3. การบริหารโครงการ : ทักษะง่าย ๆ ที่ผู้บริหารโครงการควรรู้

 

 

 

"การบริหารโครงการ  :  ทักษะง่าย ๆ ที่ผู้บริหารโครงการควรรู้"

         ในปัจจุบันการบริหารจัดการเน้นไปที่การบริหารแบบโครงการ (Project Management)  โดยได้ดำเนินการกำหนดโครงการต่าง ๆ เพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการสร้างผลสัมฤทธิ์ให้เกิดแก่องค์กร  การบริหารโครงการจึงถือเป็นความสำคัญประการหนึ่งที่ถูกละเลยมิได้และจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการเพิ่มทักษะและความรู้ให้แก่บุคลากรขององค์กรไม่ว่าจะเป็นระดับปฏิบัติการไปจนถึงระดับบริหารอยู่เสมอ...

            ในปัจจุบันบุคลากรองค์กรจำนวนมากเรียนรู้วิธีการบริหารโครงการจากการทดลองปฏิบัติงานจริง  แต่ต้องไม่ลืมว่าการบริหารโครงการ  ควรคำนึงว่าจะต้องใช้งบประมาณควบคู่กันไปด้วย  หากเกิดความผิดพลาดขึ้นจะทำให้เสียงบประมาณเป็นจำนวนมาก ดังนั้น การรู้เทคนิคในการบริหารโครงการจะช่วยลดการสูญเสียงบประมาณโดยไม่จำเป็นตามไปด้วย  ดร.มาฆะ  ภู่จินดา  จึงขอนำเสนอวิธีการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ  โดยมีขั้นตอนทั้งหมด  8  ขั้นตอน  ได้แก่...

            1.  การทำความรู้จักกับโครงการ  ขั้นตอนในการกำหนดโครงการมีทั้งหมด  4  ขั้นตอนตามลำดับ  ได้แก่ 

                      1.1 กำหนดขอบเขตของโครงการ 

                      1.2 การวางแผนปฏิบัติ 

                      1.3 วิธีการนำไปสู่การปฏิบัติ  และ

                      1.4 การทำให้โครงการประสบความสำเร็จ

           ในแต่ละโครงการจะต้องมีการกำหนดแผนและกิจกรรมย่อย ๆ เป็นส่วนประกอบ  ผู้ปฏิบัติจึงจำเป็นต้องรู้จักวิธีการจัดการกิจกรรมย่อยให้เสร็จตามเวลาเพื่อให้แผนบรรลุผลสัมฤทธิ์ตามเวลาที่กำหนด  นอกจากนั้น  ความเปลี่ยนแปลงในระหว่างที่โครงการกำลังดำเนินอยู่  เช่น  งบประมาณ  บุคลากรและกระบวนการการทำงานก็ถือเป็นอุปสรรคสำคัญและอาจเกิดขึ้นได้ระหว่างการจัดการโครงการ

            ดังนั้น  คุณสมบัติของผู้บริหารโครงการประการหนึ่ง  คือ  ความสามารถในการบริหารความเปลี่ยนแปลง

           2.  ค้นหาความต้องการของลูกค้า  ในขั้นตอนของการกำหนดขอบเขตของโครงการ  ผู้บริหารโครงการจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงเวลา  ค่าใช้จ่ายและคุณภาพของงานที่ลูกค้าสามารถรับได้  โดยต้องไม่ลืมคำนึงว่าในแต่ละโครงการมีส่วนประกอบสำคัญ  3  ส่วน  ที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ  ได้แก่...เวลา  ค่าใช้จ่ายและคุณภาพของงาน  ซึ่งส่วนประกอบทั้ง 3 ส่วน จัดว่ามีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง  แต่ความเป็นจริงหากพิจารณาถึงความคิดของลูกค้าแล้ว  ทั้ง 3 ส่วนอาจไม่จำเป็นต้องมีความสำคัญเท่ากันทั้งหมด  ตัวอย่างเช่น...

