บทความชุด นักส่งเสริมการเกษตรมืออาชีพ (ตอนที่ 5)

            เชิญอ่านบทความ  เป็นการ ลปรร. นะครับ

            ตอน “ การสร้างระบบการทำงานในองค์กร ”

            ทุกสิ่งทุกอย่างล้วนเกิดขึ้นตามเหตุและปัจจัย ไม่มีสิ่งใดที่เกิดขึ้นได้โดยไม่มีที่มา ตามหลักทางพุทธศาสนาที่ว่า “อิทัปปัจยตา” เพราะมีสิ่งนี้ สิ่งนี้จึงเกิด การดำเนินชีวิตหรือแม้แต่การทำงานก็เช่นเดียวกัน ย่อมมีจุดหมาย มีกระบวนการทำงานเพื่อบรรลุจุดหมาย มีวิธีการที่สร้าง-ส่งต่อและพัฒนาจนเป็นวิธี หรือระบบการทำงาน ไม่ว่างานนั้นจะเป็นงานส่วนบุคคลจนกระทั่งบริษัทยักษ์ใหญ่ ไม่ว่างานนั้นจะเป็นงานภาคเอกชน หรือหน่วยงานภาครัฐ ทุกหน่วยงานอย่างน้อยก็ต้องมีการจัดทำแผนและการประเมินผลของการทำงาน งานส่วนบุคคลก็ต้องมีการคิดก่อนทำและตรวจสอบว่าทำงานเสร็จหรือยัง ซึ่งก็คือการวางแผนและประเมินผลสำเร็จของงาน เช่นเดียวกัน

          ดังนั้น ระบบการทำงานจึงเป็นหัวใจสำคัญของการทำงาน เพราะระบบการทำงานจะเป็นนแนวทางหรือวิธีการปฏิบัติที่ส่งผลให้การทำงานมีความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพและบรรลุจุดมุ่งหมายของงาน ไม่ว่าจะเป็นงานส่วนบุคคล หน่วยงานหรือองค์กรใดๆ

            ระบบ ในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 หมายถึง กลุ่มของสิ่งของซึ่งมีลักษณะประสานเข้ากันเป็นสิ่งเดียวกันตามหลักแห่งความสัมพันธ์ ที่สอดคล้องกันด้วยระเบียบของธรรมชาติหรือหลักเหตุผล

            ทฤษฎีระบบ พอจะสรุปได้ว่า ในหนึ่งระบบจะประกอบไปด้วยองค์ประกอบหลัก 3 ส่วน คือ 1) ปัจจัยนำเข้า (Input) 2) กระบวนการ (Process) และ 3) ผลผลิต (Output) โดยจะมีความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่องเชื่อมโยงกันใน 3 องค์ประกอบนั้น โดยเริ่มตั้งแต่การมีปัจจัยนำเข้ามาในระบบ สู่กระบวนการของระบบ แล้วออกมาเป็นผลผลิตของระบบ และระบบหนึ่งๆ อาจเชื่อมโยงไปสู่ระบบอื่นๆได้คือ ผลผลิตจากระบบหนึ่ง อาจไปเป็นปัจจัยนำเข้าของอีกระบบหนึ่ง หรือรับเอาผลผลิตของระบบอื่นมาเป็นปัจจัยนำเข้าของระบบเกี่ยวเนื่องกันไป หากจะสรุปเป็นนิยามสั้น ๆ สื่อให้เห็นภาพของทฤษฎีระบบได้ชัดเจนก็คือ ทุกระบบล้วน “มีที่มา ที่อยู่ และที่ไป”

            ระบบการทำงานในองค์กร จึงน่าจะหมายถึง “กระบวนการทำงานที่คนในองค์กรนั้นๆ ได้กำหนดเป็นขั้นตอนและวิธีในการปฏิบัติงานขององค์กร ที่ทุกขั้นตอนมีความสอดคล้องสัมพันธ์กัน โดยผ่านการปฏิบัติ สรุปผล และพัฒนาจนเกิดเป็นวัฒนธรรมขององค์กร ที่คนในองค์กรยอมรับและยึดถือปฏิบัติ อีกทั้งยังสามารถปรับปรุงให้เหมาะสมได้ หากเงื่อนไขหรือสถานการณ์ได้เปลี่ยนแปลงไป”

             ปัจจุบัน หน่วยงานหรือองค์กรภาครัฐ ซึ่งเป็นองค์กรที่ใหญ่และมีลักษณะงานที่แตกต่างกันมาก และการปฏิบัติมักคุ้นเคยกับระเบียบการปฏิบัติ ที่กำหนดไว้ชัดเจน แต่นั่นไม่ใช่ระบบการทำงาน เพราะบางอย่างไม่สามารถนำไปใช้ในการทำงานในยุคปัจจุบัน หรือในอนาคตได้อย่างเหมาะสมหากไม่มีการปรับเปลี่ยน เพราะส่วนใหญ่จะทำให้การทำงานล่าช้า ไม่เอื้อต่อการพัฒนาให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของสังคม มักจะไม่สอดคล้องกับบริบทที่มีความแตกต่างหลากหลายของแต่ละพื้นที่ และที่สำคัญหน่วยงานของภาครัฐในอดีต ซึ่งก็รวมไปถึงหน่วยงานด้านการส่งเสริมการเกษตรของเรา ด้วย ล้วนขาดวัฒนธรรมของการแข่งขัน

