11 ในระยะเวลา 2 ปี (พ.ศ. 2557-2558) และเป็นกำลังสำคัญในงานด้านสื่อใหม่ (New Media) สิ่งที่เราได้นำเสนอไป เกิดภายใต้คำแนะนำที่ดีจากผู้อำนวยการกองกลาง (นายชาติชาย โอสถาพันธ์, พ.ศ. 2556) และทำให้ฉันได้เรียนรู้แนวการบริหารจัดการจัดลำดับความสำคัญของงานเพิ่มมากขึ้น มีดังนี้

...งานประชาสัมพันธ์ กองกลาง สำนักงานมหาวิทยาลัย ได้พิจารณาร่างโครงสร้างการดำเนินงานภายในงานประชาสัมพันธ์ใหม่ เพื่อการเป็นศูนย์สื่อสารองค์กรที่ชัดเจน และเกิดความคล่องตัวด้านการดำเนินงานตามแผนยุทธศาสตร์ การพัฒนามหาวิทยาลัยในช่วงแผนพัฒนาการศึกษาฯ ระยะที่ 11 (พ.ศ. 2555-2559) กลยุทธ์: ประชาสัมพันธ์และสร้างภาพลักษณ์ของมหาวิทยาลัยอย่างเป็นระบบทั่วทั้งองค์กร (Brand Image) โดยเน้นบทบาทการเป็นศูนย์รวมข้อมูลข่าวสาร (Press Center) ของมหาวิทยาลัย การดำเนินงานโดยการใช้สื่อแบบบูรณาการ (Integrated Mass Media) ทั้งสื่อดั้งเดิม (บุคคล สื่อสิ่งพิมพ์ สื่อกระจายเสียง) และสื่อใหม่ (สื่ออิเล็กทรอนิกส์ อาทิเช่น เว็บไซต์ และสังคมเครือข่าย-Social Media) รวมถึงรูปแบบการประชาสัมพันธ์ใหม่ ที่มีการนำการตลาดและการสื่อสารองค์กรเชิงบูรณาการ (Integrated Organizational Communication หรือ IOC) มาผนวกผสมกัน ตลอดจนการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับสื่อมวลชนทั้งส่วนกลางและส่วนภูมิภาค รวมทั้งประสานความร่วมมือกับชุมชนท้องถิ่น สื่อมวลชน ในกิจกรรมต่างๆ

โครงสร้างการดำเนินงานภายในงานประชาสัมพันธ์ใหม่ เพื่อการเป็นศูนย์สื่อสารองค์กร ประกอบด้วย หน่วยสื่อสารองค์กร (เน้นการผลิตสื่อเผยแพร่) หน่วยประชาสัมพันธ์(เน้นการให้บริการ การเป็นศูนย์ข้อมูลข่าวสาร) โดยเฉพาะงานในหน่วยสื่อสารองค์กรนั้น เป็นหน่วยใหม่เพื่อให้มีภาระงานชัดเจนในการขยายผลไปสู่การก่อตั้งศูนย์สื่อสารองค์กรในอนาคต แต่อย่างไรก็ดีในปัจจุบัน งานประชาสัมพันธ์มีบุคลากร จำนวน 9 อัตรา ไม่เพียงพอต่อการขยายงานด้านสื่อเผยแพร่ที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (New Media) ดังนั้น หากงานประชาสัมพันธ์ได้รับความเห็นชอบอนุมัติจัดสรรอัตราจ้างพนักงานมหาวิทยาลัยชั่วคราว อีก 3 ตำแหน่ง โดยให้มีคุณสมบัติตรงตามวัตถุประสงค์และเนื้องานที่มอบหมาย คาดว่าจะช่วยให้การดำเนินงานตามแผนยุทธศาสตร์ฯ และกลยุทธ์: ประชาสัมพันธ์และสร้างภาพลักษณ์ของมหาวิทยาลัยอย่างเป็นระบบทั่วทั้งองค์กร (Brand Image) และครอบคลุมไปยังกลุ่มเป้าหมายภายนอกของมหาวิทยาลัย ทั้งในระดับท้องถิ่น ระดับประเทศ และระดับโลกอย่างทั่วถึงและมีประสิทธิภาพ...

 

 

 

การเสนอโครงร่างโครงสร้างองค์กรใหม่ของงานประชาสัมพันธ์นี้ เป็นการคิดงานเผื่อสำหรับบุคลากรรุ่นใหม่ๆ ซึ่งจะเติบโตขึ้นมาทำหน้าที่แทนฉันและแทนทีมงานอีกหลายคนที่กำลังจะค่อยเกษียณไปในเวลาไม่เกินสิบปี โดยที่ ณ จุดที่คิดงานนี้ (พ.ศ. 2556) ยังมองไม่เห็นสื่อหรือช่องทางประชาสัมพันธ์ใหม่เพิ่มขึ้นมา (เช่น Line , Mobile Application ฯลฯ)

 

หมายเลขบันทึก: 609080เขียนเมื่อ 24 มิถุนายน 2016 16:02 น. ()แก้ไขเมื่อ 30 มิถุนายน 2021 15:22 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง


ความเห็น (0)

ไม่มีความเห็น

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ขอแนะนำ ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี