Workshop KM ของสำนักงานควบคุมโรคที่ 7 อุบลราชธานี

  ผมและคณะได้รับการติดต่อจากคุณสุจิรภรณ์จากสำนักงานป้องกันควบคุมโรค(สคร.)ที่ 7 อุบลราชธานี ให้ไปบรรยายและจัดกิจกรรมกลุ่มการจัดการความรู้ให้แก่คณะอนุกรรมการเอดส์ของเขต 11 กับ 14 ที่จังหวัดอุบลราชธานี ผู้ที่เข้าร่วมกิจกรรมจำนวน 60 คน ซึ่งเป็นการจัดการความรู้เพื่อการพัฒนางานป้องกันและแก้ไขปัญหาเอดส์จังหวัดของคนทำงานเอดส์ ประจำปี 2550 ในเขตรับผิดชอบของ สคร.ที่ 7 จังหวัดอุบลราชธานี ในวันที่ 4-5 มิถุนายน 2550  ที่โรงแรมเนวาด้าแกรนด์ จังหวัดอุบลราชธานี

คณะที่ไปร่วมเป็นวิทยากรกับผมในครั้งนี้ประกอบด้วยสุภาภรณ์(เอ้) ศรัณยา (นาง) และปิย์วรา (ปิย์) เราเดินทางจากตากไปขึ้นเครื่องบินที่สุโขทัยแล้วค้างที่กรุงเทพฯ 1 คืน เช้ามืด (ตีห้า) จึงออกเดินทางโยเครื่องบินการบินไทยเที่ยวหกโมงเช้าที่ดอนเมืองไปที่อุบลฯ ทีมผู้จัดได้พาไปทานก๋วยจั๊บญวน ได้พักที่โรงแรมประมาณ 2 ชั่วโมง ช่วงเช้าวันแรกจะเป็นพิธีเปิดและบรรยายพิเศษโดยพี่หม่อง หัวหน้างานฯของ สคร.7 ประมาณ 10.30 น. หลังเบรกเช้า ผมจึงได้เริ่มบรรยายจนถึง 16.30 น. ผมคิด(เอง)ว่า เป็นการบรรยายแบบ(เล่าให้ฟัง)ที่ค่อนข้างสมบูรณ์ที่สุดเท่าที่ผมบรรยายมา พี่เป็ด (ทีมงานของ สคร.7) เองก็บอกอย่านั้นเพราะพี่เขาเคยฟังผมบรรยายรอบหนึ่งแล้วที่โรงแรมนารายณ์เมื่อปีที่แล้วที่ทางกรมควบคุมโรคเป็นผู้จัด

ก่อนเริ่มบรรยายผมเองก็ได้ปรึกษากับพี่หม่องและทีมงานก่อนว่าจะบรรยายแค่ครึ่งวันไหม แล้วทำกิจกรรมกลุ่มเลยหรือจะบรรยายเต็มวันเหมือนกำหนดเดิม ทางผู้จัดบอกว่าอยากให้ปูพื้นฐานและเล่ากิจกรรมต่างๆจากประสบการณ์ทั้งวันเลยดีกว่า สร้างความเข้าใจเป็นเบื้องต้นก่อน ซึ่งปิย์วรา ที่เป็นวิทยากรกลุ่มร่วมกันมาหลายงานก็ให้ความเห็นว่า ตอนที่ทำกลุ่มโดยบรรยายแค่หนึ่งถึงสองชั่วโมง จะทำกลุ่มได้ช้าและยากกว่าครั้งที่บรรยายครบชุดหรือเต็มวัน สรุปเลยต้องบรรยายทั้งวัน

