ควบคุมภายใน....ง่ายนิดเดียว (แต่ทำไมยากจัง) ตอนที่ 2
หน่วยงานที่ได้ระดับคะแนนในขั้นปรับปรุง ไม่ได้หมายความว่า เกิดความล้มเหลว ไม่ได้หมายความว่าตกรอบ เพราะไม่ใช่การจัดการประกวดแข่งขัน
มาตามคำสัญญาแล้วค่ะ กว่าตอนที่ 2 จะคลอดได้ ต้องให้สมาชิก KM ได้รอกันนาน ต้องขออภัยด้วยนะคะ เนื่องด้วยมีภารกิจและหน้าที่เร่งด่วนที่ต้องสะสาง ก่อนอื่นอยากให้สมาชิก KM มองว่าการทำควบคุมภายในไม่ใช่เรื่องเครียด และการพูดถึงควบคุมภายในก็ใช่เรื่องเครียดเช่นกัน แต่เป็นเรื่องที่ทำแล้วเกิดความสนุก ท้ายที่สุด ส่งผลดีกลับขึ้นไปต่อการบริหารและการจัดการภาพรวมขององค์กร
ควบคุมภายในง่ายนิดเดียว....(แต่ทำไมยากจัง)ตอนที่ 1 เราได้กล่าวถึงการควบคุมภายใน สำหรับสมาชิกที่ไม่ได้อ่านตอนที่หนึ่งนั้นเราได้ทำความเข้าใจแบบง่าย ๆ พอที่จะสรุปให้ฟังในตอนนี้ว่า การควบคุมภายในนั้น จัดเป็นหน้าที่ของทุก ๆ คน ไม่แบ่งว่าเป็นระดับไหน และจะต้องทำและเข้าใจไปพร้อม ๆ กันค่ะ และยังได้กล่าวทิ้งท้ายว่า ตอนที่สองจะมาเล่าถึงปัญหาของการจัดวางระบบควบคุมภายในของหน่วยงาน ซึ่งผู้เขียนได้ประสบปัญหาด้วยตนเอง ตอนที่สองนี้เป็นการshare ประสบการณ์ให้เพื่อน ๆ ได้ฟังค่ะ
ข้อเสนอแนะและข้อคิดเห็นดี ๆ ที่ผู้เขียนได้รับจากทุกบันทึกที่ผ่านมา ทั้งจาก ศ.นพ.วิจารณ์ พาณิช ผู้ที่มากด้วยความรู้และประสบการณ์ และจากเพื่อนสมาชิกทุก ๆ คน ไม่ว่าจะเป็นคำติหรือคำชม ผู้เขียนเองมีความรู้สึกยินดีเป็นอย่างยิ่ง และขอน้อมรับด้วยความเต็มใจค่ะ
การเริ่มต้นในการจัดวางระบบควบคุมภายในของหน่วยงานของผู้เขียน ครั้งแรกนับได้ว่า เกิดขึ้นด้วยความไม่เข้าใจที่แท้จริง แม้จะมีวิทยากรที่มาจากสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินมาให้ความรู้ แต่เรื่องดังกล่าวตอนนั้น ข้าพเจ้าเองถือเป็นเรื่องใหม่ การที่จะเริ่มต้นจัดทำในตอนแรกนั้น บอกตามตรงว่า ทำด้วยความ เข้าใจบ้าง ไม่เข้าใจบ้าง และด้วยระยะเวลาที่เร่งด่วน แต่ถึงอย่างไรรายงานการจัดวางระบบควบคุมภายในของเราก็ออกมาด้วยดี อุปสรรคและปัญหาที่เกิดขึ้นในหน่วยงานของข้าพเจ้า อาจเป็นข้อคิดหนึ่งที่สมาชิกสามารถนำไปเป็นแง่คิดในการจัดทำระบบควบคุมภายในได้ค่ะ โดยสรุปได้ 4 ประเด็นดังนี้
1. พนักงานในหน่วยงาน ไม่รู้ ไม่เข้าใจถึงระบบการควบคุมภายใน