            หากผู้บริหารโครงการกำลังดำเนินโครงการ  เรื่อง  การอบรมด้านความปลอดภัยในโรงงาน  ผู้บริหารโครงการอาจสอบถามลูกค้าได้ว่า  หากต้องการให้บรรลุเป้าหมายอย่างแท้จริง  ก็จำเป็นจะต้องเพิ่มงบประมาณในโครงการนี้  ดังนั้น  ส่วนประกอบด้านงบประมาณมีความสำคัญเป็นอย่างมาก  ดังนั้น  การค้นหาความต้องการที่แท้จริงของลูกค้าในช่วงการเจรจาโครงการจึงมีความสำคัญที่ผู้บริหารโครงการจำเป็นต้องคำนึงถึง

            3.  การวางแผนโครงการ  เป็นสิ่งสำคัญ  แต่ที่สำคัญมากกว่านั้น  คือ  เมื่อนำแผนไปสู่การปฏิบัติแล้ว  แผนนั้นก็อาจมีความเปลี่ยนแปลงได้เสมอ  ดังนั้น  การวางแผนโครงการจึงไม่จำเป็นต้องรีบเร่ง  แต่ต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการนำแผนไปสู่การปฏิบัติ  ซึ่งเทคนิคที่อาจช่วยในการวางแผน  ประกอบด้วยคำถามเหล่านี้  เช่น  ในแผนนั้นมีกิจกรรมอะไรบ้างที่ต้องทำ  ในแต่ละกิจกรรมจะต้องใช้ระยะเวลานานเท่าใด  จะต้องทำอะไรบ้าง  จะต้องเตรียมการอะไรล่วงหน้าก่อนที่จะเริ่มดำเนินกิจกรรมนั้น ๆ ต้องใช้ทรัพยากรที่จำเป็นอะไรบ้างและต้องใช้งบประมาณจำนวนเท่าใด

            4.  การตรวจสอบการดำเนินการตามแผนอย่างต่อเนื่อง  ในการดำเนินกิจกรรมแต่ละครั้ง  จะต้องถามตัวเองอยู่เสมอว่า  อะไรคือ  ความเสียงในแต่ละกิจกรรม  หากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นจะทำอย่างไร  และอะไรจะเกิดขึ้นตามมา  ดังนั้น  การประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมจึงเป็นสิ่งสำคัญ  เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินกิจกรรม  เช่น  หากดำเนินกิจกรรมหนึ่งแต่ไม่สามารถทำให้สำเร็จตามระยะเวลาที่กำหนดได้  ซึ่งอาจเกิดขึ้นจากอุปสรรคบางประการเกี่ยวกับกำลังคน  นักบริหารโครงการก็จำเป็นต้องวางแผนกำลังคนสำรองไว้ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้เกิดการขาดแคลนกำลังคน

            5.  การให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วม  การมีส่วนร่วมจะก่อให้เกิดพันธะสัญญาของสมาชิกในทีมที่จะดำเนินโครงการให้สำเร็จได้  ดังนั้น  ผู้บริหารโครงการจึงจำเป็นต้องกระตุ้นให้สมาชิกในโครงการมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การวางแผนโครการ  ผู้บริหารโครงการอาจแยกออกเป็นแผนย่อย ๆ และแบ่งให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการวางแผนแต่ละส่วน  ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละแผนย่อย การกำหนดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในกิจกรรมต่าง ๆ และหาแหล่งทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้มาจากไหน

         6. ให้ความจริงจังกับการปฏิบัติตามแผน  หากผู้บริหารโครงการไม่ได้มีการควบคุมอย่างเคร่งครัด  อาจเกิดปัญหาตามมาเกี่ยวกับ  เวลา  งบประมาณ  และคุณภาพของแผนได้  ดังนั้น  ผู้บริหารโครงการควรมีการนัดประชุมเพื่อตรวจสอบการดำเนินการตามแผนเสมอ  พยายามกระตุ้นหรือหาแรงจูงใจให้สมาชิกในทีมเกิดความตื่นตัวและพร้อมที่จะแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างที่กำลังดำเนินการตามแผน  หากสมาชิกในทีมไม่สามารถจะแก้ปัญหาได้  ผู้บริหารโครงการก็ควรสนับสนุนให้สมาชิกเหล่านั้นถามถึงแนวทางในการแก้ปัญหาเพื่อป้องกันไม่ให้กิจกรรม  แผนหรือโครงการเกิดความเสียหายหรือไม่เป็นไปตามเวลาที่กำหนดโดยไม่จำเป็นได้