ทาง สคร.7 เชิญผมก่อนประมาณ 1 เดือน ซึ่งค่อนข้างกระชั้นชิดมาก โปรแกรมเกือบเต็มหมดแล้ว ผมต้องจัดวันที่ผมคิดว่าเป็นช่วงพักของผมคือช่วงนี้ให้ เนื่องจากผมเห็นว่า ทาง สคร. 7 เป็นหน่วยงานระดับเขต มีเครือข่ายเป็นจังหวัดต่างๆ 8 จังหวัด หาก สคร. 7 เข้าใจและสามารถนำกิจกรรม KM ไปประยุกต์ใช้ได้มากในพื้นที่รับผิดชอบ จะประโยชน์แก่แผ่นดินไทยมาก หลังบรรยายช่วงเช้า ทีมงานของสคร.7 ก็ขอให้ผมมาทำกลุ่มให้ทีมงานของ สคร.เองเพื่อจะได้สามารถไปทำกลุ่มKMกับพื้นที่ในเขตรับผิดชอบได้ แต่ผมไม่มีวันว่างแล้ว สุดท้ายก็ตกลงว่าผมกับทีมอีก 3 คนจะไปทำกลุ่มและบรรยายให้ช่วงเสาร์อาทิตย์ปลายเดือนมิถุนายนนี้

การบรรยายในวันที่ 4 มิถุนายนนี้ ผมเริ่มต้นจากการเล่าให้ฟังว่าทำไมเราทำKM แล้วผมก็สรุปแก่นของ KM ให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมฟัง 5 ข้อ คือ

 

1.       KM เป็นเหมือนน้ำ ต้องไหลลื่นไปตามภาชนะบรรจุ นั่นคือปรับตามบริบทของกลุ่มหรือองค์กรที่เราอยู่ ต้องไม่ยึดติดกับรูปแบบแต่ใช้หลักการแนวคิดที่ถูกต้อง จะรู้ว่าถูกต้องหรือไม่ก็ให้ดูที่ผลลัพธ์ที่ทำว่าทำให้เกิด 3 อย่างนี้ไหมคืองานดีขึ้น (ประสิทธิผล ประสิทธิภาพ คุณภาพ) คนดีขึ้น (เก่งขึ้นและรักองค์กรมากขึ้น) และวิธีการทำงานดีขึ้นหรือนวัตกรรมมากขึ้น (Best practice)

 

2.       KM เป็นเรื่องของการปฏิบัติ เป็นเรื่องของผู้ปฏิบัติ ผู้ที่จะมาร่วมกิจกรรมต้องเป็นคนทำจริง เอาสิ่งที่ตนเองทำแล้วเกิดผลดีมาเล่าสู่กันฟัง ไม่ใช้ไปฟังเขามาแล้วเอามาเล่าหรือไปอ่านจากตำรามาเล่าต่อ การจัดการความรู้จะเน้นที่ความรู้ที่ใช้ปฏิบัติงานซึ่งส่วนใหญ่เป็นความรู้ที่ซ่อนในตัวคนมากกว่าความรู้จากตำรา

 

3.       KM เป็นบรรยายกาศเชิงบวก เริ่มต้นจากสิ่งดีๆหรือความสำเร็จ เพราะจะทำให้เกิดบรรยากาศแห่งความสุข ความชื่นชม ยอมรับซึ่งกันและกันจะไม่เหมือนกับเวทีประชุมทั่วไปที่มักเริ่มต้นและพูดคุยกันด้วยเรื่องปัญหา

 

4.       KM เน้นความสัมพันธ์ระหว่างคน ยิ่งความสัมพันธ์ระหว่างคนดี การแลกเปลี่ยน การให้และรับซึ่งกันและกันจะดีมาก

 

5.       KMเป็นการพูดคุยถึงอดีตที่ทำมา ไม่ใช่มาพูดถึงอนาคตที่เราอยากทำ นำเอาความสำเร็จในอดีตมาเล่าสู่กันฟัง เพื่อจะดูว่าเบื้องหลังความสำเร็จนั้นมีความรู้อะไรดีๆ ซ่อนอยู่ ขุดออกมา ควักออกมา

 

