วันนี้มีอีกรูปแบบหนึ่งของการจัดการความรู้ที่น่าสนใจและดูเหมือนเป็นอีกแนวคิดหนึ่งที่แตกต่างจากแนวคิดอื่น ๆ ซึ่งเป็นแนวคิดของบริษัท NTT DoCoMo ณ กรุงโตเกียว ประเทศญี่ปุ่น โดยบริษัท NTT ได้มีการจัดทำโครงการ Mobile office ขึ้น    โดยกิจกรรมนี้เป็นกิจกรรมที่มุ่งส่งเสริมการจัดการความรู้ในองค์กร โดยเน้นที่การ จัดสถานที่ทำงานให้สวยงาม สะอาด และเป็นระเบียบเรียบร้อย และรูปแบบการจัดนี้มีจุดมุ่งหมายที่จะส่งเสริมให้เกิดการจัดการความรู้ (Knowledge Management : KM) ภายในองค์กรซึ่งผู้บริหารบริษัทนี้ได้ริเริ่มแนวคิดนี้โดยคาดหวังว่ารูปแบบนี้จะส่งผลต่อประสิทธิภาพการปฏิบัติงานของพนักงานและความสำเร็จขององค์กร และได้เรียกรูปของสำนักงานนี้ว่า Mobile Office
โดย Mobile Office นั้นเป็นแนวคิดของ Mr. Kunio Ushioda ตำแหน่งรองผู้อำนวยการสำนักงาน Corporate Marketing Headquarters (CMH) บริษัท NTT DoCoMo ซึ่งเป็นบริษัทโทรคมนาคมที่ยิ่งใหญ่อยู่ในระดับแนวหน้าของประเทศญี่ปุ่น โดย Mr. Ushioda ได้เริ่มแนวความคิดนี้ในสำนักงานของเขาเมื่อปี พ.ศ. 2546 โดยประยุกต์แนวคิด KM ของ Prof. Nonaka and Dr.Takeuchi , Hitotsubashi Universityที่ทราบกันทั่วไปในชื่อของ SECI Model

โดยแนวคิดของKnowledge Management (KM) กับการจัด Mobile office จะขอสรุปโดยย่อดังนี้
              การจัดการความรู้ในองค์กรต่าง ๆ จะเริ่มที่พนักงาน ซึ่งแต่ละคนจะมีทักษะความสามารถที่เป็นความรู้ซ่อนอยู่ภายใน (Tacit Knowledge) ของแต่ละบุคคล โดยที่เจ้าตัวอาจจะทราบหรือไม่ทราบก็ได้ และ Tacit Knowledge นี้จะปรากฎออกมาเมื่อพนักงานเริ่มปฎิบัติงาน และเมื่อมีการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มก็จะเกิดการเรียนรู้แลกเปลี่ยน Tacit Knowledge หรือความรู้ในรูปแบบของ ทักษะ และประสบการณ์ระหว่างพนักงานด้วยกัน ซึ่งทำให้พนักงานมี Tacit Knowledge ใหม่ ๆ เพิ่มพูนมากขึ้น และเมื่อมีนักวิชาการได้นำ Tacit Knowledge ดังกล่าวมาศึกษาวิเคราะห์ และสรุปออกมาเป็นความรู้ที่แสดงถึงแนวทาง ขั้นตอน กฎระเบียบ และอาจจะปรุงแต่งตามหลักวิชาการจนเป็นทฤษฎี ในการปฏิบัติงาน ความรู้ในลักษณะนี้เป็นความรู้ที่เปิดเผย (Explicit Knowledge) ปรากฎให้เห็นในเอกสาร ตำรา ในอินเทอร์เน็ต หรือสื่อต่าง ๆ พร้อมที่จะให้ผู้คนทั่วไปได้นำไปศึกษาเพิ่มพูนความรู้ได้ตามความต้องการ และเมื่อ Explicit Knowledge นี้ได้มีการนำไปศึกษา และฝึกปฎิบัติเป็นประจำแล้ว ความรู้นี้จะถูกสะสมในตัวผู้ปฏิบัติและจะเกิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงจาก Explicit Knowledge เป็น Tacit Knowledge โดยอัตโนมัติ ความรู้ทั้ง2 ประเภทนี้จะปรับเปลี่ยนและหมุนเวียนเป็นวัฏจักรของความรู้  และ การหมุนเวียนเปลี่ยนแปลงของความรู้ทั้ง 2 นี้ จะก่อให้เกิดความรู้ใหม่ๆเพิ่มขึ้น ซึ่ง Prof. Nonaka ได้เรียก การเปลี่ยนแปลงนี้ว่า เกลียวความรู้ (Knowledge