กระบวนการวางแผน (๒) - การกำหนดขอบเขตโครงการ

เมื่อบันทึกที่แล้ว ได้กล่าวถึงกระบวนการที่ ๒ ของการบริหารโครงการ นั่นคือกระบวนการวางแผน (Planning Process) ซึ่งเป็นกระบวนการที่ยาวและซับซ้อนที่สุดใน ๕ กระบวนการในการบริหารโครงการของ PMI

ในบันทึกที่แล้วยังได้แนะนำว่าแผนต่างๆ ใน Project management plan ประกอบไปด้วยแผนอะไรบ้าง  บันทึกนี้จะกล่าวถึง Scope Planning และ Scope Definition ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องดำเนินการขั้นแรกๆ ในการทำ Project management plan

Scope Planning หรือการวางแผนขอบเขตโครงการ จะเป็นกระบวนการที่ทำควบคู่ไปกับ Scope definition หรือการกำหนดรายละเอียดขอบเขตโครงการ   ฟังดูคล้ายๆ กันมาก แต่ PMI ให้ความหมายไว้ต่างกัน ดังนี้

Scope planning เป็นการทำแผนพัฒนาขอบเขตโครงการ โดยแผนตัวนี้ จะกำหนด...

• รูปแบบของขอบเขตโครงการ – กำหนดเป็นลักษณะของโครงการ เช่น บ้าน ๒ ชั้น หรือ เป็น ฟังก์ชั่นของโครงการ เช่น บ้านที่สร้างจะต้องมีพื้นที่สีเขียวอย่างน้อย....ตร.ม.

• วิธีการทบทวนขอบเขตงาน – เช่น ต้องทบทวนขอบเขตโครงการโดยเจ้าของงานหรือตัวแทนเจ้าของงาน เป็นต้น

• วิธีการควบคุมขอบเขตงาน (ไม่ให้ทำมากไป/น้อยไป) – เช่น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงการ หรือขอบเขตงานเปลี่ยนไป จะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง เพื่อให้รู้ว่าทำงานได้ครบแล้วหรือยัง และ

• รูปแบบและการทบทวนความถูกต้องของ WBS (Work Breakdown Structure) ที่จะใช้ในโครงการ

โดย Scope definition เป็นการกำหนดรายละเอียดขอบเขตของโครงการ ให้คำนิยามของขอบเขตงานชัดเจนขึ้น โดยใช้พื้นฐานขอบเขตงานและ WBS จากขั้น Scope planning เป็น Input ในการกำหนดรายละเอียด เป็นการนำความจำเป็น ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ (Stakeholders) เงื่อนไข ข้อจำกัดของโครงการ มาทำการวิเคราะห์แล้วระบุเป็นข้อกำหนดของโครงการเป็นต้น เช่น

• เจ้าของบ้านมีความต้องการที่จะสร้างบ้านสำหรับครอบครัวขนาด 6 คน แต่มีงบประมาณ 1 ล้านบาท กับขนาดที่ดินที่มีอยู่ ก็จะสามารถนำมาวิเคราะห์ดูว่าควรสร้างบ้านขนาดเท่าใด พื้นที่เท่าใด การตบแต่ง วัสดุที่ใช้ควรอยู่ในระดับใด จึงจะอยู่ในเงื่อนไขต่างๆ เหล่านี้ได้  แล้วเอาผลการวิเคราะห์ไปกำหนดเป็น specifications หรือข้อกำหนดรายการประกอบโครงการได้

ในบันทึกต่อไปจะนำเสนอขั้นตอนต่อๆ ไปของกระบวนการวางแผน เรื่องนี้ยังไม่จบง่ายๆ ค่ะ