เสี่ยง! จัด Workshop ให้ "เหล่าผู้เชี่ยวชาญ" (ตอนที่ 1)

ประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ "บริหารจัดการแผนงานอย่างไรให้ประสบผลสำเร็จ?"

พักชั่วคราวจากเรื่องแบบประเมินจากงานมหกรรม KM แห่งชาติฯ 3 ก่อนนะคะ วันนี้มีอีกเรื่องมาเล่าให้ฟัง

เนื่องจากเมื่อเสาร์ - อาทิตย์ ที่ผ่านมา เราสองศรีพี่น้องแห่ง play คือ อ้อ กับ พี่อ้อม ได้ผ่านเหตุการณ์สำคัญมาหมาดๆ เลยเก็บบางส่วนจากความรู้สึก มาสะท้อนให้อ่านกัน

ฮะ..แฮ่ม... เรื่องมีอยู่ว่าองค์กร "สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาพ" หรือ สสส. (ผู้ให้เงินเรา สคส. นั่นเอง) ได้มาปรึกษาติดต่อขอให้ สคส. ช่วยจัด KM Workshop ให้กับเหล่า "ผู้จัดการแผนงาน (PM- Program manager)" ของ สสส. ภายในเวลา 1 วันครึ่ง ให้ได้เรียนรู้ทั้ง KM และ ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้กันเพื่อยกระดับการบริหารงานให้ดีขึ้น และ...แล้วงานนี้เราสองคนก็ได้รับความไว้วางใจให้ทำ

แค่คิด...ก็หนาวแล้ว....เพราะอะไรหน่ะหรือคะ ก็บรรดาภาคีที่ได้รับทุนที่เป็น "ผู้จัดการแผนงาน" ของ สสส. ใช่ย่อยซะที่ไหน ยกตัวอย่างให้เห็นนะคะ เช่น อ.วิจารณ์ ก็ถือว่าเป็น ผู้จัดการแผนงาน แค่ 1 คน ของ สสส. ค่ะ และอีก 50 - 60 คน ที่ล้วนแต่ "แก่กล้า เชี่ยวชาญ เซียน" กันมาทั้งนั้น ทั้งยศ ตำแหน่ง และชื่อเสียง ก็รับประกันติดตัวกันมาไม่รู้เท่าไหร่ ......และจากประสบการณ์ หรือภาพความหลังเก่าๆ ของเด็กน้อยอย่าง อ้อ ที่เคยจัดและร่วมจัด Workshop ให้กับภาคีของ สสส. และ บุคคลเหล่านี้ มาบ้าง ...... ต้องยอมรับเลยค่ะว่า ทำให้ออกมาดีเป็นที่พอใจกับผู้เข้าร่วมนั้น...ทำยาก

เราเลยต้องเตรียมงานกันอย่างละเอียดรอบครอบให้มากที่สุด เกาะติดกับทีมเตรียมของ สสส. เลยค่ะ .....จากประสบการณ์ที่เราเคยใช้ทั้ง ไม้อ่อน ไม้นวม ไม้ซีกงัดไม้ซุง หลายไม้ กับภาคี สสส. มาก่อน แต่ยังไม่ค่อยได้ผล.... งานนี้เราลองเสี่ยงตั้งเงื่อนไขเคี่ยว! ส่งไปให้เหล่าผู้จัดการแผนงานที่จะมาเข้าร่วม แบบนี้ค่ะ

เงื่อนไข : เป็นการเชิญเฉพาะบุคคล ไม่รับตัวแทน

เตรียมตัว : 1. ปิดอุปกรณ์สื่อสารทุกชนิด (เช่น โทรศัพท์มือถือ) หรือ เขียนชื่อฝากไว้กับเจ้าหน้าที่รับฝาก หากทำใจไม่ใช้ไม่ได้

2. แต่งกายด้วยชุดเคลื่อนไหวสะดวก

3. ไม่ต้องเตรียม Powerpoint มา (ไม่เหมือนการนำเสนอผลงาน)

