การเกษียนหนังสือ
เมื่อเดือนกันยายนที่ผ่านมา ดิฉันมีโอกาสเข้าร่วมประชุมคณะกรรมการบริหารโรงพยาบาล มน. และมีความประทับใจ การจัดวาระการประชุม ที่แปลกใหม่ทันสมัยอย่างหนึ่งของการประชุมนี้คือ มีการบรรจุวาระ เรื่องเล่าความสำเร็จ ไว้ตอนต้นของการประชุม ก่อนวาระเรื่องแจ้งเพื่อทราบด้วยค่ะ
เรื่องเล่าในวันนั้น ที่มา เล่าโดยตัวแทน "ชุมชนนักปฏิบัติงานธุรการ" ของโรงพยาบาลมหาวิทยาลัยนเรศวร เรื่อง การเกษียนหนังสือ
ดิฉันเห็นว่าเป็นเกร็ดความรู้ที่ดีมากสำหรับชาว office จึงนำมาฝากค่ะ ที่จริงดิฉันเองตะหากที่ตื่นเต้นมากที่ได้ทราบที่มาของการเกษียนหนังสือ
จำได้ว่า ได้ยินครั้งแรก ก็ตอนมาอยู่ที่ มน. นี่แหละค่ะ ตอนนั้นจะถามใครก็กลัวเสียฟอร์ม แกล้งทำเป็นเข้าใจ และก็เข้าใจว่าเหมือนตอนอยู่มหิดล ที่เรียกกันว่า "แทงหนังสือ" นั่นเอง มาที่ มน. นี่ใช้คำว่า "เกษียนหนังสือ" ไพเราะกว่ามาก ก็ใช้ตามมาเรื่อย จนกระทั่งถึงบางอ้อด้วยการนำเสนอดังกล่าวนี่แหละค่ะ
เกษียนหนังสือ แปลว่า เขียนหนังสือ แยกเป็น เกษียน (เขียน)+หนังสือ เป็นคำแผลงในภาษาไทย ไม่ได้เป็นคำที่มาจากภาษาสันสฤตแต่อย่างใด แต่เป็นคำสร้างขึ้นใหม่เพื่อใช้ในความหมายว่า ข้อความที่เขียนแทรกไว้
เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือเลขาฯ มีวิธีเกษียนหนังสือ (บางทีก็เรียกว่าสรุปประเด็น) ดังนี้
- สรุปเรื่องจากหนังสือที่ส่งมาตัดทอนให้เหลือเฉพาะใจความสำคัญ
- แยกสรุปเป็น 3 ส่วน คือ ส่วนเนื้อหา ส่วนข้อมูลเพิ่มเติม และส่วนเสนอแนะ
- ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเนื้อหาและการใช้ภาษา
- ลงลายมือชื่อผู้เกษียน
- ลงวัน เดือน ปี
ผู้บังคับบัญชา มีวิธีเกษียนหนังสือ ดังนี้
- ส่วนที่เป็นคำวินิจฉัยสั่งการ เช่น ทราบ "ดำเนินการ" "เห็นชอบ" "อนุมัติ" "จัดและแจ้ง"
- ส่วนเพิ่มเติมคำวินิจฉัยสั่งการ (อาจมีหรือไม่มีก็ได้) เช่น อนุมัติ และให้รายงานผลการปฏิบัติงานให้รับทราบทุก 6 เดือน
- ลงลายมือชื่อ
- ลงวัน เดือน ปี
ข้อควรคำนึงสำหรับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือเลขาฯ
- สรุปใจความจากหนังสือต้นฉบับ ให้ครบถ้วน ถูกต้อง
- ใช้ภาษาที่สั้น กระชับ
- จะพิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้ แต่ถ้าเป็นลายมือควรเขียนให้อ่านง่าย
- ระบุ วัน เดือน ปี ให้ตรงกับความเป็นจริงไม่ควรย้อนหลัง หรือล่วงหน้า เว้นไว้แต่มีเหตุผลจำเป็นจริงๆ
- รูปแบบของการเกษียน ใช้รูปแบบเดียวกับการบันทึก คือ ถึงใคร ข้อความสรุป ลงชื่อผู้เขียน และวัน เดือน ปี ที่เขียน
เทคนิคการเกษียนของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือเลขาฯ
- กำหนดหมายเลขในวงกลม 1 2 3 ... กำกับเรื่องที่เสนอขึ้นมาตามลำดับ
- การเกษียน ให้เริ่มจากบริเวณครึ่งหน้ากระดาษลงไปและจากซ้ายไปขวา หากที่ไม่พอเกษียน ให้เขียนคำว่า "โปรดพลิก" และพลิกหน้าถัดไป เริ่มเกษียนจากส่วนบนสุดของกระดาษ ไล่ลำดับลงล่างและจากซ้ายไปขวาเช่นกัน