หน่วยงานไม่รู้จักวิธีการทำควบคุมภายในแบบเป็นทีม ผลการจัดวางระบบจึงออกมาในรูปของผู้ที่รับผิดชอบในการจัดทำกับผู้บริหารในหน่วยงานเพียงสองคน ซึ่งความจริงการควบคุมภายในเป็นหน้าที่ของทุกคนที่จะต้องตระหนักและจะต้องรับรู้ และผู้บริหารเองก็ควรจะต้องแบ่งปันหน้าที่ให้พนักงานในองค์กรของตนร่วมกันจัดทำและรับผิดชอบ แต่อีกประการที่ต้องระวังและต้องสร้างความเข้าใจคือ พนักงานที่ “ขี้เกียจ” โดยเฉพาะ จึงไม่อยากมายุ่งเกี่ยว พวกนี้จะทำเป็นไม่สนใจ ไม่รู้ ไม่เห็น
2. ไม่มีการศึกษาร่วมกัน
แม้จะมีการจัดประชุม ชี้แจงจากผู้บริหารในหน่วยงาน แต่สิ่งหนึ่งที่ข้าพเจ้าคิดคือ ไม่มีสิ่งจูงใจใดให้พนักงานในหน่วยงานทุกคนเกิดความรู้สึกร่วมในการจัดทำควบคุมภายในร่วมกัน และไม่มีกิจกรรมใดมาเป็นกิจกรรมที่คอยกระตุ้นเตือนพนักงานให้ตระหนักถึงควบคุมภายในอย่างจริงจัง เมื่อเป็นเช่นนี้ผู้บริหารในหน่วยงาน จึงประเมินความเสี่ยงเอง โดยการเลือกเรื่องที่จะประเมินความเสี่ยง ผู้รับผิดชอบในการจัดทำระบบควบคุมภายในจึงประเมินความเสี่ยงโดยเลือกตามคำสั่ง ไม่มีการเลือกตามความเสี่ยง
3. แบบสอบถามไม่ครบองค์ประกอบหรือไม่มีการใช้แบบสอบถาม
การใช้แบบสอบถาม (Questionnaire) ซึ่งเป็นเทคนิคของการหาความเสี่ยง โดยแบบสอบถามที่จัดทำในครั้งที่ 1 นั้น ใช้แบบสอบถามคำถามปิด (close ended question)
มีคำตอบเพียง ใช่ หรือไม่ใช่ ซึ่งถือเป็นแบบสอบถามที่มีความเหมาะสมกับการควบคุมภายใน เพราะถ้าใช้แบบสอบถามโดยใช้คำถามเปิด (Open ended question) หากผู้ตอบขาดทักษะในการตอบคำถามแบบนี้ อาจไม่ได้รับข้อมูลที่เป็นจริง แต่การสร้างแบบสอบถาม เป็นการสร้างแบบสอบถามที่ไม่ครบองค์ประกอบ และในการรายงานการควบคุมภายในในรอบที่สอง ไม่มีการสร้างแบบสอบถามใหม่ เมื่อไม่มีการสร้างแบบสอบถามใหม่ ผลของการรายงานจึงออกมาไม่สมบูรณ์
4. ขาดความเข้าใจในวีธีการปฏิบัติตามระบบควบคุมภายใน ไม่ว่าจะเป็นการประเมินความเสี่ยง ด้านการงาน ด้านการเงิน ระบบบัญชี ระบบงบประมาณ ระบบพัสดุ ระบบการตรวจสอบภายใน ระบบรายได้ การควบคุมด้านการบริหารงาน การควบคุมการเงิน โครงสร้างของระบบการควบคุม สภาพแวดล้อม การประเมินความเสี่ยง กิจกรรมการควบคุม ข้อมูลสื่อสาร การติดตามประเมินผล ที่กล่าวมานี้ จะเห็นได้ว่า อะไรก็ตามที่ทำออกมาโดยไม่มีความเข้าใจอย่างแท้จริงและให้ความสำคัญกับเรื่องนั้นอย่างจริงจัง ผลที่ออกมา ย่อมไม่ส่งผลในทางบวก เราพยายามตั้งใจทำ ตั้งใจเรียนรู้ แต่ผลที่ออกมาไม่เป็นที่น่าพอใจ จึงพอสรุปจากประสบการณ์ได้ว่า การเรียนรู้และตั้งใจ ไม่เท่าประสบการณ์จริงและการปฏิบัติ