หลังจากนั้น ผมก็เข้าสู้การบรรยายโดยเริ่มจากแนวคิดหลักการแล้วต่อด้วยการจัดการความรู้แบบบูรณาการ 5 ขั้นตอน ตามตัวแบบ LKASA EGG MODEL ซึ่งจะสามารถบูรณการLOกับKM ไปด้วยกันได้ เพราะLOกับKM ไม่ใช่คนละเรื่องกัน ไม่ใช่เหรียญเดียวกันแต่คนละด้าน เพราะ KM เป็นโครงร่างสำคัญของ LO ตามที่ Snowden ได้กล่าวไว้ว่า “Knowledge management is a connective tissue of Learning organization” น่าดีใจมากที่ผู้ฟังหลับน้อยมาก แม้จะต้องฟังทั้งวันก็ตาม

ผมเล่าให้ฟังเรื่องของกระบวนการเรียนรู้ในการจัดการความรู้นั้นต้องเริ่มจากการรู้จักใช้ข้อมูลประมวลผลให้เป็นข่าวสาร แล้วรู้จักเลือก เอาข่าวสารที่มีประโยชน์ไปใช้ทำงานซึ่งจะได้เป็นความรู้ แต่แค่นี้ไม่พอ ต้องนำเอาความรู้นั้นไปสู่การปฏิบัติเพื่อให้เกิดปัญญา จึงจะเป็นการเรียนรู้อย่างแท้จริง นั่นคือต้อไปถึงการปฏิบัติ  ถ้าไม่มีการปฏิบัติย่อมไม่เกิดปัญญา การแลกเปลี่ยนเรียนรู้จึงเป็นการนำความรู้ที่ปฏิบัติจริงหรือที่เรียกว่าปัญญา มาแลกเปลี่ยนกัน ผู้รู้บางท่านจึงแปลความหมายของKMออกมาเป็น การบริหารภูมิปัญญา

กระบวนการจัดการความรู้เป็นการยุ่งเกี่ยวกับความรู้ในตำรา (Explicit) กับความรู้ในตัวคน (Tacit) โดยเริ่มต้นจากการดึงหรือควักเอาความรู้ในตัวคนออกมาทำให้เห็นชัด คือเปลี่ยนจาก Tacit เป็น Explicit ออกมาเป็นขุมความรู้ (Knowledge asset) หลายหน่วยงานพอได้ขุมทรัพย์ความรู้ก็พอแล้ว เอาไว้โชว์ได้แล้ว แต่ถ้าทำแค่นี้เป็นการจัดการความรู้แค่ครึ่งเดียว เป็น KM/2  ยังไม่ครบรอบเกลียวความรู้ ถ้าจะให้ครบรอบและเกิดผลดีจริง ต้องเอาขุมความรู้เหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ด้วย โดยนำเอาไปปรับปรุงแนวทางหรือวิธีการทำงานโดยการกำหนดเป็นSOPของหน่วยงานหรือทำเป็น Standardization แล้วประกาศให้ผู้ปฏิบัติที่เกี่ยวข้องนำไปใช้ได้ ทั้งนี้จะนำไปสู่การปฏิบัติได้จริงต้องฝังไว้ในตัวเขาหรือทำให้เป็นความรู้ในตัวเขา จึงจะเอาไปปฏิบัติได้จริงก็คือแปลงจากExplicit ไปสู่ Tacit จะเห็นว่ากระบวนการจัดการความรู้ที่แท้จริงจะเกิดขึ้นเมื่อมีการถอดTacitเป็นExplicit แล้วเอาExplicit ไปฝังเป็น Tacit ของผู้ปฏิบัติ ดังนั้นการมีขุมความรู้การมีKnowledge center หรือ Knowledge asset ของหน่วยงานจึงไม่ใช่คำตอบสุดท้ายของการจัดการความรู้เพราะขณะเกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จะเกิดมิตรภาพและสิ่งสวยงามขึ้นมากมายที่ควรเก็บเกี่ยวไปด้วย เหมือนการเดินทางที่ไม่มุ่งแต่จุดหมายปลายทางแต่ควรชื่นชมกับทิวทัศน์หรือดอกไม้ตามทางด้วย

จากการปรึกษาร่วมกับทีมผู้จัดในเรื่องวัตถุประสงค์หลักของการทำกิจกรรมกลุ่มในครั้งนี้ สรุปได้คือ

 

