Accelerate

การเร่ง

Accelerate (XLR8)

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

18 พฤศจิกายน 2557

บทความนี้ นำมาจากหนังสือเรื่อง Accelerate: Building Strategic Agility for a Faster-Moving World ประพันธ์โดย John Kotter พิมพ์จำหน่ายโดย Harvard Business Review Press, 2014

John Kotter เป็น the Konosuke Matsushita Professor of Leadership, Emeritus, at Harvard Business School เขาเป็นผู้ประพันธ์หนังสือเรื่อง Leading Change เกี่ยวกับกระบวนการเปลี่ยนแปลงขององค์กร

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถศึกษาและ download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/accelerate-37001786

การจะประสบความสำเร็จ ในยุคที่เศรษฐกิจมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โครงสร้างองค์กรอาจเป็นตัวเหนี่ยวรั้ง ที่ทำให้องค์กรปรับตัวไม่ทันกระแส John P. Kotter กล่าวว่า สิ่งที่องค์กรต้องการคือ ระบบปฏิบัติการแบบคู่ (dual-operating system) ระบบหนึ่งใช้กับการปฏิบัติงานประจำวัน อีกระบบหนึ่งจะมุ่งเน้นที่โอกาสและความต้องการในอนาคต

เมื่อ 15 ปีมาแล้ว Kotter ได้ประพันธ์หนังสือ Leading Change ที่มีแนวทางการปฏิบัติเพื่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กร 8 ขั้น ในคราวนี้ Kotter ได้วางหลักการ 5 ข้อ และแนวทางปฏิบัติ 8 ขั้น ไว้ในหนังสือ Accelerate: Building Strategic Agility for a Faster-Moving World ซึ่งในระบบปฏิบัติการแบบคู่นี้ เป็นสิ่งที่องค์กรสามารถทำได้โดย ใช้ระบบลำดับชั้น (hierarchical) ในการปฏิบัติงานประจำวัน และใช้ระบบเครือข่าย (network) ในงานที่เป็นการเปลี่ยนแปลง ต้องการความรวดเร็ว การสร้างนวัตกรรม และความคล่องตัว

ในองค์กรทั่วไป ระบบปฏิบัติการตามลำดับชั้นบังคับบัญชา (hierarchical operational structure) มีเพื่อใช้รายงาน และเพื่อให้มีความรับผิดชอบตามลำดับชั้น เนื่องจากเป็นโครงสร้างที่มีความเสี่ยงน้อย โดยจัดบุคลากรให้อยู่ตามกรอบที่วางไว้ มีการมอบหมายงานให้หน่วยงานต่าง ๆ แต่ปัญหาคือ ผู้จัดการทำงานตามหน้าที่ ไม่ได้รับการพิจารณาการเลื่อนชั้นจากผลงานที่เสี่ยง หรือการสร้างนวัตกรรม

ในขณะที่องค์กรที่มีความเป็นเลิศ มีการสร้างนวัตกรรม ต้องอาศัยเครือข่ายทางยุทธศาสตร์ (strategic network) ที่ไม่เป็นไปตามสายงาน เพื่อความคล่องตัวในการตอบสนองต่อสถานการณ์ เป็นสิ่งที่ Dr. Kotter ได้กล่าวถึงระบบปฏิบัติการแบบคู่ (dual-operating system) ซึ่งทำให้องค์กรมีความคล่องตัว มีความรวดเร็ว มีความสร้างสรรค์ และประสบความสำเร็จ ในโลกที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

โครงสร้างองค์กรที่ใช้กันมาเป็นร้อยปี ไม่เหมาะกับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว เมื่อมีโอกาสหรือการคุกคามทางกลยุทธ์ องค์กรจะตอบสนองโดยจัดทำโครงการ และให้คนเก่งที่สุดรับผิดชอบ เพื่อรับมือการเปลี่ยนแปลง ในโครงสร้างแบบเดิม การตอบสนองอาจไม่ทันกาล ทำให้เสียโอกาสได้ เพราะโครงสร้างองค์กรที่จัดทำไว้เพื่อสำหรับการปฏิบัติการประจำวัน ไม่ได้เตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต องค์กรต้องอาศัยการจัดตั้งเครือข่าย เพื่อการรับมือให้ทันท่วงที

ระบบใหม่ที่ Dr. Kotter เรียกว่า dual operating system จะมีการสร้างเครือข่ายภายในองค์กร ที่ทำงานร่วมกันกับระบบลำดับชั้น ระบบนี้ทำให้องค์กรสามารถก้าวสู่ภายนอก ในขณะเดียวกัน ก็เป็นการฉวยโอกาสทางการตลาด และหลีกเลี่ยงการคุกคามทางธุรกิจ

ประวัติการวิวัฒนาการขององค์กร ในตอนเริ่มต้น ทุกองค์กรมีลักษณะเป็น network-like structure วงจรชีวิตทางธุรกิจ เริ่มต้นคล้าย ๆ กัน คือ มีการจัดตั้งเป็นเครือข่าย (a network-like structure) เหมือนระบบสุริยะจักรวาล ที่มีผู้ก่อตั้งอยู่ที่จุดศูนย์กลาง ทุกคนในองค์กรมีส่วนในโอกาสและความเสี่ยง และทุกคนมีวิสัยทัศน์ร่วมกัน ทำให้แต่ละคนมีความกระตือรือร้น และมีความคล่องตัวสูง