Spiral) และหากเกลียวความรู้นี้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องตลอดเวลาภายในองค์กรใด องค์กรนั้น ๆ ก็จะเกิดความรู้ใหม ่ๆ และมีผลผลิตที่เพิ่มขึ้น ซึ่งสิ่งนี้จะเป็นความคิดพื้นฐานที่Mr.Ushioda นำไปวางรูปแบบของ Mobile Office โดยในช่วงเริ่มต้นเขาได้ตั้ง concept ของการดำเนินการว่า “Creation by Cross Culture” ซึ่งมีความหมายว่าความรู้ใหม่ในองค์กร จะเกิดขึ้นได้จากการประสานงาน และปรึกษาหารืองานร่วมกันของพนักงานที่มีระดับความรู้ความสามารถ และมีข่าวสารข้อมูลที่เหมือนกัน และแตกต่างกัน ดังนั้น แผนผัง (layout) ของMobile office ที่ได้จากการระดมความคิดร่วมกันของMr. Ushioda และพนักงาน 1,600 คนของสำนักงาน CMH บริษัท NTT DoCoMo จีงมีรูปแบบของสำนักงานที่ส่งเสริมให้พนักงานทั้งหมดขององค์กร ซึ่งมีภูมิหลังด้านความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ที่อาจจะต่างกันหรือคลายคลึงกัน ได้มีโอกาสพบปะแลกเปลี่ยนความรู้ และมีการประสานงานร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ จนเกิดเกลียวความรู้ หรือความรู้ใหม่ในองค์กร
ซึ่งจะขอสรุปรูปแบบของ Mobile Office อย่างคร่าวๆ ดังนี้
               Mobile office ของMr.Ushioda ที่อาศัยหลักการ KM เป็นแนวคิดนั้นจะมีรูปลักษณ์ที่แตกต่างจากสำนักงานทั่ว ๆ ไปในปัจจุบันนี้ ที่จัดโต๊ะทำงานให้พนักงานนั่งครอบครองเป็นเจ้าของคนละตัว และบางแห่ง ก็จะแบ่งเขตแดนของแต่ละบุคคลด้วยผนังถาวร หรือผนังที่เคลื่อนย้ายได้ (Partition) หรืออาจจะจัดเป็นห้องทำงานมีประตูเปิดปิดอย่างมิดชิดสำหรับบุคลากรระดับผู้บริหาร ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะไม่พบเห็นในรูปแบบของ Mobile Office และรูปแบบของสำนักงานตามแนวคิดใหม่นี้ จะมีรูปแบบโดยทั่วไปดังนี้
1. ห้องทำงานจะเปิดโล่ง ไม่มีผนังกั้นเป็นห้องเล็กห้องน้อย ผู้บริหารสำนักงานสามารถมองเห็นได้ทุกซอกทุกมุมในสำนักงาน
2. โต๊ะทำงานของพนักงานจะเป็นโต๊ะขนาดใหญ่ 4 ที่นั่ง พนักงานจะมานั่งทำงานร่วมกันในโต๊ะเดียวกัน ไม่มีใครเป็นเจ้าของโต๊ะโดยถาวร และพนักงานสามารถเปลี่ยนที่นั่ง โดยจะเลือกไปนั่งกับใครก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับภาระงานแต่ละวันที่จะต้องไปทำงานประสานกับเพื่อนร่วมงาน คนใดคนหนึ่งในช่วงเวลานั้น
3. พนักงานทุกคนจะมี Notebook และโทรศัพท์มือถือ ใช้เป็นเครื่องมือ ในการปฎิบัติงานที่โต๊ะทำงาน และบนโต๊ะจะมีเอกสารเฉพาะ เท่าที่จำเป็นต้องใช้งานในขณะนั้น ๆ เอกสารส่วนใหญ่ได้จัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เก็บไว้ในเครื่องแม่ข่าย (Server) พนักงานสามารถ เรียกใช้งานได้ตลอดเวลา และสำนักงานนี้จะลดการใช้กระดาษให้มีการใช้น้อยที่สุด (Paperless office)
4. ทางบริษัทได้เตรียมตู้เก็บของ (Locker) ให้พนักงานได้เก็บงานและทรัพย์สินส่วนตัว และสำนักงานได้จัดวางตู้ locker ให้เป็นแนวตรง เพื่อกั้นขอบเขตของสำนักงาน กับทางเดินรอบนอกของสำนักงานด้วย
