ประชุมภาคีจัดการความรู้ภาคราชการ ครั้งที่ 1 (ตอนที่ 3 : KM กรมอนามัย)

      บันทึกต่อจากความเดิม (Link ความเดิม) ค่ะ

วาระที่ 2.3  ความก้าวหน้าการจัดการความรู้ กรมอนามัย

         ทางกรมอนามัยนำเสนอความก้าวหน้าของการจัดทำ KM ของกรมใน 2 ส่วนใหญ่ๆ    คือ  KM ในส่วนย่อย (ศูนย์อนามัยที่ 1)  และ การดำเนินการ KM ของส่วนกลาง (กรมอนามัย)

                คุณเพชรรัตน์   คีรีวงษ์  (ตัวแทนจากศูนย์อนามัยเขต 1) นำเสนอการทำ KM ของศูนย์โดยเริ่มต้นจากการตั้งคณะกรรมการขึ้นมารับผิดชอบก่อนอันดับแรกจากผู้แทน 5 ฝ่าย ไม่ถึง 10 คน (ถือหลักความครอบคลุมคล้าย เรือนจำพิษณุโลก) ซึ่งเมื่อทำไประยะหนึ่งแล้วพบว่าการสื่อสารทางระนาบให้คนส่วนใหญ่มีจำกัด จึงตั้งคณะกรรมการเพิ่มในแต่ละจุดซึ่งตอนนี้มีเกิน 20 คน  และอยู่ในขั้นทบทวนว่าจำนวนมากเกินไปหรือเปล่าอาจเป็นอุปสรรคทำให้ทำงานช้า   ส่วนการทำงานของศูนย์อนามัยเขต 1 แยกออกเป็น 2 ส่วนชัดเจน คือ 1. ส่วนที่เป็น รพ.  และ 2. ส่วนวิชาการ      โดย KM ส่วนที่เป็น รพ. ค่อนข้างจะทำได้ง่ายกว่า เพราะมีฐานเครื่องมือพัฒนาคุณภาพ รพ. อยู่เดิม เช่น CQI  แต่เครื่องมือเดิมนั้นมักจะตั้งต้นด้วยปัญหา  แต่เมื่อทำ KM  ได้ตั้งต้นที่ความสำเร็จ การนำเรื่องดีๆ มาเล่าแลกเปลี่ยนกัน ทำให้ทุกคนรู้สึกมีกำลังใจ บรรยากาศดี  ทุกคนจึงพยายามที่จะทำดีทุกวันเพื่อให้มีเรื่องดีๆ มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้  จึงมีการขยายการแลกเปลี่ยนออกไปจากกลุ่มหวอดเล็กๆ ขยายไปสู่การทำในหอผู้ป่วย   มีการจัดให้กลุ่มหัวหน้าเวรแต่ละเวรมาคุยกัน  และขยายให้ผู้รับบริการ/ ผู้ป่วยเข้ามาร่วมเรียนรู้กับเราด้วยสัปดาห์ละครั้ง โดยเริ่มที่ผู้รับบริการที่เป็นผู้สูงอายุ มาเล่าเรื่องการดูแลสุขภาพตนเอง  มีการจัดบอร์ดเพื่อสื่อสารความรู้เรื่องเล่า  และขณะนี้กำลังขยายกลุ่มแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพิ่มเรื่อยๆ  พร้อมพัฒนาวิธีการ KM ให้เหมาะสม        ในส่วนที่ 2 คือ ส่วนวิชาการ ของนักวิชาการส่งเสริมสุขภาพ เนื่องจาก นักวิชาการของศูนย์ไม่ได้ทำการส่งเสริมโดยตรงกับประชาชน แต่ทำงานผ่านสำนักงาน, สาธารณสุขจังหวัด หรือ ภาคีสุขภาพในพื้นที่  ซึ่งเดิมมีกระบวนการเครื่องมือที่ลงไปใช้กับพื้นที่หลายตัวอยู่แล้ว  การเอา KM ไปผนวกใช้จึงมองยาก แต่อย่างไรก็ตามมีข้อแตกต่างที่กระบวนการเดิมส่วนใหญ่ที่ใช้คุยแลกเปลี่ยนไม่มีการให้ความสำคัญกับการจดบันทึกประเด็นความรู้    แต่ KM เน้นการจดบันทึก จึงเอาการบันทึกของ KM มาใช้เพิ่มส่วนนี้  นอกจากนี้การมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันเองของเหล่านักวิชาการส่งเสริมสุขภาพ ซึ่งเดิมมักติดรูปแบบกระบวนการ  ทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ยาก    KM ของศูนย์จึงสำคัญที่การสร้างบรรยากาศให้ดี เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้    เทคนิคเหล่านี้ ทีม “คุณอำนวย”  จึงต้องฝึกฝน แลกเปลี่ยนเรียนรู้กันเอง  และแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากที่อื่น (เช่น คณะแพทยศาสตรศิริราชพยาบาล)   ปัจจุบันนี้คณะกรรมการทำงาน KM  กำลังทำแผนและงบประมาณที่ต้องบูรณาการกันเพราะมีงบจำกัดและต้องใช้ให้คุ้ม

