ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support System : DDS )

          การ ตัดสินใจเป็นบาบาทสำคัญของผู้บริหารที่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจของ องค์การ การมีสารสนเทศที่ดี และเครื่องมือในการเข้าถึงข้อมูล รวบรวมวิเคราะห์ข้อมูลที่ดีนั้น จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถพิจารณาทางเลือกต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว คาดการณ์และแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งในบทนี้จะกล่าวถึงระบบสนับสนุนการตัดสินใจ โดยเริ่มจากการจัดการกับการตัดสินใจ   ระดับการตัดสินใจภายในองค์การ  ประเภทของการตัดสินใจ  ส่วนประกอบคุณสมบัติของระบบ DSS เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างDSS กับระบบสารสนเทศอื่น   ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม(Group Decision Support System: GDSS)  ส่วนประกอบและประโยชน์ของ GDSS รวมถึงการประยุกต์ใช้ระบบ DS

การจัดการกับการตัดสินใจ

           การจัดการ (Management) หมายถึงการบริหารอย่างเป็นระบบ ประกอบด้วยกิจกรรมของกลุ่มบุคคลที่ร่วมมือกันดำเนินงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้โดยใช้กระบวนการและทรัพยากรอย่างเหมาะสมและเกิดประโยชน์สูงสุด

           การจัดการเป็นศาสตร์และศิลปะซึ่งกระบวนการจัดการประกอบด้วย การวางแผน (Planning),การจัดองค์การ (Organizing), การสั่งการหรืออำนวยการ (Leading/Directing) และการควบคุม (Controlling) โดยการจัดการที่มีประสิทธิภาพนั้น ผู้บริหารจะต้องสามารถนำเอาความรู้ ความเข้าใจในศาสตร์ด้านการบริหารมาประยุกต์ใช้ให้เหาะสมกับการทำงาน สถานการณ์ และสิ่งแวดล้อมโดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง ผู้บริหารจะต้องรู้จักเลือกและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศในรูปแบบที่ง่ายต่อความเข้าใจและเป็นประโยชน์ต่อการบริหารและการตัดสินใจ

ระดับการจัดการ

           การจัดการภายในองค์การ  โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 3 ระดับ การจัดการระดับสูง ( Upper  lever management )  การจัดการระดับกลาง (Middle-level Management)  การจัดการระดับต้น (Lower-level Management)

          ซึ่งผู้บริหารแต่ละระดับมีหน้าที่และความรับผิดชอบที่ต่างกัน

1. การจัดการระดับสูง (Upper-level Management)

           ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้กำหนดวิสัยทัศน์ นโยบาย เป้าหมาย วัตถุประสงค์ รวมถึงวางแผนกลยุทธ์และแผนระยะยาวขององค์การ จึงมีความต้องการสารสนเทศที่มีขอบเขตกว้างและสารสนเทศเกี่ยวกับแนวโน้มต่าง ๆ จากทั้งภายในองค์การและสิ่งแวดล้อมภายนอก

2. การจัดการระดับกลาง (Middle-level Management)

           ผู้บริหารระดับกลางมีหน้าที่วางแผนยุทธวิธี (Tactical Planning) และประสานงานระหว่างผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารงานระดับต้นหรือหัวหน้างานเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและสามารถปฏิบัติงานตามนโยบายหรือแผนงานที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง 

3. การจัดการระดับต้น (Lower-level Management)

           ผู้บริหารงานระดับต้นหรือหัวหน้างานมีหน้าที่ควบคุม ดูแลการปฏิบัติงานประจำวัน (Operational Control) ซึ่งขั้นตอนการทำงานมีรูปแบบที่แน่นอนและทำงานใกล้ชิดกับผู้ปฏิบัติงาน เพื่อให้การทำงานเป็นไปตามแผนที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับกลาง การจัดการในระดับนี้ต้องอาศัยข้อมูลจากการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องอย่างละเอียดนำมาวิเคราะห์เพื่อสามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงานและควบคุมให้สามารถดำเนินงานตามแผนระยะสั้นที่วางไว้

การตัดสินใจ (Decision Making)

           กระบวนการตัดสินใจประกอบด้วย 4 ขั้นตอน คือ

           1. การใช้ความคิดประกอบเหตุผล (Intelligence)   เป็นขั้นตอนที่รับรู้และตระหนักถึงปัญหาหรือโอกาสที่เกิดขึ้น ทำการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับปัญหา นำข้อมูลมาวิเคราะห์และตรวจสอบเพื่อแยกแยะและกำหนดรายละเอียดของปัญหาหรือโอกา