1.       การแลกเปลี่ยนเทคนิคดีๆจากพื้นที่จังหวัดต่างๆเพื่อให้ผู้เข้าร่วมเก็บเกี่ยวเอาไปใช้ประกอบการทำแผนการทำเรื่องโรคเอดส์ของแต่ละคน

 

2.       จำลองรูปแบบการจัดการความรู้ในการนำไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำเรื่องโรคเอดส์

 

ในการทำกิจกรรมกลุ่มการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เราใช้AIกับDialogue เป็นเครื่องมือสำคัญ โดยมีการจัดกลุ่มเป็น 3 กลุ่มคือกลุ่มดูแลในเด็กและเยาวชน กลุ่มแรงงานอพยพ และกลุ่มประชาชนทั่วไป

การใช้สุนทรียสนทนา นั้น มีลักษณะสำคัญ 4 ประการคือพูดอย่างจริงใจ ฟังอย่างตั้งใจ ถามอย่างซาบซึ้งใจและจดอย่างเข้าใจใส่ใจ โดยในการทำกลุ่มนั้นขอตกลงกติกาเพิ่มเติมว่าเป็นบรรยากาศทางบวก พูดถึงสิ่งดีๆและความสำเร็จ พูดถึงอดีตที่ได้ทำมาแล้ว และให้ช่วยกันสรุปขุมทรัพย์ความรู้ตามแบบที่อาจารย์ประพนธ์คิดขึ้นเพื่อเป็นการสรุปรวบยอดความคิดของกลุ่ม (การทำกลุ่มที่ผ่านๆมา ผมไม่ได้เน้นรูปแบบของการนำเสนอขุมทรัพย์ความรู้ แต่ครั้งนี้ลองให้กลุ่มทำ เพราะพบหลายครั้งว่าเราหลงลืมคุณค่าของขุมทรัพย์จากการแลกเปลี่ยนไป แม้มันไม่สำคัญที่สุดแต่ก็ช่วยให้หน่วยงานต้นสังกัดที่ส่งมาอบรมได้ประโยชน์เชิงเนื้อหาด้วย ไม่ใช่ได้แค่เชิงกระบวนการอย่างเดียว)

ข้อสังเกตจากกิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของกลุ่ม พบว่า

1.       มีการเล่าประสบการณ์การทำงานจริงของผู้เข้าร่วม มีหลายคนที่เล่าให้ฟังดีมาก เล่าได้เห็นภาพสู่การปฏิบัติจริงได้ ใช้ภาษาปฏิบัติ

 

2.       สมาชิกบางคนการพูดถึงความคิดเห็นที่อยากให้เป็น อยากทำอะไร ควรทำอะไร ผมว่าเราควรทำอย่างนั้นทำอย่างนี้

 

3.       สมาชิกบางคนมีการพูดถึงปัญหา ความอึดอัดในในการทำงาน ทำให้บางคนต้องชี้แจงเมื่อถูกพาดพิง

 

4.       สมาชิกกลุ่มบางคนไม่ได้มีประสบการณ์ตรงในการปฏิบัติ จึงต้องเอาเรื่องที่ได้รับทราบ รับฟังมาเล่าให้ฟัง

 

5.       สมาชิกบางคนพูดตามหลักการ ทฤษฎี แผนงานที่ตนเองหรือหน่วยงานกำหนดไว้ ไม่ได้พูดตามที่ปฏิบัติจริงๆในพื้นที่

 

แต่ในภาพรวมแล้ว การทำกลุ่มค่อนข้างดี มีประเด็นสำคัญจากการปฏิบัติมาเล่าสู่กันฟัง มีเทคนิคดีๆหลุดออกมาหลายอย่าง บรรยากาศกลุ่มดีมาก ช่วยกันเล่าได้ดี วิทยากรกลุ่มสามารถโน้มน้าวและกระตุ้นกลุ่มให้ไปในแนวทางหลักการKMได้