            ในการกำหนดระบบการทำงาน ควรมีความยืดหยุ่น และสอดคล้องกับบริบทที่แท้จริงของแต่ละองค์กร รวมทั้งสอดคล้องกับบทบาท ภารกิจหลักขององค์กรแม่ ในการสร้างระบบการทำงานขององค์กรด้านการส่งเสริมการเกษตรหากจะให้สอดคล้องกับคำนิยามที่กำหนดไว้ ระบบการทำงานขององค์กรควรมีหลักการที่เกี่ยวข้อง เช่น

1. กำหนดหรือพัฒนาขึ้นโดยคนในองค์กรมีส่วนร่วมในการกำหนดหรือพัฒนา

2. สอดคล้องกับบริบทของแต่ละองค์กรและแต่ละพื้นที่ ภายใต้บาทบาทและเป้าหมายเดียวกัน

3. มีความยืดหยุ่น สามารถปรับเปลี่ยนในรายละเอียดปลีกย่อยได้ตามสถานการณ์

4. แต่ละขั้นตอน มีความสอดคล้องและเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน

5. เป็นส่วนสนับสนุนให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

6. ก่อให้เกิดการเรียนรู้เพื่อพัฒนาของคน ทีมงาน และองค์กร

7. ระบบการทำงานที่ไม่ยึดติดหรือขึ้นอยู่กับบุคคลหรือกลุ่มบุคคล

8. เปิดโอกาสให้คนในองค์กรมีอิสระในการคิด พัฒนางานอย่างสร้างสรรค์

9. สร้างบรรยากาศในการทำงาน ทำให้ทุกคนทำงานอย่างเพลิดเพลินและมีความสุข เป็นต้น

            นั่นคืออุดมคติของระบบการทำงานในองค์กร ซึ่งส่วนใหญ่องค์กรที่ประสบความสำเร็จในปัจจุบันมักจะมีระบบที่สอดคล้องกับหลักการดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น แต่ระบบการทำงานขององค์กรด้านการส่งเสริมการเกษตร ในบทความนี้คงไม่สามารถระบุได้ว่า งานด้านการส่งเสริมการเกษตรต้องทำอะไร อย่างไร ได้อย่างตายตัว หากทบทวนหลักการทั้ง 9 ข้อก็จะได้คำตอบและหากได้ลงมือสร้างและพัฒนาระบบการทำงานในองค์กรดู ก็น่าจะเกิดประโยชน์ต่อการทำงานได้ ดีกว่าเราจะไม่คิดหรือทำอะไร ปล่อยให้เป็นไปตามยถากรรม แล้วก็มานั่งรำพึงรำพรรณว่า....ไม่เป็นระบบ/ไม่มีระบบ

            ดังนั้น จึงขอยกตัวอย่างระบบการปฏิบัติงานของสำนักงานเกษตรจังหวัดกำแพงเพชร ซึ่งในอดีตเคยได้กำหนดและทดลองปฏิบัติมาแล้วระยะหนึ่ง นี่ไม่ใช่ระบบการทำงานที่ดีที่สุด แต่เป็นเพียงหนึ่งตัวอย่างของวิธีคิดที่กำหนดกระบวนการทำงานที่สอดคล้องกับตัวตนขององค์กร เป็นการสร้างระบบที่เกิดขึ้นจากข้างใน (Inside out) ระบบที่ว่านั้น ชาวส่งเสริมการเกษตรของจังหวัดกำแพงเพชร เรียกกันว่า 7 องค์ประกอบหลักในการทำงาน ประกอบไปด้วย

     องค์ประกอบที่ 1 การวิเคราะห์ข้อมูล (ฐานข้อมูล) เป็นการสร้างแนวทางพัฒนาการเกษตรระดับตำบล

     องค์ประกอบที่ 2 การกำหนดเป้าหมายการปฏิบัติงาน(โดยยึดฐานกลุ่มอาชีพ)

     องค์ประกอบที่ 3 การจัดทำแผนพัฒนาของกลุ่มอาชีพ

     องค์ประกอบที่ 4 การสนับสนุนแผนพัฒนาของกลุ่มอาชีพ

     องค์ประกอบที่ 5 การจัดทำแผนการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่

     องค์ประกอบที่ 6 การสนับสนุนแผนการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่