          2. การออกแบบ (Design)   เป็นขั้นตอนของการพัฒนาและวิเคราะห์ทางเลือกในการปฏิบัติที่เป็นไปได้ รวมถึงการตรวจสอบและประเมินทางเลือกในการแก้ปัญหา ซึ่งอาจใช้ตัวแบบเพื่อสร้างทางเลือกต่าง ๆ ในการแก้ปัญหา หรือออกแบบหนทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุด

          3. การคัดเลือก (Choice)   ผู้ตัดสินใจจะเลือกแนวทางเลือกที่เมาะสมกับปัญหาและสถานการณ์มากที่สุด โดยอาจใช้เครื่องมือมาช่วยวิเคราะห์ คำนวณค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนของแต่ละแนวทางเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าได้เลือกแนวทางที่ดีที่สุด

          4. การนำไปใช้ (Implementation)  เป็นขั้นตอนที่นำผลการตัดสินใจไปปฏิบัติและคิดตามผลของการปฏิบัติเพื่อตรวจสอบว่าการดำเนินงานมีประสิทธิภาพหรือมีข้อขัดข้องประการใด จะต้องแก้ไข้หรือปรับปรุงให้สอดคล้องและเหมาะสมกับสถานการณ์อย่างไร

ประเภทของการตัดสินใจ

ประเภทของการตัดสินใจมี 3 ประเภท ได้แก่

           1. การตัดสินใจแบบโครงสร้าง ( Structure Decision) บางครั้งเรียกว่าแบบกำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว (programmed) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นประจำ จึงมีมาตรฐานในการตัดสินใจเพื่อแก้ปัญหาอยู่แล้ว โดยวิธีการในการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดจะถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เช่น การหาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสม หรือการเลือกกลยุทธ์ในการลงทุนที่เหมาะสมที่สุดเมื่อมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เกิดค่าใช้จ่ายต่ำที่สุด หรือเพื่อให้เกิดกำไรสูงสุด การตัดสินใจแบบนี้จึงมักใช้แบบจำลองทางคณิตศาสตร์ (Mathematical Model) หรือศาสตร์ทางด้านวิทยาการ การจัดการ (Management Science) หรือการวิจัยดำเนินงาน (Operation Research) เข้ามาใช้ โดยในบางครั้งอาจนำระบบสนับสนุนการตัดสินใจและระบบผู้เชี่ยวชาญเข้ามาใช้ร่วมด้วย  ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบโครงสร้าง ได้แก่ การตัดสินใจเกี่ยวกับระดับสินค้าคงคลัง จะต้องสั่งของเข้า(Order Entry) ครั้งละเท่าไร เมื่อใด การวิเคราะห์งบประมาณ (Budget Analysis) ที่ต้องใช้ในการจัดการต่างๆ การตัดสินใจเรื่องการลงทุน จะลงทุนอะไร ที่ตั้งโกดังเก็บสินค้า (Warehouse Location) ควรตั้งที่ไหน, ระบบการ จัดส่ง/การจำหน่าย (Distribution System) ควรเป็นอย่างไร เป็นต้น

          2. การตัดสินใจแบบไม่เป็นโครงสร้าง (Unstructured Decision) บางครั้งเรียกว่าแบบไม่เคยกำหนดล่วงหน้ามาก่อน ( Nonprogrammed ) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาซึ่งมีรูปแบบไม่ชัดเจน หรือมีความซับซ้อน จึงไม่มีแนวทางในการแก้ปัญหาแน่นอน เป็นปัญหาที่ไม่มีการระบุวิธีแก้ไว้อย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรบ้าง การตัดสินใจกับปัญหาลักษณะนี้จะไม่มีเครื่องมืออะไรมาช่วย มักเป็นปัญหาของผู้บริหารระดับสูง ต้องใช้สัญชาตญาณ ประสบการณ์ และความรู้ของ ผู้บริหารในการตัดสินใจ ตัวอย่างของการตัดสินใจแบบไม่เป็นโครงสร้าง เช่น การวางแผนการบริการใหม่, การว่าจ้างผู้บริหารใหม่เพิ่ม หรือการเลือกกลุ่มของโครงงานวิจัยและพัฒนาเพื่อนำไปใช้ในปีหน้า

          3. การตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง (Semi-Structure Decision) เป็นการตัดสินใจแบผสมระหว่างแบบโครงสร้าง และแบบไม่เป็นโครงสร้าง คือบางส่วนสามารถตัดสินใจแบบโครงสร้างได้ แต่บางส่วนไม่สามารถทำได้ โดยปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างนี้จะใช้วิธีแก้ปัญหาแบบมาตรฐาน และการพิจารณาโดยมนุษย์รวมเข้าไว้ด้วยกัน คือมีลักษณะเป็นกึ่ง โครงสร้าง แต่มีความซับซ้อนมากขึ้น ขั้นตอนจึงไม่ชัดเจนว่าจะมี 

