เมื่อเดือนกันยายนที่ผ่านมา  ดิฉันมีโอกาสเข้าร่วมประชุมคณะกรรมการบริหารโรงพยาบาล มน.  และมีความประทับใจ การจัดวาระการประชุม ที่แปลกใหม่ทันสมัยอย่างหนึ่งของการประชุมนี้คือ  มีการบรรจุวาระ เรื่องเล่าความสำเร็จ ไว้ตอนต้นของการประชุม ก่อนวาระเรื่องแจ้งเพื่อทราบด้วยค่ะ

          เรื่องเล่าในวันนั้น ที่มา เล่าโดยตัวแทน "ชุมชนนักปฏิบัติงานธุรการ" ของโรงพยาบาลมหาวิทยาลัยนเรศวร   เรื่อง การเกษียนหนังสือ

          ดิฉันเห็นว่าเป็นเกร็ดความรู้ที่ดีมากสำหรับชาว office  จึงนำมาฝากค่ะ  ที่จริงดิฉันเองตะหากที่ตื่นเต้นมากที่ได้ทราบที่มาของการเกษียนหนังสือ

          จำได้ว่า ได้ยินครั้งแรก ก็ตอนมาอยู่ที่ มน. นี่แหละค่ะ  ตอนนั้นจะถามใครก็กลัวเสียฟอร์ม  แกล้งทำเป็นเข้าใจ และก็เข้าใจว่าเหมือนตอนอยู่มหิดล ที่เรียกกันว่า "แทงหนังสือ" นั่นเอง มาที่ มน. นี่ใช้คำว่า "เกษียนหนังสือ"  ไพเราะกว่ามาก ก็ใช้ตามมาเรื่อย  จนกระทั่งถึงบางอ้อด้วยการนำเสนอดังกล่าวนี่แหละค่ะ

          เกษียนหนังสือ แปลว่า เขียนหนังสือ แยกเป็น เกษียน (เขียน)+หนังสือ เป็นคำแผลงในภาษาไทย ไม่ได้เป็นคำที่มาจากภาษาสันสฤตแต่อย่างใด  แต่เป็นคำสร้างขึ้นใหม่เพื่อใช้ในความหมายว่า ข้อความที่เขียนแทรกไว้

         เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือเลขาฯ มีวิธีเกษียนหนังสือ (บางทีก็เรียกว่าสรุปประเด็น) ดังนี้

  1. สรุปเรื่องจากหนังสือที่ส่งมาตัดทอนให้เหลือเฉพาะใจความสำคัญ
  2. แยกสรุปเป็น 3 ส่วน คือ ส่วนเนื้อหา  ส่วนข้อมูลเพิ่มเติม และส่วนเสนอแนะ
  3. ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเนื้อหาและการใช้ภาษา
  4. ลงลายมือชื่อผู้เกษียน
  5. ลงวัน เดือน ปี

         ผู้บังคับบัญชา มีวิธีเกษียนหนังสือ ดังนี้

  1. ส่วนที่เป็นคำวินิจฉัยสั่งการ เช่น ทราบ "ดำเนินการ" "เห็นชอบ" "อนุมัติ" "จัดและแจ้ง"
  2. ส่วนเพิ่มเติมคำวินิจฉัยสั่งการ (อาจมีหรือไม่มีก็ได้) เช่น อนุมัติ และให้รายงานผลการปฏิบัติงานให้รับทราบทุก 6 เดือน
  3. ลงลายมือชื่อ
  4. ลงวัน เดือน ปี

        ข้อควรคำนึงสำหรับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือเลขาฯ

  1. สรุปใจความจากหนังสือต้นฉบับ ให้ครบถ้วน  ถูกต้อง
  2. ใช้ภาษาที่สั้น กระชับ
  3. จะพิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้ แต่ถ้าเป็นลายมือควรเขียนให้อ่านง่าย   
  4. ระบุ วัน เดือน ปี ให้ตรงกับความเป็นจริงไม่ควรย้อนหลัง หรือล่วงหน้า เว้นไว้แต่มีเหตุผลจำเป็นจริงๆ
  5. รูปแบบของการเกษียน ใช้รูปแบบเดียวกับการบันทึก คือ ถึงใคร ข้อความสรุป ลงชื่อผู้เขียน และวัน เดือน ปี ที่เขียน

          เทคนิคการเกษียนของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือเลขาฯ

  1. กำหนดหมายเลขในวงกลม  1 2 3 ... กำกับเรื่องที่เสนอขึ้นมาตามลำดับ
  2. การเกษียน ให้เริ่มจากบริเวณครึ่งหน้ากระดาษลงไปและจากซ้ายไปขวา หากที่ไม่พอเกษียน ให้เขียนคำว่า "โปรดพลิก" และพลิกหน้าถัดไป เริ่มเกษียนจากส่วนบนสุดของกระดาษ ไล่ลำดับลงล่างและจากซ้ายไปขวาเช่นกัน
  3. ขีดเส้นใต้ ในส่วนที่เป็นใจความสำคัญ
  4. ไม่ใช้ปากกาเน้นข้อความ เนื่องจาก กรณีที่ต้องสำเนาหนังสือแจ้งผู้อื่นต่อไป จะทำให้ความชัดเจนของตัวหนังสือลดลง และไม่น่าอ่าน

       ประเด็นที่ดิฉันขอเสนอแนะเพิ่มเติม (ที่จริงเป็นการย้ำอีกครั้งมากกว่า) คือ  การเกษียนของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องหรือเลขาฯ  มักขาดส่วนข้อมูลเพิ่มเติม และข้อเสนอแนะ ซึ่งส่วนนี้สำคัญมากต่อการตัดสินใจ หรือวินิจฉัยสั่งการของผู้บังคับบัญชา

          ไม่มีใครอีกแล้ว ที่จะทราบข้อมูล กฎ ระเบียบ ที่เกี่ยวข้องได้ดีกว่า คนที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นๆ  เพราะฉะนั้น การเกษียนหนังสือของท่านเป็นสิ่งที่มีความหมาย และสะท้อนความรู้ในงานของท่านเป็นอย่างดีทีเดียว