ขณะที่ทำการสรุปขุมทรัพย์ความรู้ในกลุ่มที่ 1 ก็มีคำถามจากสมาชิกกลุ่มว่า อาจารย์เราจะแน่ใจได้อย่างไรว่า วิธีการที่เขาเล่ามานั้นดีกว่าที่อื่น ซึ่งผมเชื่อว่าคนที่มาเข้ากลุ่มKMส่วนใหญ่พอทำสุนทรียสนทนาแล้วมักจะเกิดความรู้สึกแบบนี้ แม้ว่าเราจะตั้งใจฟังและยอมรับคนพูดก็ตาม สิ่งนี้จะสะท้อนว่าหากเราจะหยิบจับเอาวิธีการที่คนในกลุ่มเล่ามาให้ฟังนั้น เราต้องเชื่อมั่นว่ามันดีจริง ผลลัพธ์ดีจริง นั่นคือการจะสร้างความเชื่อมั่นอย่างนี้ได้ก็ต้องมีการเปรียบเทียบกันหรือทำBenchmarking ก่อน เพื่อให้เกิดการยอมรับกันอย่างมีหลักฐานหรือเป็นEvidence-based ว่าเป็น Best practice จริง นี่คือความจำเป็นที่ต้องเรียนรู้ในการเปรียบเทียบกัน และเครื่องมือที่ง่ายที่นำมาใช้ได้คือเครื่องมือชุดธารปัญญา โดยเฉพาะเมื่อแลกเปลี่ยนกันเป็นเครือข่ายหรือข้ามหน่วยงาน จำเป็นมาก

การทำKMหรือการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ อาจดูคล้ายการระดมสมอง (Brain storming) ที่เราคุ้นเคยกัน แต่จะเห็นว่าการระดมสมองมักเป็นการช่วยกันคิดค้นหาสาเหตุและทางเลือกในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เป็นการหาวิธีที่ดีที่จะไปทำในอนาคต แต่การจัดการความรู้เป็นกิจกรรมกลุ่มที่ทำเพื่อระดมปัญญา (Wisdom storming) คือช่วยกันระดมเอาความรู้ภาคปฏิบัติหรือสิ่งที่ทำแล้วได้ผลดีออกมาให้กลุ่มได้รับทราบเพื่อหยิบจับเอากลับไปประยุกต์หรือปรับใช้ในพื้นที่ของตนเอง

คนไทยเรามักไม่คุ้นชิน (มาจากคำว่าคุ้นเคย+เคยชิน) กับการเปรียบเทียบเชิงสร้างสรรค์ ไม่คุ้นชินกับการวัดผลความสำเร็จของงานไม่ว่าจะวัดด้วยเชิงปริมาณ (เป็นตัวเลข ร้อยละหรืออัตรา) หรือวัดเชิงคุณภาพด้วยคำบรรยายหรือคำบอกเล่า เวลาทำกลุ่มKMจึงมักไม่ได้อ้างอิงถึงความสำเร็จว่าอะไรสำเร็จ สำเร็จอย่างไร สำเร็จได้ด้วยวิธีใด ทำให้ใจมักไปคิดถึงว่าคราวหน้าจะทำให้ดีได้อย่างไร คิดเอาว่า คิดว่า เห็นว่า ควรทำอะไร อย่างไรมากกว่า เวลาทำKMโดยให้เล่าสิ่งที่ภาคภูมิใจใช้ตนเองเป็นผู้ตัดสินว่าดีเองแล้วเล่าสู่กันฟังแบบสุนทรียสนทนาจะถูกใจคนไทยมาก แต่การยอมรับเอาเทคนิคดีๆไปอาจจะไม่ค่อยเกิดมากนักเพราะในใจลึกๆไม่ยอมรับกัน แต่พอให้เริ่มต้นจากการเปรียบเทียบกันก็รู้สึกว่ายุ่งยาก เรื่องมาก ก็ไม่ชอบทำเพราะความไม่คุ้นชินกับการกำหนดตัวชี้วัดหรือปัจจัยเปรียบเทียบ แต่ถ้าใช้ได้จริงการกำหนดตารางอิสรภาพที่เหมาะสมจะช่วยสร้างการยอมรับและกระตุ้นการพัฒนาได้ดีมาก โดยเฉพาะตารางอิสรภาพที่กำหนดปัจจัยความสำเร็จเป็นกระบวนการหรือผลลัพธ์ เนื่องจากการใช้กระบวนการจะทำให้ผู้ทำต้องตรึกตรองวิเคราะห์หากระบวนการหลักของงานที่ตนเองทำออกมาหรือหากใช้ผลลัพธ์ก็จะทำให้ผู้ทำได้วิเคราะห์ให้ได้ว่างานที่ตนเองทำอยู่นั้นจะวัดความสำเร็จได้อย่างไรบ้าง และเมื่อเอาตารางนั้นมาประเมินด้วยใจอิสระแล้วเราจะได้รู้ว่าเราอยู่ระดับไหน ถ้าเราจะไปดูงาน ไปเรียนรู้เพิ่มเติมเราควรจะไปหาจากหน่วยงานไหน ไปคว้า (Capture) จากใคร

