อย่าให้เป็นวัฒนธรรมองค์กร(ที่ไม่ดี)อีกต่อไป...............
หลายๆครั้งที่ผมได้เข้าร่วมอบรม สัมมนา หรือประชุมของหน่วยงานภายใน มมส จัดขึ้น ทั้งที่อยากไปเองหรือถูกมอบหมายจากผู้บังคับบัญชา เกือบทุกครั้งผมพยายามอยู่ให้ครบตามกำหนดการ แม้บางครั้งบรรยายกาศจะน่าเบื่อไปบ้างก็ตาม แม้หลายๆคนจะกลับก่อนก็ตาม ผมถือเหตุผลในใจ 2 อย่าง คือ
1. เพื่อเป็นกำลังใจให้ผู้จัดงาน
2. กลัวกรรมตามทัน เนื่องจากงานประกันคุณภาพการศึกษาที่ผมรับผิดชอบนั้น จัดประชุม อบรม สัมมนาบ่อยครั้ง ผมเข้าใจหัวอกผู้จัดเป็นอย่างดี ถ้าหากผู้เข้าร่วมเริ่มทยอยและทยอยและทยอยหายไป (หรอย) แล้วความรู้สึกของผู้จัดเป็นอย่างไร ผมเขาใจดี มีประสบการณ์มามากในเรื่องพวกนี้
จากประสบการณ์การจัดอบรม สัมมนา หรือประชุม นั้น เคล็ดวิชาที่จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมอยู่ครบตามกำหนด คือ
1. ต้องออกแบบกิจกรรมให้น่าสนใจ และสร้างเงื่อนไขให้ผู้เข้าร่วมก่อนเข้าร่วม เช่น ต้องทำงานมาล่วงหน้าก่อนเพื่อมาส่งวันเข้าร่วม สื่อสารทางอีเมลกับผู้เข้าร่วมก่อนวันจริง
2. ให้ความสำคัญผู้เข้าร่วมอยู่ตลอดเวลาของกิจกรรม และอธิบายถึงผลประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นกับเขาหลังจากที่เข้าร่วม เช่น จะได้ใบประกาศฯ จะได้ขึ้นทะเบียนอะไรต่างๆ ก็ว่าไป
3. มีการแจ้งข้อมูลความเคลื่อนไหวต่างๆอยู่ตลอดเวลาของกิจกรรม เช่น ใครส่งงานแล้ว ใครยังไม่ส่ง คะแนนสอบก่อนเริ่มกิจกรรม เป็นต้น
4. มีการเข้ากลุ่มบาง เพราะถ้าแต่ละคนได้ถูกมอบหมายงานจะมากหรือน้อย เขาก็จะเกิดความคิดว่าตัวเองก็มีคุณค่าอยู่บาง
5. อย่าใช้มาตรการบังคับ หรือ ประจาน เช่น ขู่ว่าจะแจ้งหัวหน้าหน่วยงานเขาว่าเขาไม่มาเข้าร่วม หรือเข้าร่วมไม่ครบ ถ้าทำแบบนี้จะเป็นเรื่องกันในภายหลัง มองหน้ากันไม่ติด และต่อไปอย่าคาดหวังเลยว่าใครจะมาเข้าร่วมในกิจกรรมที่เราจัดอย่างจริงใจ
ผมบอกได้เลยว่า วิทยากร ไม่ใช่ปัจจัยความสำคัญที่สุดที่จะดึงความสนใจผู้เข้าอบรมให้อยู่ครบตามกำหนดการ ถ้าคนมันไม่อยากเข้าร่วมก็สามารถหาเหตุผลได้ 108 ประการ ที่จะขอตัวกลับก่อน
บันทึกนี้ก็ฝากให้ผู้ที่จะจัดอบรม สัมมนา หรือประชุมลองนำไปใช้ดูนะครับ ผมลองมาแล้ว ใช้ได้ผลดีมากๆ
ขอขอบคุณ
หายไปนานเลยครับ วิทยากรมีส่วนสำคัญ ถ้าออกแบบกิจกรรมดีๆไม่มีใครหายไปครับ...อยู่ครบ...
เห็นด้วยอย่างยิ่ง. ตัวเองเคยเป็นทั้งผู้จัด. และป็นวิทยากรรับเชิญ. ตอนเป็นผู้จัด. กลยุทธ์การจัดลำดับเนื้อหาและการวางตัววิทยากรมีส่วนมากเมือนกัน. บางครั้งการปรึกษากับวิทยากรเพื่อช่วยกันแก้ปัญหานี้ก็ดี. เขาช่วยเราได้มาก. ที่สำตัญที่สุดคือให้ผู้ร่วกิจกรรมรู้สึกว่าตนได้ประโยชน์. เรื่องที่เอาหแใช้กับตัวเอง กรือตัวเองได้ผลประโยชน์ต่อเนื่องมักดึงดูดได้ดี
ท้ายที่สุดที่ต้องปรับใจยอมรับคือ คนแต่ละกลุ่ม. มีลักษณะและแบบแผนต่างกัน. คนบางกลุ่มบางคนต้องลดความคาดหวังลงให้ต่ำสุด. คนบางกลุ่มเป็นไปอย่างที่คาดหวัง. และที่แน่ๆ คนไทยชอบสนุก. เรียนปนเล่น. ชอบ
หลายครั้งที่พบเห็นตอนปิดเชิญผู้ใหญ่มาปิด
สุดท้ายก็เหลือแต่เก้าอี้ เกิดขึ้นหลายครั้ง
ขอบคุณมากค่ะ โดยเฉพาะข้อ 5 และเคยเห็นวิธีที่ผู้จัดประชุมได้ผล คือ แจกรางวัลเล็กๆ น้อยๆ ถ้าใครอยู่ได้จนจบ ในบางกรณี การแจกรางวัลไม่เหมาะสม เช่นประชุมภายในหน่วยงาน ก็ใช้วิธีประกาศเกียรติคุณผู้เข้าร่วมออกความเห็น ผ่านบันทึกการประชุม
วันสุดท้ายไม่ควรเลิำำกค่ำหรือล่าช้า อย่างดีที่สุดควรให้เลิกเที่ยงเพราะร้อยทั้งร้อยต้องอยู่รอทานข้าวเที่ยงก่อนหรอย (หนีกลับก่อน) แน่นอนครับ ผมยังไม่เคยเห็นที่ไหนจัดอบรมแล้วเลิกเที่ยงเลย การที่ผู้เข้าร่วมอบรมรีบกลับอาจจมีสามาเหตุมากจากเดินทางไกล หรือบางคนอาจจะใช้เวลาไปเดินเที่ยวเล็กๆ น้อยๆ ถ้าจัดกิจกรรมให้เลิกได้เร็ว ผมว่าก็น่าจะเป็นปัจจัยหนึ่งที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมอยู่กันจนครบนะครับ บางคนอาจจะแย้งว่า ถ้าเลิกเที่ยงเนื้อหาก็ไม่เต็มที่ ถามกลับครับ ถ้าผู้เข้าร่วมเขาไม่ฟังต่อ จะบรรยายให้ใครฟังครับ??? หาเนื้อหามีมาก ก็ขยายวันออกไปอีกสักครึ่งวัน ก็ครึ่งวันสุดท้ายนั่นแล่ะครับอาจจะเปลืองค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น (ชั่งน้ำหนักเอานะครับ)
ภือว่าเป็นข้อคิดที่ดีเลยค่ะ และเป็นแนวทางแก่ผู้จัดงานท่าน/หน่วยงานอื่นๆได้ดีอีกด้วย