- ขีดเส้นใต้ ในส่วนที่เป็นใจความสำคัญ
- ไม่ใช้ปากกาเน้นข้อความ เนื่องจาก กรณีที่ต้องสำเนาหนังสือแจ้งผู้อื่นต่อไป จะทำให้ความชัดเจนของตัวหนังสือลดลง และไม่น่าอ่าน
ประเด็นที่ดิฉันขอเสนอแนะเพิ่มเติม (ที่จริงเป็นการย้ำอีกครั้งมากกว่า) คือ การเกษียนของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องหรือเลขาฯ มักขาดส่วนข้อมูลเพิ่มเติม และข้อเสนอแนะ ซึ่งส่วนนี้สำคัญมากต่อการตัดสินใจ หรือวินิจฉัยสั่งการของผู้บังคับบัญชา
ไม่มีใครอีกแล้ว ที่จะทราบข้อมูล กฎ ระเบียบ ที่เกี่ยวข้องได้ดีกว่า คนที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ เพราะฉะนั้น การเกษียนหนังสือของท่านเป็นสิ่งที่มีความหมาย และสะท้อนความรู้ในงานของท่านเป็นอย่างดีทีเดียว
ความเห็น (30)
- ขอบคุณอาจารย์มากค่ะที่นำเรื่องนี้มาให้ความรู้
- ขออนุญาตอาจารย์นำไปเสนอที่ประชุม ปันความรู้สู่ทีมนะคะ (ถ้ามีตัวอย่างน่าจะดี แต่จะหาตัวอย่างจากคณะค่ะ)
- ขอแลกเปลี่ยนตัวอย่างหัวข้อการเกษียณหนังสือของคณะ
ตัวอย่างหัวข้อการเกษียณ(สรุปเรื่อง)ของคณะ
สรุปเรื่อง
1...
2.....
3......
........
กฏ/ระเบียบ/แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง
...................
....................
ข้อเสนอเพื่อพิจารณา
1. เพื่อทราบ
2. เห็นควรแจ้ง.......
3. ..............
4. หรือเห็นควรประการใดขอได้สั่งการ
- มีข้อสังเกตบางประการ......
- การเกษียณเรื่องบางเรื่อง บางครั้งก็ต้องดูสไตล์ผู้บริหารด้วยค่ะ เพราะบางท่านก็อาจจะไม่ชอบให้เสนอแนะ(ไม่ได้คิดเองนะคะ) เพราะฉะนั้น เมื่อเกษียณหนังสือแล้วมีข้อเสนอแนะ 1, 2, 3 ...แล้วอย่าลืมข้อสุดท้ายว่า หรือเห็นควรประการใดขอได้สั่งการ เพราะท่านผู้บริหาร/หัวหน้าอาจจะไม่เลือกที่เราเสนอก็ได้ ... จะได้มีข้อสุดท้ายให้ท่านสั่งการค่ะ (ยิ้ม..ยิ้ม)
มาลินี ธนารุณ
โอ้โฮ! ยอดจริงๆ ดิฉันขอ copy ทั้งรูปแบบและข้อเสนอแนะต่อยอด จากผู้ปฏิบัติจริงนี้ไปฝากพรรคพวกที่คณะฯ เลยนะคะ
และเห็นด้วยกับคุณสมพรมากเลยค่ะว่า น่าจะมีตัวอย่างดีดีมาแสดงให้ดู ขอความกรุณาคุณสมพร หรือท่านผู้รู้ ต่อยอดความรู้นี้อีกหน่อยจะได้ไหมคะ
Please....
ครับขอขอบคุณอาจารย์มาลินีมากครับผมกำลังศึกษารูปแบบอยู่ครับ ได้ความรู้มากเลยครับ อาจจะปรับมาใช้รูปแบบของสถาบันฯ ก็ได้ครับบางส่วน ขอบคุณครับ
- อ่านบันทึกนี้แล้วตอบได้อย่างเดียวว่าต้องปรับปรุง เรื่องการเกษียณหนังสือครับ
อาจารย์มาลินีครับ ผมขออนุญาตนำ บันทึกไปเผยแพร่ต่อ (link) นะครับ
ขอบคุณครับ
(อ้อ คุณบอย สหเวช ด้วยครับ ขอเอาข้อความคุณบอยไปเป็น ประโยคเด่น นะครับ)
ขอบพระคุณค่ะ ขออนุญาตเก็บเกี่ยวไปใช้เลยนะคะอาจารย์
เจริญพร อาจารย์
อาตมาเข้ามาอ่าน นะครับ นอกจากสนใจทั่วไปแล้ว ยังติดใจการใช้คำว่า เกษียน...
