เคล็ดไม่ลับ จากการลองผิดลองถูก กับ E-mail 20,000 ชื่อ

หลังจากที่ได้รับ E-mail 20,000 ชื่อ จากกองทะเบียนฯและสำนักคอมฯ เมื่อสัปดาห์ก่อน เพื่อทำการประชาสัมพันธ์นิสิตให้เข้าทำการประเมินการสอนของอาจารย์ผ่าน ระบบออนไลน์ ซึ่งก็ยังไม่ทำอะไรกับมันมากนัก เพียงแต่นั่งคิดหาทางออกที่จะลดเวลา ลดขั้นตอน จัดการเพื่อเตรียมความพร้อมในการส่ง สุดท้ายก็ได้ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับตัวเอง เผื่อใครอาจจะต้องมีการส่งเพื่อทำการอะไรซักอย่าง เช่นผม ก็มาเล่าทางเลือกอีกทางหนึ่ง (แบบชาวบ้านๆ) ในการเตรียมเมลก่อนจะส่ง

• ขั้นที่ 1 เมื่อได้อีเมลมาแล้วในรูปแบบไฟล์ excel
• ขั้นที่ 2 ทำการ “copy” คอลัม ที่มีชื่ออีเมลไว้
• ขั้นที่ 3 เปิดโปรแกรม word ขึ้นมา แล้วทำการ “วาง” ที่ copy ไว้แล้วในขั้นที่ 2
• ขั้นที่ 4 คุณต้องตัดสินใจซะก่อนว่า จะส่งที่ละกี่คน สำหรับผม ครั้งละ 20-30 ถ้าคุณส่งทีละมาก จะทำให้ผู้รับ ดูแล้วรกในช่อง “ผู้ส่ง” แสดงถึงความไม่ค่อยตั้งใจมากนัก
• ขึ้นที่ 5 ทำการ “ผสานแถว” ตามจำนวนคนที่คุณจะส่งในแต่ละครั้ง

หมายเหตุ การจะส่งเมลแบบหลายคนต้องใช้ “,” คั่นในแต่ละคน ซึ่งคุณต้องใส่เครื่องหมาย “,” อยู่ 20,000 ครั้ง แต่ผมมีทางลัด คือ ปกติอีเมลที่ผมเห็นของไทย จะลงท้ายไม่เกิน .ac.th หรือ .com หรือ .or.th หรือ .net หรือ .go.th

• ขั้นที่ 6 ใช้เครื่องมือในโปรแกรม word ชื่อว่า “แทนที่ (ทั้งหมด)” คุณเพียงแค่ เช่น แทนที่คำว่า “.com” ด้วย “.com,” หรือ “.ac.th” ด้วย “.ac.th,” จนครบ เป็นอันเท่านี้คุณก็ไม่ต้องคั่น “,” 20,000 ครั้งแล้ว
• ขั้นที่ 7 สุดท้ายคุณก็ เคาะเมลมาชิดกัน เป็นอันเท่านี้ก็พร้อมส่งแล้ว

และในการเตรียม E-mail 20,000 ชื่อของผมในช่วงเช้านี้ก็เสร็จแล้ว ตอนบ่ายก็ทำการส่งได้ครับ และตอนส่งนั้นกำหนดเงื่อนไขด้วยว่า ถ้ามีคนอ่านแล้ว ให้มี feedback กับมาโชว์ด้วย จะได้นับ rating ได้บ้าง

KPN

[นายบอน@kalasin]

ั้นที่ 4 คุณต้องตัดสินใจซะก่อนว่า จะส่งที่ละกี่คน สำหรับผม ครั้งละ 20-30 ถ้าคุณส่งทีละมาก จะทำให้ผู้รับ ดูแล้วรกในช่อง “ผู้ส่ง” แสดงถึงความไม่ค่อยตั้งใจมากนัก


บางคนมักจะ copy เมล์แล้วส่งในช่อง Bcc  ซึ่ง B คือ Blind เป็นการซ่อนเมล์ที่ส่งออกไป ทำให้ส่งทีละเป็นร้อยเมล์ได้ แต่ในช่อง To ที่กรอกเพื่อใส่อีเมล์ อาจจะกรอก 1 - 2 อีเมล์ ก็ได้ เพื่อไม่ให้รกเกินไป

อีกหนึ่งทางเลือก คือ การใช้โปรแกรม Open source Maillist list  ในการส่งอีเมล์ครับ เมื่อมีฐานข้อมูลหลายหมื่นชื่อ ติดตั้งโปรแกรมลงไป ซึ่งตัวโปรแกรมจะรันบนเวบ server เช่น อาจจะติดตั้งบนเวบไซต์ของงานประกันคุณภาพ ก่้อนการใ้ช้ต้อง log in เข้าไป ใส่รายชื่อฐานข้อมูลอีเมล์เข้าไป เวลาที่คลิกส่ง กดครั้งเดียว

หัวจดหมายจะเห็นเมล์ของคนส่ง และเมล์ของคนรับคนนั้น อีเมล์เดียว

แต่การทำงานของโปรแกรม เสมือนว่า นั่งส่งทีละคน ทีละครั้ง รวม 20,000 ครั้ง แต่ความจริงนั้น คุณกดส่งครั้งเดียว แล้วตัวโปรแกรมจะประมวลผล ส่งให้ทั้ง 20000 อีเมล์โดยอัตโนมัติ


From  : คุณแจ็ค
to : นิสิต.....
Subject : .........

.....



เดี๋ยวโอกาสเหมาะ นายบอนจะเขียนบันทึกเรื่อง mailling list ให้นะครับ โอกาสเหมาะๆก็จะขึ้นไปติดตั้งโปรแกรมให้ด้วย เผื่อคุณแจ็คจะได้เอาเวลาในการเตรียมการส่ง ไปนั่งทานอาหารเที่ยงนอกห้องทำงานบ้างนะครับ

[KPN AC jack]

ขอบคุณเป็นอย่างสูงนะครับคุณบอน เพิ่งทราบจริงๆ สำหรับประโยชน์ของ Bcc คงได้ใช้แน่ครับ

[KPN AC jack]

• ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับ โปรแกรม "Open source Maillist list  " และ เรื่อง "mailling list"
• คงต้องได้ใช้ประโยชน์ แน่นอนครับ สำหรับภาคเรียนหน้า 1/50

ขอบคุณครับ คุณบอน