ลปรร. เรื่อง งานสารบรรณ
ห่างหายไปเก็บความรู้-แสดงความคิดเห็นกับเรื่องต่างๆที่ตีพิมพ์อยู่พักหนึ่ง วันนี้ผมก็ขอมาแบ่งปันเรื่องเล่าเพื่อ ลปรร. กับทุกท่านครับ วันนี้เสนอตอน “ลปรร. เรื่อง งานสารบรรณ” ซึ่งผมได้ดำเนินการจัดกิจกรรมเล็กๆ ลปรร. กับเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่งานสารบรรณภายในหน่วยงานโดยตรง สรุปดังนี้
งานสารบรรณเป็นงานที่มีความสำคัญกับงานทุกๆงาน เพราะเป็นงานที่เชื่อมโยงและสื่อสารข้อมูลต่างๆ ผ่านระบบการรับส่งเอกสารจากงานหรือหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกงานหรือหน่วยงานหนึ่ง หากระบบงานมีความคล่องตัว มีความรวดเร็วและแม่นยำในการจำแนกแยกแยะเรื่องต่างๆ ก็จะช่วยส่งผลที่ดีต่อการปฏิบัติงานของหน่วยงานโดยเฉพาะในเรื่อง เวลา จะช่วยลดระยะเวลาการปฏิบัติงานหรือไม่เกิดการรอเวลาโดยที่ไม่จำเป็น
1. แนวคิดระบบงานสารบรรณ มี 2 ประเด็นหลัก คือ
1.1 ความเร็ว งานสารบรรณเป็นงานที่เชื่อมโยงและสื่อสารข้อมูลต่างๆ จากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่ง หากระบบงานมีความคล่องตัว มีความรวดเร็ว จะช่วยการมอบหมาย/สั่งการในการปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และยังส่งผลให้หน่วยงานมีข้อมูลทันสมัย ทันเหตุการณ์ และทำงานได้ทันเวลาด้วย
1.2 ความถูกต้อง งานที่เชื่อมโยงและสื่อสารข้อมูลต่างๆ ไม่เพียงเน้นเรื่องของความเร็วเท่านั้น แต่ในเรื่องของความถูกต้องแม่นยำก็สำคัญเช่นเดียวกัน ความถูกต้องดังกล่าว ได้แก่ ความถูกต้องเกี่ยวกับการจำแนกแยกแยะเรื่อง การจำแนกแยกแยะงาน และการจำแนกแยกแยะบุคคล เช่น หากมีรับเรื่องจากหน่วยงานอื่นมา 1 เรื่อง เจ้าหน้าที่งานสารบรรณต้องสามารถคาดการณ์ล่วงหน้าได้ว่าต่อจากขั้นตอนการลงทะเบียนรับแล้ว เรื่องนี้จะต้องเดินทางไปที่ไหน ไปหาใครจนกระทั่งเรื่องนี้ดำเนินการเสร็จสิ้น การจัดเก็บควรจัดเก็บที่แฟ้มเรื่องไหน หรือสำเนาแจ้งใครบ้าง เป็นต้น
จากแนวคิดทั้ง 2 ประเด็นที่กล่าวมาข้างต้น จะต้องเป็นแนวคิดที่มีความสอดคล้องและส่งเสริมซึ่งกันและกัน หากขาดแนวคิดใดแนวคิดหนึ่งก็จะทำให้งานขาดประสิทธิภาพได้
2. จุดแข็งและแนวทางเสริม
2.1 มีการนำระบบประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดเก็บข้อมูล โดยใช้โปรแกรมฐานข้อมูล Microsoft Access 97 ทำให้มีความรวดเร็วและแม่นยำ และควรได้มีการปรับปรุงพัฒนาระบบอย่างสม่ำเสมอซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากขึ้น
2.2 ระบบหนังสือเข้าใช้การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งหมด ตั้งแต่ขั้นตอนการลงทะเบียนรับไปจนถึงการจัดเก็บเรื่อง ซึ่งจะมีชื่อแฟ้มที่จัดเก็บ/หรือผู้รับผิดชอบเรื่อง และเพื่อให้ระบบหนังสือเข้าสมบูรณ์ควรมีการจัดเก็บข้อมูลในรูป PDF ไฟล์