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)

          ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System) เป็น ระบบย่อยหนึ่งในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะช่วยผู้บริหารในเรื่องการตัดสินใจใน เหตุการณ์หรือกิจกรรมทางธุรกิจที่ไม่มีโครงสร้างแน่นอน หรือกึ่งโครงสร้าง ระบบสนับสนุนการตัดสินใจอาจจะใช้กับบุคคลเดียวหรือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ เป็นกลุ่ม นอกจากนั้น ยังมีระบบสนับสนุนผู้บริหารเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

          ระบบ สนับสนุนการตัดสินใจ ได้เริ่มขึ้นในช่วง ปี ค.ศ. 1970 โดยมีหลายบริษัทเริ่มที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อที่จะช่วยผู้บริหารในการ ตัดสินใจปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน หรือกึ่งโครงสร้างโดยข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงตลอด ซึ่งระบบสารสนเทศเดิมที่ใช้ในลักษณะระบบการประมวลผลรายการ (Transaction processing system) ไม่สามารถกระทำได้ นอกจากนั้นยังมีวัตถุประสงค์เพื่อลดแรงงาน ต้นทุนที่ต่ำลงและยังช่วยในเรื่องการวิเคราะห์การสร้างตัวแบบ (Model)เพื่ออธิบายปัญหาและตัดสินใจปัญหาต่างๆ จนกระทั่งปี ค.ศ. 1980 ความพยายามในการใช้ระบบนี้เพื่อช่วยในการสนับสนุนการตัดสินใจได้แพร่ออกไป ยังกลุ่มและองค์การต่างๆ 

ความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

          DSS เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ การรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล และการสร้างตัวแบบที่ซับซ้อน ภายใต้ซอฟต์แวร์เดียวกัน นอกจากนั้น DSS ยังเป็นการประสานการทำงานระหว่างบุคลากรกับเทคโนโลยีทางด้านซอฟต์แวร์ โดยเป็นการกระทำโต้ตอบกัน เพื่อแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง และอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ใช้ตั้งแต่เริ่มต้นถึงสิ้นสุดขั้นตอนหรือ อาจกล่าวได้ว่า DSS เป็นระบบที่โต้ตอบกันโดยใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อหาคำตอบที่ง่าย สะดวก รวดเร็วจากปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน ดังนั้นระบบการสนับสนุนการตัดสินใจ จึงประกอบด้วยชุดเครื่องมือ ข้อมูล ตัวแบบ (Model) และทรัพยากรอื่นๆ ที่ผู้ใช้หรือนักวิเคราะห์นำมาใช้ในการประเมินผลและแก้ไขปัญหา ดังนั้นหลักการของ DSS จึงเป็นการให้เครื่องมือที่จำเป็นแก่ผู้บริหาร ในการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีรูปแบบที่ซับซ้อน แต่มีวิธีการปฏิบัติที่ยืดหยุ่น DSS จึงถูกออกแบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่เพียงแต่การตอบสนองในเรื่องความต้องการของข้อมูลเท่านั้น

ส่วนประกอบของระบบ DSS

          ระบบ DSS ประกอบด้วยส่วนประกอบหลัก 3 ส่วน

ส่วนจัดการข้อมูล (Data Management Subsystem)

          ประกอบด้วยฐานข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูล ส่วนสอบถามข้อมูล สารบัญข้อมูล ส่วนการดึงข้อมูล และข้อมูลที่ได้รับจากแหล่งต่างๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ ระบบ DSS อาจเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลขององค์การหรือคลังข้อมูล (Data Warehouse) เพื่อดึงหรือกรองข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ในการตัดสินใจมาใช้

ประเภทของระบบ DSS

          ระบบสนับสนุนการตัดสินใจสามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภท คือ

          - ระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ใช้รูปแบบเป็นหลัก(Model-driven DSS) เป็นระบบที่ใช้การจำลองสถานการณ์(Simulation) และรูปแบบการวิเคราะห์ต่างๆซึ่งความสามารถในการวิเคราะห์ของระบบจะขึ้นอยู่กับเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่ใช้

         - ระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ใช้ข้อมูลเป็นหลัก (Data-driven DSS) เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์จากแหล่งต่างๆ เพื่อนำมาวิเคราะห์ เช่น ข้อมูลจากฐานข้อมูลขององค์การ ข้อมูลที่อยู่ในคลังข้อมูล(Data Warehouse) ซึ่งมีข้อมูลเก็บอยู่จำนวนมหาศาลซึ่งอาจนำเอาระบบโอแลป(Online Analytical Processing : OLAP) มาใช้วิเคราะห์ข้อมูล และการทำเหมืองข้อมูล(Data Mining) มาช่วยในการค้นหาความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อการวางแผนการตลาดหรือตัดสินใจและคาดการณ์ในอนาคต

ความแตกต่างระหว่างระบบ DSS และระบบสารสนเทศอื่น

          ระบบ DSS เป็นระบบสารสนเทศที่จัดทำให้ฝ่ายบริหาร ผู้เชี่ยวชาญ และนักวิเคราะห์ขององค์การ เพื่อสนับสนุนและอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลและสารสนเทศสำหรับการงานแผนและตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับปัญหาแบบกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง แต่ระบบ TPS มีการจัดการข้อมูลสำหรับงานประจำวัน มีกระบวนการใช้ระบบที่สอดคล้องกับขั้นตอนการปฏิบัติงานและกฎเกณฑ์การทำงานที่ชัดเจน และระบบ DSS จะให้สารสนเทศเพื่อควบคุม ตรวจสอบการปฏิบัติงานและสรุปผลการดำเนินงานและช่วยสนับสนุนการตัดสินใจในปัญญาแบบโครงสร้างได้

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจส่วนบุคคล

          เป็นระบบที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของแต่ละบุคคล และกรองข้อมูลที่เกี่ยวข้อง  ซึ่งผู้ใช้สามรถปรับเปลี่ยนเงื่อนไขต่างได้ด้วยตัวเองเพื่อให้ระบบคำนวณช่วยในการตัดสินใจ

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม ( Group Decision Support System : GDSS )

          เป็นระบบที่สนับสนุนการตัดสินใจประเภทหนึ่ง โดย GDSS เป็นระบบแบบโต้ตอบที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจร่วมกันของกลุ่มบุคคล สมาชิกในกลุ่มไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวกัน อาจอยู่บริเวณใกล้เคียงกันหรืออยู่ห่างกันออกไป การสื่อสารระหว่างกลุ่มจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ ระบบ GDSSต้องอาศัยเทคโนโลยีด้านการสื่อสารเพื่อเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ของสมาชิก 

          ระบบสนับสนุนการตัดสินใจสามารถจำแนกประเภทตามจำนวนของผู้ใช้ออกเป็น 2 ประเภท
          1. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจส่วนบุคคล 
          2. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจกลุ่ม(Group Decision Support System : GDSS) เป็นระบบแบบโต้ตอบที่ใช้

         คอมพิวเตอร์เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจร่วมกันของกลุ่มบุคคล

 ส่วนประกอบของ GDSS

          1. อุปกรณ์ (Hardware) ประกอบด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมที่ได้รับการจัดให้อยู่ในลักษณะที่มีความสอดคล้องระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ และผู้ใช้

          2. ชุดคำสั่ง (Software)เป็นชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม(Groupware) ที่ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล สร้างทางเลือก ประเมนทางเลือก ซึ่งอาจประกอบด้วย แบบสอบถามอิเล็กทรอนิกส์(Electronic Questionnaire) รวมไปถึงซอฟต์แวร์เครือข่ายด้วย

          3. ฐานแบบจำลองของระบบ GDSS (Model base) ประกอบด้วยแบบจำลองเช่นเดียวกับระบบDSS ส่วนบุคคล เช่น แบบจำลองทางการเงิน เป็นต้น

         4. บุคลากร (People) ประกอบด้วยสมาชิกในกลุ่มและผู้สนับสนุนด้านต่างๆ 

ประโยชน์ของ GDSS

          1. ช่วยเตรียมความพร้อมในการประชุม

          2. อำนวยความสะดวกด้านการสื่อสารระหว่างสมาชิกในกลุ่ม

          3. ส่งเสริมและสร้างบรรยากาศในการร่วมมือกันระหว่างสมาชิก

          4. จัดเตรียมข้อมูลและสารสนเทศที่เหมาะสมในการประชุม

          5. ช่วยจัดลำดับความสำคัญของปัญหา

          6. อำนวยความสะดวกในการจัดทำเอกสารประกอบการประชุม

          7. ช่วยประหยัดเวลาในการประชุมและสามารถลดจำนวนครั้งของการประชุมได้

ที่มา : http://armka2518.exteen.com/20090209/decision-support-system-dds