อย่างไรก็ตาม การประเมินระบบควบคุมภายในของหน่วยตรวจสอบภายในที่ผ่านมา และได้แจ้งผลคะแนนให้ทุกหน่วยงานได้รับทราบแล้ว มีน้อยหน่วยงานที่ได้คะแนนอยู่ในระดับดี และมีหลายหน่วยงาน ที่ได้คะแนนระดับพอใช้ คือปรับปรุงนั่นเอง แต่อยากให้ทุกคนได้เข้าใจในเบื้องต้นว่า การจัดวางระบบควบคุมภายในของแต่ละหน่วยงาน มีความยากและง่ายแตกต่างกัน ด้วยองค์ประกอบของโครงสร้าง ผู้บริหาร ระบบการควบคุม และจำนวนบุคลากร
ขอให้ทุกคนรู้ว่า หน่วยงานที่ได้ระดับคะแนนในขั้นปรับปรุง ไม่ได้หมายความว่า เกิดความล้มเหลว ไม่ได้หมายความว่าตกรอบ เพราะไม่ใช่การจัดการประกวดแข่งขันค่ะ มีหลายหน่วยงานที่กระตือรือร้นเพื่อที่จะจัดทำให้ดีขึ้น เพราะการจัดทำนอกจากจะมีผลต่อการทำงานแล้วยังเป็นการแสดงความตั้งใจในการสนองนโยบาย และที่สำคัญยังมีผลในแง่ของความภาคภูมิใจว่าหน่วยงานของเราเป็นหน่วยงานคุณภาพหน่วยงานหนึ่ง ผู้บริหารระดับสูง ก็ควรให้ความสำคัญและให้งบประมาณในการจัดทำระบบควบคุมภายในด้วย
ในรอบถัดไปหวังว่า จะเห็นการจัดทำระบบควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ มีการแบ่งปันความรู้จากหน่วยงานที่ทำคะแนนได้สูง และหน่วยตรวจสอบภายในคงเป็นคลินิก ที่จะให้คำปรึกษาที่ดีแก่ทุก ๆ คนนะคะ ขอฝากการบ้านให้ มมส.ว่า จะทำอย่างไรให้การจัดทำควบคุมภายในร่วมกันเป็นทีม ขอเป็นกำลังใจให้ทุก ๆ หน่วยงานด้วยเสียงปรบมืออันกึกก้องค่ะ
ควบคุมภายในง่ายนิดเดียว....(แต่ทำไมยากจัง)ตอนที่ 1 เราได้กล่าวถึงการควบคุมภายใน สำหรับสมาชิกที่ไม่ได้อ่านตอนที่หนึ่งนั้นเราได้ทำความเข้าใจแบบง่าย ๆ พอที่จะสรุปให้ฟังในตอนนี้ว่า การควบคุมภายในนั้น จัดเป็นหน้าที่ของทุก ๆ คน ไม่แบ่งว่าเป็นระดับไหน และจะต้องทำและเข้าใจไปพร้อม ๆ กันค่ะ และยังได้กล่าวทิ้งท้ายว่า ตอนที่สองจะมาเล่าถึงปัญหาของการจัดวางระบบควบคุมภายในของหน่วยงาน ซึ่งผู้เขียนได้ประสบปัญหาด้วยตนเอง ตอนที่สองนี้เป็นการshare ประสบการณ์ให้เพื่อน ๆ ได้ฟังค่ะ