เกษียร เกษียน เกษียณ เป็นบันทึกที่อาตมาเขียนไว้ ผู้สนใจลงเข้าไปชมได้ ครับ...
เจริญพร
เคยเจอหนังสือราชการ มีการตั้งต้นเสนอด้วยลายมือที่อ่านไม่ออก แล้วก็มีคนลงนามตามอีกหลายคน ( ไม่แน่ใจว่าคนที่ร่วมลงนามมาอ่านออกรึเปล่า ) สุดท้ายท่านปลัดเทศบาลก็เขียนแบบอ่านไม่ออกอีก แล้วลงนาม ผมไปเรียนถามท่าน ท่านก็บอกว่าท่านเขียนว่าอ่านไม่ออกโว้ย ผมก็ต่อด้วย ชอบ แล้วลงนาม ( ของผมก็อ่านยาก เพราะเขียนจดหมายถึงคุณแม่ ท่านต้องเอาไปให้เภสัชกรอ่านให้ฟัง เพราะถ้าเภสัชกรอ่านลายมือหมอไม่ออกก็จ่ายยาไม่ถูก 5555 ) สักพักเด็กก็มาถามว่าจะให้ทำอย่างไรกับไอ้ที่ชอบน่ะ ผมก็บอกไปว่าเห็นชอบกับท่านปลัดเพราะอ่านไม่ออกเหมือนกันโว้ย อยากขอคำแนะนำจากอาจารย์หน่อยครับว่าจะทำไงดี
นมัสการพระคุณเจ้า
ดิฉันแอบไปอ่านของพระอาจารย์มาแล้วค่ะ....ไปอย่างเงียบเงียบ ไร้ร่องรอย....แต่ดูด Blog มาอยู่ในโลกส่วนตัวของดิฉันหมดเลยค่ะ
ขำกลิ้ง....ขำกลิ้ง....
ดิฉันว่าวิธีของคุณแม่เข้าท่าที่สุดนะคะ
รู้ความลับอย่างนึงแล้วว่า คุณหมอ คนชอบวิ่ง ได้ยีนอารมณ์ขันมาจากใคร.. : ) : )
ธุรการมือใหม่
ได้ความรู้เพ่มขึ้นเยอะครับ
ขอบคุณมากครับ
แล้วเราควรให้ใครเซ็นทราบก่อนที่จะถึงผู้บริหารหรือไม่ (ในโรงเรียนครับ)
คุณธุรการมือใหม่คะ ลำดับขั้นของการบริหารแต่ละที่ก็ไม่เหมือนกันนะคะ ดิฉันคงพอยกตัวอย่างที่ทำงานของดิฉันได้เท่านั้น
คือ ถ้าองค์กรไม่ใหญ่โตมาก อย่างคณะสหเวชศาสตร์ที่ดิฉันทำงานอยู่ เมื่อเจ้าหน้าที่ธุรการลงรับหนังสือเข้ามาแล้ว เขาก็จะสรุปเรื่อง (เกษียน) แล้วก็ส่งต่อให้หัวหน้าสำนักงานเลขานุการคณะ พิจารณาว่าจะเสนอให้ท่านผู้บริหารท่านไหน เช่น ถ้าเป็นเรื่องนโยบาย หน.สนง. ก็จะเกษียนส่งให้คณบดีพิจารณา ถ้าเป็นเรื่องการเงิน งบประมาณ เขาก็ส่งให้รองคณบดีฝ่ายบริหาร พิจารณา ถ้าเป็นเรื่องการเรียนการสอน ก็เสนอรองคณบดีฝ่ายวิชาการ เพื่อพิจารณา เป็นต้น
หวังว่า...คงพอช่วยให้กระจ่างขึ้นบ้างนะคะ
พนักงานธุรการ
ดิฉันอยากทราบว่าจริงๆแล้วการเกษียณหนังสือเป็นหน้าที่ของใครในระเบียบงานสารบรรณมีหรือเปล่าเป็นหน้าที่ของผู้บังคับบัญชาหรือเปล่าหรือเจ้าหน้าที่ที่รับหนังสือเกษียณตามวิธีปฏิบัติที่ถือกันมา
ดังได้กล่าวข้างต้นนะคะ ว่าเป็นหน้าที่ของทั้ง 2 ระดับ คือเจ้าหน้าที่ธุรการที่เกี่ยวข้องหรือเลขา (เพื่อสรุปประเด็นเสนอผู้บังคับบัญชา) และของผู้บังคับบัญชา (เพื่อวินิจฉัยสั่งการ)
แต่ว่ามีระบุไว้ในระเบียบงานสารบรรณหรือเปล่า ดิฉันเองก็ไม่ทราบเหมือนกันค่ะ
ธุรการต้นกล้า
อาจารย์ครับ
มีตัวอย่างให้ดูไหมครับทั้งแบบยากและง่าย
จะได้นำไปใช้ได้ถูกต้อง ไม่คลาดเคลื่อน
ตัวอย่างของผม อาจารย์ช่วยแนะหน่อยครับ
เรียน ผอ.