***** และ ท่านจะได้รับประโยชน์อย่างสูงสุดมากน้อยแค่ไหน ขึ้นอยู่กับใจที่เปิดรับ การฟังอย่างลึกซึ้ง และสมาธิของทุกท่านเอง

และบอกเจ้าหน้าที่ที่ส่งจดหมายเชิญของ สสส. ว่า ถ้าใครไม่สะดวกจะทำตามเงื่อนไข ให้บอกไปว่า "ถ้าไม่สะดวก ไม่เป็นไรค่ะ ไว้เป็นโอกาสหน้าก็แล้วกัน" และถ้าจะตอบรับมาน้อย ก็ไม่เป็นไร ส่วนเรื่องป้ายชื่อ ก็ให้เขียนแค่ "ชื่อจริง" ตัวโตๆ พอ ไม่ต้องเขียนยศตำแหน่ง ตัด ศ.นพ., ดร., มล., อื่นๆ ออกให้หมด (ซึ่งคนเตรียมงาน สสส. ก็ไม่ค่อยเห็นด้วยเท่าไหร่ บอกว่าไม่ให้เกียรติ แต่เที่ยวนี้เราแข็งค่ะ เรื่องเล็กๆ น้อยๆ ก็ต้องละเอียดค่ะ ---บอกว่านี่เป็นการให้เกียรติทุกคน โดยไม่ยึคติดกับหมวก)

นอกจากนี้ให้ ผู้เข้าร่วม ทุกคนทำการบ้านส่งมาก่อน ให้เขียนเรื่องความสำเร็จจากประสบการณ์การบริหารงานจัดการแผนงาน ตัวเองมาอย่างสั้นๆ เพื่อ...เราคณะทำงาน จะได้มาดูว่าใครเด่นด้านใด...และน่าจะอยากเรียนรู้ด้านใด ใน 4 หัวข้อหลัก ที่ตั้งไว้ค่ะ (1. การพัฒนายุทธศาสตร์ของแผนงาน 2. การพัฒนาโครงการ 3. การจัดโครงสร้าง การบริหารจัดการ และติดตามประเมินผล 4. การพัฒนาเครือข่าย/ สร้างการเรียนรู้ และการนำผลไปใช้)

ส่วนกำหนดการ หรือ กระบวนการ ใน Workshop เราก็เขียนซะ! ละะเอียดเชียวค่ะ.......กะว่า ถึงไม่มีวิทยากรหลักนำกระบวนการ ก็ทำกันเองก็น่าพอจะได้ ดังนี้ค่ะ.....

23 ธ.ค. 49

8.00 - 8.45 น. ลงทะเบียน

8.45 - 9.00 น. เปิดงาน โดย นพ.สุภกร บัวสาย (ผจก. สสส. - ผู้บริหารสูงสุด) และ นพ.ยงยุทธ วงศ์ภิรมย์ศานติ์ (กล่าวความประทับใจต่อเหล่า "ผู้จัดการแผนงาน" และ ที่มาที่ได้ของงานนี้)

9.00 - 10.00 น. ทำความรู้จัก ผ่อนคลาย เตรียมพร้อมเข้าสู่วงแลกเปลี่ยนเรียนรู้

10.00-10.30 น. พักเบรก

10.30 -12.00 น. - เกริ่นนำกระบวนการ แบ่งกลุ่ม แนะนำ คนชวนคิด ชวนคุย แต่ละกลุ่ม

- แลกเปลี่ยนเรียนรู้ แต่ละกลุ่ม

หลักการจัดกลุ่ม

- รู้ว่า PM แต่ละท่าน เด่นด้านใด? และ ต้องการเรียนรู้ด้านใด ?