5. ภายในบริเวณของสำนักงานจะมีต้นไม้กระถางประดับตามมุมห้อง ทางเดิน หรืออาจจะวางเรียงกั้นเป็นส่วนของห้องประชุมขนาดเล็ก ๆ ได้
                ที่กล่าวมาข้างต้นนี้เป็นรูปแบบโดยรวมของ Mobile office ที่คุณ Ushioda ได้จัดขึ้นเพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีการปรึกษาหารือเรื่องงาน และประสานงานร่วมกันได้อย่างใกล้ชิดอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งพนักงาน จะไม่มีที่นั่ง ประจำ หรือนั่งชิดติดกับผู้ร่วมงานคนใดคนหนึ่งตลอดเวลา หรือทุก ๆ วันแต่พนักงานจะสามารถย้ายที่นั่งไปนั่งกับเพื่อนร่วมงานที่ต้องการประสานงาน หรือปฏิบัติงานร่วมกันเฉพาะช่วงเวลาที่ต้องติดต่อประสานงานเท่านั้น และเมื่อเสร็จภาระกิจก็จะย้ายไปนั่งกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นที่จะต้องประสานงานในเรื่องอื่นๆต่อไป สำนักงานนี้จะมีระบบโครงสร้างพื้นฐาน ที่อำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารทั้งในระยะใก้ล และไกล นอกจากนั้นได้มีการ วางกระถางไม้ประดับตกแต่งทั่วสำนักงานทำให้เกิดความร่มรื่น และสำนักงานในแต่ละชั้นของตึกทำงานได้มีการจัดแบ่งส่วนของสำนักงานตามภาระการใช้งานเป็น สัดส่วนโดยแบ่งเป็นส่วนต่าง ๆ เช่น
1. Base Zone ซึ่งเป็นเนื้อที่ส่วนใหญ่ของห้องทำงานที่พนักงานจะหมุนเวียนกันมานั่งทำงานเป็นกลุ่มๆตามโต๊ะทำงานที่จัดไว้โต๊ะละ4คน งานส่วนใหญ่จะเป็นการประสานงานปรึกษางาน รวมถึงการวางแผน การปฏิบัติงานร่วมกันซึ่งกิจกรรมดังกล่าว จะก่อให้เกิดกระบวนการ แลกเปลี่ยนทักษะประสบการณ์ซึ่งกันและกันระหว่างพนักงาน
2. Creative Zone เป็นส่วนของสำนักงานที่มักจะจัดให้อยู่ริมหน้าต่าง มีจอพลาสม่า(plasma)ขนาด42นิ้วไว้สำหรับแสดง หรือนำเสนอข้อมูล พื้นที่ในส่วนนี้จะจัดไว้สำหรับการประชุม อย่างเป็นทางการของคณะทำงานกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อระดมสมองหาแนวคิดใหม ่ๆ ส่วนเครื่องคอมพิวเตอ ร์ที่ใช้งานจะเชื่อมต่อกับระบบอินทราเน็ต (Intranet) แบบไร้สาย เพื่ออำนวยความสะดวก ในการสืบค้นข้อมูล และนำเสนอบนจอพลาสม่า ประกอบการประชุมของคณะทำงาน นอกจากนั้นได้มีการใช้ต้นไม้กระถาง วางเรียงเป็นแนว เพื่อกั้นให้เป็นสัดส่วน สำหรับการเป็นห้องประชุมขนาดเล็ก ในลักษณะนี้ และสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบของห้อง ให้เหมาะกับการใช้งาน ได้อย่างรวดเร็ว ตาม ความต้องการ
3. Concentration Zone เป็นส่วนของสำนักงานที่จัดไว้สำหรับการทำงานที่ต้องการ สมาธิในการทำงานมาก เช่น การวางระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ของวิศวกร(system engineers) หรืองานร่างแผนงานโครงการต่างๆ ซึ่งงานเหล่านี้ มักจะเป็นงานที่ต่อเนื่องจากการประชุมระดมสมองในส่วนของ Creative Zone ดังนั้นสำนักงานในส่วนนี้ จะถูกจัดให้เป็นสัดส่วน เฉพาะด้วยผนังแบบเคลื่อนย้ายได้ (Partitions) ไม่สูงมากนัก และมีโต๊ะทำงานเล็กๆ เฉพาะบุคคลพร้อมปลั๊กไฟฟ้า และปลั๊กต่อเข้ากับเครือข่ายคอมพิวเตอร์
