การจัดเก็บเอกสารหลักฐานทางการศึกษา

จัดเก็บเป็นระบบ คุ้นหาง่าย

                การจัดเก็บหลักฐานสำคัญทางการศึกษา
 หลักฐานสำคัญทางการศึกษาที่จะต้องจัดเก็บ  ได้แก่  แบบรายงานผลการเรียนของผู้จบหลักสูตร (รบ.2)  แบบรายงานผู้สำเร็จการศึกษาตามหลักสูตรการศึกษาขั้นพื้นฐาน (ปพ.3)  แบบรายงานผลการเรียนของผู้ที่จบหลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพ (รบ.2 ปวช.) และแบบกรอกคะแนนการประเมินผลปะจำปี (ป.02)
          ขั้นตอนในการจัดเก็บหลักฐานสำคัญทางการศึกษา
          ขั้นตอนที่ 1
-  ลงทะเบียนรับหลักฐานสำคัญทางการศึกษา
-  บันทึกเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้น (หัวหน้ากลุ่มงาน , หัวหน้ากลุ่ม, รอง ผอ.สพท.
    ผอ.สพท.) เพื่อพิจารณาสั่งการ
 - จัดทำรายการรับหลักฐานสำคัญทางการศึกษาโดยแยกตามอำเภอ   ปีการศึกษา   ระดับชั้น  ชื่อโรงเรียน  วัน เดือน  ปีที่อนุมัติการจบหลักสูตร   จำนวนผู้จบหลักสูตร 
           ขั้นตอนที่ 2
1. คัดแยกหลักฐานสำคัญทางการศึกษา
       -  แยกตามระดับชั้น
       -  แยกตามปีการศึกษาที่อนุมัติการจบ    หลักสูตรในแต่ละรุ่น
2. จัดเรียงหลักฐานสำคัญทางการศึกษา
   -  เรียงระดับชั้น
   -  เรียงปีการศึกษาที่อนุมัติการจบหลักสูตร    ในแต่ละรุ่นจากจำนวนน้อยไปหามาก 
   -  เรียงรายชื่อสถานศึกษาตามตัวอักษร
3. กำหนดแถบสีตามระดับชั้น  เช่น  ระดับมัธยมศึกษาตอนต้นใช้สีแดง  ระดับมัธยมศึกษาตอนปลายใช้สีฟ้า  ระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพใช้สีเหลือง  และกำหนดรหัสเพื่อจำแนกปีการศึกษา เป็นตัวอักษรภาษาไทย
4. นำหลักฐานสำคัญทางการศึกษาที่ได้จัดเรียงเป็นหมวดหมู่ไว้แล้วทั้งหมดจัดเรียงเข้าตู้เก็บ  เอกสาร/ชั้นเก็บเอกสาร
5. จัดทำแผนผังแสดงรายการเอกสารไว้หน้าตู้จัดเก็บทุกตู้/ชั้น   เพื่อสะดวกในการตรวจค้น
           ขั้นตอนที่ 3
1.ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในหลักฐานสำคัญทางการศึกษา
2.ทำหนังสือทักท้วงไปยังสถานศึกษาที่มีข้อมูลไม่ถูกต้อง/คลาดเคลื่อน
3.เมื่อได้รับการแก้ไขให้ถูกต้องแล้วจัดเข้าตู้/ชั้น
          ขั้นตอนที่ 4
1.นำต้นฉบับมาจัดเข้าเล่มชั่วคราว   และจัดทำสารบัญเล่มชั่วคราว
2.จัดทำสารบัญเล่มถาวร   เมื่อจัดต้นฉบับทั้งหมดเข้าเล่มชั่วคราวเรียบร้อยแล้ว
3.ส่งต้นฉบับและสารบัญเย็บเล่มถาวร
          ขั้นตอนที่ 5
1.เขียนสันปก   แยกตามแถบสี   แยกระดับขั้น
2.จัดเข้าตู้/ชั้น  ตามแถบสี   ตามรหัส
ร
ปัญหาและอุปสรรค
1.โรงเรียนไม่ส่งหลักฐานสำคัญทางการศึกษาตามกำหนดระยะเวลา  ต้องติดตามทวงถาม
2.โรงเรียนขาดการตรวจสอบข้อมูลก่อนการนำส่ง   มีข้อมูลตกหล่นหรือขาดหายไป
3.โรงเรียนใช้แบบพิมพ์ไม่ถูกต้องตรงตามหลักสูตร
4.โรงเรียนไม่กรอกเลขที่ประกาศนียบัตร
5.นายทะเบียนไม่ได้ลงลายมือชื่อ
6.จัดส่งเป็นสำเนา ปพ.3 มาจัดเก็บ
7.ไม่ได้ขีดเส้นใต้สีแดงใต้รายชื่อผู้จบหลักสูตรคนสุดท้ายและผู้บริหารไม่ได้ลงลายมือชื่อกำกับ
8.การจัดเก็บเข้ารูปเล่มไม่สะดวกเนื่องจากแต่ละโรงเรียนส่งเอกสารที่ไม่เป็น มาตรฐานในการจัดเก็บ
9.ไม่มีอาคาร สถานที่ในการจัดเก็บหลักฐานทางการศึกษาเป็นเอกเทศ
แนวทางแก้ไข/ข้อเสนอแนะ
1. จัดส่งหลักฐานสำคัญทางการศึกษาที่ไม่ถูกต้องคืนให้โรงเรียนแก้ไขใหม่
2. ทำหนังสือซ้อมความเข้าใจในการจัดทำ  จัดส่ง  และการจัดเก็บแจ้งโรงเรียน
3. กรณีไม่มีสถานที่ในการจัดเก็บหลักฐานทางการศึกษาเป็นเอกเทศก็เสนอผู้มีอำนาจพิจารณาสั่งการ