- จัดกลุ่มให้ PM แต่ละท่าน ได้เป็นทั้ง "ผู้ให้" (เช้า/ บ่าย) และ "ผู้รับ" (บ่าย/ เช้า)

เช่น (กลุ่ม 1,2) การพัฒนายุทธศาสตร์ของแผนงาน

(กลุ่ม 3,4) การพัฒนาโครงการ

บทบาท :

- "ผู้ให้" เล่าเรื่องจริงที่ทำสำเร็จมาแล้ว เกี่ยวกับการ "บริหารจัดการแผนงาน" (How to, คิดมาได้อย่างไร? ทำไมถึงทำอย่างนั้น?)

- "ผู้รับ" ซักถามเบื้องลึกเบื้องหลัง อย่างกัลยาณมิตร

- "คนชวนคิด ชวนคุย" สร้างบรรยากาศ ชวนคิด ชวนคุย ควบคุมกระบวนการ (ไม่ออกนอกประเด็น)

*** ทุกคนในวง ช่วยกันตีความ และ จับประเด็นความรู้ เทคนิคสำคัญ จากเรื่องเล่า

- "คุณลิขิต" จดบันทึกประเด็นความรู้ ที่ตีความจากเรื่องเล่า

12.00 - 13.00 น. พักรับประทานอาหารกลางวัน

13.00 - 14.00 น. แต่ละกลุ่มนำเสนอ "ประเด็นสำคัญ" ในช่วงเช้า (เลือกตัวแทนกลุ่ม)

14.00 - 15.30 น. แลกเปลี่ยนเรียนรู้ Competency ใหม่ (ต่อ)**คละกลุ่มใหม่

เช่น กลุ่ม 1, 2 การจัดการโครงสร้าง และกระบวนการบริหารจัดการ และ ระบบติดตาม ประเมินผลโครงการ

กลุ่ม 3, 4 การพัฒนาเครือข่าย/ การสร้างการเรียนรู้ และนำผลไปใช้

15.30-16.30 น. แต่ละกลุ่มนำเสนอ "ประเด็นสำคัญ" ในช่วงบ่าย (เลือกตัวแทนกลุ่ม)

16.30 น. พักผ่อนตามอัธยาศัย

18.00 - 19.00 น. รับประทานอาหารเย็น

19.00 - 21.00 น. จุดประเด็นโดย แขกรับเชิญพิเศษ (รศ.ดร.พีรเดช ทองอำไพ รอง ผอ. ด้านวิจัยและพัฒนา สกว)

21.00 น. แยกย้ายไปพักผ่อน

24 ธ.ค. 49

8.30 - 9.00 น. ทบทวนเนื้อหา ที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ในวันแรก

9.00-10.30 น. แบ่งกลุ่มตามแผน "ช่วยกันคิดเชื่อมโยงจากสิ่งที่ได้เรียนรู้กับแผนต่างๆ รวมถึงเพื่อบูรณาการงานร่วมกันให้เป็นจริงได้อย่างไร" (เสร็จแล้วแต่ละกลุ่มจัดทำเป็นข้อสรุปไม่เกิน 2 หน้า A4)

10.30 - 10.45 น. พักเบรก

10.45 - 12.00 น. After Action Review (AAR)

(1) คาดหวังอะไรบ้าง ของแต่ละท่านที่มา?

(2) อะไรบ้างที่บรรลุมากกว่าที่คาดหวัง เพราะอะไร?

(3) อะไรบ้างที่บรรลุน้อยกว่าที่คาดหวัง เพราะอะไร?

(4) การจัดแบบนี้มีประโยชน์ไหม อยากให้จัดอีกหรือไม่ แบบใด

12.00 น. ปิดงาน โดย นพ.มานิตย์ ประพันธ์ศิลป์

สำหรับคณะทำงาน : ทำ AAR ท้ายวันที่ 1 และ 2

เขียนซะ ยาวยิบ...เลยค่ะ แต่ผลวันจริง......เป็นอย่างไร เอาไว้ตอนหน้าแล้วกันค่ะ.........

อ้อ_สคส.

เขียนใน GotoKnow โดย อ้อ
ใน play & play

คำสำคัญ (Tags): #ออกแบบ#สสส.#workshop