3. จุดอ่อนและแนวทางแก้ไข
3.1 บุคลากรยังมีความรู้และประสบการณ์ในการปฏิบัติงานน้อย และเพื่อเป็นการเพิ่มพูนความรู้และประสบการณ์ บุคลากรในงานนี้ควรได้รับการพัฒนาตามโอกาสและเวลาที่เหมาะสม เช่น การสัมมนา ศึกษาดูงาน การฝึกอบรม เป็นต้น
3.2 การเรียกข้อมูลจากระบบฐานข้อมูลบางส่วนยังไม่สมบูรณ์ เช่น การรายงานผลข้อมูลโดยแสดงตามเงื่อนไข ทั้งนี้อาจเนื่องมาจาก Software ที่ใช้เป็นรุ่นเก่าและยังขาดผู้พัฒนาระบบฐานข้อมูลโดยตรง ควรได้มีการปรับปรุงพัฒนาระบบฐานข้อมูลเพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
3.3 การจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ยังไม่สามารถทำได้อย่างเต็มที่อันเนื่องมาจากรายการในระบบฐานข้อมูลกับรายการชื่อแฟ้มจัดเก็บยังมีบางส่วนที่ไม่ตรงกัน ควรมีการปรับปรุงพัฒนาระบบฐานข้อมูล การจัดแยกและเก็บข้อมูลเข้าแฟ้มให้ตรงกัน
3.4 ระบบหนังสือออกยังไม่ได้ใช้การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ และยังคงใช้สมุดทะเบียนควบคุมเช่นเดิม หากจะพัฒนาระบบนี้อาจจะต้องปรับปรุงพัฒนาระบบฐานข้อมูลและเพิ่มผู้รับผิดชอบในงานด้านนี้
ขอเชิญชวนผู้สนใจได้ ลปรร. กันเยอะๆเพื่อเชื่อมโยงและต่อยอดความรู้ครับ
ความเห็น (7)
เดี๋ยวนี้ ทุกคณะในมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ได้นำระบบ E-office ซึ่งอาจารย์สิชล คณะเทคนิคการแพทย์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่เป็นผู้เขียนและพัฒนาโปรแกรม มาใช้แล้ว และขณะนี้ คณะเทคนิคการแพทย์ มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้นำโปรแกรมดังกล่าวมาใช้แล้ว เป็นโปรแกรมที่ช่วยด้านสารบรรณและอื่นๆได้ดีค่ะ
- ขอบคุณครับ
- ทราบจากเวบไซต์ เหมือนกันครับ ว่า ที่มช. ระบบ MIS ดีมากๆเลย
- แวะมาทักทาย ครับ
- ประเด็นต่าง ๆ ที่นำเสนอมีประโยชน์มาก
- ผมมองปัญหาในองค์กรอย่างหนึ่งก็คือ ขาดการ "จัดเก็บ" และขาดการ "ต่อยอด" ทางความคิด
- ดูง่าย ๆ มีไม่น้อยที่ไม่สามารถทำงานแทนกันได้เลย
- งานแทบทุกอย่างถ้า เร็ว และ ถูกต้อง ก็น่าจะดีมาก ๆ ครับ
- e-learning จะช่วยให้เรารู้เห็นกว้างขึ้น สามารถนำสิ่งที่คนอื่นๆ พัฒนาแล้วมาต่อยอด แทนการเริ่มเองครับ
- ลองง่าย ๆ ด้วย Google search กับคำ Key words เช่น e-office งานสารบรรณ ก็อาจจะพบอะไรมากมาย
- ขอบคุณทุกความคิดเห็นครับ ร่วมกันต่อยอด และเชื่อมโยงความรู้จริงๆครับ
- ยินดีต้อนรับ คุณแผ่นดิน เข้าสู่ การจัดการความรู้ มมส. ครับ
สวัสดีปีใหม่ค่ะกล้วย
ดีใจค่ะ
งานสารบรรณมีผฺูู้้ให้ความสนใจบ้าง จริง ๆ แล้วเป็นงานที่ขั้นมีตอนมาก เคยเสนอให้ใช้ e-learning
แต่หน่วยงานกลัวเป็นการเพิ่มภาระให้หน่วยงาน ไม่รู้เค้าเข้าใจหรือป่าว นะ
จนท.สารบรรณ