ข้อเสนอแนะและข้อคิดเห็นดี ๆ ที่ผู้เขียนได้รับจากทุกบันทึกที่ผ่านมา ทั้งจาก ศ.นพ.วิจารณ์ พาณิช ผู้ที่มากด้วยความรู้และประสบการณ์ และจากเพื่อนสมาชิกทุก ๆ คน ไม่ว่าจะเป็นคำติหรือคำชม ผู้เขียนเองมีความรู้สึกยินดีเป็นอย่างยิ่ง และขอน้อมรับด้วยความเต็มใจค่ะ
การเริ่มต้นในการจัดวางระบบควบคุมภายในของหน่วยงานของผู้เขียน ครั้งแรกนับได้ว่า เกิดขึ้นด้วยความไม่เข้าใจที่แท้จริง แม้จะมีวิทยากรที่มาจากสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินมาให้ความรู้ แต่เรื่องดังกล่าวตอนนั้น ข้าพเจ้าเองถือเป็นเรื่องใหม่ การที่จะเริ่มต้นจัดทำในตอนแรกนั้น บอกตามตรงว่า ทำด้วยความ เข้าใจบ้าง ไม่เข้าใจบ้าง และด้วยระยะเวลาที่เร่งด่วน แต่ถึงอย่างไรรายงานการจัดวางระบบควบคุมภายในของเราก็ออกมาด้วยดี อุปสรรคและปัญหาที่เกิดขึ้นในหน่วยงานของข้าพเจ้า อาจเป็นข้อคิดหนึ่งที่สมาชิกสามารถนำไปเป็นแง่คิดในการจัดทำระบบควบคุมภายในได้ค่ะ โดยสรุปได้ 4 ประเด็นดังนี้
1. พนักงานในหน่วยงาน ไม่รู้ ไม่เข้าใจถึงระบบการควบคุมภายใน
หน่วยงานไม่รู้จักวิธีการทำควบคุมภายในแบบเป็นทีม ผลการจัดวางระบบจึงออกมาในรูปของผู้ที่รับผิดชอบในการจัดทำกับผู้บริหารในหน่วยงานเพียงสองคน ซึ่งความจริงการควบคุมภายในเป็นหน้าที่ของทุกคนที่จะต้องตระหนักและจะต้องรับรู้ และผู้บริหารเองก็ควรจะต้องแบ่งปันหน้าที่ให้พนักงานในองค์กรของตนร่วมกันจัดทำและรับผิดชอบ แต่อีกประการที่ต้องระวังและต้องสร้างความเข้าใจคือ พนักงานที่ “ขี้เกียจ” โดยเฉพาะ จึงไม่อยากมายุ่งเกี่ยว พวกนี้จะทำเป็นไม่สนใจ ไม่รู้ ไม่เห็น
2. ไม่มีการศึกษาร่วมกัน
แม้จะมีการจัดประชุม ชี้แจงจากผู้บริหารในหน่วยงาน แต่สิ่งหนึ่งที่ข้าพเจ้าคิดคือ ไม่มีสิ่งจูงใจใดให้พนักงานในหน่วยงานทุกคนเกิดความรู้สึกร่วมในการจัดทำควบคุมภายในร่วมกัน และไม่มีกิจกรรมใดมาเป็นกิจกรรมที่คอยกระตุ้นเตือนพนักงานให้ตระหนักถึงควบคุมภายในอย่างจริงจัง เมื่อเป็นเช่นนี้ผู้บริหารในหน่วยงาน จึงประเมินความเสี่ยงเอง โดยการเลือกเรื่องที่จะประเมินความเสี่ยง ผู้รับผิดชอบในการจัดทำระบบควบคุมภายในจึงประเมินความเสี่ยงโดยเลือกตามคำสั่ง ไม่มีการเลือกตามความเสี่ยง
3. แบบสอบถามไม่ครบองค์ประกอบหรือไม่มีการใช้แบบสอบถาม