     องค์ประกอบที่ 7 การนิเทศ ติดตาม และประเมินผลการปฏิบัติงาน

            นี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของการวางระบบการทำงานเท่านั้น แต่การที่จะทำให้ระบบดังกล่าวอยู่เคียงคู่กับหน่วยงานหรือองค์กรแต่ละแห่งได้อย่างยั่งยืนนั้น มีปัจจัยที่เกี่ยวข้องมากมาย แต่พอจะสรุปได้ว่า “ ขึ้นอยู่กับคน (ความเข้าใจ) และระบบใหญ่ที่เหนือขึ้นไป (วัฒนธรรม) ฯลฯ ”

            ดังนั้น ในการทำงานส่งเสริมการเกษตรไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานหรือองค์กรในระดับใดก็ตาม จึงต้องมีการสร้างระบบการทำงานที่เหมาะสมและสอดคล้องกับพื้นที่ สังคม และชุมชน เหมาะสมกับบทบาทหน้าที่และภาระกิจของแต่ละหน่วยงานที่ได้รับ โดยเริ่มจากการสร้างความเข้าใจของคนทำงาน พัฒนาคน แล้วให้คนสร้างและพัฒนาระบบการทำงานให้หน่วยงาน มีระบบการทำงานที่ดี ที่ทุกคนได้ร่วมกันคิด ร่วมกันพัฒนา ก้าวไปสู่การเป็นองค์กรแห่งการพัฒนา อันเป็นที่พึ่งของเกษตรกรได้อย่างยั่งยืนตลอดไป…

***************************

วีรยุทธ  สมป่าสัก  25 ตุลาคม 2548

 

[วิจารณ์]

ลองวิเคราะห์ได้ไหมครับ   ว่าการจัดระบบงานเช่นนี้    จะทำให้องค์กรเป็น Learning Organization ได้อย่างไร

วิจารณ์ พานิช 

[วีรยุทธ]

     ขอขอบพระคุณมากครับกับข้อคิดเห็นของอาจารย์หมอวิจารณ์ ผมเป็นคนที่มีความรู้ที่น้อยมาก ขอเขียนตามความเข้าใจนะครับ ว่าระบบงานที่ทีมงานได้ร่วมกันสรุปจากการทำงานจริงๆ ที่เราได้ลงมือปฏิบัติแล้วประมาณปี 2543-44 แล้วมาร่วมกันกำหนดเป็นระบบการทำงาน  และสิ่งที่ระบบงานนี้จะทำให้องค์กรเป็น LO นั้นมีหลายปัจจัยครับ เช่น

     1.  ในกระบวนการทำงานนี้(ระบบใหญ่) ทุกคนสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องรอคำสั่งหรือรอรับโครงการ เพราะในกระบวนการทำงานมีความต่อเนื่องและเชื่อมโยงไม่มีที่สิ้นสุด สามารถทำงานเพื่อตอบสนอง/พัฒนาพื้นที่และเกษตรกรได้ตรง อย่างเป็นระบบและมีการใช้ข้อมูล

     2.  ภายใต้ระบบการทำงานย่อยๆ ก็มีกระบวนการทำงานที่มีการใช้ความรู้ เรียนรู้และพัฒนาได้อย่างต่อเนื่องตลอดเวลาเช่นกัน และเชื่อมโยงกันกับระบบย่อยอื่นๆ ให้ทำงานได้เหมือนกับร่างกายของคนเราซึ่งเป็นระบบใหญ่ที่มีแขน-ขา ฯลฯ

     3. สามารถ คิด - ทำ - เทียบ และปรับการทำงานให้เหมาะสมได้ด้วยตัวคนทำงานและในแต่ละองค์ประกอบย่อยได้เอง

     4. ทุกองค์ประกอบเอื้ออำนวยให้คนในองค์กรสามารถทำงานได้ดีขึ้น คิดเป็นระบบ ไม่แยกส่วน ทุกคน/ทุกองค์ประกอบสามารถเดินได้ด้วยตนเองและเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน

     5. องค์กรทำงานได้เหมือนกับมีชีวิตจริงๆ ไม่หยุดอยู่กับที่ มีพัฒนาการ ไม่ขึ้นกับผู้บริหารหรือใครคนใดคนหนึ่ง

      ระบบงานนี้ ผมได้เขียนบทความที่ต่อเนื่องอาจจะทำให้เห็นงานที่จะทำในพื้นที่ได้อีกมุมหนึ่ง อาจเป็นจุดเล็กๆ จุดหนึ่งที่นำระบบงานนี้ไปใช้จริงๆ (ลิงค์ตอนที่ 6) เพราะระบบงานที่เราคิด กับระบบแผนงานโครงการที่สั่งให้ทำ มักจะไปกันคนละทาง แม้จะพยายามปรับให้สอดคล้องกันก็ยังไม่สามารถขับเคลื่อนไปทั้งองค์กรได้ เพราะมีหลายเหตุปัจจัย.... (แต่ก็จะพยายามปรับและทำในส่วนที่ทำได้-จุดเล็กๆ ครับ) ขอรับคำชี้แนะด้วยครับ

วีรยุทธ  สมป่าสัก