"ผมว่ากองเราน่าจะมีการส่งเจ้าหน้าที่ลงไปทำงานกับพื้นที่บ้าง...แบบว่าเรามีความรู้อยู่...น่าจะช่วยพื้นที่ได้"

แนวทาง KM ปี 2550 กองแผนงาน

เมื่อวันที่ 9 กุมภาพันธ์ 2550 ช่วงบ่าย ณ ห้องประชุมกองแผนงาน กรมส่งเสริมการเกษตร คณะทำงาน KM กองแผนงาน ได้เปิดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับแนวทาง KM ปี 2550 กองแผนงาน ....อาจจะเพราะว่าไม่มีหนังสือแจ้งอย่างเป็นทางการ เนื่องจากแค่ทำใบปิดเชิญชวนไปแปะไว้ที่กลุ่ม/ฝ่ายต่างๆ ...หรืออาจจะเป็นเพราะว่าไม่มีคนสนใจ หรือเขาไม่ว่างกัน...ก็ไม่แน่ใจ วันนั้นจึงมีคนเข้าร่วมเวทีแค่ 10 คน ซึ่งตัวผู้เขียนเองในฐานะประธานคณะทำงาน KM ก็ใจแป้วอยู่เหมือนกัน ...แต่ก็ถอนหายใจลึกๆ...แล้วคิดว่าไม่ต้องท้อ อะไรก็แล้วแต่ก็ต้องเริ่มที่เล็กๆ และทีละขั้นไปก่อน..
กระนั้นแล้วจึงเริ่มเวทีแลกเปลี่ยนแนวคิดก่อน โดยก็มีการทบทวนกันเล็กน้อยถึงความสำคัญของการที่จะต้องทำ KM กัน เพื่อเป็นการให้ข้อมูลกันก่อนซึ่งก็มีเรื่องนโยบายของอธิบดีกรมส่งเสริมการเกษตร แผน KM ปี 2550 ของกรมส่งเสริมการเกษตรที่ส่ง กพร. ผลการประเมิน KM ปี 2549 ของกองแผนงาน และความเชื่อมโยงระหว่างการทำ KM กับ ตัวชี้วัดรายบุคคล สมรรถนะ และการควบคุมภายในและการประเมินความเสี่ยง ซึ่งบรรยากาศก็ค่อนข้างมีเกร็งๆ กันบ้าง..พอผ่านไปสักหน่อย..ก็ค่อยๆ ผ่อนคลาย ...และก็มีการแลกเปลี่ยนความคิดกันอย่างมีคุณค่ามากๆ ........โดยเฉพาะผู้ที่ไม่ได้ร่วมเป็นคณะทำงานได้แก่ คุณน้อง สาววิเทศฯ คนสวยของกอง (นางสาววชิรา เพชรโช ) คุณณี (นางสาวอรุณี สุขน่วม) คุณกุ้ง (นางสาวสมพร หนูล้อมทรัพย์) คุณกบ (นายสมพงษ์ น้อยสัมฤทธิ์ ) และ พี่ภาพ (นางสุภาพ วันวิเวก) ซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่ผู้ใฝ่รู้จากกลุ่มติดตามประเมินผล...แต่ละคนก็จะมีมุมมองและแนวคิดที่น่าสนใจมาพูดมาบอกกันในเวที...พอบรรยากาศที่เหมือนมีกำแพงกันเริ่มเข้าที่...เวทีก็ดำเนินไปด้วยดี...แหม! แต่ก็มีรำพึงกันเล็กๆ ว่าพวกเราจะชินกับวัฒนธรรมเก่าๆ พอเห็นที่นั่งเป็นลักษณะโต๊ะห้องประชุม... ผู้ร่วมแลกเปลี่ยน...นั่งกันฟากเดียว

ทุกคนก็จะนั่งให้ห่างๆ หรือคนละ ฟากกับประธาน..ก็บอกว่าเวทีวันนี้ไม่มีประธาน...มาแลกเปลี่ยนความคิดกันไม่มีผิดไม่มีถูก...เล่นนั่งกันอย่างนี้เดี๋ยวเรือล่มนะ...จริงๆ ก็นึกอยู่เหมือนกันว่าการจัดโต๊ะแบบห้องประชุมเนี่ยมันไม่เอื้อต่อการคุยแบบกันเองเลย แต่ถ้ารื้อโต๊ะก็จะต้องไปขอให้ช่วยกัน เสร็จแล้วก็ต้องมาจัดให้เหมือนเดิม มันก็จะทำให้ทุกคนคิดว่ามันเป็นภาระหรือเปล่า ก็เลยเอาเป็นแบบนี้ไปก่อนแล้วกัน...

