การจัดการโดยใช้ข้อมูลจริง (Management by Fact)

เป็นคู่มือประกอบการสัมมนาเชิงปฏิบัติการ ที่ให้ผู้เข้าประชุมมีส่วนร่วม (Participatory Learning)

การนำค่านิยมและแนวคิดรางวัลคุณภาพแห่งชาติมาใช้งานจริง

Baldrige Core Values Awareness Series (9 of 12)

การจัดการโดยใช้ข้อมูลจริง (Management by Fact)

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

22 พฤศจิกายน 2557

บทความชุดนี้ ดัดแปลงมาจาก Baldrige Core Values Awareness Training: Identification of Gaps and Actions to Close Gaps ของ Tennessee Center for Performance Excellence with funding by the Baldrige Performance Excellence Program and in cooperation with the Alliance for Performance Excellence

เป็นคู่มือประกอบการสัมมนาเชิงปฏิบัติการ ที่ให้ผู้เข้าประชุมมีส่วนร่วม (Participatory Learning) สังเกตได้จากการนำเสนอโดยมากจะเป็นคำถาม เพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้ระดมสมอง จดความคิดของกลุ่มไว้บนกระดาน แล้วให้นำเสนอผลงานกลุ่ม ผู้บรรยายจะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเหลือ คอยตะล่อมความคิดให้อยู่ในกรอบระดับหนึ่ง (แนวทางการตอบ จะอยู่ในวงเล็บเป็นภาษาอังกฤษ) ซึ่งไม่มีคำตอบที่ถูกหรือผิดโดยสิ้นเชิง

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) ที่ใช้ในการนำเสนอ สามารถศึกษาและ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/baldrige-awareness-series-8-management-by-fact

การจัดการโดยใช้ข้อมูลจริง (Management by Fact)

Management by Fact

•เพราะเหตุใด " การจัดการโดยใช้ข้อมูลจริง" จึงมีความสำคัญต่อองค์กร? (Managing by fact helps align an organization's operations with its strategic objectives.)

How Does an Org. Obtain Facts? องค์กรได้รับความจริงจาก

•การวัดผล

•ข้อมูล

•ข่าวสาร

*Key Aspects of Management by Fact มุมมองของการจัดการโดยใช้ความจริงประกอบด้วย

1.การวัดผล

2.การวิเคราะห์

3.ตัววัดผล

1.การวัดผล (Measurements)

•เป็นผลของความต้องการทางธุรกิจและกลยุทธ์ (Derived from business need and strategy. If measures don't tell you something about your business and your strategy for moving forward, you shouldn't be collecting that data.)

•เป็นการให้ข้อมูลและข่าวสารที่วิกฤต ของกระบวนการ, ผลผลิต, และผลลัพธ์ ที่สำคัญ (Provide critical data. You can have too many measures. Need to focus on those that provide critical data and information about key processes. Those data and processes that impact the success of your organization.)

•มีความจำเป็นสำหรับการจัดการผลงาน

อะไรคือการจัดการผลงานที่ดี (Performance Management)

Performance Management

  • เป็นความพยายาม เพื่อให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุด และมีความเชื่อมโยงกับระบบงานอื่น ๆ เพื่อให้ผลลัพธ์โดยรวมขององค์กรบรรลุผล (Overall goal is to ensure that the organization and all of its subsystems (processes, departments, teams, employees, etc.) are working together in an optimum fashion to achieve the results desired by the organization.)

Performance Management – Ongoing activities

1.ระบุและจัดลำดับความสำคัญของผลลัพธ์

2.สร้างวิธีการวัดผลเพื่อติดตามความก้าวหน้าของผลลัพธ์

3.จัดทำมาตรฐานเพื่อประเมินสัมฤทธิผลของผลลัพธ์

4.ติดตามความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอ

1.ระบุและจัดลำดับความสำคัญของผลลัพธ์

•มีการกำหนดเป้าหมาย

•(Based on competitive or comparative data

•Based on strategic objectives

•Means of accelerating progress – step change improvement)

•ลำดับความสำคัญของผลลัพธ์หรือเป้าประสงค์

•(Focus can be different based on the organization's strategy

•Helps in assigning resources needed to accomplish goals)

2.สร้างวิธีการวัดผลเพื่อติดตามความก้าวหน้าของผลลัพธ์

•สร้างคำนิยามของตัววัดผล (Ensure common understanding of the data being collected and the resulting measure. Have everyone on the same page.)

•สร้างแผนงานของวิธีการวัดผล (Measurement plan should include the measure, the data collection method, the frequency of reporting, the owner of the measure, and the link to the organization's key success factor)

3.จัดทำมาตรฐานเพื่อประเมินสัมฤทธิผลของผลลัพธ์

•ตัวอย่าง

•"ต่ำกว่าการคาดหมาย"

•"เป็นไปตามการคาดหมาย"

•"สำเร็จเกินการคาดหมาย"

•สัญญาณไฟจราจร: เขียว, เหลือง, แดง

4.ติดตามความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอ

•เป็นการตั้งคำถามเกี่ยวกับข้อมูล และการวิเคราะห์ข้อมูล (Data only becomes information when it is meaningful. Asking questions and analyzing data provides information.)

•ค้นหาความจริงและข้อมูล เพื่อใช้เป็นฐานในการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ (Decisions need to be based on facts and data not opinion.)

•พัฒนาแผนปฏิบัติการ ที่สืบเนื่องมาจากการวิเคราะห์ข้อมูล (Action plans should be derived from the analysis conducted.)