ต่อมาพัฒนาเป็น ลำดับชั้น (Hierarchy Structure) เมื่อเวลาผ่านไป องค์กรมีการจัดการเป็นแบบมีลำดับชั้น เพื่อการบริหารจัดการกระบวนการต่าง ๆ เช่น การวางแผน การจัดงบประมาณ การจัดทำหน้าที่การงาน การจัดการบุคคล การวัดผล และการแก้ปัญหา การมีโครงสร้างลำดับชั้น และมีการจัดการกระบวนการทำงาน ทำให้องค์กรสามารถพยากรณ์ผลลัพธ์ได้

ต่อมา แปรเป็นโครงสร้างเป็นแบบแข็งทื่อ ข้อจำกัดของการทำงานแบบแยกส่วนคือ มีแรงกดดันจากการทำตัวเลขแต่ละไตรมาส ขาดความร่วมมือกัน ต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ทำให้ก้าวไม่ทันโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ปัญหาเรื่องการติดต่อสื่อสารข้ามหน่วย ทำให้โครงการล่าช้า วิกฤตระยะสั้นเบี่ยงเบนเป้าหมายระยะยาว ความคิดใหม่ ๆ ถูกมองว่าเป็นความเสี่ยง และอาจกระทบกับความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน ทุกสิ่งที่กล่าวมาทำให้เกิดความหน่วง

The Dual Operating System องค์กรควรมีการปรับตัว มีการเร่งโดยใช้ระบบปฏิบัติการแบบคู่ สิ่งที่ต้องการในปัจจุบันคือ การเตรียมพร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว วิธีการรับมือโดยใช้ระบบเครือข่าย ทำให้เกิดความคล่องตัว และมีความรวดเร็ว ต่อการสนองตอบเหตุการณ์ภายนอก ทำให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อยุทธศาสตร์ที่เปลี่ยนแปลง โดยใช้ทั้งสองระบบควบคู่กันไปในองค์กร (A dual operating system)

แนวคิดเรื่องการเร่ง 5 ประการ

• Principle 1: "you need a radical increase in the number of people involved in creating or executing strategic initiatives"
  
• Principle 2: "it's all about volunteers"
  
• Principle 4: "action that is head and heart driven"
  
• Principle 4: "leadership, leadership, leadership"
  
• Principle 5: "although two systems are required for acceleration, they must act as one organization"

1. การเร่ง ต้องอาศัยความร่วมมือจากบุคลากรจำนวนมาก ให้มีส่วนร่วมจัดทำและปฏิบัติตามกลยุทธ์ องค์กรต้องอาศัยบุคลากรจำนวนมากในการร่วมมือกัน ช่วยกันมอง ช่วยกันคิด ช่วยกันทำ จึงจะเกิดการเร่งขึ้นมาได้ ในโครงสร้างแบบลำดับชั้น ผู้นำมีบุคคลจำนวนน้อยที่จะมีเวลาให้กับเรื่องของกลยุทธ์ใหม่ ๆ นี่เป็นโอกาสสำคัญที่สุดของผู้นำ ที่ทำให้การเร่งนี้ เกิดขึ้นในองค์กร

2. การเร่ง เกิดจากอาสาสมัคร เป็นการที่บุคคลอาสามาทำงานส่วนกลางให้กับองค์กร ไม่ใช่ถูกบังคับให้ทำ การที่บุคลากรได้ทำงานร่วมกับผู้นำระดับสูงขององค์กร ซึ่งถือว่าเป็นเกียรติกับบุคลากร ในการอาสาสมัครเข้าร่วมพัฒนาองค์กร การบังคับให้ทำ ทำให้ไม่ได้ใจ ขาดแรงกระตุ้นผลักดันเพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์

3. การเร่ง ต้องใช้ตัวและหัวใจ ไม่ใช่มีแต่บุคคลมาทำงานแต่ไม่ได้เอาใจมาด้วย บุคคลส่วนมาก ไม่อยากช่วย ถ้ามีแต่การอ้างตัวเลขที่ต้องบรรลุ ต้องทำให้เขารู้สึกถึงความสำคัญของเขา ที่มีต่อผลสำเร็จขององค์กร

4. การเร่ง เกิดจากการนำองค์กร ต้องอาศัยการนำมากกว่าการจัดการ (Much more leadership, not just more management) แนวคิดและพฤติกรรมเรื่องการนำองค์กรในที่นี้ หมายถึงการนำองค์กรในทุกระดับ ที่ไม่ต้องรอให้ผู้มีอำนาจเหนือกว่าเป็นคนบอกว่าต้องทำอย่างไร บุคลากรได้รับมอบหมายอำนาจในระดับหนึ่งในการตัดสินใจจากผู้นำ โดยไม่ยึดติดกับลำดับชั้นการบังคับบัญชา ทำให้บุคลากรมีความกระตือรือร้น และกล้าตัดสินใจที่เป็นความสร้างสรรค์ สามารถก้าวข้ามอุปสรรคต่าง ๆ จนกว่างานจะสำเร็จ นี่คือพฤติกรรมแบบผู้นำ