                     มาพูดถึงเรื่องราวสาระที่ได้จากการแลกเปลี่ยนกันดีกว่า...พอผู้เขียนเริ่มยิงคำถามไปว่าจากข้อมูลต่างๆ ที่นำมาทบทวน หรือคิดกันก็เกิดโจทย์สำคัญว่าเราจะทำ KM กองแผนงานของเราอย่างไรซึ่งต้องไม่เป็นการไปเพิ่มความทุกข์ให้กับพวกเรา?? คุณกบ..เป็นผู้จุดประกายแนวคิดคนแรกเลย.... “ผมว่ากองเราน่าจะมีการส่งเจ้าหน้าที่ลงไปทำงานกับพื้นที่บ้าง...แบบว่าเรามีความรู้อยู่...น่าจะช่วยพื้นที่ได้...” ผมครับ...กบ กับประเด็นนี้ เราก็คุยกันโดยจินตนาการร่วมกันไปด้วยถึงสิ่งที่น่าจะเป็นไปได้ ก็สรุปกันว่า ข้อเสนอนี้ กองแผนงานน่าจะทำได้โดยเป็นกิจกรรมการจัดการความรู้ของกองแผนงานเพื่อเสริมหนุน KM ระดับกรม เนื่องจากภารกิจของกองแผนงานมีส่วนเชื่อมโยงกับการจัดการความรู้ภายใต้ ประเด็นยุทธศาสตร์ที่กำหนดข้างต้นในด้านการติดตามและประเมินผลโครงการ และการบริหารงบประมาณ นอกจากนี้ยังเป็นการเชิดชูวิสัยทัศน์ของกอง และเป็นการส่งเสริมให้มีการนำวิชาการ หรือทักษะหลักของกองเผยแพร่ไปสู่พื้นที่ ประการสำคัญยังช่วยให้เกิดความร่วมมือในลักษณะการลงไปช่วยพื้นที่ทำงาน ส่งผลให้ภาพลักษณ์ หรือมุมมองของคนในพื้นที่มองกองแผนงานเป็นเพื่อนร่วมงาน ทั้งนี้กลไกที่อาจจะดำเนินการได้ คือ
                     1)     การพิจารณากำหนดองค์ความรู้ หรือทักษะเด่นของกอง เช่น เรื่อง การจัดทำแผนยุทธศาสตร์ การติดตามประเมินผลงานโครงการ และการบริหารงบประมาณโครงการ เป็นต้น รวมทั้งกำหนดผู้รู้ในเรื่องนั้นๆ
                     2)     การสังเคราะห์ความรู้ ทักษะ และประสบการณ์โดยผู้รู้ เพื่อจัดทำเป็นองค์ความรู้ที่แจ้งชัดในรูปของเอกสาร
                    3)      การเตรียมความพร้อมของผู้รู้ในการเป็นวิทยากร ตามความเหมาะสม
                   4)      การประกาศความพร้อมของกองแผนในการให้บริการความรู้ โดย
                ·       การนำข้อมูลผู้รู้ที่กำหนดลงฐานข้อมูลผู้รู้/วิทยากร ของ Website ศูนย์บริการความรู้ของกรมส่งเสริมการเกษตร ซึ่ง ศสท. ดูแลระบบอยู่
                ·       การนำข้อมูลองค์ความรู้ขึ้น Website กองแผนงาน
                           ·       ประชาสัมพันธ์บนหน้า Website ของกรม5)      การดำเนินการให้บริการความรู้ใน 3 รูปแบบ
                           ·       การบริการให้คำปรึกษาทาง E-mail โดยผู้รู้ผ่านระบบศูนย์บริการความรู้ของกรมส่งเสริมการเกษตร ตามที่ระบบส่งคำถามให้ผู้รู้โดยตรง
                           ·       การบริการผู้รู้ เพื่อร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในกิจกรรม ตามที่มีผู้ขอรับบริการ โดยผู้ขอรับบริการรับผิดชอบค่าใช้จ่ายเอง
                           ·       การบริการเอกสารความรู้บนหน้า Website กองแผนงาน