การใช้แบบสอบถาม (Questionnaire) ซึ่งเป็นเทคนิคของการหาความเสี่ยง โดยแบบสอบถามที่จัดทำในครั้งที่ 1 นั้น ใช้แบบสอบถามคำถามปิด (close ended question)
มีคำตอบเพียง ใช่ หรือไม่ใช่ ซึ่งถือเป็นแบบสอบถามที่มีความเหมาะสมกับการควบคุมภายใน เพราะถ้าใช้แบบสอบถามโดยใช้คำถามเปิด (Open ended question) หากผู้ตอบขาดทักษะในการตอบคำถามแบบนี้ อาจไม่ได้รับข้อมูลที่เป็นจริง แต่การสร้างแบบสอบถาม เป็นการสร้างแบบสอบถามที่ไม่ครบองค์ประกอบ และในการรายงานการควบคุมภายในในรอบที่สอง ไม่มีการสร้างแบบสอบถามใหม่ เมื่อไม่มีการสร้างแบบสอบถามใหม่ ผลของการรายงานจึงออกมาไม่สมบูรณ์
4. ขาดความเข้าใจในวีธีการปฏิบัติตามระบบควบคุมภายใน ไม่ว่าจะเป็นการประเมินความเสี่ยง ด้านการงาน ด้านการเงิน ระบบบัญชี ระบบงบประมาณ ระบบพัสดุ ระบบการตรวจสอบภายใน ระบบรายได้ การควบคุมด้านการบริหารงาน การควบคุมการเงิน โครงสร้างของระบบการควบคุม สภาพแวดล้อม การประเมินความเสี่ยง กิจกรรมการควบคุม ข้อมูลสื่อสาร การติดตามประเมินผล ที่กล่าวมานี้ จะเห็นได้ว่า อะไรก็ตามที่ทำออกมาโดยไม่มีความเข้าใจอย่างแท้จริงและให้ความสำคัญกับเรื่องนั้นอย่างจริงจัง ผลที่ออกมา ย่อมไม่ส่งผลในทางบวก เราพยายามตั้งใจทำ ตั้งใจเรียนรู้ แต่ผลที่ออกมาไม่เป็นที่น่าพอใจ จึงพอสรุปจากประสบการณ์ได้ว่า การเรียนรู้และตั้งใจ ไม่เท่าประสบการณ์จริงและการปฏิบัติ
อย่างไรก็ตาม การประเมินระบบควบคุมภายในของหน่วยตรวจสอบภายในที่ผ่านมา และได้แจ้งผลคะแนนให้ทุกหน่วยงานได้รับทราบแล้ว มีน้อยหน่วยงานที่ได้คะแนนอยู่ในระดับดี และมีหลายหน่วยงาน ที่ได้คะแนนระดับพอใช้ คือปรับปรุงนั่นเอง แต่อยากให้ทุกคนได้เข้าใจในเบื้องต้นว่า การจัดวางระบบควบคุมภายในของแต่ละหน่วยงาน มีความยากและง่ายแตกต่างกัน ด้วยองค์ประกอบของโครงสร้าง ผู้บริหาร ระบบการควบคุม และจำนวนบุคลากร
ขอให้ทุกคนรู้ว่า หน่วยงานที่ได้ระดับคะแนนในขั้นปรับปรุง ไม่ได้หมายความว่า เกิดความล้มเหลว ไม่ได้หมายความว่าตกรอบ เพราะไม่ใช่การจัดการประกวดแข่งขันค่ะ มีหลายหน่วยงานที่กระตือรือร้นเพื่อที่จะจัดทำให้ดีขึ้น เพราะการจัดทำนอกจากจะมีผลต่อการทำงานแล้วยังเป็นการแสดงความตั้งใจในการสนองนโยบาย และที่สำคัญยังมีผลในแง่ของความภาคภูมิใจว่าหน่วยงานของเราเป็นหน่วยงานคุณภาพหน่วยงานหนึ่ง ผู้บริหารระดับสูง ก็ควรให้ความสำคัญและให้งบประมาณในการจัดทำระบบควบคุมภายในด้วย