            คุณศรีวิภา   เลี้ยงพันธุ์สกุล  (เลขาคณะทำงาน KM ของกรม) ได้นำเสนอในส่วนของกรมอนามัยกลางที่ต้องคิดภาพใหญ่   มีการทบทวนและปรับแผนครั้งใหญ่หลังจากได้เรียนรู้  KM จากการค้นคว้าศึกษาและเข้า Workshop    มีการปรับคณะกรรมการจากเดิมที่ตั้งตามตำแหน่งให้เป็นคณะทำงานที่สามารถดำเนินงานจริงได้ดีขึ้นและมีความครอบคลุม   ซึ่งปัจจัยที่เกื้อหนุน คือ ประธาน KM ของกรม (คุณหมอสมศักดิ์  ชุณหรัศมิ์) และ ที่ปรึกษา KM ของกรม (พญ. นันทา    อ่วมกุล)    ส่วนการขับเคลื่อน KM ตามแผนของกรม  ต้องเริ่มจากการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของคนในองค์กรก่อน ไม่ให้ติดกับการเป็นวิชาการที่มีกรอบและขั้นตอนมาให้เป็นลำดับ  จึงพยายามที่จะไม่บอกให้เขาทำอะไร  ให้ลองคิดเอง อะไรก็ได้และพัฒนาฝึกคิดไปเรื่อยๆ  (ซึ่งค่อนข้างยาก)   นอกจากนี้ส่วนกลางยังต้องคำนึงถึงบริบทของหน่วยหรือฝ่ายย่อยๆ ในกรมที่ไม่เหมือนกัน โดยอาจแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม  กลุ่ม 1. กองวิชาการ,   กลุ่ม 2. กลุ่มงานบริการ (ซึ่งต้องช่วยเยอะ เพราะเขาไม่ได้ถูกสร้างวัฒนธรรมแบบวิเคราะห์)  และ กลุ่ม 3. ส่วนสนับสนุน (เป็นส่วนที่ทำงานตามยุทธศาสตร์ที่เป็น agenda ที่มาจากรัฐบาลเยอะ)  จึงต้องใช้วิธีต่างกัน  ดังนั้นเวลาคณะกลางวางแผนก็ต้องคิดครอบคลุมให้ถึงทุกกลุ่มด้วย