ในการกำหนดประเด็น หรือKV บางที่อาจเรียกเป็น KM area ถ้าเป็นกลุ่มCoP มักใช้คำว่า Domainหรือตามโมเดลปลาทูก็เรียกเป็นหัวปลานั่นเอง สามารถกำหนดเป็นประเด็นใหญ่ๆแล้วก็แตกเป็นประเด็นเล็กๆหรือKVเล็กๆได้ บางที่เรียกว่าเป็น KM focus และอาจแตกเล็กลงไปอีกได้หลายระดับ ตามกลุ่มผู้ปฏิบัติที่เกี่ยวข้องได้  

ผมได้พูดกับพี่ติ๋ม (รองผอใสคร.7) ว่าสิ่งที่ได้จากสองวันนี้คือประเด็นที่หนึ่งกลุ่มได้เรียนรู้เทคนิคดีๆจากจังหวัดต่างๆสามารถเก็บเกี่ยวเอาไปประยุกต์จัดทำแผนหรือกิจกรรมในจังหวัดของตนเองได้ ประเด็นที่สองคือกลุ่มสามารถเอากิจกรรมกลุ่มการแลกเปลี่ยนเรียนรู้นี้ไปประยุกต์ใช้เป็นกิจกรรมในการทำเรื่องเอดส์ของจังหวัดได้ ทั้งนี้ต้องทำให้เห็นว่ากิจกรรมKMต่างจากFocus groupหรือการประชุมทั่วๆไปอย่างไรบ้าง KMจะได้ไม่เป็นเหล้าเก่าในขวดใหม่ บางที่ไม่ใช่ขวดใหม่ด้วยซ้ำเป็นเหล้าเก่า ขวดเก่า แต่ชื่อใหม่เท่านั้น

หลังการบรรยายก่อนกลับ ทีมผู้จัดได้พาไปไหว้พระเจ้าใหญ่อินทร์แปลงซึ่งเป็นพระประจำเมืองของอุบลราชธานี ซึ่งถูกใจผมมาก เมื่อก่อนเวลาไปเที่ยวผมจะชอบถ่ายรุปเก็บไว้เป็นที่ระลึก แต่หลายปีที่ผ่านมาจะชอบไปไหว้พระและบูชาพระกลับมาเป็นที่ระลึกแทน และได้รับการดูแลเป็นอย่างดีจากทีมผู้จัดต้องขอขอบคุณมา ณ ที่นี้ครับ

[ขจิต ฝอยทอง]

• ตามมาอ่านครับคุณหมอ
• เดินทางทั่วประเทศเลยนะครับ
• ขอบคุณครับผม

[อำไพ ศรีเริงหล้า]

   เข้าร่วมประชุมที่อุบลด้วยค่ะ  เลยตามเข้ามาอ่านเพื่อเก็บตกสิ่งดี ๆ  ขอบคุณสำหรับความรู้ที่ได้รับนะคะ

[หมอพิเชฐ]

ขอบคุณอาจารย์ขจิตที่ตามมาให้กำลังใจตลอดเลยครับ

ขอบคุณคุณอำไพที่ตามมาอ่านครับ