4. Refresh Zone เป็นส่วนที่จัดไว้สำหรับเป็นที่พักผ่อนของพนักงาน ซึ่งจะมีที่สูบบุหรี่ พัดลมดูดอากาศ ตู้แช่เครื่องดื่มแบบหยอดเหรียญ และที่อ่านหนังสือพิมพ์ สำนักงาน ในส่วนนี้นอกจากเป็นที่พักผ่อนของพนักงาน แล้วยังเป็นสถานที่ให้พนักงานทุกแผนก ได้พูดคุยทำความรู้จักเพื่อนใหม ่ๆ อย่างไม่เป็นทางการ
                      นอกจากมีการแบ่งส่วนของสำนักเป็น4ส่วนดังกล่าวข้างต้นแล้ว Mobile officeได้กำหนดให้พนักงานทุกคน และทุกระดับ จะต้องมีการสร้างโฮมเพจ (Homepages) ของตนเองโดยมีเมนูหลัก 4 เมนูด้วยกันคือ
               - เมนู My Home เนื้อหาจะเป็นการแนะนำตนเอง พร้อมทั้งเบอร์โทรศัพท์ e-mail และที่อยู่ที่สามารถติดต่อได้ การนำเสนอข้อมูลนั้นอาจจะมีทั้งภาพ และเสียง ประกอบเนื้อหาที่เป็นข้อความ(Text) ก็ได้
               - เมนู My Study จะเป็นการสรุปรายงานผลความสำเร็จของการปฏิบัติงานหรือเทคนิคการแก้ปัญหาต่างๆที่ประสบจากการทำงานของเจ้าของโฮมเพจ เช่น เทคนิคการเจรจาต่อรองกับลูกค้า แนวคิดการดำเนินโครงการ        ใหม่ๆ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลสารสนเทศเหล่านี้จะนำเสนอไว้เพื่อให้เพื่อนร่วมงานหรือพนักงานในองค์การได้เข้ามาศึกษาเรียนรู้ และหากจะนำแนวคิดต่าง ๆ จะไปใช้งาน ก็ขอให้มีการขออนุญาต จากเจ้าของแนวคิดนั้น ๆ ด้วย
               - เมนู Second House เนื้อหาจะเป็นการเล่าประสบการณ์การทำงานในโครงการต่าง ๆ ที่ผ่านมา และนำเสนอความเชี่ยวชาญ ความสามารถของตนเองด้วย
               - เมนู Resort House จะมีเนื้อหาเกี่ยวกับงานอดิเรก ความสนใจส่วนบุคคล และครอบครัวของตนเอง เพื่อให้เป็นข้อมูลเบื้องต้นสำหรับเพื่อนใหม่ที่ต้องการจะมาทำความรู้จักและมาพบปะพูดคุยในอนาคต
               จุดประสงค์ของการกำหนดให้พนักงานทุกคนมีโฮมเพจของตนเอง นั้น เพื่อต้องการฝึกให้พนักงานมีความรู้ความสามารถในการใช้ ICT และสามารถบริหารจัดการข้อมูลสารสนเทศ ในโฮมเพจได้ด้วยตนเอง สำหรับจุดประสงค์ที่สำคัญที่สุดของการมีโฮมเพจของพนักงานนั้น เพื่อเป็นแหล่งเรียนรู้ ประสบการณ์ซึ่งกันและกัน และเป็นสื่อให้พนักงานในองค์กร ได้ทำความรู้จัก เพื่อนร่วมงานใหม่ๆด้วย สำหรับการควบคุมการเข้ามาใช้งานเว็บไซต์นี้ทางบริษัทจะอนุญาตให้เฉพาะพนักงานขององค์กรเท่านั้น จึงได้กำหนดรหัสผ่านให้พนักงานทุกคน สำหรับการเข้ามา สืบหาข้อมูลในเว็ปไซต์ดังกล่าว
สรุปแล้วจากการที่ได้ศึกษาการจัดการความรู้ของบริษัทนี้ ทำให้ได้ทราบถึงจุดเด่นของ Mobile Office ซึ่งสามารถส่งเสริมในการทำงานและการจัดการความรู้ได้ โดย

การใช้การจัดการความรู้ (KM) มาเป็นการจัดสำนักงานนี้ จะช่วยส่งเสริมให้เกิด
- การแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Exchange)
- ทักษะและประสบการณ์ความรู้เฉพาะตัว (Individual Knowledge)