             7.  ควบคุมการดำเนินโครงการอย่างเคร่งครัด  ผู้บริหารโครงการควรทำความตกลงกับสมาชิกในทีมให้ชัดเจนว่า  เมื่อได้ดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ แล้ว  ก็ไม่อาจเปลี่ยนแปลงกระบวนการต่าง ๆ ที่ได้วางเอาไว้ได้  นอกเสียจากว่าสมาชิกในทีมจะนำปัญหามาถกเถียง  และเมื่อผู้บริหารโครงการเห็นชอบ  ก็อาจมีการเปลี่ยนแปลงได้  ตัวอย่างเช่น  เมื่อดำเนินการตามกิจกรรมที่ได้วางไว้แล้ว  สมาชิกอาจควบคุมให้กิจกรรมสำเร็จตามเวลาที่กำหนดได้หรือกิจกรรมนั้นอาจใช้เวลามากเกิดกว่าที่ได้กำหนดเอาไว้  นอกจากนั้น  สมาชิกก็ควรประเมินว่าปัญหาเช่นนี้จะหาวิธีการป้องกันอย่างไร 

            ดังนั้น  ความสามารถในการควบคุมการดำเนินโครงการจึงถือเป็นสิ่งสำคัญ

            8.  การทำให้โครงการสำเร็จอย่างมืออาชีพ  กุญแจที่สำคัญที่สุดของผู้บริหารโครงการ  คือ  จะต้องสร้างความแน่ใจให้ได้ว่า  ลูกค้าเกิดความพึงพอใจกับผลลัพธ์ที่เกิดจากการดำเนินโครงการ  ผู้บริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพจะต้องสามารถประเมินโครงการเป็นระยะ ๆ อยู่เสมอ  เพื่อสร้างความเชื่อมั่นว่าโครงการดำเนินไปตามความต้องการของลูกค้า  นอกจากนี้  การตรวจสอบและการประเมินโครงการยังช่วยทำให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นกับโครงการและความพยายามที่จะทำให้โครงการประสบผลสำเร็จของสมาชิกในทีม  การให้กำลังใจและการชื่นชมสมาชิกในทีมถือเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเป็นแรงกระตุ้น  แต่การตรวจสอบและประเมินผลสมาชิกในทีมก็ถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญเช่นกัน  เพราะผู้บริหารโครงการจะต้องไม่ลืมว่า  ความพึงพอใจของลูกค้า  คือ  ความสำเร็จของการบริหารโครงการแบบมืออาชีพ...

 

 คัดลอกบางส่วนมาจาก Aspaden. J., (2006) Manage a Project,

Pepople Management, 12, 23

 

 

ที่มา  :  ดร.มาฆะ  ภู่จินดา  หนังสือกระแสคน  กระแสโลก  สำนักงาน ก.พ.

หน้า 33 - 37  เล่ม  5  กันยายน  2553

(เปิดโลกความรู้  พัฒนาทุนมนุษย์)

เผยแพร่ในหนังสือพิมพ์มติชนสุดสัปดาห์  ฉบับประจำวันที่  6 12 มีนาคม 2552

 

 

 

 

[กิติยา เตชะวรรณวุฒิ]

[บุษยมาศ]

สวัสดีค่ะ...อาจารย์กิติยา......

• ขอบคุณค่ะ...น้อมขอพรสิ่งศักดิ์สิทธิ์ของจังหวัดพิษณุโลก จงดลบันดาลให้อาจารย์และครอบครัวมีความสุขสมหวังตลอดปี 2554 นี้นะค่ะ...
• สวัสดีปีใหม่ค่ะ...
•