สพท.ชม.1 แจ้งว่าขอเชิญบุคลากร
เข้าร่วมประชุมเชิงปฏิบัติการโปรแกรมทำ E-book
ที่ห้องประชุมสนง.เขต วันที่ 25 มิ.ย.52 เวลา
13.30-16.30 น. ค่าเดินทางสนง.เขตเป็นผู้
รับผิดชอบให้แบบเหมาจ่ายรายละ 250 บาท
เห็นควรเสนอฝ่ายบุคลากร
จีรพณา บำรุง
15 มิ.ย.52
เป็นประโยชน์อย่างมากค่ะ ตอนนึ้ทำงานธุรการสถานศึกษา
ไปปฏิบัติงานวันแรก ผอ.ให้เกษียนหนังสือ แต่พอดีมีตัวอย่างเดิมให้ดู
แต่ก็ไม่รู้ถูกหรือผิด ก็เลยหาดูวิธีการปฏิบัติที่ถูกต้อง
แต่อยากได้ตัวอย่าง คงเข้าใจมากกว่านี้ เพื่อเป็นแนวทาง
คงจะเป็นประโยชน์กับเจ้าหน้าที่ธุรการประจำสถานศึกษา
ขอบคุณล่วงหน้าค่ะ
คนท้องถิ่น
อยากถามว่า เวลาเกษียณหนังสือมีหลักเกณฑ์หรือไม่ว่าต้องเกษียณเริ่มจากด้านล่างซ้ายของหนังสือ หรือด้านล่างขวาของหนังสือ รวมทั้งมีหลักเกณฑ์หรือไม่ว่า การลงนามของผู้บริหารต้องอยู่ข้างบน หรือข้างล่าง เพราะที่ทำงานในขณะนี้ จนท.เกษียณหนังสือจากด้านล่างซ้ายลงมาเรื่อย ๆ แล้วผู้บริหารก็ลงนามสั่งการอยู่ท้ายสุด ซึ่งบางคนบอกว่า ทำไมผู้บริหารถึงอยู่ข้างล่าง ทำไมไม่อยู่ข้างบน ซึ่งหนูเห็นว่าไม่น่าจะถูกต้อง เพราะไม่เช่นนั้นเจ้าหน้าที่ก็ต้องเสนอตั้งแต่ขอบหนังสือด้านล่างซ้ายขึ้นมา แล้วก็ผู้บริหารลงนามอยู่ข้างบนสุด
เรียนคุณ "คนท้องถิ่น" คะ
ดิฉันเห็นด้วยกับวิธีการเกษียนที่ เริ่มจากด้านล่างซ้ายของหนังสือลงมาเรื่อย ๆ ว่าเป็นการเกษียนที่ถูกต้องแล้ว เพื่อเหลือเนื้อที่ให้ผู้บริหารลำดับสูงถัดขึ้นไป สั่งการไล่ลงมาจนอยู่ท้ายสุดทางขวามือ
และเป็นที่ทราบกับโดยทั่วไปค่ะว่า ผู้บริหารสูงสุดจะอยู่ท้ายสุด เพื่อช่วยนำสายตาในการอ่านให้เข้าใจเป็นลำดับจากบนลงล่าง
ดังนั้น โดยมารยาท เลขาฯ ที่เกษียนเพื่อสรุปเสนอผู้บังคับบัญชา ควรเว้นที่ให้ท่านได้เกษียนสั่งการทางขวาไว้บ้าง ถ้าไปใช้เนื้อที่ทางขวาสุด แถมยังอยู่ด้านล่างสุด จะดูไม่งามเท่าไหร่!!
