CADL_KM-GE_๕๙-๐๒ : เรียนรู้วิธีจับประเด็นจาก รศ.ดร.จิตเจริญ ไชยาคำ (ปราชญ์ JJ) (๑) BAR

วันที่ ๑๖ มีนาคม ๒๕๕๙ สำนักศึกษาทั่วไป จัดกิจกรรมฝึกอบรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อพัฒนาบุคลากรด้านการนำการจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) มาใช้ในการทำงานและการพัฒนาองค์กรสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ (หรือ LO) วิทยากรกระบวนการงานนี้คือ รองศาสตราจารย์ ดร.จิตเจริญ ไชยาคำ หรือ ที่บล็อคเกอร์รู้จักกันดีในชื่อ JJ มีผู้เข้าร่วมกิจกรรมประมาณ ๔๐ คน เป็ฯบุคลากรสำนักศึกษาทั่วไปเกือบทั้งหมดเข้าร่วมอย่างพร้อมดี มีเพียงบางคนที่้ต้องให้ใช้เวลากับงานด่วน

ในปีงบประมาณนี้ (๒๕๕๙) ประเด็นความรู้หลักที่สำนักศึกษาทั่วไปกำหนดให้ทุกกลุ่มงานได้พัฒนาการทำงานร่วมกัน โดยใช้ KM เป็นเครื่องมือในการพัฒนาคนเพื่อพัฒนาองค์กร คือ "การจัดทำคู่มือการปฏิบัติราชการของบุคลากรสำนักศึกษาทั่วไป" ซึ่งนอกจากจะเป็นประโยชน์โดยตรงต่อระบบการทำงานขององค์กรแล้ว ยังเป็นเส้นทางการก้าวหน้าในหน้าที่การงานในสายสนับสนุนด้วย

ก่อนจะกำหนดเป็นประเด็นความรู้เรื่องการจัดทำคู่มือฯ ฝ่ายบริหารและแผนได้กำหนดแนวทางการพัฒนาบุคลากรของสำนักฯ ให้ทุกคนทำคู่มือฯ อยู่แล้ว และได้เชิญวิทยากรจากกองการเจ้าหน้าที่มาให้ความรู้อย่างเป็นจริงจังแล้วครั้งหนึ่ง โดยนำ "คู่มือการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน" ของมหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ มาถ่ายทอดให้กับบุคลากร (ผมสรุปความคิดรวบยอดไว้ที่นี่) ต่อมา การประชุม KM กันเรื่องนี้ พบปัญหาสำคัญ ๓ ประการได้แก่

• ๑) เพิ่มภาระงานขึ้นมาพอสมควร โดยเฉพาะบุคลากรที่เป็นลูกจ้างชั่วคราว ซึ่งส่วนใหญ่มีภาระงานตามหน้าที่เฉพาะขั้นตอน หรืองานตามภาระกิจเชิงรุกที่ไม่มีขั้นตอนชัดเจน อย่างไรก็ตาม การเขียนคู่มือฯ ก็เป็นผลดีสำหรับบุคลากร ๑๕ คนของ GE ที่ได้บรรจุอย่างเป็นพนักงานอย่างเป็นทางการแล้ว เพราะคู่มือฯ จะเป็นผลงานที่ใช้ของ "ตำแหน่ง" วิชาชีพต่อไป
• ๒) ปัญหาเรื่องการเขียน จะเขียนอย่างไร ใช้รูปแบบแบบใด ต้องเขียนแตกต่างกันหรือไม่ ต่างคนต่างเขียนหรือไม่ หรือใช้ร่วมกันได้หรือไม่ .... จากการแลกเปลี่ยนและมาเรียนรู้เพิ่มเติม ผมสรุปอย่างนี้ครับ
• ต้องเขียนเองครับ ตามรูปแบบที่เขียนไว้ที่นี่ครับ
• แต่มีหลายส่วนที่สามารถได้ข้อมูลจาก GE เช่น ภาระหน้าที่ความรับผิดชอบ ได้จาก TOR หรือ job description และ กฎ ระเบียบ ข้อกำหนด ข้อบังคับ ฯลฯ สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บของมหาวิทยาลัยและเว็บสำนักศึกษาทั่วไป
• ให้ใช้รูปแบบตามคู่มือการเขียนคู่มือปฏิบัติงาน
• เรื่องทักษะการเขียน ... ข้อนี้ไม่มีใครช่วยได้ ต้องฝึกเขียน ฝึกทำ ... เสียดายที่หลายคนทำงานเก่งๆ เสียสละมาก แต่เขียนไม่เก่ง จึงไม่ขอให้เงินเดือนตนเองขึ้นได้ ...