5. การเร่ง แบบสองระบบในหนึ่งเดียว ทั้งระบบลำดับชั้นและระบบเครือข่าย ที่ใช้ในองค์กรควบคู่กันไป ระบบคู่นี้ใช้ได้ผล เพราะในเครือข่าย มีบุคลากรอาสาสมัครที่อยู่ในระบบของลำดับชั้น มาผสมผสานด้วย ทั้งสองระบบต้องทำงานไปด้วยกัน และช่วยเหลือซึ่งกันและกัน

วิธีการเร่ง 8 ขั้นตอนของ Kotter

1. สร้างความตระหนัก (Create a sense of urgency around a Big Opportunity) เป็นการสร้างความรู้สึกถึงความจำเป็นเร่งด่วน ต่อโอกาสใหญ่ที่รออยู่ข้างหน้า การสร้างระบบปฏิบัติการแบบคู่เริ่มต้นที่ตรงนี้ ความเร่งด่วน (Urgency) ทำให้บุคคลมีความคิดว่า เขาจะมีส่วนช่วยองค์กรได้อย่างไร

2. ได้ใจสร้างทีม (Build and evolve a guiding coalition) เป็นกลุ่มบุคคลที่มีความหลากหลายและมีหลายระดับมาทำงานร่วมกัน เนื่องจากรู้ถึงความจำเป็นเร่งด่วนขององค์กร ในการตอบสนองต่อความท้าทายเชิงกลยุทธ์ การแข่งขันที่มีสูง และเพื่อไขว่คว้าโอกาสในอนาคต พวกเขามีแรงผลักดัน มีสติปัญญา มีอารมณ์ร่วมกัน มีการติดต่อเชื่อมโยง มีทักษะ และมีข้อมูลสารสนเทศ ในการทำงานให้เกิดประสิทธิผล

3. สร้างเป้าหมายร่วม (Form a change vision and strategic initiatives) เป็นการกำหนดวิสัยทัศน์และการกำหนดเป้าประสงค์เชิงกลยุทธ์ของกลุ่มเครือข่ายที่มีร่วมกัน การทำงานของเครือข่ายนี้ เป็นสิ่งที่ระบบลำดับชั้นไม่สามารถทำได้ เนื่องจากขาดความรวดเร็วในการทำงาน

4. สร้างเป็นกองทัพอาสาสมัคร (Enlist a volunteer army) เป็นการที่มีกลุ่มคนจำนวนมากต้องการช่วยเหลือ เนื่องจากมีการสื่อสารวิสัยทัศน์ใหม่และเป้าประสงค์เชิงกลยุทธ์ ไปสู่บุคลากรในองค์กร ส่งผลให้เกิดความร่วมมือมากขึ้น เมื่อขั้นตอนนี้ทำได้ดี จะเกิดเป็นแรงดึงดูดให้เกิดเป็นระบบเครือข่ายใหม่ ๆ ขึ้นมา

5. กำจัดอุปสรรค (Enable action by removing barriers) กลุ่มบุคคลต้องมีการทำงานที่คล่องตัว มีขวัญและกำลังใจ ดังนั้นอุปสรรคใด ๆ ที่ขวางกั้น ทำให้ช้าหรือทำให้กิจกรรมชะงักงัน ต้องถูกกำจัดออกไป

6. ฉลองชัยชนะ (Generate (and celebrate) short-term wins) ทุกคนเป็นผู้ชนะ ความสำเร็จไม่ว่าน้อยหรือมาก ควรมีการฉลอง เพราะจะทำให้เกิดขวัญและกำลังใจที่ดี รวมถึงเกิดความร่วมมือ

7. สร้างการเร่งอย่างยั่งยืน (Sustain acceleration) ด้วยการมุ่งเน้นการก้าวไปข้างหน้าอย่างไม่หยุดยั้ง

8. ทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้อยู่ในสายเลือด (Institute change) การประสบชัยชนะทำให้การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น กลายเป็นวัฒนธรรมขององค์กร เมื่อกาลเวลาผ่านไป ระบบปฏิบัติการแบบคู่นี้ (dual operating system) จะฝังลึกเข้าไปอยู่ในพันธุกรรมขององค์กร

สรุป แนวคิดของ Kotter คือระบบปฏิบัติการแบบคู่ (dual operating system) ที่ใช้บริหารแบบลำดับชั้นอย่างเป็นทางการ (management practices and hierarchy) ในการปฏิบัติงานประจำวัน และใช้ระบบเครือข่ายที่ไม่เป็นทางการ (informal networks) ในการสร้างนวัตกรรม การปรับตัว ความเร็ว ความคล่องตัวทางกลยุทธ์ และการเปลี่ยนแปลง

การเรียนรู้จากหนังสือ แนวคิดหลักของหนังสือเล่มนี้คือ พลังของเครือข่าย (The power of networks) ความคล่องตัวและความเร็วของเครือข่าย ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและยั่งยืน

*****************************