ดังตัวอย่างนี้นะคะ (สำหรับคุณธุรการต้นกล้า และคุณข้าวทิพย์ ด้วยค่ะ)
อยากได้ตัวอย่างในการเกษียนหนังสือเป็นอย่างมากค่ะ
เพราะเพิ่งเข้ามาทำงานใหม่ ยังเกษียนไม่ค่อยถูกต้องเลยค่ะ
นิดา โพธิ์พันธ์
ขอบคุณอาจารย์มาก และท่านอื่นด้วยค่ะที่เขียนลงกระทู้ ดิฉันก็มีปัญหา งงไ ปงงมา เหมือนผู้ปฏิบัติงานใหม่เหมือนกันค่ะ พอมาอ่านและพบตัวอย่าง ทำให้เข้าใจการปฏิบัติมากขึ้น สำหรับการทำงานสารบรรณ ซึ่งไม่เคยทำมาก่อน ดีมากเลยค่ะไม่คิดว่าจะมีอธิบายแบบนี้
เจ้าหน้าที่ธุรการ
อยากทราบว่าเวลาเกษียนหนังสือ เราจะใช้คำว่า"เพื่อโปรดทราบ"หรือ"เพื่อทราบ"ทุกครั้งหรือไม่และใช้กับหัวหน้างานระดับใดแบบไหน และใช้ในตำแหน่งใดของข้อความ ขอบคุณค่ะ
ธุรการโรงเรียน
ขอบคุณค่ะ เป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานะรการเป็นอย่างมากเลยค่ะ
อือ ไหนๆ ก้อสอบถามกระทู้ข้อสงสัยเกี่ยวกับการเกษียนหนังสือราชการแล้ว ก้อขอรบกวนสอบถามเกี่ยวกับการร่างคำสั่งต่างๆ ของโรงเรียนด้วยแล้วกันนะคะ คือหนูอยากทราบว่าการร่างหนังสือคำสั่งต่างๆ หรือการเขียนคำสั่ง เป็นหน้าที่ของใครคะ ขอบคุณค่ะ
ธุรการโรงเรียน
อยากได้แบบฟร์อมการเขียนหนังสือเกษียณค่ะ...ไม่เคยทำมาก่อนไม่รู้จะเขียนยังไง
ขอขอบคุณ ความรู้ที่อาจารย์แนะนำให้นะคะ เป็นประโยชน์อย่างยิ่งคะ
อุไรวรรณ ซ้ายขวา
เรียน อาจารย์ค่ะ
ข้าพเจ้าอยากขอคำแนะนำในการ เสนอหนังสือราชการด้วยมีหัวหน้างาน หลายคน การเกษียณหรังสือราชการ(แบบฟอร์ม)ที่สามารเข้าใจง่าย ๆ
ขอบคุณค่ะ
อยากทราบคำลงท้ายของการเกษียณหนังสือราชการ(ทำงานที่เทศบาล) ต้องใช้คำลงท้ายว่าอย่างไรบ้าง
ขอบคุณครับ
ผมขอปรึกษาเพิ่มเติมในการณีหนังสือออกภายใน ที่ต้องขอความเห็นจากผู้บังคับบัญชา เช่นอาจารย์ในสาขาวิชาจัดโครงการและเสนออธิการบดี ซึ่งเราจะต้อง "เกษียน" ๑) หัวหน้าสาขา ๒) คณบดี บุคคลหมายเลข ๑ และ ๒ จะเกษียนหนังสือด้วยหลักอย่างไรครับ เพราะที่อ่านมารู้สึกจะเป็นหนังสือ "รับเข้า" เพราะ อธิการบดีจะเป็นผู้ส่งการ
ขอคำแนะนำด้วยความเคารพ และขอบคุณครับ
นายคุณานนท์ พลศร
ขออนุญาตสอบถามคับ มีหนังสือขอโอนย้าย พนง.ส่วนตำบล เสนอมา แล้วปลัดเกษียนมาว่า เห็นควรพิจารณา แล้วนายก ควรเกษียนว่าอย่างไรคับ
ขอบพระคุณอาจารย์มากเลยค่ะ ที่นำข้อมูลความรู้เรื่องเกษียนหนังสือมาให้ได้ทราบกัน ซึ่งสามารถนำไปบอกต่อกับผู้ที่ยังไม่รู้..ให้ได้รู้ข้อมูลนี้อย่างถูกต้องได้
จันทิรา วงษ์ประการ
อยากได้แบบฟร์อมการเขียนหนังสือเกษียณค่ะ…ไม่เคยทำมาก่อนไม่รู้จะเขียนยังไง