ปัญหา และ วิธีการแก้ปัญหาให้ผู้ใช้งานมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบ (KM,Other)

ในองค์กรที่ดิฉันได้ทำงานอยู่ซึ่งเป็นโรงงานผลิตอาหารกระป๋อง ได้มีการนำกิจกรรมหลายประเภทไม่ว่าจะเป็น 5ส, ISO9000 มาใช้ในโรงงาน หลายกิจกรรมประสพความสำเร็จซึ่งก็จะไม่ต่างจากการนำกิจกรรมใหม่ๆอย่าง KM มาใช้ในองค์กร ซึ่งต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหาร มีทีมงานที่เข้มแข็ง และมีการดำเนินงานตามแผนงานอย่างมีประสิทธิภาพ
สาเหตุที่สมาชิกไม่ให้ความร่วมมือในกิจกรรม เนื่องมาจากสมาชิกรู้สึกว่ากิจกรรมนั้นๆไม่มีความสำคัญ ไม่น่าสนใจ ไม่มีเวลา รู้สึกว่าตนเองไม่มีส่วนที่เกี่ยวข้อง ไม่มีช่องทางในการนำเสนอผลงาน ไม่มีความรู้ความสามารถว่าจะดำเนินการอย่างไร ไม่ได้รับการสนับสนุน อุปกรณ์ไม่เพียงพอ และอีกหลายเหตุผลที่ทำให้การดำเนินกิจกรรมไม่ประสพความสำเร็จ
ดังนั้นจึงต้องแก้ไขประเด็นต่างๆ แต่ก่อนอื่นต้องพิจารณาว่ากิจกรรมนั้น เหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ พร้อมกับวิเคราะห์สถานการณ์ขององค์กรว่าเวลาและสถานการณ์เหมาะสมที่จะเริ่มกิจกรรมนั้นๆแล้วหรือยัง หากเหมาะสมและควรริเริ่มในองค์กร ควรมีการจัดทำแผนการดำเนินงาน เพื่อให้กิจกรรมนั้นถูกปฏิบัติอย่างมีทิศทาง และเพื่อความสะดวกต่อการดำเนินงาน ดังต่อไปนี้
การกำหนดขั้นตอนการดำเนินกิจกรรมที่ดี จะช่วยให้ผู้ใช้งาน/สมาชิกได้เข้ามามีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบ ดังต่อไปนี้

1. การเตรียมความพร้อมและปรับเปลี่ยนพฤติกรรม
1.1 การเริ่มกิจกรรมใดก็ตาม ควรได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหาร โดยสร้างความรู้ความเข้าใจให้กับผู้บริหาร ถึงความจำเป็นและประโยชน์ที่จะได้รับ หากผู้บริหารสนับสนุนและเป็นแบบอย่างที่ดี เล็งเห็นถึงความ สำคัญและเอาจริงเองจัง จะทำให้เกิดแรงกระตุ้นที่สำคัญ ทั่วทั้งองค์กร
หมายเหตุ วิธีการนี้ช่วยแก้ปัญหากับสมาชิกที่มองไม่เห็นความสำคัญ สมาชิกจะเห็นว่าเป็นเรื่องสำคัญเพราะเป็นนโยบายจากผู้บริหารระดับสูง นอกจากนี้หากผู้บริหารเห็นด้วย ก็จะได้รับการสนับสนุนด้าน ทรัพยากรต่างๆในการทำกิจกรรม
1.2 เตรียมโครงสร้างองค์กร หรือ ทีมดำเนินงาน ยกตัวอย่าง ในองค์กร NAZA มีการจัดตั้งหน่วยงานสำหรับ ดำเนินงานด้าน KM โดยเฉพาะ หากไม่เป็นหน่วยงาน ก็อาจเป็น ทีมดำเนินงาน ซึ่งควรมีการแบ่งหน่วยงานย่อยให้ครอบคลุมแผนงานที่จะปฏิบัติ เช่น ทีมงานประชาสัมพันธ์ ทีมงานส่งเสริมกิจกรรมและปฏิบัติการ ทีมงานประเมินติดตามผล ทีมงานอบรมและพัฒนา ฯลฯ ซึ่งควรดึงระดับหัวหน้างาน และสมาชิกให้มีส่วนร่วมเข้าร่วมกิจกรรม เพื่อให้เกิดความรู้สึกว่าตนเองเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงาน และเพื่อให้ง่ายต่อการนำระบบไปปฏิบัติในหน่วยงานนั้นๆ
หมายเหตุ ช่วยแก้ปัญหาในกลุ่มที่คิดว่าไม่ใช่หน้าที่ของตน หรือ กลุ่มที่คิดว่าตนไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง
1.3 เตรียม โครงสร้างพื้นฐาน สร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการดำเนินกิจกรรมนั้นๆ อย่างการทำ KM ก็ควรมีเวทีให้สมาชิกสามารถแสดงความคิดเห็นแลกเปลี่ยนความรู้ได้