•การทบทวนให้เป็นปัจจุบันและมีความต่อเนื่องเป็นการระบุและกำจัดปัญหาไม่ให้ลุกลาม

•ขึ้นกับความสามารถในการติดตามและปรับปรุง กระบวนการที่สำคัญ, ผลผลิต, และผลลัพธ์

•การทบทวนเป็นประจำ เป็นการป้องกันปัญหา และกำจัดได้ตั้งแต่ต้น

2.การวิเคราะห์ (Analysis)

What does Analysis mean? การวิเคราะห์ เป็นการจำแนกข้อมูลและข่าวสารที่มีปริมาณมากเพื่อใช้ใน

–การประเมิน

–การตัดสินใจ

–การพัฒนา

–การสร้างนวัตกรรม

Analysis (Kinds of analyses: Trends, projections, cause and effect)

•เครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์มีอะไรบ้าง?

•คุณจะใช้อะไรในการวิเคราะห์ข้อมูลและข่าวสาร?

Uses of Analysis

  • องค์กรจะนำผลจากการวิเคราะห์ไปใช้ประโยชน์ในเรื่องอะไรได้บ้าง?
  • o(Planning
  • oReviewing your overall performance
  • oImproving operations
  • oAccomplishing change management
  • oComparing your performance with competitors' or with "best practices" benchmarks.)

3.ตัววัดผล (Measures) ใช้เป็นปัจจัยในการพัฒนา เรื่องของลูกค้า, การปฏิบัติการ, การเงิน, และผลการดำเนินการที่สำคัญ

งานกลุ่ม

•ให้ผู้เข้าประชุมแบ่งเป็นกลุ่ม ๆ

•จัดทำตัววัดผลที่เกี่ยวเนื่องกับลูกค้าและความต้องการขององค์กร

•ใช้เวลา 5 นาที

•แต่ละกลุ่มนำเสนอผลงาน

Measure Sets

•ลูกค้า, ผลิตภัณฑ์, และผลของกระบวนการ

•เทียบเคียงในเรื่องการปฏิบัติการ, การตลาด กับคู่เทียบ

•ผลงานของผู้ส่งมอบ, บุคลากร, พันธมิตร, ค่าใช้จ่าย, และด้านการเงิน

•ผลของระบบธรรมาภิบาลและการปฏิบัติตามกฎหมายและกฎระเบียบ

Other Aspects of Measures

•ข้อมูลควรมีการจัดกลุ่ม (เช่น ส่วนการตลาด, สายการผลิต,และกลุ่มบุคลากร)

–การแบ่งกลุ่มได้ประโยชน์อย่างไร? (Helps to facilitate analysis. Sometimes consolidated data hide problems or issues. )

•ตัววัดหรือดัชนีควรมีการประเมินและปรับเปลี่ยนเพื่อสนับสนุนเป้าประสงค์ได้ดีขึ้น

–ควรจัดให้มีความถี่ในการประเมินอย่างไร? (Should be done routinely possibly when strategic planning takes place.

Management by Fact: From "Keeping Score" by Mark Graham Brown, Measurement: Key to World-Class Performance

Fewer are better (Concentrate on measuring the vital few key variables rather than the trivial many)

Measures should be linked to the factors needed for success (key business drivers)

Measures should be a mix of past, present, and future (to ensure that the organization is concerned with all three perspectives.)

Measures should be based around the needs of customers, shareholders, and other key stakeholders.

Measures should start at the top and flow down (to all levels of employees in the organization)

Multiple indices can be combined into a single index (to give a better overall assessment of performance)

Measures should be changed or at least adjusted (as the environment and your strategy changes)

Measures need to have targets or goals established (that are based on research rather than arbitrary numbers.)

Sample: Boeing Aerospace Support

•ตัวอย่าง 2003 Baldrige Award Winner – Service

•Provide maintenance, modification, repair, training, and spare parts for Boeing

•Over 13,000 employees at more than 130 locations worldwide

Provide support systems and services for Boeing.

1.Gather requirements and expectations from stakeholders. Facilitation of the analysis of those data and information through the Leadership System and the Enterprise Planning Process

2.Goal and direction are communicated through the Goal Flow down process to businesses, sites, functions. Shared with customers and suppliers

3.Goals and performance expectations are measured through the Aerospace Support organization

4.Performance measurement system is supported through the use of integrated measurement, analysis and knowledge management systems. Provide performance status and other info for org decision-making and innovation

5.Performance Review conducted at the Aerospace Support, business, site, function, program and org/team levels and reported through the Vision Support Plan system

ใบงาน Identify, Prioritize and Select Strength or OFI to Further Develop Action Plans

สรุป การจัดการโดยใช้ข้อมูลจริง (Management by Fact)

  • What are the three aspects of the Core Value Management by Fact (Measurement, Analysis, Measures)
  • What is meant by analysis? (Extracting larger meaning from data and information to support evaluation, decision making, improvement, and innovation).
  • What sets of measures should be used in performance management? (Customer, product, and process performance, Comparisons of operational, market and competitive performance, Supplier, workforce, partner, cost and financial performance, Governance and compliance outcomes)

****************************

จบตอนที่ 9/12 บทความชุดนี้ทั้ง 12 ตอน มีภาษาอังกฤษค่อนข้างเยอะ ผู้ที่จะเป็นผู้ตรวจประเมินรางวัลคุณภาพแห่งชาติควร พูด อ่าน เขียน ภาษาอังกฤษได้ดีระดับหนึ่ง เพราะการอบรมครั้งสุดท้าย หลักสูตรจะเป็นภาษาอังกฤษ เพราะวิทยากรผู้ทรงคุณวุฒิ มาจากอเมริกา

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน Values and Concepts



ความเห็น (0)