                    ทีนี้...กลับมาคุยกันต่อว่า และการจัดการความรู้ของกองแผนงานจริงๆ หล่ะ...เราจะทำอย่างไรกัน คุณน้อง...บอกว่าตัวเองชอบสังเกตในช่วงกิจกรรม KM ที่ผ่านมา จะเห็นอุปสรรคหลายอย่างที่คงจะต้องแก้ก่อน...แต่พวกเราก็เห็นว่าเป็นเรื่องยากมากๆ มันต้องค่อยๆ แทรกซึม เฉพาะแค่จะทำอย่างไรเขาถึงจะรู้สึกสนุก เห็นความสำคัญ แล้วลองลงมือทำจริงๆ ที่สำคัญใครรู้อะไรมาต้องต่อๆ กัน ก็เป็นอะไรที่ท้าทายมากๆ แล้ว...คุยๆ กันไป...มันชักนาน...หรือพี่ภาพหิวก็ไม่รู้ ...พี่เขาก็ไปหยิบขนมปัง และน้ำส้ม ที่คณะทำงานเตรียมไว้มาเสริฟ์ ....แต่พี่เขาบริการทุกคนเลยนะ ผู้เขียนก็นึกในใจนี่แหละมิตรภาพ และน้ำใจ ที่คนกองแผนงานมีให้กัน ทานไปคุยไปความคิดก็เริ่มแตกฉาน จากหลายเรื่องที่ดูจะเป็นปัญหา ก็ดูเหมือนจะมีทางออกให้เราได้ลองลงมือทำจริง ในที่สุดเราก็สรุปกันว่า การดำเนิน KM ในระดับกองแผนงาน น่าจะเป็นดังต่อไปนี้
                    1. การดำเนินการจัดการความรู้กันเองภายในกลุ่ม/ฝ่าย โดยเริ่มจากเรื่องเล็กๆ ที่ทำง่ายๆ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานของกลุ่ม/ฝ่ายนั้นๆ ดีขึ้น แล้วนำความก้าวหน้า/ผลการดำเนินการมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเวทีประชุมกองประจำเดือน อย่างเช่น กรณีเรื่องระบบ E-office ซึ่งเพิ่งได้ยินมาว่า มีข้อตกลงกันว่าเมื่อมีเรื่องเชิญประชุม และฝ่ายช่วยประสานฯ สลก. เสนอกรมมอบผู้แทนแล้วซึ่งเป็นเรื่องที่กองแผนรับผิดชอบ หรือเป็นผู้ไปประชุม เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น กองแผนงานทำรายงานเสนอกรมแล้ว เมื่อเรื่องกลับคืนมากองแผนงานให้ Scan รายงานขึ้นระบบ E-office ของกรม ในแฟ้มที่ฝ่ายช่วยประสานฯ เปิดรอไว้ให้แล้วด้วย ...แต่ที่ผ่านมา กองแผนงานไม่ได้ทำ จนมีเสียงตำหนิแว่วมา ...เราก็มาคิดกันว่าปัญหาอาจจอยู่ที่ 1) ผู้ที่ทราบเรื่องข้อตกลงนี้ไม่ได้แจ้งให้ทราบโดยทั่วกัน 2) ไม่มีการกำหนดระบบงานภายในกองแผนงานรองรับ ซึ่งคณะทำงานคิดกันเล่นๆ เป็นตัวอย่างของแนวทางทำ KM ในฝ่ายบริหารทั่วไปว่า...ด้วยฝ่ายบริหารทั่วไปมีทุนเดิมในเรื่องนี้อยู่ ทั้งคน (คนที่รู้เรื่อง ใช้ E-office ได้) อุปกรณ์ (ได้รับเครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมสแกนเนอร์เพื่อสนับสนุนงาน E-office จากกรม) และระบบงานสารบรรณที่กำหนดว่าเรื่องทุกเรื่องเมื่อกลับคืนกอง จะต้องลงรับตามระบบที่ฝ่ายบริหารก่อนที่จะส่งไปเข้ากลุ่ม/ฝ่ายเจ้าของเรื่อง ดังนั้น เรื่องนี้ ฝ่ายบริหารทั่วไปทำได้แน่...เพียงแค่เพิ่มขั้นตอนการนำเรื่องขึ้นระบบเข้าไปก่อนที่จะส่งเรื่องคืนกลุ่ม/ฝ่าย ตามแนวทางที่แสดงไว้ใน Mind Map