1.4 ตั้งนโยบาย เป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน
1.5 มีการวางแผนงานโดยมีรายละเอียดถึงขั้นตอนต่างๆ เพราะมีความสำคัญต่อการปฏิบัติตามแผนอย่างจริงจัง
2. ขั้นตอน การสื่อสารทั่วทั้งองค์กร ควรมีการเปิดตัวกิจกรรมอย่างเป็นทางการ มีการประชาสัมพันธ์ และรายงานความคืบหน้าในการประชุมประจำเดือน และผ่าน E-Mail / สารสนเทศอื่นๆในองค์กร เพื่อให้สมาชิกทราบถึงความสำคัญ และตระหนักในการดำเนินกิจกรรมให้สำเร็จเพื่อพัฒนาองค์กรสู่ความเป็นเลิศ
หมายเหตุ ขั้นตอนการสื่อสารถือเป็นหัวใจหลัก เพราะต้องสื่อสารให้เข้าใจว่า ทำไมต้องทำ KM ทำแล้วได้อะไร มีประโยชน์อย่างไร การสื่อสารยังต้องสื่อสารอย่างทั่วถึงทุกระดับ มีการสื่อสารแบบ Two-way communication จึงจะมีประสิทธิภาพ
3. พัฒนากระบวนการและเครื่องมือ ในการดำเนินกิจกรรมควรให้มีการแสดงความคิดเห็นและเสนอแนะ มีส่วนร่วม เช่น
* จัดให้มีเวทีในการแลกเปลี่ยนความรู้
* พัฒนาฐานข้อมูลความรู้ให้สมาชิกในองค์กรสามารถเข้าไปค้นคว้าได้
* ส่งเสริมให้เกิดกลุ่มเครือข่ายแลกเปลี่ยนความรู้ และพัฒนา
หมายเหตุ จะช่วยแก้ปัญหาในกลุ่มที่มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์แล้ว แต่ขาดช่องทางการนำเสนอผลงาน
4. พัฒนาการเรียนรู้ ( Learning ) มี 2 รูปแบบที่สำคัญ คือ
*การเรียนรู้ที่เป็นทางการ เช่นการฝึกอบรม มีTeam อบรมหลักสูตรเชิงลึกและเฉพาะ
*การเรียนรู้ที่ไม่เป็นทางการ เช่น การสร้างแรงจูงใจให้พนักงานศึกษาความรู้ผ่านช่องทางต่างๆ เช่น ห้องสมุด การเข้าร่วม Share ความรู้ การศึกษาดูงานหน่วยงานภายนอกเพื่อนำมาปรับปรุงในองค์กร
หมายเหตุ จะช่วยแก้ปัญหาในกลุ่มที่ไม่มีความรู้ เมื่อมีการอบรมแล้วสมาชิกก็สามารถพัฒนาความคิด และสร้างสรรค์งานใหม่ๆได้
5. มีการตรวจวัดและติดตามประเมินผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อเป็นการกระตุ้นการดำเนินกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง อาจจัดให้มีผู้ทรงคุณวุฒิจากหน่วยงานภายนอกเยี่ยมชมกิจกรรม และให้แนวทางการตรวจสอบกิจกรรม นอกจากนี้ควรมีการวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้น แนวทางการแก้ไข
หมายเหตุ ช่วยแก้ปัญหาในกลุ่มที่หมดไฟ การตรวจติดตามหรือวัดผลจะช่วยให้เกิดการแข่งขันระหว่างกลุ่ม มีการดำเนินกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง
6. ขั้นตอนการสร้างแรงจูงใจ มี 2 รูปแบบ คือ
*รูปแบบที่เป็นตัวเงิน เช่น ตั๋วเครื่องบินไปเที่ยว หรือ ตั๋วของขวัญ
*รูปแบบที่ไม่เป็นตัวเงิน เช่น การยกย่องชมเชยในที่ชุมชน การเปิดโอกาสให้พนักงานนำเสนอความรู้ผ่านเวทีต่างๆ
หมายเหตุ ช่วยแก้ปัญหาในกลุ่มที่ไม่ให้ความสนใจ การจูงใจจึงเป็นกลยุทธ์ที่จะช่วยดึงดูดสมาชิกให้เข้ามามีส่วนร่วม
แนะนำ WEb site ที่น่าสนใจเกี่ยวกับ
http://medinfo.psu.ac.th/KM/news/KM%20NEWS%2002.htm
http://www.ftpi.or.th/dwnld/prdarticle/19_thebigsell.pdf
http://www.manager.co.th/weekly/ViewNews.aspx?NewsID=9470000067617