ในรอบถัดไปหวังว่า จะเห็นการจัดทำระบบควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ มีการแบ่งปันความรู้จากหน่วยงานที่ทำคะแนนได้สูง และหน่วยตรวจสอบภายในคงเป็นคลินิก ที่จะให้คำปรึกษาที่ดีแก่ทุก ๆ คนนะคะ ขอฝากการบ้านให้ มมส.ว่า จะทำอย่างไรให้การจัดทำควบคุมภายในร่วมกันเป็นทีม ขอเป็นกำลังใจให้ทุก ๆ หน่วยงานด้วยเสียงปรบมืออันกึกก้องค่ะ
คำสำคัญ (Tags): #ควบคุมภายใน#พัฒนางาน
หมายเลขบันทึก: 22350เขียนเมื่อ 3 เมษายน 2006 14:35 น. ()ความเห็น (8)
สิทธิศักดิ์
ได้อ่านข้อเขียนคุณสุชานารถแล้วดีใจกับกองกลาง มมส
จริงๆที่มีบุคลากรคุณภาพคับแก้วในหน่วยงาน และเอาจริงเอาจังกับงาน
ขอเป็นกำลังใจให้นะครับ หวังว่าระบบการควบคุมภายในของกองกลางและ มมส
ของเราจะก้าวหน้าและมีคุณภาพตามที่เรามุ่งหวังร่วมกัน
เก่งจังเลยผมอยากให้ที่หน่วยงานมีคนที่เข้าใจการทำงานแบบนี้จัง
ขอร่วมชื่นชมกับกองกลางด้วยคนนะครับ ที่บุคลากรอย่าง คุณสุชานารถ (น้องอ้อ) เป็นผู้ที่มีความใฝ่รู้ ใฝ่ศึกษา และทำความเข้าใจ เกี่ยวกับการทำรายงานการควบคุมภายใน ได้เป็นอย่างดี นับเป็นแบบอย่างที่ดีแก่หน่วยงานอื่น
หวังว่าคงจะได้อ่านบทความอื่น ๆ ที่จะช่วยสร้างสรรค์หรือเป็นแรงบันดาลใจให้กับหน่วยงาน ภายใน มมส. ได้เป็นแนวทางปฏิบัติ ต่อไปนะครับ
แนวความคิดของคุณสุชานาถ
เป็นแนวความคิดที่ถูกต้องสามารถเป็นตัวอย่างแก่หน่วยงานอื่นได้
หวังว่าในการประเมินครั้งต่อไปคะแนนของกองกลางคงจะอยู่ในระดับดีเยี่ยมนะ
ขอเป็นกำลังใจให้
เพราะ KM แท้ๆทำให้มมส.เราค้นพบเพชรเม็ดงาม (ในการเขียน) แล้วค่ะ
บันทึกอ่านง่ายและให้ความรู้
เหมาะสำหรับคนที่ยังสงสัยและไม่เข้าใจเกี่ยวกับเรื่องการควบคุมภายใน
เป็นการรับความรู้ที่ไม่รู้สึกว่าถูกยัดเยียดเลยค่ะ
ขอบพระคุณทุกความคิดเห็นที่สร้างให้ผู้เขียนมีกำลังใจเป็นอย่างมากค่ะ
ขอบคุณนีค๊ะ สำหรับการแบ่งปันความคิดดีๆ
คุณอ้อค๊ะ...ทำยังไงถึงจะทำให้มองเรื่องต่างๆให้เป็นเรื่องง่ายๆ ล่ะค๊ะ
ไหนจะเจอเรื่อง..ความเสี่ยง..PMQA..ควบคุมภายใน..
ทุกเรื่องดูเป็นเรื่องใหม่ๆ ไปหมด
แต่ก็ต้องขอบคุณ..คุณอ้อ..น๊ะคะ ที่เปิดมุมมองให้ชีวิตดูจะมีทางสว่างมากขึ้น