รายงานการประชุมคณะทำงานระบบสหบรรณานุกรม (Union Catalog)

ครั้งที่ 1/2549

วันที่  10  มีนาคม  2549

 ณ ห้องประชุม 1 สถาบันวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

1. เรื่องแจ้งเพื่อทราบ

1. ประธานแจ้งวัตถุประสงค์ของการเชิญประชุมในวันนี้เพื่อสอบถามความคืบหน้าในการดำเนินการแก้ไขข้อมูลรายการ

บรรณานุกรมและปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการแก้ไขข้อมูลบรรณานุกรมในฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม (Union Catalog)  ตั้งแต่ 18 ตุลาคม 2548 คณะทำงานม/ส ต่างๆ แจ้งปัญหาที่พบดังนี้

             การ Upload ข้อมูลใหม่ พบปัญหา

1)      ข้อมูลค้างอยู่ใน error state เป็นจำนวนมาก และรวมกันทุก ม/ส ทำให้ตรวจสอบยากว่าเป็นของ ม/ส ใด

2)      เมื่อตรวจสอบข้อมูลที่อยู่ใน error state พบว่าเป็นข้อมูลที่ซ้ำกับที่อยู่ในฐานข้อมูล สหบรรณานุกรม (Union Catalog)  แต่ไม่สามารถ merge ได้

3)      พบไฟล์ error เนื่องจากเป็นช่วงเวลาที่ เครื่องแม่ข่ายไม่อยู่ในช่วง Upload ข้อมูล (มศก.)

4)      บาง ม/ส Upload ข้อมูลไม่ได้ (มข.)

ไฟล์ csv

1)      ไม่มีข้อมูลแจ้งว่าเป็น master record แต่พบว่าในฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม (Union Catalog)    เป็น master record

2)      เลข bib. ที่ส่งมาให้ไม่ตรงกับเลข bib. ใน ฐานข้อมูล local (มบ.)

การสืบค้นข้อมูลจากฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม (Union Catalog)

-          พบว่า indicator ไม่สามารถยกเว้นการค้นคำ ที่เป็น article เช่น a an the ได้

ระบบ ILL Manager

คณะทำงานกลุ่มบริการสารนิเทศ ได้ส่งสรุปผลการทดสอบการใช้งานระบบ ILL Managerพร้อมปัญหา รายละเอียดตามเอกสารแนบ

            ข้อมูลรายการบรรณานุกรมวารสาร

            คุณพิเชษฐ์ มุสิกพันธ์ ผู้ประสานงานแจ้งว่ายังไม่มีความคืบหน้าในการแก้ไขรายการบรรณานุกรมวารสารที่อยู่ในฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม (Union Catalog)   ซึ่งที่ประชุมจะได้หารือกับบริษัทในวาระเรื่องสืบเนื่องต่อไป

2. ระบบห้องสมุดอัตโนมัติแห่งชาติสำหรับห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาไทย  ตามที่สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษาได้ดำเนินการจ้างมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ (ALIST) มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (WALAI Auto Lib)  และมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี  พัฒนาระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ขณะนี้อยู่ระหว่างการตรวจรับงวดที่ 1

3.  บริษัทแจ้งผลการดำเนินงานฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม (Union Catalog)

            สรุปเรื่อง

1) บริษัททบทวนผลการรวมข้อมูลรายการสหบรรณานุกรม ตามข้อมูลที่ ม/ส ส่งไป

ทั้งหมดและการรายงานผลการปฏิบัติงานทางอีเมล์ EDIS ตามลำดับขั้นตอนที่แจ้งในการประชุมคณะทำงานระบบสหบรรณานุกรม (Union Catalog)  ครั้งที่ 3/2548 ลงวันที่ 6 ตุลาคม 2548

2)   การจัดทำสถิติและการแสดงผลสถิติ บริษัทเสนอสถิติที่จัดทำ ได้แก่ รายละเอียดฐาน

ข้อมูล จำนวนข้อมูลบรรณานุกรมแยกตามสถาบัน สถิติคำที่ใช้สืบค้น 10 อันดับ ตาม

รายละเอียดที่นำเสนอโดยใช้ PowerPoint และสามารถสืบค้นข้อมูลได้ที่ http://uc.thailis.or.th/ คลิก  Report คลิก Database Statistics

3)      ปัญหาที่พบในการรวม (merge) รายการบรรณานุกรม บริษัทพบว่าโปรแกรมไม่

สามารถรวมข้อมูลบรรณานุกรมที่ซ้ำได้ ถ้าการลงรายการไม่เหมือนกันดังนั้นจึงต้องทำการตรวจสอบความซ้ำซ้อนของข้อมูลภาษาไทยใหม่อีกครั้งหนึ่งตามรายละเอียดในข้อ 4)