• ๓) จะเอาอะไรมาเขียน ตรงนี้คือปัญหาการจัดการความรู้ในตนเอง บุคลากรที่จะเขียนต้องสามารถถอดบทเรียนการทำงานของตนเองออกมาเป็นหลักการ ขั้นตอน และตกผลึกเป็นหลักคิด จึงจะสามารถเขียนคู่มือฯ ที่มีคุณภาพได้

ปัญหาข้อที่ ๑) น่าจะแก้ไขด้วยการทำกันเป็นทีม อย่างน้อยที่สุดคือ งานเดียวกัน ให้เขียนด้วยกัน ช่วยกันเขียน เช่น งานการเงิน งานพัสดุ ฯลฯ และจัดกระบวนกรช่วยถอดบทเรียนและช่วยเขียนสำหรับกลุ่มบุคลากรที่ไม่ถนัดเรื่องการเขียน

ปัญหาข้อที่ ๓) คือที่มาของอการจัดฝึกอบรมการจับประเด็นและถอดบทเรียนให้กับบุคลากร โดยเชิญ รองศาสตราจารย์ ดร. จิตเจริญ ไชยาคำ มาเป็นวิทยากรในวันนี้

ก่อนวันงานหลายวัน ผมบอกวัตถุประสงค์ที่คาดหวังกับท่าน อ. JJ ๓ ประการ ได้แก่ ๑) บุคลากรมีความรู้ความเข้าใจแนวทางการนำการจัดการความรู้ไปใช้เพื่อพัฒนาการทำงานและสร้างองค์กรแห่งการเรียนรู้ ๒) บุคลากรสามารถจับประเด็นและถอดบทเรียนจากการทำงานของตนเองและผู้เกี่ยวข้องได้ (ระดับหนึ่ง) ๓) บุคลากรมีเจตคติที่ดีต่อการนำการจัดการความรู้ (KM) มาใช้ในการทำงาน และเกริ่นเพิ่มเติมกับท่านอีกก่อนเริ่มงานว่า เราได้ทำ KM กันต่อเนื่องมาพอสมควร แต่ปัญหาคือ แต่ยังไม่สามารถที่จะถอดบทเรียนและเขียนออกมาเป็น BP ได้ หวังให้ท่านพาจับประเด็นแล้วถอดบทเรียนออกมาเป็น BP (Best Practice) และสร้างแรงบันดาลใจให้เขียนบล็อคแลกเปลี่ยนใน www.gotoknow.org

เริ่มกิจกรรมด้วยการทำแบบ BAR (before Action Review) ในรูปแบบ คือ แจกเป็นฟอร์มให้ทุกคนกรอก (ดาวน์โหลดที่นี่) ทีมงานของ CADL สรุปเป็นประเด็น BAR ดังนี้

• อยากเข้าใจมากขึ้นเรื่อง
• การพัฒนาตนเอง
• การถอดบทเรียน
• การจัดการความรู้ KM
• การจับประเด็น

• อยากเห็น เรื่องต่อไปนี้
• ความตรงต่อเวลาของบุคลากร
• ความตระหนักในหน้าที่
• ทัศนคติที่ดีต่อ KM

• อยากได้ ในสิ่งต่อไปนี้
• เทคนิคการนำ KM ไปพัฒนาตนเอง
• ความสามารถในการจับประเด็น
• ถอดบทเรียนเป็น

• อยากเน้นเป็นพิเศษ
• KM แบบง่ายๆ ทำอย่างไร
• ทำอย่างไรให้งานที่ทำดีขึ้น
• จับประเด็นทำอย่างไร
• แนวปฏิบัติในการสร้าง KM
• ทำ KM อย่างไรไม่ให้เครียด
• องค์กรแห่งการเรียนรู้

บันทึกต่อไป มาว่ากันเรื่องการ "ถอดบทเรียน" และการจับประเด็นครับ