การควบคุมภายใน : เครื่องมืออุดรูรั่วของหน่วยงาน (2)

สรุปขั้นตอนการควบคุมภายในอย่างเป็นระบบมาให้ทราบและเล่าสู่กันฟังครับ

    การควบคุมภายใน เป็นระเบียบของคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินที่ทุกส่วนราชการ จะต้องมีการรายงานการควบคุมภานในให้สำนักงานตรวจเงินแผ่นดินทราบ สำหรับผลการดำเนินงานในรอบปีงบประมาณ ผมเคยเขียนไว้ใน Blog เกี่ยวกับองค์ประกอบของการควบคุมภายในhttp://www.gotoknow.org/archive/2005/10/20/17/44/58/e5659

     เมื่อวาน (10 พ.ย.48) ทางกองแผนงานได้เชิญรองคณบดีที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการควบคุมภายในไปประชุม ผมได้ขอติดตามไปเข้าร่วมประชุมด้วย ที่ประชุมมีคุณเบิร์ด (คุณธงชัย แสงจันทร์ ... หัวหน้างานติดตามและประเมินผล เป็นประธาน) และมีคุณหนุ่ย (คุณจิระพงศ์ ... หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายใน) ได้ชี้แจงเกี่ยวกับการดำเนินการควบคุมภายใน โดยยกตัวอย่างหน่วยงานที่เป็น Best Practice ในการจัดทำการควบคุมภายในให้ทราบ มีการสรุปขั้นตอนการควบคุมภายในอย่างเป็นระบบมาให้ทราบ เลยเก็บมาเล่าสู่กันฟังครับ

      ขั้นตอนการควบคุมภายใน

•   การประเมินจากแบบสอบถามการควบคุมภายใน 4 ด้าน ( ผมพิจารณาดูแล้ว คือ 

         หลัก 4   M นั่นเอง คือ Man Money Material Management) มาจากภาคผนวก ง ใน

         ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน เล่มที่ 2 (รายงานตามระเบียบฯ ข้อ 6) คือ

         แบบปย 2-1

         ด้านการบริหาร สำหรับให้ผู้บริหารที่รับผิดชอบด้านบริหารตอบแบบสอบถาม

         ด้านการเงินและบัญชี สำหรับผู้บริหารและผู้ปฏิบัติที่รับผิดชอบด้านการเงินและบัญชี

         ด้านการจัดซื้อจัดจ้าง สำหรับผู้บริหารและผู้ปฏิบัติที่รับผิดชอบด้านการจัดซื้อจัดจ้าง

         ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล สำหรับผู้บริหารและผู้ปฏิบัติที่รับผิดชอบด้านทรัพยากร

         บุคคล  

• การประเมินตามองค์ประกอบของมาตรฐานการควบคุมภายใน 5 องค์ประกอบ

        ( สภาพแวดล้อมการควบคุม การประเมินความเสี่ยง กิจกรรมควบคุม สารสนเทศและการสื่อ

          สาร การติดตามและประเมินผล)

        ผู้ประเมินตามองค์ประกอบของมาตรฐานการควบคุมภายใน คือ ผู้บริหารครับ

• เมื่อทำการประเมินจากองค์ประกอบของมาตรฐานการควบคุมภายในแล้วเสร็จก็นำมาสรุป

       ในแบบ ปย. 2 คือ แบบสรุปผลการประเมินองค์ประกอบของมาตรฐานการควบคุม

        ภายใน ทั้ง 5 องค์ประกอบโดยผู้บริหารครับ

• นำข้อมูลจากการประเมินจากแบบสอบถามและจากการประเมินตามองค์ประกอบมาตรฐาน

        การควบคุมภายในมาสรุปถึงจุดอ่อนที่พบจากการประเมินในกระดาษครับ (เรียกว่า

        กระดาษทำการ ไม่มีแบบฟอร์มครับ) 

        หากประเมินออกมาแล้วพบว่า

        ไม่มีความเสี่ยงที่มีนัยสำคัญ คือไม่มีความเสี่ยงสูง หน่วยงานสามารถบริหารความเสี่ยง

        ได้ก็ทำหนังสือรับรองการควบคุมภายใน (แบบปย. 3) ได้เลยเป็นอันจบกระบวนการของการ

        ประเมินการควบคุมภายในที่ไม่มีความเสี่ยง หรือมีความเสี่ยงอยู่ในระดับต่ำหรือปานกลาง   

         หากประเมินออกมาแล้วพบว่า

         มีความเสียงที่มีนัยสำคัญ คือ มีความเสี่ยงสูง หน่วยงานจะต้องทำแบบประเมินการควบ

         คุมภายใน คือ แบบปม. เพื่อปรับปรุงการควบคุมภายในดังกล่าวให้ลดความเสี่ยงลง 

        ถัดจากนั้นก็ทำแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน (แบบปย. 3) หาเจ้าภาพรับผิดชอบใน

        เรื่องที่เป็นความเสี่ยงสูงถึงสูงมาก และกำหนดเวลาแล้วเสร็จให้เรียบร้อย เป็นอันจบการควบ

        คุมภายในที่มีความเสี่ยงสูงถึงสูงมากครับ ปีหน้าก็มีงานเพิ่ม คือ จะต้องแบบติดตาม ปย.3
        

        ผมพิจารณาจากระบบการควบคุมภายในแล้วเห็นว่า เป็นเครื่องมือสำคัญของผู้

       บริหารใน การบริหารงานให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อหน่วยงานครับ

บอย

ชุมชนสำนักงานเลขานุการ