ความหมายของระบบสารสนเทศ

   ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถึง องค์ประกอบต่างๆที่มีความเกี่ยวข้องและทำงานประสานกันในการเก็บรวบรวม บันทึก ประมวลผล จัดเก็บและแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจและหน้าที่ทางการบริหาร     ซึ่งได้แก่ การวางแผน การจัดองค์กร การประสานงาน การควบคุมและการสื่อสารภายในองค์กร

   จากคำจำกัดความดังกล่าวข้างต้น  อาจมีข้อสงสัยว่า ระบบสารสนเทศจำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์เสมอไปหรือไม่คำตอบ คือ ไม่จำเป็น ระบบสารสนเทศอาจเป็นระบบที่ทำด้วยมือหรือเป็นระบบที่ทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Based Information System ; CBIS) ก็ได้   เพราะในการประมวลผลสารสนเทศคือการนำเข้า (Input) ของข้อมูลดิบ (Data)    เปลี่ยนไปเป็นผลลัพธ์โดยผ่านการประมวลผล (Process)  และผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลก็คือ สารสนเทศ (Information)นั่นเองและอาจมีข้อมูลป้อนกลับ (Feed Back)   เพื่อนำเอาสารสนเทศบางอย่างกลับไปเป็นข้อมูลดิบได้อีก

            ระบบสารสนเทศจึงประกอบไปด้วยส่วนประกอบหลักสามส่วนดังได้กล่าวมาแล้วข้อางต้น  นอกจากนั้นยังมีองค์ประกอบสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์กรที่อาจมีผลกระทบต่อระบบสารสนเทศได้เช่น บริษัทคู่ค้า (Suppliers) กฏหมายข้อบังคับต่างๆของสังคม (Regulatory Agency)  ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับธุรกิจ (Stake Holder) บริษัทคู่แข่ง (Competitors) ลอดจนลูกค้า (Customers) ก็ล้วนแล้วแต่มีบทบามสำคัญด้วยกันทั้งสิ้น

-  ข้อมูลดิบ (Data) หมายถึงข้อเท็จจริงที่จะต้องนำมาประมวลผลเพื่อที่จะนำไปใช้อย่างมีความหมาย

-  สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลดิบที่ผ่านการประมวลผลแล้วเรียกว่า “สารสนเทศ”

      ระบบสารสนเทศจึงอาจเป็นระบบที่ทำงานด้วยมือหรือทำงานด้วยคอมพิวเตอร์หรือทั้งสองอย่างก็ได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่ใช้ในการประมวลผลเพื่อเปลี่ยนข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ   อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันนี้   คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทอย่างมากในการเปลี่ยนข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ       เช่นในชีวิตประจำวันของเรา  มักพบกับ คอมพิวเตอร์  โทรศัพท์เคลื่อนที่  โทรสาร (Fax)  เครื่องพิมพ์  ดังนั้น เมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ  เราจึงมักนึกถึงระบบที่ทำงานด้วยคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมืออีเลกทรอนิกส์หรือดิจิตอลเป็นหลัก       

      ตัวอย่างของระบบสารสนเทศที่ไม่ใช้คอมพิวเตอร์ได้แก่ การจดจำข้อมูลบางอย่างเพื่อไปเล่าต่อให้อีกผู้หนึ่งฟัง    เช่น ผู้บริหารให้เลขาเข้าประชุม แทนแล้วให้เลขาจดบันทึกรายงานการประชุมมาให้ผู้บริหารอ่านในภายหลัง  ก็ถือว่าเป็นระบบสารสนเทศอย่างหนึ่งแต่ไม่มีการใช้เทคโนโลยี ด้วยตัวอย่างเดียวกันนี้ถ้า เลขาเปลี่ยนไปใช้วิธีการบันทึกลงสื่อ เช่น บันทึกวิดีโอ หรืออัดเทปบันทึกเสียง ก็ถือว่าเป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศแล้ว