                    2. การพัฒนา Website ของกอง เพื่อเป็นคลังความรู้ของกองแผนงานที่พร้อมให้บริการ Download ข้อมูล เช่น กรณีเอกสารคู่มือ หรือ รายงานบางเรื่องที่กองได้จัดทำอาจจะไม่ต้องจ้างพิมพ์ แต่นำไฟล์ข้อมูลแปลงเป็น PDF ขึ้น Website ทั้งนี้ จะต้องมีการปรับปรุงหน้า Website ของกอง รวมทั้งระบบการบริหาร (Web Administration) โดยใช้กลไกคณะทำงาน Website ของกองที่มีอยู่เดิม
                     3. การดำเนินกิจกรรมบริหารความเปลี่ยนแปลงเสริมหนุนการทำ KM ของกอง เพื่อสร้างบรรยากาศ และผลักดันให้มีการดำเนิน KM อย่างเป็นรูปธรรม ซึ่งจากผลการประเมินชี้ให้เห็นว่าการดำเนินกิจกรรมมีความจำเป็นที่จะต้องแฝงประเด็นที่ไม่น่าเบื่อ แต่สนุกสนาน รวมทั้งกระตุ้นความสามัคคีด้วย ซึ่งเป็นโจทย์ที่ท้าทายอย่างยิ่งสำหรับคณะทำงานที่จะต้องพยายามช่วยกันคิด ทั้งนี้ การดำเนินกิจกรรมอาจประกอบด้วย
                        o      การประกาศนโยบายของผู้บริหารกอง (CKO)
                        o     การกระจายแนวคิด และสร้างความตระหนักว่า KM เป็นเรื่องสำคัญ และเป็นเครื่องมือสำหรับการพัฒนาสมรรถนะของแต่ละคน และสามารถดำเนินการได้โดยไม่แปลกแยกจากงานปกติ ผ่านการเล่าสนุกๆ โดยผู้เล่าควรหาสื่อในการนำเสนอที่ดี เช่น การหาหัวข้อที่คนสนใจ หรือเกมส์สนุกๆ ที่ให้ข้อคิดเกี่ยวกับการจัดการความรู้ และการทำงานเป็นทีม รวมทั้งสร้างลักษณะกล้าพูด และความหลากหลาย ซึ่งอาจจะต้องเน้นการละลายพฤติกรรมที่เป็นอุปสรรคต่อการทำ KM ก่อน รวมทั้ง KM ระดับหัวหน้ากลุ่ม/ฝ่าย เพื่อให้ช่วยผลักดันการดำเนินกิจกรรม
                        o      การสร้างแรงจูงใจในรูปแบบต่างๆ
                     4. การกำหนดให้ช่วงเวลา KM ในการประชุมประจำเดือนของกองแผนงาน เป็นเวทีสำหรับการจัดกิจกรรมเสริมหนุน การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับความก้าวหน้า/ผลการทำ KM ของกลุ่ม/ฝ่าย และการแจ้งข่าวสารความเคลื่อนไหว KM ระดับกรมฯ ให้สมาชิกกองได้ทราบ
                    5. การปรับปรุงคณะทำงาน โดยเปิดโอกาสให้ผู้ที่ไม่พร้อมด้วยเหตุผลบางประการสามารถแจ้งความประสงค์ให้ผู้อื่นเป็นคณะทำงานแทน ทั้งนี้ จะต้องมีการติดต่อทาบทามผู้ที่จะเป็นคณะทำงานแทนก่อนด้วย นอกจากนี้ เห็นควรให้ปรับองค์ประกอบของคณะทำงานให้มีผู้แทนจากสมาชิกกองแผนงานทั้ง 3 กลุ่ม คือ นักวิชาการ ลูกจ้างประจำ และพนักงานราชการ

เราพูดคุยกันถึงเวลาประมาณ 16.50 น. …เห็นว่าล่วงเลยเวลากลับบ้านแล้ว ...ก็เลยหยุดการแลกเปลี่ยนไว้เท่านั้น …โดยก็เสนอกันว่าให้ผู้เขียนจัดทำยกร่างแนวทาง KM ปี 2550 ของกองแผนงาน และนำเสนอให้ ผอ.กผง. และสมาชิกกองแผนงานพิจารณาในที่ประชุมประจำเดือนกองแผนงานครั้งต่อไป ท้ายสุดของเรื่องเล่าฉบับนี้ ผู้เขียนขอขอบคุณทุกความคิดของทุกคนที่เข้ามาร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน....ถึงจำนวนคนไม่มาก แต่คุณค่าล้นเปี่ยมจริงๆ ขอขอบคุณมาก....