                ปัญหาอีกอย่างหนึ่งของการดำเนินงานที่ผ่านมาก็คือ CKO   ซึ่งมักจะไม่รู้ว่าบทบาทของตัวเองทำอย่างไร และมักจะสับเปลี่ยนตัว CKO กันมาบ่อยมาก ทำให้การดำเนินการไม่ต่อเนื่องและไม่ได้ผลลัพธ์ตามเป้าที่คาดไว้      แต่เนื่องจากตอนนี้กรมได้ดำเนินการ KM มาแล้วประมาณ 1 ปี ก็ทำให้บุคลากรเริ่มเข้าใจ มีวิธีคิดดีขึ้น  ปัญหาจึงลดลง  ปีที่ผ่านมากรมให้หน่วยย่อยไปขยายผลเองแล้วให้เขารายงานผลเข้ามาตามระบบ ก.พ.ร.     โดยหน่วยกลางก็จะทำหน้าที่วิเคราะห์แผนของเขาที่ส่งมา ซึ่งมันสะท้อนให้เห็นถึงความเข้าใจ KM ของเขา  ดังนั้นเมื่อคณะกรรมการกลางดูแผนก็จะสามารถสะท้อนกลับไปยังหน่วยย่อยให้มีการปรับแผน   โดยผลลัพธ์ท้ายปี 2548 เราพบว่า  30 หน่วยย่อย  มีบางหน่วยย่อย  เช่น ศูนย์อนามัยที่ 1  และ 6 เป็นหน่วยที่สามารถดำเนินการไปได้เร็วเกินคาด  และบางหน่วยก็ยังดำเนินการช้ากว่าที่คาด   เป็นที่มาของแนวคิดการปรับแผนปี 2549  ว่ากรมกลางคงต้องดำเนินแผนแบบมีหน่วยงานนำร่อง หรือต้นแบบ (หน่วยงานที่ดำเนินการได้ดี/เร็ว) เพื่อเป็นตัวขับเคลื่อนและจุดประกายให้กับหน่วยอื่นได้มาเรียนรู้      โดยการคัดเลือกหน่วยงานนำร่องดูจากผลงานที่ผ่านมาแล้วใช้วิธีไปคุยกันส่วนตัวแบบเจาะลึก (ไม่ใช้วิธีเวียนหนังสือ)    ซึ่งหน่วยงานอาจมีคำถามว่าถ้าเป็นหน่วยงานนำร่องแล้ว กรมจะให้อะไร  สนับสนุนงบประมาณไหม    คำตอบที่ทีมกลางของกรมให้คือ   ไม่ให้อะไร แต่ทีมกรมพร้อมที่จะเรียนรู้ร่วมกันหน่วยงาน เรียนรู้ไปพร้อมๆ กันและเชื่อมั่นในศักยภาพของคนทุกคน (ไม่ใช่ว่า KM ทีมกรมจะเก่งกว่าเขา)  ขอให้มั่นใจได้ว่าทีมกรมจะไม่ทอดทิ้ง    ซึ่งการเข้าเป็นหน่วยงานต้นแบบจะไม่บังคับกัน และทุกคนในหน่วยงานไม่เฉพาะหัวหน้าหน่วยต้องเห็นด้วย (เพราะทำคนเดียวไม่ได้)   จากนั้นหน่วยงานต้นแบบก็จะทำแผนแล้วมาคุยกับทีมกลาง  ต้องดูว่าแผนของหน่วยงานต้องประสานกับแผนกรมกลางและไปด้วยกันได้    ตอนนี้กรมอนามัยได้หน่วยงานต้นแบบแล้วประมาณ 6-7 หน่วย (ต้นแบบ ไม่ได้หมายความว่าให้เป็นโมเดลเดียวกันหมด   แต่ต้องยอมให้เกิด KM หลายๆ แบบได้เพราะบริบทต่างกัน)

                นอกจากนี้ทางทีมกรมอนามัย ยังได้บทเรียนจากที่ผ่านมาว่า เมื่อหน่วยงานได้เรียนรู้กับเครื่องมือใหม่ๆ อะไรมาแล้ว  คนโดยส่วนใหญ่จะตื่นเต้นและนำเครื่องมือไปใช้ทันที ทำให้บางครั้งผลที่ออกมาไม่สำเร็จและไม่รู้ว่าเป็นเพราะอะไร     จึงต้องข้อสังเกตว่าเป็นการขาดการวางแผน  ขาดกระบวนการ  ดังนั้นทางกรมและหน่วยงานเมื่อเรียนรู้อะไรใหม่มาต้องกลับมาดูให้ดี   ดูกระบวนการทำงาน แล้วเอามาบูรณาการวางแผนกันก่อนนำไปใช้   ซึ่งเป็นการคิดอย่างเป็นระบบ (System thinking) ที่บอกไปก็ไม่เข้าใจ ต้องให้ได้สัมผัสและเรียนรู้เอง       

 ความเห็นที่ประชุม

            ศ. นพ. วิจารณ์  พานิช   เน้นการทำ KM ของกรมอนามัยใช้ยุทธศาสตร์หน่วยงานนำร่อง  และทีมกลางมีลักษณะการประสานงานแบบเปลี่ยนวัฒนธรรม คือ ไม่ออกหนังสือเชิญ  แต่ใช้วิธีเจรจา ทำให้ผลคือเกิดความพร้อมใจจริงที่จะทำ  และทีมกรมอนามัยยังทำงานแบบมีชีวิตสามารถปรับเปลี่ยนการทำงานได้เรื่อยๆ เพื่อให้เหมาะสม