- การใช้ความรู้ร่วมกัน (Knowledge Sharing)
- การสร้างสรรค์ความรู้ใหม่ (Knowledge Creation)
นอกจากนี้ Mobile Officeจะสามารถเพิ่มเนื้อที่ใช้สอยของสำนักงานได้มากขึ้นกว่าเดิม และเกิดประโยชน์สูงสุดในการใช้งาน เนื่องจาก
- เปลี่ยนโต๊ะทำงานจากเดิมที่เป็นโต๊ะส่วนบุคคล ไปเป็นโต๊ะทำงานใหญ่ขนาด 4 ที่นั่ง และนั่งทำงานร่วมกัน
- ลดการใช้ผนัง Partition กั้นเป็นห้องทำงานของแต่ละบุคคล จึงทำให้สำนักงานโล่ง ขึ้นกว่าเดิมมาก
- ลดการใช้ตู้เอกสาร เนื่องจากเอกสารส่วนใหญ่จะถูกจัดเก็บเป็น Digital file ในเครื่องแม่ข่าย (Server)

นอกจากนี้พนักงานไม่มีโต๊ะทำงานประจำตัว จึงสามารถย้ายที่นั่ง เพื่อทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ตามภาระงาน ที่ต้องทำงานร่วมกันซึ่งทำให้สามารถปรึกษาแลกเปลี่ยนทักษะกันได้ อีกทั้งรูปแบบ Mobile Office ยังจะสามารถลดการใช้กระดาษลงให้น้อยที่สุด จนสุดท้ายจะกลายเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless office) นอกจากนั้นจะช่วยลดการใช้เครื่องถ่ายเอกสารด้วย 5. การประชุมอย่างเป็นทางการจะลดลง เนื่องจากพนักงานจะมีการประชุมหารือตลอดเวลา ในขณะที่นั่งทำงานที่โต๊ะทำงานเดียวกัน
               จากที่ได้นำเสนอเรื่องราวทั้งหมดของ Mobile Office ข้างต้นนี้แล้วจะเห็นว่าหากสำนักงานทั่ว ๆ ไปในขณะนี้ จะปรับเปลี่ยนรูปแบบ สำนักงานให้เป็น Mobile Office นั้นน่าจะสามารถ ปรับเปลี่ยนได้โดยไม่ยากมากนัก เนื่องจากส่วนใหญ่มีความพร้อมกันอยู่แล้ว อีกอย่างหนึ่งก็คือต้องมีการวางแผนร่วมกัน ระหว่างพนักงานและผู้บริหารในองค์กร เพื่อให้เกิด การยอมรับ การเปลี่ยนแปลง ร่วมกัน และจากบริษัทNTT ที่ดิฉันได้หยิบยกมานี้ ก็ไม่เป็นการง่ายเลยที่จะเกิดความเปลี่ยนแปลงขึ้น แต่เมื่อได้อ่านในรายละเอียดพบว่าเขาใช้เวลาเกือบ 1 ปีในการวางแผนและเตรียมการ(ปี พ.ศ. 2546) และเมื่อปรับปรุงสำนักงานเป็น Mobile Office แล้ว จากการสอบถามพนักงาน ได้พบว่า พนักงานต้องใช้เวลา 2-3 เดือน จึงเกิดความเคยชิน และยอมรับ สำนักงานรูปแบบใหม่
               การประยุกต์แนวคิดการจัด Mobile Office มาใช้ในประเทศไทย นั้น น่าจะสามารถปรับเปลี่ยนได้รวดเร็ว และมีความเป็นไปได้สูง ในสำนักงานของ บริษัทเอกชนเพราะมีความคล่องตัวในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง และมีความพร้อมในการจัดโครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure) รองรับรูปแบบสำนักงาน ดังกล่าว และในขณะนี้มีบริษัทเอกชนขนาดใหญ่ของไทยหลายแห่งได้คุ้นเคยกับการประยุกต์แนวความคิด KM มาพัฒนาองค์กร กันอยู่แล้ว และหากจัดสำนักงานเป็นแบบ Mobile Office ก็จะช่วยสนับสนุน ให้การนำ KM มาพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน ได้บรรลุเป้าหมายสูงสุด และรวดเร็วยิ่งขึ้น

ข้อมูลเพิ่มเติม http://www.moe.go.th/main2/mobile_office/mobileoffice_index.htm