4)      การตรวจสอบความซ้ำซ้อนของข้อมูลภาษาไทย โดยใช้ Pseudo Tag (Special 035

Tag)  ดังนี้ นำข้อมูลจากเขตข้อมูล 1XX  222 $a 245 $ a,b,h และ 250 $a มาเรียงต่อกันใน Tag 035

5)   วิธีการตรวจสอบข้อมูล (Data Clean Up Strategy) และกำหนดการตรวจสอบ ดังนี้

-       10 มีนาคม 2549 ทุก ม/ส หยุดการแก้ไขรายการบรรณานุกรมในฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม (Union Catalog)  และการเพิ่ม Tag  035 ในฐานข้อมูล local

-       24 มีนาคม 2549 คุณพิเชษฐ์ มุสิกพันธ์ ส่งไฟล์หนังสือที่ปนอยู่ในไฟล์ข้อมูลบรรณานุกรมของวารสารมาให้บริษัท และทุก ม/ส หยุดการ Upload ข้อมูลใหม่ไปยังฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม (Union Catalog)

-        25-26 มีนาคม 2549 บริษัทดำเนินการตรวจสอบความซ้ำซ้อนของข้อมูลโดยใช้  Pseudo Tag (Special 035 Tag) ตามที่ตกลงในข้อ 4) และส่งให้คุณจีระพล คุ่มเคี่ยม ภายในวันที่ 27 มีนาคม 2549

-       27 มีนาคม 2549  คุณจีระพล คุ่มเคี่ยม ตรวจสอบความซ้ำตามโปรแกรมที่พัฒนาอีกครั้งและจัดแบ่งให้แต่ละ ม/ส ไป  แก้ไข โดย ม/ส ต่างๆ  download ข้อมูลได้ที่ http://www.thailis.or.th/ucdownload/ เลือกไฟล์ file4u  ภายในวันที่ 1 เมษายน 2549

-       1 เมษายน 2549 ทุก ม/ส ตรวจสอบความซ้ำของรายการบรรณานุกรมจาก ไฟล์ file4u และทยอยส่งให้บริษัททุก 2 เดือน ตามรูปแบบไฟล์ excel  โดยส่งทางอีเมล์ [email protected]  หลังจากได้รับเมล์แล้วทางบริษัทจะแจ้งตอบรับเมล์ให้ทราบ

5)      วิธีการแก้ไข ILL Manager

-       คุณจีระพล คุ่มเคี่ยม แจ้งให้ทราบว่าทางคณะทำงานฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศได้ตั้งคณะทำงานเพื่อแก้ไขปัญหาการใช้งาน ILL Manager  ขณะนี้อยู่ระหว่างดำเนินการแก้ไข  และให้คณะทำงานฝ่ายเทคโนโลยีสารนิเทศ ของแต่ละ ม/ส ตรวจสอบ patron ของ ม/ส ของตนเอง ให้ถูกต้อง โดยจะทำการแก้ไขให้แล้วเสร็จภายในเดือน เมษายน 2549

-          บริษัทแก้ไขหน้าสืบค้นข้อมูล ของฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม (Union Catalog) ใหม่โดยแจ้งผู้ใช้ให้เข้าไปใช้หน้าจอสืบค้นฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม (Union Catalog)

ที่เป็นหน้าของ ม/ส ของตนเอง

-       หลังจากตรวจสอบการใช้งาน ILL Manager เรียบร้อยแล้ว บริษัทจะนัดอบรมให้กับผู้ให้บริการ  ILL Manager ทุก ม/ส เป็นเวลา 1 วัน

6)     ทางบริษัทได้จัดทำแผนที่ห้องสมุด ม/ส ไว้ที่ ฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม (Union Catalog หาก ม/ส ใดต้องการแก้ไขแผนที่สถาบันใหม่ให้ส่งรูปแสดงอาคารห้องสมุดพร้อมที่อยู่ ในรูปไฟล์ .tiff  หรือ .jpg ที่ อีเมล์ [email protected] ภายในวันที่ 31 มีนาคม 2549

2.  เรื่องอื่นๆ

 คุณสุภาพ  กลิ่นเรือง  เสนอปัญหาการลงรายการบรรณานุกรมของงานวิจัย เนื่องจากการลงรายการงานวิจัยใน Tag ชื่อเรื่อง ไม่ตรงกัน  ที่ประชุมจึงมีมติให้หารือแก้ไขปัญหาในการประชุมคณะทำงานวิเคราะห์ทรัพยาการสารนิเทศในโอกาสต่อไป

 สรุปเนื้อหาจากรายงานการประชุมคณะทำงานฯ ครั้งที่ 1/2549 โดยมีคุณเกดิษฐ เกิดโภคา เป็นผู้แทนเข้าร่วมประชุม